办公管理说明书.docx

1、办公管理说明书办公管理说明书目 录一、目的 1二、适用范围 1三、责任人 1四、现场管理相关方面及主要事项 11、现场卫生管理 1个人区域卫生管理： 1公共区域卫生管理： 22、个人仪表 2个人仪表要求： 33、规定着装、工牌佩戴 3员工着装规范的原则 34、员工行为规范（礼仪） 4礼节礼貌规范 4公共场所礼仪 5电话接听礼仪 6客户交往礼仪 7介绍与引见礼仪 85、在公司规定时间、地点内用餐，办公室内禁吸烟 96、公司各项规章制度 9一、目的为维护公司正常的工作秩序，确保干净健康的工作环境，树立积极向上的员工形象。实施有效的管理，充分调动员工的工作积极性和主动性，培养全体员工高度的自觉性和责

2、任感，实现整个公司运作的良性循环，特对现场管理进行说明。二、适用范围适用于各部门及全体员工三、责任人行政部经理、行政专员、各部门人员四、现场管理相关方面及主要事项1、现场卫生管理【卫生检查标准公告】个人区域卫生管理：每周五下午进行大扫除。17:00开始打扫，17:20按【卫生检查标准公告】（需进一步完善修改）进行检查。（办公用品是否摆放整齐，电脑干净，桌面干净）公共区域卫生管理：每月底行政部将下月卫生值日表排出，并张贴公示。所有人员按值日表次序值日。包括：办公区域卫生打扫，桌面整洁，花木养护等方面。每日8:00至9:00为值日生打扫时间，行政专员每日9:00开始，按【卫生检查标准公告】进行卫生

3、检查。如未打扫或未打扫干净，值日人员需重新打扫。如经行政专员提醒仍未打扫或未打扫干净，将负激励值班人员10元/次/人，行政专员下发罚单，由行政主管签字，并交财务处予以兑现。【 月卫生值日表】2、个人仪表行政专员对员工个人仪表定期检查，如有不符合公司要求的现象要及时提醒作出修正。个人仪表要求：1）须发：员工头发要经常清洗, 梳理整齐，保持清洁。男职员发不宜太长，胡须应该经常修剪；2）指甲：指甲不能太长，应经常修剪，女员工涂指甲油要尽量用淡色；3）口腔：应保持清洁，上班前不能吃有强烈异味的食品；4）化妆：女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水，金银或其他饰物的佩戴应得当

4、。3、规定着装、工牌佩戴员工在上班期间需着职业装，并佩戴工牌。行政专员每日需对员工着装及工牌佩戴情况进行不定时检查。如着装不规范，需责令员工更换。如未佩戴工牌，对员工进行20元/次负激励。员工着装规范的原则端庄、大方、整洁、得体、便于工作。职业装：男女职员在工作场所应穿着统一职业装，着装统一、整洁、得体，无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣，并在左胸前适当位置上佩戴公司胸牌，保持清洁、方便。衬衫： 衬衫的领子与袖口不得有污秽，袖口扣好,内衣不外露，不得挽起袖子或不系袖扣；领带： 在正式场合或在重要业务中，应佩戴领带，并注意与西装、衬衫颜色的搭配，领带不能有污渍、破损、或歪斜松弛；鞋子： 鞋袜应保持清

5、洁，如有破损应及时修补，鞋面干净，不赤脚，不准穿皮鞋以外的其他鞋类(包括皮凉鞋)。工作时，不卷袖子、卷裤脚、翻领子。工作时间内应佩戴胸卡工牌。4、员工行为规范（礼仪）员工应遵守各项行为规范。礼节礼貌规范礼貌，是员工对客户和同事的基本态度，在任何时候均应使用礼貌用语，“请”字当头，“谢”字不离口，见面主动问“好”。1）问候（1）员工早上上班见面时要相互主动问“早上好”；遇见客人时要主动问好；遇见领导和年长者应站立问好。（2）要注意称呼客人姓氏，在未知客人姓氏前，要称呼“先生”或“女士”。（3）对客人应表现出热情、亲切、友好，说话要讲究礼貌、多用敬语；不准出言不逊、带脏字或口头语。2）交谈（1）与

6、客人交谈时，应全神贯注，用心倾听，不得东张西望，心不在焉。（2）与客人交谈时，咳嗽或喷嚏应转身向后，并说“对不起”。（3）如有急事，让客人久等，应向客人道歉，并说“对不起，让您久等了”。（4）在办公室与人交谈时，不应大声喊叫、说笑，如需交谈，应以两人之间能听到为宜。（5）办公桌电话铃声不应超过三次，应以最快的速度接听电话，接电话时，应与对方轻声交谈，不要影响他人工作。邻桌的同事不在时，应主动帮助接听电话。（6）在办公室内行走时，应步伐快捷，不能慢步或散步，更不能长时间站立他人办公桌前聊天说笑。（7）请领导签字或请示工作时，如领导正与他人谈话，一般情况下不应打断，应在门外等候。（8）如遇客人擅自

7、闯入办公室找人办事，应恭敬地说“对不起，请跟我来”，把客人领到会客室，而不得就势将客人安排在办公室任期逗留，或不理客人。公共场所礼仪1）站姿：要求站姿端正，腰背挺直，两臂自然下垂，不耸肩。会见客户或出席站立仪式的场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。2）坐姿：坐下后，应尽量坐姿端正，双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。3）握手：握手时，目视对方的眼睛，脊背要挺直，不弯腰低头，要热情大方，不卑不亢，伸手时同性间应由年长或地位高者向年纪轻或地位低者伸手，异性间应由女方先向男方伸手，握手前，应脱下手套，摘下帽子并且一

8、定要用右手。4）出入房间：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答后在进入。进门后，回手关门，要轻关，不能大力粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看机会，且注意礼貌；5）走通道、走廊时要放轻脚步，无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话， 更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。6）乘坐电梯应文明、礼貌、谦让，不要旁若无人地大声说笑，应注意先下后上，并主动上前先拉开门或按住电梯按钮，请同行的客户、领导、女士或来访人员先行，切不可与客户争抢电梯。7）给客人端茶送水，水不要斟得过满或太少，七、八成为

9、宜。捧茶时，用右手端着杯子下半部，左手扶杯，送到客人面前，若使用杯碟，则用双手捧着，杯把手应对着客人右手。8）与别人站着谈话时，要面向客人，保持约一米的距离，不要将手插在口袋里，双手可自然地放在身子两侧；也不要一面谈话，一面看表；说话时注意时间，简单明了，语气谦和，不说大话，不责备别人，不露厌烦神色。电话接听礼仪电话接听原则：语音纯正、用词得当、语言温和、语言规范，不说文明忌语，一律讲普通话。1）电话铃响后，应及时接听，一般不得超过三声，拿起电话筒应先道“您好！山东汇捷”；电话应简明扼要，不在电话中聊天；通话时声音以保证对方听清楚而不影响周围人为宜。2）若对方要求找人时，应说“请稍等”；如果要

10、找的人不在时，应说“对不起，他现在不在，我可以帮您什么”；对方如果说“不用了，我一会儿再打给他”，应说“好的，再见！”3）对方查询工作，如果知情不涉及保密，可以如实告诉对方。如果不知情或涉及到保密，应说“对不起，此事我不太清楚。”4）对方拨错电话时，应说“对不起，您拨错电话号码了，请您查准后再拨”。5）往外打电话，对方接听时，应先说“您好！”请对方叫人时，应说“麻烦您叫下*听电话”，若没有找到，应说“谢谢您”。6）若请对方帮忙，应说“您可以记录一下吗？谢谢”“您可以帮我查一下*吗？谢谢。”7）在用电话上传下达时，应注意语言流畅，简明准确，对上级或有关部门的电话通知，应自报单位、姓名后，说“请讲

11、”、“请稍等，我记录一下”，“请放心，我一定通知到”。假如没有听清楚，应说“麻烦您再重复一遍”。8）通话结束时，对方若是上级机关的领导或者是职高、年长者，要等对方挂断后，再放电话。9）在下达通知时，应先问对方的单位、姓名、职务等，然后说“请您记录（再讲述通知内容）”、“请您复述一遍好吗”、“谢谢”“再见”等。10）拨错电话时，应说“对不起，我拨错电话号码了”。11）挂断电话时应说“再见”。客户交往礼仪1) 接待礼仪：（1）接待人员服饰要整洁、端庄、得体，举止大方，口齿清楚，接待 客户时应主动、热情、大方、微笑。 （2）客户来访，马上接待让座，并为来客斟水，来客多时，按序接待，不能先接待熟悉客户

12、。（3）如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应作简短的记录。（4）他人互相交谈时，不要随便去旁听或插话。若需打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下可以吗？”得到允许后再插话。（5）应等客人站起来后再起身送客,当客人告辞时，亲切道别，应送到门口或电梯口。2) 拜访礼仪：（1） 拜访前应事先和被访对象约定，以免扑空或扰乱客户的计划。拜访时要准时赴约。拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言时间宜短不宜长；（2） 到达被访人所

13、在地时，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待主人安排指点后坐下。后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍；（3） 拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节；（4） 告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；主人相送时，应说“请回”、“留步”、“再见”。介绍与引见礼仪1）介绍：(1) 初次见面介绍，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断地位，可把年轻者介绍给年长者；把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。(2) 男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。2）引见： （1）到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室

14、的工作人员引见、介绍；（2）在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况； （3）在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向房里的领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方；（4）介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。5、在公司规定时间、地点内用餐，办公室内禁吸烟员工须在公司规定时间、地点内用餐

15、，不得在其他区域内用餐。办公室内禁止吸烟。如有违反，行政专员可下罚单并公示。其他员工有义务及权利进行举报。6、公司各项规章制度公司员工应遵循公司各项规章制度。如违反公司相关制度或以下行为者，行政部将下发罚单，由行政总监审批并报董事长审核。1）如有以下行为，行政部将对员工进行口头警告：（1）工作期间不得喧哗、打闹、闲聊、嬉戏，吵闹，妨碍他人工作而不听劝告。（2）工作期间不得听音乐、读报刊（3）上班期间QQ必须保持在线状态，不得隐身或其他。（4）不得在公共区域内随地吐痰，在工作场所内乱丢果皮纸屑。（5）未随手关灯、未随手关水龙头，浪费资源。（6）长时间离开或下班时，未将所使用电器、电脑开关关掉。2

16、）有下列情形之一，给予书面警告一次（含罚金50元及以上，并以书面形式在公告栏内公告，并记入个人公司档案；三次警告等同一次记过):（1）中午吃饭时间饮酒者。（2）因个人疏忽导致公司物品、器具遭受损失或伤及他人者。（3）妨碍工作秩序或违反破坏安全、环境卫生制度者（例如：因个人过失导致会议室、厕所、走道地面、墙面、桌椅等污浊者）。（4）上班期间，员工在24楼至25楼间来往，为节约时间及资源须通过楼梯上下，不得乘坐电梯。（5）同仁之间相互谩骂、吵架，情节尚轻者。（6）工作期间在办公区域内食用食物者（含零食、饼干等点心）。3）有下列情形之一者，给予记过一次（含罚金100元及以上，以书面形式在公告栏内公告，并记入个人公司档案；三次记过等同一次降级处分）：（1）对同事恶意攻击，或诬告制造事端者。（2）未经许可，擅自拨打私人电话者。（3）对同事恶意攻击，造成伤害但不大者。（4）工作期间观看娱乐性网页、视频或进行游戏、从事与工作无关的事情者。本说明书涉及表格：【卫生检查标准公告】【 月卫生值日表】