浙江省疾病预防控制档案管理办法.docx
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浙江省疾病预防控制档案管理办法
浙江省疾病预防控制档案管理办法
第一章总则
第一条为加强浙江省疾病预防控制系统的档案管理，提高档案科学管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在疾病预防控制工作和社会主义现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》及《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等规定，特制定本办法。
第二条疾病预防控制档案，是指各级疾病预防控制机构在疾病预防控制、卫生检验检测、健康教育、科研培训及党、政、工、团、民主党派管理等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。
第三条疾病预防控制档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分，是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必要条件。
第四条各级卫生行政主管部门要把所属疾病预防控制机构的档案工作列入发展规划和检查、考核、评比内容；各级档案行政管理部门要加强对疾病预防控制档案管理工作的技术指导和监督。
第五条各级疾病预防控制机构对本单位形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全，便于开发利用。
第二章档案机构、人员和职责
第六条浙江省疾病预防控制中心负责全省疾病预防控制档案工作的业务指导，同时接受省档案行政管理部门和省卫生行政主管部门的监督、指导和检查；市、县（市、区）疾病预防控制机构负责本地区疾病预防控制档案工作的业务指导和管理，同时接受上级疾病预防控制机构、当地档案行政管理部门和卫生行政主管部门的监督、指导和检查。
第七条各级疾病预防控制机构要加强对档案工作的领导，确定一名领导负责，把档案工作纳入本单位的工作计划和议事日程，切实解决工作中的实际问题，在人员配备、经费、库房等方面给予保证。
第八条各级疾病预防控制机构应建立和健全综合档案室，作为本单位统一管理档案工作的职能机构。
第九条各级疾病预防控制机构的综合档案室，应配备一名以上专职档案管理人员。
暂不具备条件的县级单位，可以先配备兼职人员作为过渡，但应按要求保证兼职人员从事档案工作的时间。
档案人员须经档案专业培训，取得相应的资格证书，并定期接受继续教育培训。
各单位的内设机构（科室）应配备专职或兼职档案员，负责本部门文件材料的积累、整理和归档工作。
档案工作人员应忠于职守，努力学习，具备专业知识，并保持相对稳定。
第十条综合档案室的基本工作职责
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，建立健全本单位档案工作的各项规章制度。
（二）集中统一管理本单位形成的各种门类、载体的档案，做好档案移交进馆工作。
（三）督促、指导和协助本单位各部门对所形成的文件材料进行收集、整理和归档。
（四）对下级单位的档案工作进行监督、指导。
（五）遵守国家有关保密的规定，确保国家秘密的安全，维护本单位和科技人员的知识产权和利益。
（六）编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源。
第十一条档案管理人员的待遇应与其他专业技术人员等同。
按国家有关规定，档案管理人员可分别不同情况，评聘档案专业、卫生专业或其他专业的技术职务。
第十二条各单位对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人，应给予表彰、奖励；对违反档案管理法规的，要根据不同情况给予批评和必要的处分。
第三章档案的管理
第十三条各级疾病预防控制机构应建立健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核评比的重要内容。
第十四条各级疾病预防控制机构在工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向本单位的综合档案室移交，任何个人不得将归档文件材料据为己有。
归档范围按《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。
第十五条归档时间
各项工作中形成的全部应归档的文件材料，应于次年三月底前将整理后的文件材料移交综合档案室，集中管理，以保证档案的完整与安全。
会计档案可在财务部门保留一年，期满后，由财务部门编造清册，按归档要求整理完毕，交综合档案室归档。
科研课题、专题调查、仪器设备、基建工程等项目，应在项目完成后或告一段落时，将所有应归档文件整理后，由项目（或部门）负责人审定后归档。
各类重大疫情处理、救灾防病及其他突发性公共卫生事件处理，应在工作结束后一个月内形成专题档案，经科室负责人审定，办公室审核归档。
第十六条各单位、各部门在检查、验收工作任务、基建工程和仪器设备时，应同时检查文件材料的齐全、完整及准确情况；其中科研成果、全局性的调查、重要的仪器设备（万元以上）和基建项目（十万元以上）的检查验收，必须有档案部门的人员参加并签署意见，文件材料不符合要求的项目，不能通过鉴定验收。
第十七条归档要求
（一）归档工作由文件材料形成者或兼职档案员承担，他们负责收集、整理。
综合档案室负责指导和协助。
其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档。
内容包括：
按照《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》确定归档与不归档、划定保管期限；按《浙江省疾病预防控制归档文件整理规则》分类，归档材料必须经形成部门负责人审定，并在备考表整理人、检查人一栏上签字后送综合档案室归档。
（二）归档文件材料必须是原件（外来复印件除外，传真件可复印归档），做到齐全、完整、系统、准确；底稿与印刷件一并归档。
纸张质量和规格符合要求，书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久材料，其中必须一式数份的发票、鉴定证书、报表等，可使用标有“DA”的圆珠笔和档案复写纸。
（三）归档文件材料应排列有序。
第十八条综合档案室的各种门类、载体的档案应进行统一分类、编号、编目和排列。
各类纸质文件应以“件”为单位整理，具体方法按《浙江省疾病预防控制归档文件整理规则》执行。
其中基建、会计、仪器设备、个人业务技术档案等纸质档案应采取不同的分类编号，按卷整理、保管，单独编目，具体整理方法参照《基本建设档案资料管理暂行规定》、《会计档案管理办法》等执行。
照片、声像等特殊载体档案的整理按《浙江省疾病预防控制照片档案管理办法》、《浙江省疾病预防控制磁性载体档案管理办法》执行。
电子文件的归档按照《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》执行。
档案部门要编制归档文件目录。
第十九条疾病预防控制档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种，各单位应按照《浙江省疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表》制订本单位的文件材料归档范围和保管期限表，作为文件材料归档和划分保管期限的依据。
第二十条根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和卫生部、国家保密局颁发的《卫生工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等有关规定，疾病预防控制档案划分为绝密、机密、秘密三种密级，并及时做好密级的复核、变更和解密工作。
第二十一条各级疾病预防控制机构必须有专用的档案库房。
有条件的单位要同时配备档案工作办公用房和阅览室。
档案库房门窗要坚固，库房内应配备必要的设备，保持适当的温湿度，要有防盗、防火、防光、防尘、防虫、防霉等安全保护措施。
档案管理人员应定期对库房内档案的保管情况进行全面检查，发现问题及时解决，对破损或变质的档案要及时修复。
应配备计算机、复印机等现代化办公设备。
第二十二条各单位应成立由单位领导、档案管理人员和有关业务技术负责人组成的档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作的组织与实施。
销毁失去保存价值的档案，必须由鉴定小组提出审查意见，登记造册，经单位分管领导批准后，在指定的地点销毁。
未经鉴定和批准的档案，不得任意销毁。
销毁档案应注意安全保密，一般必须要有两人以上鉴销，鉴销人员应在销毁清册上签名，并注明销毁的方式与日期。
各单位应按照国家的有关规定，定期向档案馆移交档案。
第四章档案的利用、统计
第二十三条各级疾病预防控制机构的综合档案室，要通过各种方式和途径，积极主动地开展档案利用工作，为本单位、本系统的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
第二十四条综合档案室要建立档案的借阅制度，根据档案的密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
第二十五条各级疾病预防控制机构综合档案室的档案，是现行档案，主要供本单位、本系统使用，不属开放范围。
外系统利用疾病预防控制档案，必须经档案形成部门同意和单位领导批准，并适当收取费用。
收费办法参照国家档案局、国家物价局制订的国档发（1987）21号《关于利用档案收费有关规定的通知》执行。
各级疾病预防控制机构对本单位的移交进馆的档案，有优先利用权。
第二十六条综合档案室要积极开展档案的编研工作，编制《大事记》、《组织沿革》、《基础数据汇集》等，并和相关部门合作，开发深层次的编研材料，加强档案利用效果反馈，编制档案利用效果典型事例汇编。
第二十七条综合档案室应建立档案统计台帐，即对档案的收进、移出、借阅、利用等方面及时进行登记，做到“家底清楚”、“帐目”与实物相符。
按要求完成档案工作统计报表的填报任务，并按规定向档案业务管理机关报送，必须做到实事求是，如实反映情况，不得虚报、漏报和伪造。
第五章附则
第二十八条卫生监督和预防保健体制改革中档案管理按下述原则执行：
（一）保持原卫生防疫站档案全宗的完整和安全，任何部门和个人不得私自带走留存、转移、分散和销毁档案。
（二）原卫生防疫站档案全宗从撤销之日起终止，可由新建立的疾病预防控制中心代管，再按有关规定向同级档案馆移交。
（三）卫生监督所和疾病预防控制中心成立之前所形成的未归档文件材料统一移交疾病预防控制中心档案室。
其中企业上报的申请卫生许可和产品许可等资料，可按工作职能的划分，统一划归卫生监督所归档。
第二十九条人事档案的管理，根据各地具体情况和有关规定自行确定管理办法。
第三十条各级疾病预防控制机构可根据本办法制定本单位的实施细则。
第三十一条本办法公布实施前已整理的档案，可维持原状，也可按本办法要求逐步调整。
第三十二条本办法由浙江省疾病预防控制中心负责解释。
第三十三条本办法从2006年1月1日起施行。
浙江省疾病预防控制文件材料
归档范围和档案保管期限表
序号
归档范围
保管期限
建档部门
1
本单位党、政、工、团、妇、职工大会的文件材料
①通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言材料、提案、选举结果、会议讨论通过的文件、决议、决定、纪要、简报等文件材料
②讨论未通过的文件材料、重要的贺电、贺信、小组会议记录等文件材料
③参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料
永久
长期
短期
职能科室
2
本单位党组织、行政办公会议的文件材料
①会议纪要、记录、讨论通过的文件、重要的汇报材料
②一般的汇报材料
永久
长期
职能科室
3
本单位召开的工作、重要专业会议的文件材料
①通知、名单、日程、报告、决议、决定、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报等文件材料
②典型材料、发言稿、讨论文件等文件材料
③参考材料、小组记录
永久
长期
短期
相关科室
4
一般专业会议文件材料
①纪要、通知、总结、名单、讲话等文件材料
②典型材料、发言稿、简报等文件材料
长期
短期
业务科室
5
上级机关召开会议的文件材料
①上级机关召开的重要会议的主要文件材料、本机关领导人在会议上的重要发言材料、会议的报告、总结、决议等文件材料
②简报、参考材料等文件材料
长期
短期
相关科室
6
上级机关文件
①直属上级机关颁发的、属本单位主管业务的；
非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要文件材料
②直属上级机关颁发的属单位主管业务并要执行的文件材料
③其他需要执行的文件材料
永久
长期
短期
相关科室
7
同级机关和非隶属机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的条例、规定、通知等文件材料
短期
相关科室
8
党和政府、人大领导人、上级机关视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话等文件材料
①重要的文件材料
②一般的文件材料
永久
短期
相关科室
9
本单位制发的（包括与其他机关联合制发的）规定、通报、通知等文件材料
①有关政策法规性的和重要业务问题的文件材料
②反映一般业务问题的文件材料
③事务性有参考价值的文件材料
永久
长期
短期
相关科室
10
代上级机关起草并采用的重要文件的最后草稿、参与上级机关起草的法规、标准、规范的主要起草人、调研材料、领导签发的定稿、上报稿
①重要法规性的文件材料
②一般性的文件材料
长期
短期
相关科室
11
本单位各种调查研究工作形成的文件材料
①重要（典型、系统）的综合成果、专题成果、方案、总结、报告等文件材料
②原始记录等文件材料
永久
长期
相关科室
12
本单位的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、与本单位的批复
①方针、政策性的重要问题的文件材料
②一般事务性问题的文件材料
永久
短期
相关科室
13
本单位制成并反映主要职能活动的工作总结、报告
①反映主要职能活动年度和年度以上的，重要（典型）专题的文件材料
②半年、季度的、一般专题的文件材料
永久
短期
相关科室
14
本单位编制的各种计划、规划、控制数字
①年度和年度以上的
②季度、月份的
永久
短期
相关科室
15
本单位与有关单位协商工作的来往文件材料
短期
相关科室
16
本单位内部组织机构的工作计划、总结和会议记录等文件材料
①重要的文件材料
②一般的文件材料
长期
短期
职能科室
17
本单位成立、机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、章程、人员编制、启用印信等文件材料
永久
职能科室
18
干部任免的文件材料
①上级批准的本单位领导人任免的文件材料
②本单位内部机构负责人的任免材料
③下级备案的文件材料
永久
长期
短期
职能科室
19
本单位劳动模范、先进工作者奖励的文件材料
①省级以上劳动模范、先进工作者的文件材料
②市、县级以下劳动模范、先进工作者的文件材料
永久
长期
职能科室
20
本单位对有关人员的处分材料
①影响大的、问题严重的文件材料
②一般的文件材料
永久
长期
职能科室
21
本单位干部、职工录用、转正、定级、调资、退职、离退休、复转、职务聘任、评残、抚恤、死亡及评定职称的请示批复等有关文件材料
长期
职能科室
22
本单位党、团、工会工作、活动所形成的文件材料和团员名单等
①工作报告、计划、总结、请示、批复、会议记录、重要的统计材料等文件材料
②简报等文件材料
长期
短期
职能科室
23
本单位干部、职工调动工作的行政、工资、党、团组织关系的介绍信及存根
长期
职能科室
24
本单位职工、党员名册
永久
职能科室
25
本单位的历史沿革、大事记
永久
职能科室
26
本单位处理人民来信来访形成的记录、摘要单、处理报告等有关文件材料
①有省以上领导人重要批示和处理结果的
②有上级机关或本单位领导人重要批示和处理结果的
③其他没有处理结果的
永久
长期
短期
职能科室
27
本单位及本单位批准的有关区域变化的文件材料
永久
职能科室
28
本单位与国内外有关单位签订的各种合同、协定、协议书等文件材料
①具有历史意义和长远利用价值的文件材料
②具有较长时效性的文件材料
③具有短期时效性的文件材料
永久
长期
短期
相关科室
29
本单位财产、物资、档案等的交接凭证
长期
职能科室
30
挂靠本单位的各种学术团体、群众组织如爱卫会、红十字会、学术委员会等活动形成的文件材料
①重要的文件材料
②一般的文件材料
长期
短期
职能科室
31
本部门起草、制订的各类规范、标准、工作程序
长期
相关科室
32
出国考察、进修，国内外专家来访、讲学及业务工作中形成的外事文件材料
①请示、报告、计划、总结、重要简报、会谈记录等文件材料
②一般的来往文件、简报、赠送礼品清单等文件材料
③具体事务性文件材料
永久
长期
短期
相关科室
33
上级对本单位、本单位对下级单位的各类考核、检查评比等文件材料
①重要的或综合性的考核、评比及一般性考核本单位得奖、评为先进的
②常规的、一般的、单项的检查、考核未得奖的
永久
短期
相关科室
34
下级机关报送的工作报告、总结
①年度和年度以上的总结，重大问题的专题报告，典型的、重要的文件材料
②年度以下的总结，一般专题的报告和备案的文件材料
长期
短期
相关科室
35
信息管理
①本单位编辑的并反映主要职能活动的出版物、简报及挂靠本单位的出版物定稿的样本、领导签发稿
②向新闻媒体等通报的反映重要工作的领导签发稿及样稿
③新闻媒体、上级简报上反映本单位（或本地区）
重要工作、活动情况的文件材料
永久
长期
职能科室
长期
36
各类传染病、慢性非传染病、地方病、寄生虫病、常见病、多发病防治
①规划、方案、流行趋势预测、暴发流行调查处理、首例末例及重要病例的个案调查、疫源检索、防治效果评价等
②培训和技术指导
永久
短期
业务科室
37
免疫预防
①规划、方案、专题调查、总结、接种率、免疫效果监测、人群免疫状况监测
②生物制品计划、任务分配表及严重、特殊异常反应及事故的调查处理、效果评价
③效价检测、冷链设备管理及一般的异常反应调查处理
永久
长期
短期
业务科室
38
消毒与病媒生物控制
①规划、方案、调查、监测总结、控制措施、防制效果评价
②技术指导及消杀药械的质量监测
永久
短期
业务科室
39
卫生检测与评价
①规划、方案、总结、监测效果评价、主要的专题调查及各类重大污染、中毒、伤害事件（指食品污染价值达万元以上、食物中毒10人以上，或死亡或致残1人以上，或本地区首次发现的中毒
原因引起，或影响重大的）调查控制措施
②一般污染、中毒、伤害事件调查
③职业健康检查、放射工作人员健康检查的体检名单及阳性者的材料
永久
短期
长期
业务科室
40
检验
①检验技术、检测方法研究、质量控制
②检验登记、实验记录、实验报告、检验、检测技术、方法改进
长期
短期
业务科室
41
健康教育
①规划、社会医学调查、专题调查、效果评价材
料以及论文、自制（编）作品等文件材料
②黑板报、宣传窗、展览、广播、专题宣传材料、效果评价等文件材料
长期
业务科室
短期
42
科研
课题的调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献综述、课题的项目申报书、审批文件、任务书、委托书、协议书、合同、研究计划、方案、课题计划、上级指示、专家意见，各种会议讨论纪要、调查考察报告、各种载体的原始记录、实验方法、实验报告，计算材料、数据分析，验证、考察材料，课题阶段总结、课题工作总结（含最终完成、阶段完成或中断），研究报告、论文、专著、成果验收、鉴定、评审文件，成果申报表及附件、成果奖励申报与审批文件、获奖证书等有关文件
①出科研成果的课题
②一般的课题
永久
短期
职能科室
43
培训
培训、进修的申报材料、计划、通知、课程表、学员名单、教材、考试试卷、成绩、总结等
①培训规模较大或时间在六个月以上
②培训规模较小或时间在六个月以下
长期
短期
职能科室
44
统计报表（图）、统计分析资料
①年度、年度以上、专题的及与季节因素有关的
疫情等季、月、旬报
②其他季、月、旬以及下属单位报送的年度以下的报表
永久
短期
业务科室
45
预防医学诊疗
①组建审批设置等文件材料、计划总结、会议记录、医疗协议、聘书、医疗广告、医疗事故与纠纷及其调查鉴定处理、各种体检结果整理汇总和阳性人数分析等材料
②医疗技术的法令标准、医疗操作规程等各种规章制度、质量控制和考核、统计报表、处方章印
永久
长期
业务科室
模、药品进销存损报表、麻毒药品管理材料、制剂的处方质检药检文件材料等材料
③门诊日志
短期
46
基本建设
工程选址报告、工程计划、初步设计、技术设计、施工计划文件、蓝图、竣工图、建筑许可证书、请示与批复规划、平面图、单位实体图、水电图、合同等文件和论述与反映改建和设备改进前后的设计、图纸等文件材料
①重要的
②一般的
永久
短期
职能科室
47
仪器设备
本单位各类仪器、设备、车辆、宣传器材等使用技术说明书，仪器设备的图纸、说明书、合格证书、装箱单、开箱照片及其登记卡、操作规程、安装调试，验收运行过程中大、中修记录（贵重仪器）、维修保养、交接手续记录
①重要的
②一般的
长期
短期
相关科室
48
会计
会计凭证类
①原始凭证、记帐凭证和汇总凭证
②涉及外事的凭证
会计帐册类
①日记帐
②总帐
③明细帐
④现金出纳、银行存款帐
⑤固定资产卡片
⑥涉及外事的会计帐簿
会计报表类
①年度财务收支预算、决算
②月、季度会计报表
③工资册
15年
永久
15年
15年
15年
25年
固定资产报废清理后保存5年
永久
永久
5年
永久
职能科室
其他类
①会计移交清册
②会计档案保管清册
③会计档案销毁清册
15年
永久
永久
49
特殊载体
照片、声像类文件材料
①本单位召开的重要会议和重要活动形成的照片、声像材料
②本单位开展疾病预防控制、各类监测、健康教育、疫情处理、重大中毒、事故应急处理及救灾防病中形成的照片、声像材料
③本单位在外事活动、重大基建工程中形成的照片、声像材料
④本单位主要职能活动和其他具有长期保存价值的照片、声像材料
实物类文件材料
①各类奖状、荣誉证书、奖牌等荣誉类材料
②重大活动的纪念品及其具有保存价值的赠品
③本单位的房屋所有权证、土地使用证、法人证书、法人代码证书等重要证明类材料
④各类标本、菌种、毒种的目录
电子文件
①电子文件归档的内容依据纸质文件的归档范围执行
②有关的衍生信息，即电子文件签署、审核、加密及软硬件环等信息记录
③必要的相关的支持软件及有关源数据等
参照纸质文件材料
相关科室
1.归档范围：
凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的各种文字、图表、感光磁性材料、电子文件等各种门类、载体的文件材料均属归档范围。
2.重要的：
是指方针政策性或重大问题的，具有科学历史价值的文件材料；
一般的：
是指一般业务和事务性问题，科学历史价值不大的文件材料。
浙江省疾病预防控制文件材料不归档范围
一、上级机关的文件材料
1.上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；
2.上级机关发来供工作参考的抄件；
3.上级机关征求意见未定稿的文件。
二、本单位的文件材料
1.重份文件
2.无查考、利用价值的事务性、临时性文件；
3.未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
4.从正式文件、电报上摘录的供工作参
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