浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则.docx

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浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则

浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则

第一条为规范制作、妥善保管和科学整理卫生行政处罚案件档案，进一步提高全省卫生行政处罚案件档案的质量，更好地服务于卫生监督行政执法工作，根据《中华人民共和国档案法》、《行政处罚案件档案整理规则》（DB33/T498-2004）、《行政处罚法》、《卫生行政处罚程序》和有关法律法规、规章的规定，结合本省实际，特制订本规则。

第二条卫生行政处罚案件档案，是指按照法定程序，在办理卫生行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，具有历史凭证和日常查考作用。

第三条卫生行政处罚案件档案归档要求

（一）能真实、准确地反映卫生行政处罚活动的客观情况；

（二）能齐全、完整地记录卫生行政处罚活动的全面过程；

（三）格式正确，纸质文件材料必须采用A4标准无酸纸制作；

（四）文件材料必须字迹清楚、整洁，使用蓝黑墨水、碳素墨水等符合档案要求的耐久性材料，符号正确，真实完整，签署完备；

（五）案件涉及有关图像、影像、声音等各种载体的材料和书写材料应符合耐久性要求。

（六）案件办结后，将有关文件材料按档案整理要求装订后，于3个月内交综合档案室统一保管。

第四条卫生行政处罚案件档案的分类

卫生行政处罚案件档案分为简易行政处罚案件档案、一般程序（包括听证程序）行政处罚案件档案两大类。

第五条卫生行政处罚案件档案的归档材料主要包括：

（一）适用简易程序的卫生行政处罚案件在归档时，除必须具有符合卫生行政处罚规定的处罚决定书外，还应附作为行政处罚的证据、陈述申辩笔录、罚没款收据等材料。

（二）一般程序的卫生行政处罚案件在归档时，必须具有案件受理记录、立案报告、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、相对人提供材料通知书、案件调查终结报告、合议记录、卫生行政执法事项审批表、行政处罚事先告知书、陈述和申辩笔录、案件集体讨论笔录、行政处罚决定书、罚没物品处理记录、物品清单、结案报告、现场笔录、询问笔录、书证、照片等和相应的送达回执或其他能够证明已经送达的凭证。

必要时，还应有采样记录、产品样品确认告知书、检测报告、检验结果告知书、产品样品确认告知书、卫生监督意见书、责令（限期）改正通知书、卫生行政控制决定书、卫生行政控制处理决定书、抽样取证决定书、抽样取证物品处理决定书、查封（扣押）决定书、查封（扣押）处理决定书、查封（扣押）延期通知书、当场行政处罚决定书、卫生行政取缔决定书、行政强制执行申请书、行政强制执行裁决书、复议申请书、复议决定书、复议答辩状、行政起诉书、诉讼答辩状、行政判决书、声频音像资料等和相应的送达回执或其他能够证明已经送达的凭证。

（三）应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件，除应具有一般程序的必备文件材料外，还应具有听证申请书、听证通知书、听证笔录、听证意见书，案件移送书或案件办理报批书、批文等文件材料。

（四）与具体案情直接有关的其他证据材料，也是必备文件。

第六条卫生行政处罚案件档案的归档范围和保管期限

永久：

本地区查处的列入省级以上的大案要案；省级以上领导批示督办的案件；属首次性质的或影响重大的案件。

10年：

报上一级卫生行政部门批准的处罚案件或对法人行政处罚款4万元以上，对个人处罚款2000元以上，没收违法所得或没收物品价值5万元以上的，销毁物品标价20万元以上，以及适用听证、诉讼、复议程序的；在当地影响比较大的，以及移送司法机关作刑事处罚的案件。

第七条卫生行政处罚案件的组卷

（一）简易程序行政处罚案件档案每三十个案件的卫生行政处罚决定书、现场检查笔录、罚没款收据等组成一个案卷。

（二）一般程序（听证程序）行政处罚案件档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。

第八条卫生行政处罚案件档案卷内文件的排列

（一）卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。

结论性的放在前面，印证性的放在后面。

（二）卷内文件材料按处罚程序的顺序和时间依次排列（相关文书的送达回执均应排列在主文书后）：

1.行政处罚决定书及送达回执；

2.上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；

3.案件受理记录；

4.立案报告；

5.现场笔录、询问笔录、卫生监督意见书；

6.现场照片（图片、影像资料）证据；

7.采样记录、产品样品确认告知书、检测报告、检验结果告知书、送达回执等相关材料；

8.抽样取证决定书、抽样取证物品处理决定书、证据袋；

9.证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书；

10.卫生行政控制决定书（采取行政强制措施时需有审批）；

11.查封（扣押）决定书、查封（扣押）处理决定书；

12.案件调查终结报告；

13.合议记录；

14.卫生行政执法事项审批表；

15.行政处罚事先告知书；

16.陈述与申辩笔录等；

17.听证申请书；

18.听证通知书；

19.听证笔录；

20.听证意见书；

21.再次合议记录；

22.物品清单（作为某个文书的附件放在主文书后）；

23.强制执行申请书及相关材料；

24.罚没物品处理记录、处理凭证；

25.罚没款收据；

26.结案报告；

27.其他应归档的文件材料。

非纸质的证据材料存放在证据袋加以保存。

不能随卷装订的证据放入证据袋，随卷归档；证据袋注明证据的名称、数量，不能随文书立卷装订的音像或实物证据在备考表中注明制作、收集的时间、地点、内容、数量、责任人及存放地点等内容。

（三）卫生行政复议、诉讼所形成的卫生行政处罚文书材料按文件形成的时间顺序排列于卷内文件的最后。

第九条卷内文件的编制

卷内文件有图文的页面均应编写页号。

页号编写位置：

单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。

各分卷之间不连续编号，页号以阿拉伯数字三位数编写，如“032”。

第十条卷内目录的编制

卷内目录包括以下内容：

顺序号：

卷内文件的排列序号。

用阿拉伯数字从“1”起依次

标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。

文号：

文件编号。

文件制发过程中由制发机关、团体或个人

赋予文件的顺序号，文件编号包括发文字号、实验室报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

责任者：

对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

责任者只有一个时，照原文填写。

责任者有多个时，第一顺序选择立档单位为责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。

责任者用全称或规范化简称。

涉及卫生行政执法文书的责任者为“XXX卫生厅（局）”。

题名：

文件的标题。

文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。

日期：

文件形成的日期。

用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

页号：

每份文件首页上标注的页号，末份文件应以该份文件的起止页号完整填写，如“012-015”

备注：

留待对卷内文件变化时作说明之用。

卷内目录示例见附录1。

第十一条案卷封面的编制

封面填写主要包括以下内容：

档案全宗名称：

即立档单位名称，用全称或规范化简称。

档案类别：

卫生行政处罚案件档案。

案件名称：

简要写明违法主体和违法行为（案由），即当事人名称（姓名）+具体违法行为+案。

示例：

XXX市XX卫生院聘用非医务人员从事医疗卫生技术工作案

处理结果：

卫生行政处罚决定书中确认的处罚内容，或者复议确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。

要求分项写明行政处罚的方式。

示例：

“1、没收违法所得XXX元；2、罚款XXX元；3、全部（或部分）履行。

”

部分履行结果另起一行。

卷内文件起止时间：

卷内文件形成的起止日期。

示例：

“自2002年4月10日至2002年5月16日止”

保管期限：

根据档案保管期限表划定的保管期限。

卷内文件数量：

本案件共有的案卷数量及各卷内的文件份数和页数。

示例：

“本案共1卷，本卷为第1卷件167页”

归档号：

卫生行政处罚案件档案的归档顺序号。

第十二条卷内备考表的编制

卷内备考表内容包括：

本卷情况说明：

说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。

立卷人：

由责任立卷者签署。

检查人：

由案卷质量审核者签署。

立卷时间：

完成案卷立卷的日期。

第十三条案卷按卫生行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列。

第十四条案卷目录包括序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。

按照附件2填写。

第十五条档号按DT/T13—1994规定编制。

由全宗号、年度、类别号、案卷号、保管期限组成。

档号可采用以下结构：

全宗号—年度—类别号—案卷号—保管期限

示例：

“J219-2005-消毒产品（企业）处罚（或1009）（10为一级类目行政处罚项的代码，09为一级类目处罚项下的二级类目消毒卫生代码）-0021-长期”或类别号1000（行政处罚）+案卷号，示例：

J219-2005-1000-0021-长期（该编号方法适用于以结案日期排序整理的案卷）。

全宗号：

档案馆（室）给定每一个全宗的代码。

全宗号用四位代码标识。

其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。

类别号：

行政处罚项。

二级类目下排列顺序依次如下：

传染病卫生、职业卫生、放射卫生、公共场所卫生、学校卫生、生活饮用水卫生、消毒卫生、医疗保健卫生；也可单设行政处罚类后按结案日期排序整理。

案卷号：

案卷排列的顺序号。

案卷号用4位阿拉伯数字标识。

案卷封面示例见附件3。

硬封面卷脊填写见附件4。

第十六条案卷格式

（一）案卷格式按GB/T9705-1988规定。

案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。

采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。

封面用材按DA/T24-2000执行。

（二）硬封面的规格：

封面采用300mm×220mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度，封面和封底翻口处要另有25mm的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留20mm宽的装订纸舌。

（三）软封面的规格：

软封面的规格为封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印制案卷备考表。

（四）案卷装订

案卷装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结

扎处贴封条后加盖骑缝章或签署立卷人姓名。

附件：

1.卷内目录；

2.卫生行政处罚档案案卷目录；

3.案卷封面示例；

4.卷盒脊样式。

附件1

卷内目录

顺序号

文号

责任者

题名

日期

页号

备注

附件2

卫生行政处罚档案案卷目录

序号

档号

案件名称

起止日期

页数

保管期限

备注

附件3

案卷封面示例

（全宗名称）

卫生行政处罚案卷档案

处罚

文号

案件

名称

处理

结果

自年月日至年月日止

保管期限

本案共卷，本卷为第卷件页

归档号

全宗号

类别号

案卷号

附件4

卷盒脊样式

全宗号

年度

类别号

案卷号

保管期限