Word排版教程.docx

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Word排版教程

目录

1视图1

2文本2

2.1样式2

2.1.1修改既有样式3

2.1.2新增样式4

2.1.3样式套用4

2.1.4模板5

2.2题注5

2.3多层次样式/编号自动化6

2.4交叉引用7

2.5域8

2.5.1插入域8

2.5.2更新域8

2.5.3显示或隐藏域代码9

2.5.4常用域9

3页眉和页脚10

3.1位置10

3.2内容设置10

3.2.1节的概念10

3.2.2页眉左侧的文档名称10

3.2.3页眉右侧的章节名称10

3.2.4同一份文档的不同页眉页脚11

3.3插入页码12

3.3.1基本操作12

3.3.2同一份文档的不同页码格式12

4目录自动化14

4.1由样式自动化产生目录14

4.1.1自定目录形貌14

4.2更新目录16

4.3切断目录链接16

5工具巧用17

5.1格式刷17

5.2查找和替换17

6多人协作18

视图

☺普通视图

☺页面视图

☺大纲视图

☺文档结构图

☺Web视图

C最佳排版选择：

文档结构图＋页面视图

文本

样式

定义：

所谓样式，就是用以呈现特定页面元素（正文、页眉、页脚、标题一、标题二……）的一组格式（字体、行距、对齐方式、缩进位置……）。

点击【格式－>格式和样式（S）】，如下图：

图21格式和样式

样式的重要性：

☺系统化的将整份文档的所有页面元素加以归类命名。

☺样式就是各种页面元素的形貌设置。

☺透过样式进行的格式修改，可以影响整份文档中套用该样式的文字。

☺有了样式，Word可以自动化制作目录并设置目录的形貌、自动化制作页眉页脚。

☺有了样式，文档结构图才有意义。

修改既有样式

鼠标落到图21中需要修改的样式，点击样式标题右侧出现的下拉箭头，点击【修改】选项，出现如下视图，点击左下角的【格式】，即可以修改各种格式：

字体、段落、制表位、边框、语言、图文框、编号。

图22修改样式

新增样式

样式可分为“段落样式”和“字符样式”。

前者作用于被圈选的整个段落，后者作用于被圈选的一段文字。

点击图21中的【新样式】，出现如下画面，可以新建段落样式，也可以新建字符样式。

图23新建样式

样式套用

☺将输入点移动到待修改文字中，点击工具栏的样式下拉框，在其中选择一个样式。

C使用工具栏的格式刷按钮。

格式刷的应用请参考章节5.1格式刷。

模板

建立模板的目的：

重复使用辛辛苦苦调整好的样式。

☺方法一：

把调好样式的文档（.doc）拷贝一份，删除其中内容，再添加自己的内容。

☺方法二：

将文档存储为模板。

模板是一种以【.dot】为后缀的文件。

一旦选择保存类型为“文档模板”，存储路径会自动跳至\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Templates处。

应用：

点击【文件－>新建】，选择想要应用的模板即可。

样式设置影响的范围

存储于文档：

只影响文档自身。

存储于文档所应用的模板：

影响同一模板衍生的所有文档。

存储于Normal.dot模板：

影响所有Word文档。

参考图22和图23中左下角的【添至模板】，勾选它表示此次样式修改将存入相应的模板中，否则只影响当前文档。

Normal.dot模板

万范之本：

Normal.dot模板。

点击【文件－>新建】，然后点击“空白文档”，或直接点击工具栏的“新建空白文档”，便是以Normal.dot为依据产生的模板。

Normal.dot内的设置会影响以后产生的所有文档，所以不建议使用此模板。

题注

定义：

所谓题注，就是图、表、或任何可被归类的东西的编号。

操作：

点击【插入－>引用－>题注（C）】，在题注中选择一个标签，如下图。

所谓标签，就是出现在编号前的文字。

题注的编号方式可以通过图中的【编号（U）】来设置。

这就是题注

图24题注选项

更新题注：

所有题注都可以自由插队、附加或删除，Word会对它重新排列，但是必须在它身上点击右键菜单的更新域，才能更新。

多层次样式/编号自动化

A.点击【格式－>格式和样式（S）】，首先修改“标题一”样式，点击【修改】，进入【格式－>编号－>多级符号】，出现下图：

图25选择一个多级符号形式

再选择【自定义】选项，出现下图：

图26自定义多级符号列表

设置需要的格式及编号形式。

B.并按照此步骤修改“标题二”“标题三”……

C.把需要提取出来做标题的文字套用标题样式，这样就可以使得编号自动化，并可以在文档结构图中多层次显示。

☺如果目录、序言等标题也套用了“标题一”样式，会导致真正的第一章出现时，序号已经不是1了。

可以将光标移到目录标题处，通过【格式－>项目符号和编号】＋多极符号，将其多级符号改为“无”。

如此操作，第一章出现时编号就被修正为1了。

这就是交叉引用

交叉引用

操作：

点击【插入－>引用－>交叉引用】，如图27，选择引用类型和引用内容。

图27交叉引用

所有被Word自动编号的东西（例如图标题注、章节编号、页码等）都可以被做成交叉引用。

被引用物一旦有任何变化，引用点也会随之改变。

域

☺域有点像Excel中的“公式”。

域代码就像公式，域结果则类似公式所产生的数值。

举例：

域代码

☺目的：

用来为文档发展中“内容可能有所变更”的资料保留位置。

包括目录、页码、编辑时间、作者……

☺域底纹的显示：

点击【工具－>选项】的视图，在其域底纹栏选择“始终显示”。

插入域

☺按下快捷键【Ctrl+F9】，会在输入点插入一组域的大括弧，键入内容。

☺点击【插入－>域】，选择需要的域。

更新域

圈选欲更新的域，直接按【F9】，或者单击右键，选择“更新域”。

显示或隐藏域代码

全文有效：

点击【工具－>选项（O）】＋视图，勾选“域代码”，点击确定，即可显示域代码。

取消勾选“域代码”，即可隐藏域代码，只显示域结果。

快捷键【Alt+F9】可在两者之间切换。

当前域有效：

快捷键【Shift＋F9】，或单击右键，选择“切换域代码”。

常用域

StyleRef域——抓取指定某种样式的文字内容，放在域所在位置。

Ref域——在文档中插入交叉引用。

TOC域——目录域。

页眉和页脚

位置

第一次进入页眉页脚编辑状态：

视图－>页眉和页脚，虚线区。

第二次…….进入页眉页脚编辑状态：

直接双击页眉页脚位置，虚线区。

内容设置

几乎可以放置任何想要的文字，甚至图片。

节的概念

☺节用来设置一个个排版单元，使不同的单元得以拥有不同的大局设置。

独立的节可以设置专属的编页方式，起始页次，页眉页脚内容等等。

☺通常会把每一文档单元（序言、目录、第一章、第二章......）设置为独立的节。

页眉左侧的文档名称

双击页眉区域，直接输入文字。

页眉右侧的章节名称

通常我们希望页眉上的文字能够随页面内容而变化，不要锁死。

要达到这个目的，可以在页眉插入StyleRef域。

StyleRef域：

用来追踪目前页次的大标题或章节号码和章名。

步骤：

进入某一节的页眉区，令输入点停在想要的任何页眉区位置，然后点击【插入－>域（F）】，选择域名中的StyleRef，如下图：

但是样式选择【标题一】后点击确定，抽取的只是标题文字，自动编号却被忽略了。

没关系，可以插入2个域来解决这个问题：

STYLEREF"标题1"\r

STYLEREF"标题1"

其中特殊选项\r意指“在相关上下文中插入段落号”。

同一份文档的不同页眉页脚

选定页眉页脚编辑区时，会出现页眉页脚编辑工具栏：

右边数第四个为“同前”切换按钮。

——重要！

！

！

页眉页脚区域虚线框的右上角如果出现“与上一节相同”字样，表示此小节的页眉/页码内容和上一节相同。

此时点击工具栏的“同前”按钮，就切断了此节和上节的联系，再编辑此节或上一节的页眉/页脚时，将互不影响。

插入页码

基本操作

插入－>页码（U），如图：

☺位置：

页面底端（页脚）

☺对齐方式：

居中

☺格式：

页码的编号形式，罗马数字或阿拉伯数字？

接续前一节编页？

由此开始新的编页？

新编页起始页码？

同一份文档的不同页码格式

A.给文章分节

B.在起始单元的页脚区插入页码，点击上图中的【格式】，出现页码格式－>参照以下画面设置：

C.在第一章的页脚区圈选页码，按照上个步骤修改页码，只是数字格式选阿拉伯数字。

D.随后的各节，都令其格式与上同，但令其页码格式为：

续前节。

目录自动化

由样式自动化产生目录

首先要确定是以【标题一、标题二、标题三】这样的样式来设置希望被提取出来做成目录的文字，那么，只需将光标移动到想要插入目录的区域，点击【插入－>引用－>索引和目录（D）】，再点击确定，便获得一份完整漂亮的目录。

如下图所示：

图41索引和目录－目录

自定目录形貌

如图41中的【选项】和【修改】，是决定目录外表的关键所在。

【选项】：

用来选择Word所抓取的目录文字。

默认的是抓取“标题1”至“标题9”的内容做目录，当然，这是可以自己改变的。

如下图：

图42目录选项

只要将图中的1，2，3去掉，再将想要制成目录的样式设置成1，2，3……即可。

1、2、3代表目录级别。

【修改】：

修改目录所呈现的字体、段落、编号、边框等格式。

出现如下画面后，选择要修改的目录级别，然后点击“修改”，就可以随心所欲的进行修改了。

图43目录样式

更新目录

目录区任何位置点击右键－>更新域，即可更新整份目录。

切断目录链接

Ctrl+Shift+F9

工具巧用

格式刷

☺圈选想要的格式文本，单击格式刷图标，待光标旁带有格式刷时，刷下需要改变格式的文字或段落即可。

注意，此格式刷只可用一次。

☺圈选想要的格式文本，双击格式刷图标，待光标旁带有格式刷时，可以用多次，直到所有想要改变格式的文字和段落都刷好了，再单击格式刷图标即可。

☺如果想要的格式为段落格式，则圈选想要格式文本时，必须连同换行符一起圈选。

否则刷的只是文本的文字的格式，而非段落格式。

☺如果想要的格式为段落格式，并且整个段落文字字体、大小、颜色各要素都统一，则只需将光标放在此段落中的任意位置，然后单击格式刷图标，再把光标移到想要改变的段落任意位置单击鼠标左键即可。

查找和替换

点击【编辑－>查找（F）】或按快捷键“Ctrl+F”，会弹出【查找和替换】对话框。

如下图所示：

查找：

可以查找文章的任何字符内容，并且有高级选项供精确查找。

替换：

可以把查找内容替换为想要的内容。

可以选择性的替换，也可以全部替换。

定位：

可以定位页码、图形、表格、域……

多人协作

批注：

文档阅读者提出的意见。

点击【插入－>批注（M）】即可。

修订：

追踪对文档的修改。

点击【工具－>修订（T）】即可。

点击【工具－>选项（O）】＋修订，会出现如下界面，在此可以修改修订的容貌：