04文件和资料控制程序00.docx
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04文件和资料控制程序00
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/1
文件和资料控制程序
共6页第1页
实施日期：
2010年4月1日
1目的
本程序对中心体系文件和资料（内部制定或来自外部的）的制定、审核、批准、发布、编号、发放、更改、作废等进行控制，使该管理体系运行的工作场所都执行有效版本。
2范围
本程序适用于本中心文件和资料的控制和管理。
包括质量手册、程序、标准规范、作业指导书等。
这些文件可能承载在各种载体上，无论是硬拷贝或是电子媒体，无论是数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。
3术语
3.1文件
信息及其承载媒体。
3.2媒体
可以是纸张，计算机磁盘，光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
4职责
4.1内部文件的编制，变更与修改权责：
层次
名称
编制、修改
审核
批准
收发单位
第一层文件
质量手册
各职能部门/
质量负责人
技术负责人
主任
中心办公室
第二层文件
程序文件
各职能部门
技术负责人
主任
中心办公室
第三层文件
作业指导书
各职能部门
部门负责人
技术负责人
中心办公室
第四层文件
记录表格
各职能部门
质量负责人
技术负责人
质量负责人
技术负责人
中心办公室
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/1
文件和资料控制程序
共6页第2页
实施日期：
2010年4月1日
4.2外来文件由中心办公室收集，技术负责人、质量负责人确认，中心办公室控制与发放，技术负责人、质量负责人组织定期对技术标准规范进行审查、跟踪。
4.3所有的内外部文件均由中心办公室登记到《文件控制清单》中全面控制。
4.4对需要保密的文件应按有关保密规定确定适当密级,并进行管理。
5工作程序
5.1文件编写规定
文件格式参照GB/T1.1《标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写规则》执行。
5.1.1质量手册：
第四和第五章的各章节，应与ISO/IEC17025：
2005准则的相应章节对应；各章节的条目为：
a）总则；
b）范围；
c）职责；
d）要求；
e）支持性文件。
5.1.2程序文件：
a）目的
b）范围；
c）术语定义；
d）职责；
e）工作程序；
f）相关文件；
g）记录表格。
当程序文件某一项没有时，可以删除此条款。
5.1.3作业指导书的文件结构按不同类型规定不同的格式。
5.1.4文件章节编码排序
按照GB/T1.1《标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写规则》执行。
即11.11.1.11.1.1.1abc---
22.12.1.12.1.1.1abc----
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/1
文件和资料控制程序
共6页第3页
实施日期：
2010年4月1日
5.1.5版本及修订状态：
版本原版为A版，第一次换版为B版，依次类推；修订状态第一次修订为1，同一版本如修改8次以上或有重大修改，需改版。
5.2管理体系文件的唯一性标识
5.2.1一、二、三层次文件编号（不含外部文件）
5.2.1.1手册编号规则：
ZXCL01-200×
手册版号：
用年号表示（如：
2009）
管理体系代号
中兴公司（检测中心）标准代号
5.2.1.2程序文件编号规则：
ZXLP-×.×-××
顺序号：
用01；02；03…表示
程序文件代号P和相应要素章节号
中兴公司（检测中心）标准代号
5.2.1.3作业指导书编号规则：
ZXLW-××××
0001，0002，0003表示序号
作业指导书标准代号
中兴公司（检测中心）标准代号
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/1
文件和资料控制程序
共6页第4页
实施日期：
2010年4月1日
5.2.2记录表格编号规则：
5.2.2.1程序文件后面产生的表格编号为：
ZXLR×.×-×－××
表单顺序号：
用01；02；03…表示
与程序文件对应的要素章节号
记录表格代号
5.2.2．2各个室产生的表格编号为：
表单顺序号：
用0001；0002；0003…表示;XX代表部门编号：
如化学室代号为60—69；金相室为70—79；办公室为50—59；YY代表顺序号；
记录表格代号
ZXLR－××YY
5.2.3外来文件编号规则：
外来的文件可将其自身编号作为编号；无编号的按如下规则编号。
WL×××
顺序号：
用001；002；003…表示
外来文件代号
5.2.4版本号：
原版为A，A版的第一次修订为A/1，依次类推；
5.2.5文件应标明页码、总页数或表示文件结束的标记和发布日期及发布机构。
5.2.6本中心可以引用母体公司其他体系文件，引用时其文件名称和编号不变。
5.3文件的批准发放与回收
5.3.1文件编制或变更后由中心办公室对文件的编号、版本、版次校对无误后,登录于《体系文件清单》；
5.3.2检测中心办公室根据文件批准人的要求决定文件分发范围，根据各部门需要决定文件分发数量，并于每份批准页面加盖受控文件印章后发行，收文部门或个人应在《文件和资料发放/回收登记表》上逐行签名。
若文件为修订或废止，则需将作废文件回收，回收时应注意数量及内容之完整性，并记录于《文件和资料发放/回收登记表》；
5.3.3检测中心办公室保存回收的旧版文件，除原件作为知识、经验保留外，回收的受控文件每半年销毁一次，保留的旧版文件原件正面应加盖作废章以便识别；
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/1
文件和资料控制程序
共6页第5页
实施日期：
2010年4月1日
5.3.4当文件发至外单位时，需由主任批准，文件管理人员在文件上加盖非受控印章后发送，非受控文件不受版次控制；
5.3.5文件如发现缺页、破损、字迹模糊或遗失，文件持有部门应填写《文件补发申请表》向中心办公室申请补发，不得以任何影印方式自行处理。
5.4文件变更和废止
5.4.1由文件原制订部门或相关部门人员以《文件和资料更改通知单》提出及说明原因；
5.4.2文件变更与废止的审查仍须由文件原审核岗位人及原批准岗位人决定,并在《文件和资料更改通知单》上签字，若因某种原因不能做到时，则新审核人应调阅相关背景资料以供参考；修改的内容要记录在《文件修订表》，本中心所有已发行的正式文件，使用部门及人员不得在文件上划线，加注记号或涂改其内容，不允许手写修改。
5.5外来文件的管理
5.5.1外来文件指与管理体系或检测相关的国际或国家或行业标准规范，以及来自我中心和我中心以外的其它文件。
5.5.2来自我母体公司其它体系的记录或文件，经质量或技术负责人确认后可直接引用；若外部文件为表格，在使用签名时，管理者代表或最高管理者一栏分别由质量、技术负责人或主任签名。
5.5.3若有外来文件作为本中心检测标准规范时，须经技术负责人确认批准后引用，并应在封面加盖受控文件章。
对外来文件应有明确的标识并控制其分发的范围；
5.5.4外来文件由检测中心办公室统一登录在《外来文件确认表》中，外来文件依其版次为版次，若无版次时将其作为原版登录。
5.5.5确保技术标准规范的现行有效,应由技术负责人定期（一般为每半年一次）或根据上级业务主管部门的通知，安排中心办公室对技术标准规范进行查核；如发现有过期技术标准规范应及时进行更换，必要时可对使用过期技术标准规范的检测报告进行审查。
5.5.6如有新出台或作废的技术标准规范，应由技术负责人确认后交中心办公室按5.5.2（3.5.2）进行增删。
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/0
文件和资料控制程序
共6页第6页
实施日期：
2010年4月1日
5.6中心办公室每年年初发出《体系文件清单》，以供各使用部门核对最新版本与持有份数。
5.7文件的定期审查
质量负责人和技术负责人应定期对文件的系统性、符合性进行审查并填写《文件定期审查记
录表》，如需修改，按本文件的4.1条款执行。
5.8文件保管
所有文件及资料由各部门安排专人负责保管。
5.9文件的借阅
外部门人员调阅文件或资料时，须填写《资料调阅申请表》，向中心办公室办理借阅手续。
5.10电子文件的控制
对计算机系统内的电子文件，应及时备份。
5．10．1计算机使用人员应为计算机设置权限密码，防止其他计算机用户打开计算机内的文件进行XX的编排和修改。
并将计算机内的文件备份到移动硬盘或U盘中，并由档案管理员负责保存。
5．10．2检测用计算机系统内程序软件的更改控制按《检测用计算机、软件及网络控制规定》有关条款执行。
5．10．3一、二、三级体系文件在公司网络文件服务器上发布，检测检测中心人员有阅读的权限。
文件管理员根据批准的《文件和资料更改通知单》及时修订文件服务器上的对应文件，办公室确认修改完成情况，检查修改内容与文本文件的一致性。
5．10．4各种记录表单格式存储于公司网络文件服务器上，检测室人员在使用有关表单时应从服务器下载最新的表单格式使用。
如需使用存储于个人计算机上的表单，使用前必须先确认表单为现行有效版本。
6相关文件
《记录管理程序》ZXLP-4.13-01
《检测用计算机、软件及网络控制规定》ZXLW—1001
7记录表格
7.1《文件和资料发放/回收登记表》ZXQR-4.2-01-01
程序文件
文件编号：
ZXLP-4.3-01
版本号/修改号：
A/0
文件和资料控制程序
共7页第7页
实施日期：
2010年4月1日
7.2《文件修订表》ZXLR-4.3-01-02
7.3《文件补发申请表》ZXLR-4.3-01-03
7.4《文件定期审查表》ZXLR-4.3-01-04
7.5《文件和资料更改通知单》ZXQR-4.2-01-01
7.6《资料借阅登记表》ZXLR-4.3-01-06
7.7《体系文件清单》ZXLR-4.3-01-07
7.8《外来文件确认表》ZXLR-4.3-01-08
编制人/修改人/日期
审核人/日期
批准人/日期
备注
2010.2.26
2010.3.3
2010.3.9
2010.11.2
技术负责人
2010.11.2
2010.11.2
文件和资料发放、回收登记表
编号：
ZXQR4.2-01-01NO:
序
号
文件和资料名称
编号
分发号
（受控号）
版本
发布记录
回收记录
备注
部门
签收
日期
数量
签回
日期
数量
A/0
A/1
山东中兴汽车零部件有限公司检测中心
文件修订表
ZXLR-4.3-01-02NO：
序号
文件编号
章节号
页码
修订次数
版本号
修订内容
修订人
批准人
日期
修改前
修改后
山东中兴汽车零部件有限公司检测中心
文件补发申请表
ZXLR-4.3-01-03No：
文件名称
文件编号
申请份数
补发原因说明
申请日期
申请人
申请部门负责人
综合部负责人
备注
山东中兴汽车零部件有限公司检测中心
文件定期审查表
ZXLR-4.3-01-04No：
序号
文件名称
文件编号
版本号
修订号
适宜性
备注
1
质量手册
A
0
建议对4。
1进行完善
1
程序文件
01-34
2
SOP
--
3
4
5
6
7
8
9
10
11
注：
适宜性一栏打“∨”表此文件适宜，“Χ”表不适宜，文件需修订或作废。
审查日期：
2010.10.30_修改之前
参加审查人员签名：
文件和资料更改通知单
编号：
ZXQR-4.2-01-01
文件名称
质量手册
编号
4.1章
更改实施期限
2010.11.2
更改原因
文件定期审核
更改前
更改后
提出人
办公室
更改后
的部门：
更改后原文件的处理方式：
□销毁；
□作废留用。
更改人
办公室主任
审核
批准
山东中兴汽车零部件有限公司检测中心
资料借阅登记表
ZXLR-4.3-01-06No：
日期
编号
资料名称
部门
卡号
借用人
批准人
回收人
回收日期
备注
山东中兴汽车零部件有限公司检测中心
体系文件清单
ZXLR-4.3-01-07No：
序号
文件名称
文件编号
版本号
修订号
页数
份数
备注
质量手册
A
0
5
程序文件
01-34
A
0
SOP
GB/T
程序文件
01
A
0
程序文件
02
A
1
编制人/日期：
批准人/日期：
2010.3.10——A/0
山东中兴汽车零部件有限公司检测中心
外来文件确认表
ZXLR-4.3-01-08No：
序号
外来文件、标准/规范
实施确认
作废确认
备注
名称
标准号
签名
日期
签名
日期
________________________
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