论文Word技巧小结.docx
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论文Word技巧小结
论文Word技巧小结
前一段时间用Word2000写论文，越来越觉得Word设计者独具匠心。
我从初中开始用Word5.0，一直用到现在这个版本，其间用它排过两本书，大概用过超过80%的功能（粗略地按help统计），包括自己写宏和带对话框的WordBasic，应该说比较有发言权。
微软的东东总的来讲让我满意的很少（Windows一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂），Word算头一号。
我看过一篇对微软Office组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜。
我相信这并非妄言。
半月前我们实验室有个哥们说vi比Word功能强，我听着不服，让他举例。
他说，vi可以选定文本中的一列，Word不行。
我当时无言以对，因为我确实不知道Word里怎么选定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后来我看了帮助，才知道Word里按Alt拖鼠标是可以选列的。
再早些时候，PlateauWolf曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹WPS2000。
我也是到最近才知道，Word里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。
可见，往往弱的不是Word而是我们。
下面我总结几条用Word排论文的技巧。
插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。
只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。
建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。
我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。
这样做的好处是如果我有100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1。
如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。
参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。
缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式。
好处也是可以自动排号。
图片说明用题注。
一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。
Word表格中可以进行简单的计算。
比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。
对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。
好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。
所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。
好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。
我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。
我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。
表格每个单元格水平垂直均居中对齐（Word2000新增功能）。
表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。
我的正文缺省样式是首行缩进2字符。
输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用Shift+Enter小回车搞定。
每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。
先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。
用Word编辑论文的几个建议
由于各方面的原因，大家主要还是用MicrosoftWord（以下简称Word）编辑论文。
Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。
如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。
原则:
内容与表现分离
一篇论文应该包括两个层次的含义：
内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不言自明。
在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。
Word倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。
可惜的是很多作者滥用WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。
本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给Word去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉Word。
因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。
主要建议如下。
1.一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。
这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
2.一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。
如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。
标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。
在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。
这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。
并且可以自动生成图、表目录。
公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。
3.一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。
只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。
所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。
如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。
同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。
4.绘图。
统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。
如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适当使用组合。
5.编辑数学公式建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。
安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。
一定要使用MathType的自动编号和引用功能。
这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。
Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。
6.参考文献的编辑和管理。
如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。
应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。
手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。
Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。
我建议使用ReferenceManager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Citewhileyouwrite，简称Cwyw）的功能。
你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。
这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。
并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。
类似软件还有Endnote和Biblioscape。
Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有ReferenceManager强大。
可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。
7.使用节。
如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。
上述7点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。
如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word早已提供了足够强大的功能。
我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。
如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。
建议如下：
8.使用子文档。
学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。
如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。
建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。
这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。
建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。
10.多做备份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。
注意分清版本，不要搞混了。
Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。
不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。
还是多处备份吧
11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。
否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
其他建议:
12.使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便
13.使用文档结构图让你方便的定位章节
14.使用文档保护，方便文章的审阅和修改
上面的建议并不全面，但相信比较管用。
如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。
POWERPOINT
问：
怎样自己定做powerpoint的模板啊？
自己选定的图，要将它作为POWERPOINT的背景，怎么做啊？
答：
视图－母板－幻灯片母板，把你的图片放入，退出母板后，每张幻灯片都有了。
问：
PPT文件里的背景音乐如何设置？
做PPT时，加的音乐只能在一个页面里播放，我想把它设置为背景音乐，在所有页面里均可以播放，请问怎么设置？
答：
先弹出自定义动画的对话框，然后选择效果选项，在那里设置停止播放，在最后一张幻灯片，并设置循环播放。
就OK了！
问：
PPT中如何在文本框中插入公式？
答：
直接粘贴，你的背景如是黑的，就看不到了，改一改颜色就好了。
或者在WORD中编好公式，粘贴过去。
WORD做好，当图片拷贝过去就OK了。
PDFSCREEN简单一点，不过都是有模版的，上手还是比较快的。
问：
PPT制作中数学公式怎么粘贴后是很小的？
答：
是以图片的形式加在PPT文档的，选中它调整属性中的大小就可以了
问：
把Mathtype打出来的数学公式粘贴上去很小，几乎看不到，怎么变好？
答：
把它拉大。
。
。
问：
ppt转换成pdf，一页显示6个片的，怎么转？
答：
点击“打印”——在“打印内容”里选择“讲义”，然后设置每页的PPT数目为6，然后和一般文档一样，打印到PDF就可以了。
各种格式文件转换成word文件的方法
你还在为不同格式的文件怎么变成word文件发愁吗？
各种识别软件各有缺陷，识别效率低，让你痛苦不堪，有的只能识别字，对表格和图形无能为力，识别完了，版面乱七八糟，无法使用。
现在好了，本文针对各种情况下文字识别进行总结，帮助大家掌握正确方法，节省时间，本文给出了所有情况下全文件表格、图形、文字识别的完美解决方案：
1、PDF文件的识别：
1）文件可以直接识别的（以文本形式保存的PDF文件）：
安装acrobat5专业版，注意不是acrobatreader，直接另存为rtf文件（识别整个文件），或者选择工具栏上的文字选择按钮，然后选择文字区域，然后复制到word等中。
2）文件不能直接识别的（以图片形式保存的PDF文件）：
安装office2003，并装上office工具MicrosoftOfficeDocumentImaging（完全安装此工具），然后在打印机里面会增加MicrosoftOfficeDocumentImageWriter打印机，然后将PDF文件打印到此打印机，选择打印形成的文件的保存位置，然后会自动形成一个MDI文件，并且自动用MicrosoftOfficeDocumentImage打开此文件，然后选择“工具”菜单下的“使用ocr识别文本”，识别完成后，在选择“工具”下的，“将文本发送到word”，最后将把整个PDF文件识别输出到word文件中。
注意：
MicrosoftOfficeDocumentImage可以非常准确的全文件识别转化中文、英文、表格，但是无法将图形输出到word，而是把文件中的所有图形单独形成一个个独立的图片文件，放在相同位置的一个相同名称的文件夹中，因此可用snagit软件将图形打开，然后复制到word中。
（所有的识别软件都不能很好的处理图形的识别问题，MicrosoftOfficeDocumentImage的这种处理方法已经是非常好的解决这个问题了。
）
3）加密的Pdf文件：
先下载解密软件，解密后在参看1）,2）
4）繁体pdf文件：
用2）的方法识别到word后，用word中的“工具”－－“语言”－－－“中文繁简转换”
2、caj文件的识别：
1）局部文字识别：
直接使用caj浏览器的ocr
2）全文件识别：
打印到MicrosoftOfficeDocumentImageWriter打印机，后面和上面的2）操作一样
3）博硕论文全文下载：
在线阅读博硕论文，待可以看到最后一页后，不要关闭caj浏览器，到caj安装目录下cache中找到一个较大的文件，拷贝到其他位置即可。
然后使用2）全部转化为word。
3、超星文件的识别：
1）局部文字识别：
直接使用超星浏览器的ocr
2）全文件识别：
打印到MicrosoftOfficeDocumentImageWriter打印机，后面和上面的2）操作一样，要注意的是，超星打印功能有点区别，因为超星是目录和全文分开的，所以打印时，需要分别把目录和正文识别到word中，在合并到一起。
打印时要填入打印页码从1到最后一页，不要选择打印全部。
此外在打印选项中，还要将页面比例设成真实大小，而不是整宽。
注意：
识别速度比其他格式要慢很多，请保持耐心，但是最后当你看到轻松的生成全本书的word版本时，你会欣喜若狂的，呵呵。
我的试验结果是一本280页的书，识别需要几分钟的时间。
3）超星相对比较麻烦一些，如果还有问题，可以先把超星打印成完整的pdf文件，然后在用1、的方法转成word
4、其他情况下的识别：
使用snagit软件将任何形式的文字可以变成图片，例如使用snagit将屏幕拷贝成图片，然后右键点击图片文件，用microsoftOfficeDocumentImage打开图形，其他和2）一样。
注意：
其他的各种识别软件请不要在用，因为要么只能识别中文，要么只能识别英文，要么不能识别整个文件，要么不能识别屏幕拷贝图像，要么识别误差很大，要么不能识别表格，要么需要注册，要么识别速度很慢，要么使用不便（和word结合不紧），这些软件包括：
紫光ocr，万方pdfocr，尚书，汉王，ScanSoftPDFConverter，pdf2word，以及各种被推荐的软件等等，我都装过，现在都像垃圾一样删除了。
只要安装了acrobat专业版，snagit，office2003，现在你可以完美的做任何事，最重要的是这几个软件很好得到。
针对一些问题的补充：
经过一些试验，发现microsoftOfficeDocumentImage存在一些不稳定的问题，例如在用caj打印到MicrosoftOfficeDocumentImageWriter打印机时，发现用caj5.5版本比较快，（caj5.5不能加升级补丁），而caj5.0有时出现假死机。
另外页面显示大时，转化的识别率较高。
如果页数多的文件，包括超星，如果有问题，可以分多次转化。
再次补充：
1、由于虚拟打印到MicrosoftOfficeDocumentImageWriter比较慢，并且形成的虚拟文件很大，1本200多页的书大约是60M，因此会严重影响机器的运行速度和C盘空间以及内存空间，建议配置好的机器一次转化不要超过200页，配置差的不要超过100页，同时打印时在右下角系统栏中会出现打印机图，你可以双击，看到打印任务的进度，以免以为死机了。
另外转化完成后请删除c:
\windows\temp目录下的虚拟打印文件，否则你的c盘很快会被用光。
2、建议如果发生打印到MicrosoftOfficeDocumentImageWriter很慢或者假死的情况，可以先打印到snagit虚拟打印机，会自动生成tiff文件，速度比MicrosoftOfficeDocumentImageWriter快，然后在snagit中，选择打印机为MicrosoftOfficeDocumentImageWriter打印机，（相当于再打印到MicrosoftOfficeDocumentImageWriter打印机），然后选择snagit---outputs下的printer，然后选择snagit----file----finishoutput，即可生成msi文件，其他一样。
3、caj5.5不能下载博硕论文，无法打开下载的论文，要用caj5.0下载。
ellen1984发表于>2006-9-619:
07:
59
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2006-9-6
OFFICE使用技巧FAQ宝典4
问：
如何在PowerPoint中让文字连续闪烁？
答：
在PowerPoint2000中可以用“自定义动画”来做闪烁文字，但文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。
其实PowerPoint2000中的文字是可以实现连续闪烁的，方法如下：
1、创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。
2、点选这个文本框，再单击“编辑”菜单下的“复制”命令，同时在文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数中，再将这些框的位置做相应的设置。
3、最后把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐藏即
可。
问：
如何在PowerPoint中巧定圆心？
答：
有时在PowerPoint2000/2002中画圆并演示时，会发现确定圆心不是一件很容易的事，有的人只是凭观察在“圆心”处画一个圆点代替，弄不好在播放时会发生圆心偏离比较严重的情况。
其实我们可利用“同心圆”工具按钮来解决这一难题。
方法是：
在幻灯片下面的“绘图”工具栏中，依次单击选取“自选图形→基本形状→同心圆”，根据需要，在幻灯片中画好一个适当大小的同心圆后，将鼠标选中内圆的黄色操作点按住左键不放，向内拖成一个小圆点，再释放鼠标，这样我们就巧妙地得到了准确的圆心了。
PPT使用技巧
★键鼠合作
很多时候，一个视图按钮加上不同的键就可以产生完全不同的效果！
例如，点击“普通视图”时按住Shift键就可以转到“幻灯片母版视图”，再次点击“普通视图”按钮（不按Shift）恢复；又如，按住Shift再点击“幻灯片浏览视图”按钮就得到了“讲义母版视图”。
你可以让PowerPoint屏幕的左上角显示出微缩放映的幻灯，编辑的同时预览播放效果。
实现办法是：
首先转到普通视图，选择第一个幻灯片，然后按住Ctrl并点击“幻灯片放映”按钮。
如图1，就像全屏幕放映时一样，点击微缩放映的幻灯，幻灯自动转入下一个屏幕。
想要试试更多的选择吗？
按住Ctrl+Shift，然后点击各个视图按钮吧：
Ctrl+Shift+“普通视图”将关闭左边的分页导航窗格，将幻灯片主窗格扩展到全部可用空间；Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”将显示出大纲视图；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”将打开“设置放映方式”对话框。
★让幻灯动起来
在PowerPoint中，你可以让整个幻灯或者几乎所有的对象运动起来，包括占位工具（文本框）、图表、艺术剪辑、绘图对象等等。
不过太多的特效反而会起负作用的哦。
1.幻灯片
点击菜单“幻灯片放映”－“动画方案”。
选中“自动预览”然后选择一种动画效果，你可以看到放映时的动画形态。
2.对象
选中对象，然后选择菜单“幻灯片放映”－“自定义动画”。
在“自定义动画”窗格中点击“添加效果”，然后从子菜单选择适当的动画效果。
3.动作路径
PowerPoint也提供了一项时髦的动画特性，允许设定对象的移动轨迹，称为动作路径。
动作路径可以说是幻灯中最吸引人的亮点。
例如，你可以设定一个动作路径让对象在屏幕上弹跳或把观众的眼球吸引到某个最关键的部位。
设置动作路径的方法是：
选中对象，然后选择菜单“幻灯片放映”－“自定义动画”。
点击“添加效果”按钮，展开“动作路径”并选择适当的项目，如“对角线向右下”。
如果你不喜欢PowerPoint列出的六种动作路径，点击“更多的动作路径”打开“添加动作路径”对话框，如图2。
只要选中了“预览效果”，PowerPoint将自动展示当前动作路径的效果。
PowerPoint还允许自定义动作路径。
选中对象，然后选择“添加效果”－“动作路径”－“绘制自定义路径”，选择一个选项，如“曲线”，然后在幻灯片中绘制自定义的路径。
★杂项
1.让“撤消”更强大
默认情况下，PowerPoint允许连续撤消的动作是20个，但你可以将可撤消动作的数量增加到150。
选择菜单“工具”－“选项”，转到“编辑”，在“最多可取消操作数”中输入要求PowerPoint跟踪的操作步骤数量，范围是从3到150，设好后点击“确定”。
2.采用多种模板
一个演示文稿只能使用一个设计模板的日子早就一去不复返了，现在你可以随意引用大量的模板。
方法是：
在普通视图中显示幻灯，在左边的导航工具中，转到“幻灯片”页，用鼠标选中一个或多个想要应用新模板的幻灯，选择菜单“格式”－“幻灯片设计”（或点击工具栏上的“设计”按钮），显示出“幻灯片设计”窗格。
右击一个模板，选择“应用于选定幻灯片”。
EXCEL
问：
Excel怎么行列互换？
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