1文件与资料控制程序表单.docx
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1文件与资料控制程序表单
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP-01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
1/7
制定单位：
文控中心制定日期：
2011.11.01
制定人：
日期:
审核人:
日期:
批准人：
日期:
总页数：
7页发行章：
ISO9001:
2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP-01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
2/7
修订记录
序号
修订内容
修订人
修订日期
ISO9001:
2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP-01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
3/7
1.目的：
为了更好的进行文件与资料管理，确保公司各个场所都使用相应的有效版本文件，特制订本程序。
2.范围：
适用于本公司所有质量体系文件与资料的控制。
3.定义：
（无）
4.职责：
4.1文控中心:
质量管理手册、质量程序文件、三级文件及外来文件的保存及发放控制;
4.2各部门:
负责发行文件保存。
5.流程图：
（见附页）
6.程序
6.1质量文件编号指南：
6.1.1质量管理手册编号
AS-QM-XXAS:
代表亚太美礼品深圳有限公司；
QM：
质量管理手册；
XX：
文件序号；
如：
AS-QM-01表示：
亚太美礼品深圳有限公司质量管理手册。
6.1.2程序文件编号
AS-QP-XXAS:
代表亚太美礼品深圳有限公司；
QP：
质量程序文件；
XX：
程序文件顺序数；
如：
AS-QP-01表示亚太美礼品深圳有限公司第一个程序文件。
6.1.3作业指导书编号
WI-AAA-BBWI:
作业指导书;
AAA:
部门；
BB:
序号。
例：
WI—DCC-01表示文控中心的作业指导书编号为01。
ISO9001:
2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP-01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
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6.1.4质量记录编号：
QR-AAA-BBQR:
质量记录;
AAA:
部门；
BB:
序号。
例：
QR—DCC-01表示文控中心的质量记录编号为01,无特殊要求的，可以不进行编号。
6.1.5版本/修订次
版本/修订次：
X/X：
第几版本/第几次修订,阿拉伯数字，0新版未经修订，版本为：
A，修订次为0；经五次修订后版本升为B
例：
A/0为第一版本初次发行；A/1为第一版本第一次修订。
6.1.6部门及职能代号
采购CG仓库CK生管SG品管部QC管理部GL
业务部YW生产部SC管代MR文控中心DCC
6.2质量文件发布前的审核和确认,所有质量文件发布前都应经相应的授权人员审批.
6.2.1质量管理手册的审批：
由管理者代表制定，总经理审批。
6.2.2质量程序文件的审批：
质量程序文件由执行该程序的主要责任部门负责人制定，管理者代表审核，总经理批准。
6.2.3操作指导书、作业指导书、技术支持性文件的审批：
由部门专业人员制订，部门主管审核,管理者代表批准。
6.3质量文件接收控制
6.3.1文件控制人员在收到文件时，应确认下列各项：
a.文件上有制定和批准人员的签名；
b.文件号、修订次和页数正确；
c.文件的字迹清晰；
6.3.2所有文件应登记于相应的《最新文件资料一览表》上，以表明最新状态。
6.4质量文件的发放范围
6.4.1文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。
ISO9001:
2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP-01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
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6.4.2所有质量体系文件，除非管理者代表或总经理许可，不得外借给公司以外的人员；为让顾客了解公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控版本。
6.4.3一、二级文件发放范围:
各部门
6.4.4三级文件发放范围由制定部门通知文管人员.
6.4.5无论是对外发放或借阅质量文件，都适用本程序6.5条款规定的发放和回收程序。
6.5质量文件的发放与回收
6.5.1文件控制人员应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控本。
6.5.2文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所使用相应文件的有效版本。
6.5.3外来文件及资料发放与回收
6.5.3.1与产品有关的外来技术文件由业务部或工程部纸进行收集和整理必需经工程部确认后，交文管中心保存,并负责编制《外来文件状态清单》,再发放到相关参考使用部门，并负责做好发放及回收工作。
6.5.3.2外来文件及资料需要在公司使用的，必须经过资料转化；与检验相关的外来文件和资料，由品管部组织转化、审核和批准,工程资料由工程部组织转化、审核和批准。
6.5.4一、二级文件、三级文件由文控中心负责发放及回收并填写《文件发放回收记录表》；
6.5.5如有文件、资料丢失或损坏，应由使用部门以《文件申请表》提出申请，经文控中心负责人批准，由文控中心补发并登记；
6.5.6文件控制人员在相应部门《文件分发回收记录表》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名；所有发放的质量文件应有编号以便追溯（对于非受控本无须更换新版或回收）。
ISO9001:
2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP--01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
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6.5.7文件受控本应盖有“受控文件”章,非受控本没有任何文件章。
6.5.8除文件控制人员外,不得私自复印文件。
发放范围以外人员、部门需要时,应
填写《文件申请表》，经审批人同意,向文件控制人员领取，同样办理登
记手续。
6.5.9作废、失效的受控本回收后都应及时处理,作为档案或供今后参考，而保留的（至少一份）作废文件，应盖上“作废保留”印章以防误用。
6.6质量文件的修订
6.6.1为防止对质量文件XX的修改，对质量文件的任何更改、修订应同
样遵循6.2中所述的审批程序。
6.6.2质量文件的修改应填写《文件修改、新增、作废申请表》,并填写修订记录，写明修订内容、修订人、修订日期。
6.6.3文件更改的审批应由原审批部门人员进行；若指定其它部门人员审批时，该
部门人员应获得原审批所依据的有关背景资料。
6.6.4审批部门人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订，必要时，应进行验证。
6.6.5质量管理手册应附有修订记录，该记录反映各章的修订次数、最新修订部分
的提要和审批人员。
凡经修订的“章”应按新修订次更新该“章”，收回前修订次的“章”。
对“管理职责”一章，若职责发生变化，只需更新其修改页,但只允许两次更改,第三次更改时，全章应更新。
6.6.7质量文件应有修订记录及《最新文件资料一览表》以反映最新的修订次。
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2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
亚太美礼品深圳有限公司
文件编号
AS-QP-01
版本/版次
A/0
文件名称
文件与资料控制程序
生效日期
2011.11.01
文件页次
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6.7文件与资料保存
6.7.1文管中心负责对质量手册、程序文件、三级文件、外来文件原件的保存;
6.7.2已发放的文件及资料由各接受部门自行保存；
6.7.3将保存文件与资料作明显标识。
6.7.4文件与资料保存在适合的场所,以防变质、损坏和丢失。
6.8计算机文件的管理
6.8.1储存于计算机中的文件和资料都应编制主目录。
6.8.2计算机中的文件和资料应备份保存。
6.8.3磁盘的保存应能防止损坏或变质。
6.8.4磁盘必须严格控制，防止病毒侵入。
6.9对质量记录的控制详见AS-QP-02《质量记录控制程序》。
7.相关文件与记录
《质量记录控制程序》
《文件分发回收记录表》
《外来文件状态清单》
《文件申请表》
《文件修改、新增、作废申请表》
《最新文件资料一览表》
ISO9001:
2008质量管理体系文件受控文件严禁复印
文件修改、新增、作废申请表
修改新增报废
文件名称
文件编号
申请变更部门
申请原因
申请人
申请时间
变更前内容
变更后内容
变更审查意见
审查人/日期
知会部门
核准人/日期:
外来文件状态清单
文件编号
版本
文件名称
文件类别
来源
发放单位
文件申请表
文件名称
编号
版本
申请原因概述:
申请人：
部门意见：
部门主管：
批准人意见：
批准人:
文件分发/回收记录表
编号
文件名称
版本/版次
分发范围、份数、签字
回收记录
总经理
管代
业务部
生产部
品管部
资材部
管理部
采购部
升级会员 