长沙县学籍管理员近期工作及操作指南.docx
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长沙县学籍管理员近期工作及操作指南
长沙县2014年学籍管理员近期工作及操作指南
一、7月至9月的主要工作安排
1.学生毕业（有毕业年级的中小学，7月30日前完成）
非常重要，一定要按时按要求操作，否则影响学生毕业、升学、其它年级的升级。
2.学生升级（系统自动完成，时间是8月10日）
3.招生入学（初中、高中，9月中旬完成）
4.小学新生注册（小学，9月中旬完成）
5.学籍异动（9月中旬完成）
二、学籍系统操作指南
（一）学生毕业
1.准备工作——在办业务清理（7月28日前完成）
（1）在办业务：
关键数据变更、学籍异动、问题学籍处理等业务正在办理但未办理完成。
（2）在办业务的查询：
“学籍管理-毕业升级-在办业务查询”中点击查询。
（3）在办业务的两种处理方式：
a.学校联系各处理单位审核（7月28日前）。
b.教育局统一清理（7月28日），使学生的状态处理至在办业务之前的在校生状态。
2.毕业操作
在“学籍管理-毕业升级-学生毕业”中，点击年级、班级，如下所示：
在学生列表中选择学生，进行操作。
其中小学只有“毕业”操作，初中和高中还有“结业”操作，高中的毕业操作还须教育局审核。
3.注意事项
（1）进行毕业操作之前，要确认：
a.休学学生必须办理休学手续；b.毕业生（特别是初中和高中）中不知去向的学生要做其他离校处理。
对误操作进行毕业结业的学生，在招生入学之前，可以由教育局驳回。
（2）初中、高中毕业生是“结业”的必须做出“结业”操作。
（二）招生入学
1.招生入学的对象
必须是已进行毕业操作的学生。
2.准备工作——设置年级班级信息等（8月10日系统进行学生升级后进行）
（1）设置年级：
在“学校管理-年级信息管理”中点击“添加”，选择教育阶段、所在年级，如下图所示：
点击“保存”。
（2）设置班级：
在“学校管理-班级信息管理”中选择“**一年级”，再点击“增加”，在出现的对话框中输入班主任姓名，点击“确定”。
如下图所示：
（3）教育局设定招生计划数（开学前）。
3招生入学操作
共有两种方式：
第一种，统一招生。
初中和高中招收长沙县范围内的毕业生，均使用统一招生，流程如下：
a.教育局录入招生结果（开学第6-8个工作日完成）
招生结果（模板在qq群共享中）的来源：
各初中和高中学校在开学5个工作日内上报招生结果；
注意：
上报的录取结果模板中的学校标识码、学生标识码、姓名要与系统保持一致。
b.接收学校录取新生（开学第9-10个工作日完成）
在“学籍管理-招生入学-学校录取新生”中，点击“统一招生录取”，如下图所示：
在左侧对话框中选择教育阶段，教育局录入的招生结果就出现在招生结果名单列表中。
学校仔细核对是否为本校即将录取的新生，然后选择学生，选定右边对话框中的教育阶段，点击“招生录取”。
c.教育局审核（开学第10-13个工作日完成）
d.学校调取新生档案（开学第14-15个工作日完成）
在“学籍管理-招生入学-调取新生档案”中，选定学生，点击“调档”（有初中和高中两个阶段的要选定教育阶段，点击“查询”），。
e.学生分班（开学第14-15个工作日完成）
在“学籍管理-招生入学-学生分班”中，选择年级阶段、班级信息，选定学生，点击“分班”。
（也可以按性别自动分班。
）
第二种，自主招生。
学校招收长沙县范围外学生，使用自主招生。
流程如下：
a.接收学校提交录取新生申请（开学5个工作日内完成）:
在“学籍管理-招生入学-学校录取新生”中，点击“自主招生录取”，选择教育阶段、年级阶段，如下图所示：
点击“增加”。
在学生信息对话框中输入学籍号、姓名，选择学生来源（本省自主招生或跨省自主招生），点击“保存”或“保存并继续”，如下图所示：
b.接收学校主管教育局审核。
c.生源学校主管教育局审核（招收长沙县范围内的学生无此流程）。
d.学校调取新生档案（开学第14-15个工作日完成）。
e.学生分班（开学第14-15个工作日完成）。
说明：
跨省自主招生以后可能会与跨省转学一样，单独成为一个操作项目。
注意：
自主招生，必须要有学生的学籍号和姓名。
4.重复招生处理办法
（1）学校佐证或删除：
在“学籍管理-招生入学-重复招生处理”中，选定学生，点击“佐证”或“删除”（点击“查看”，可以查询录取了该学生的所有学校）。
佐证须上传学生的户口本或身份证原件的扫描件做证明材料。
（2）重复招生仲裁：
当两个录取同一个学生的学校都佐证时，须由两校共同主管教育局（或厅、部）进行仲裁。
我市的仲裁通过的条件是：
有佐证材料大于无佐证材料、原始材料佐证大于复印件佐证，高中学校的择优生按我局下发的录取名单进行仲裁。
5.注意事项
（1）往届生不能进行招生。
小学、初中学校不能接收往届生复读，初中、高中学校招收新生时一定要查清学生的来源。
（2）问题学籍的学生可以在招生入学后再进行处理。
（三）小学新生注册
1.准备工作——设置年级班级信息（见招生入学）
2.学生信息的录入——模板导入（开学8个工作日内完成）
（1）模板下载：
在“学籍管理-学籍注册-学籍注册”中，点击“学籍导入”，再点击“模板下载”。
（2）模板录入：
模板下载后，要将Excel的宏安全性设为中（“工具-选项-安全性-宏安全性”中选择中），按《<学生基本信息表>指标解释及填报说明》中的要求录制好模板。
模板录制好后，点击“开始检查”对模板进行检查，如录入的信息不符合规则，就会出现一个“错误信息”页签，按“错误信息”提示对模板进行修改，直到检查无误为止。
注意：
a.录入过程中，模板的结构不能修改；b.身份证号中的字母要大写；c.单名的姓与名之间不能留空格。
（3）模板核对：
学校将模板信息打印，交学生及家长核对、签名，并由学校领导确认。
打印时注意：
a.要用模板的“开始检查”无误后才能正常打印。
b.如果要打印全部，则在点击“打印”后选全部。
如需打印某个人，则须在第二个选项中填入这个学生的行号。
如：
打印第二个学生，填写“第3到3”。
（4）模板上传：
在“学籍管理-学籍注册-学籍注册”中，点击“学籍导入”，在学籍导入页面中点击“浏览”，查找到保存模板的位置，业务类别选择“新生注册”，点击“上传”。
如上传成功，在文件上传记录列表中的处理结果是“成功”，并显示成功导入的人数。
如下图所示：
如果处理结果是“不成功”，则点击模板的文件名，在上传数据问题说明中找出模板的问题（模板自带的检查功能检查无误的模板，不一定会上传成功，如：
家庭成员2的身份证件不填有不选其他时，可通过模板的检查，但上传不会成功），修改后再上传。
3.学籍注册学校审核、上报（开学8个工作日内完成）
模板上传成功并经查重（查重由系统自动完成）后，在“学籍管理-学籍注册-学籍注册学校审核”中，注册类别选为“新生注册”，审核状态选为“学校未审核”，点击“查询”，再选定学生列表中出现的学生，点击“审核”。
每页做多审核20人，如果是问题学籍，在没解决前，不能审核。
全部非问题学籍学生审核完后，点击“上报”。
4.教育局审核
学生只有经教育局审核后，才会成为在校生。
5.学生相片的上传
上传方式及要求见《照片专栏》。
注意：
照片文件名中身份证号的字母要大写。
6.问题学籍的处理
（1）问题学籍的类型
a.性别、出生年月重复：
无户口，上传在读证明表扫描件佐证；有户口，上传户口本扫描件佐证。
b.身份证号重复：
家长到派出所查对，如身份证号正确，由派出所开具户籍证明，学校到系统里佐证（上传户籍证明扫描件）；如身份证号错误，由派出所修正，系统里变更。
如果对方变更，则可以上传学校证明进行佐证。
本校重复的必须由本学校解决，即至少有一个变更。
（2）问题学籍的处理及操作办法
问题学籍的处理办法有三种，即佐证、变更、删除。
a．佐证：
在“学籍管理-学籍注册-问题学籍处理”中，选定学生，点击“佐证”（点击“查看”可以查询另一方及对方的处理方式），在佐证界面中上传佐证材料处点击“上传”，上传完佐证材料后点击“保存”。
学校佐证完毕，教育局审核通过，且对方变更或删除后，该学籍成为正式学籍。
b.变更：
在“学籍管理-学籍注册-问题学籍处理”中，选定学生，点击“变更”，在变更界面中填写好要变更的数据，点击“保存”。
学校变更完毕，教育局审核通过后，该学籍成为正式学籍。
c.删除：
在“学籍管理-学籍注册-问题学籍处理”中，选定学生，点击“删除”。
删除问题学籍不须教育局审核。
（3）注意事项
a.问题学籍，只有其中一方删除或变更，问题才会解决。
如果两方都佐证，则由双方共同教育行政主管部门仲裁。
b.一旦成为问题学籍，即使对方是变更或删除，该学籍也一定要佐证，否则不能成为正式学籍。
7.注意
小学新生注册的完整流程是：
学生及家长填写信息表→学校录入并检查模板→学校打印模板下发家长核对并签字→学校领导审核签字→学校上传模板→学校审核、上报→教育局审核。
各校要严格按此流程操作，特别是学生及家长填写信息表和家长核对并签字的流程不能省。
（四）学籍异动（开学10个工作日内完成）
1.休学
（1）休学的申请
a.检索学生：
在“学籍管理-日常管理-学籍异动申请”中，点击“申请”，在异动申请界面的查询中输入学生姓名（支持模糊查找），点击“查询”。
在出现的选择学生界面中选定学生，点击“选择”，学生基本信息出现在异动申请界面中。
如下图所示：
b.填写异动：
在学生异动信息界面中，异动类型选择“休学”，选择异动日期。
c.上传证明材料：
点击“保存”，系统会提醒上传证明材料，上传证明材料后，点击“确定”。
注意：
休学的证明材料必须是县级医院的诊断证明书原件的扫描件。
（2）休学的学校审核
在“学籍管理-日常管理-学籍异动学校审核”中，选定学生，点击“审核”。
学校审核通过，教育局审核后，该学籍进入休学状态。
注意：
休学休学期满后要办理复学手续，复学后进入下一个年级学习。
2.其他离校
学生退学、不知去向、未按时在系统中办理转学手续、高中学生转入职校等，在系统中做其他离校处理。
操作方法与休学基本相同，只是在填写异动时，异动类型为“其他离校”，异动原因有其他原因退学、转出本省、转出中高职类学校三个选项。
其他离校的学生可以通过恢复入学资格操作恢复学籍。
3.跳级、死亡、出国等异动的操作与休学基本相同。
特别注意：
死亡属于不可逆的异动类型，该操作完成后，系统无法为其恢复学籍。
4.转学
（1）转学的流程
本县市区：
转入学校发起申请→转入学校审核→转出学校审核→本市学籍主管部门审核
本省：
转入学校发起申请→转入学校审核→转入学校学籍主管部门审核→转出学校审核→转出学校学籍主管部门审核
跨省：
转入学校发起申请→转入学校审核→转入学校学籍主管部门审核→转出学校审核→转出学校学籍主管部门审核→转入学校调档。
说明：
系统中显示的等待转出确认、转出流程已发起等都是由系统完成。
（2）转入申请的操作
①本市、本省转入的申请
a.查询转出学校：
在“学籍管理-日常管理-学籍异动申请”中，点击“申请”；在检索学生的学校栏中用鼠标点击一下（注意不要拖到鼠标）；在选择学校的界面中输入学校名称的关键词和学校地址的关键词（注意：
宁可少字，也不可多字、错字），点“查询”，如下图所示：
然后，选定学校，点击“选择”。
b.检索学生：
在检索学生的学生姓名栏输入学生姓名（支持模糊查找），点击“查询”。
在出现的选择学生界面中选定学生，点击“选择”，学生基本信息出现在异动申请界面中。
c.填写异动：
与休学操作基本相同，只是多了一个选择年级。
省内转学，转入的年级必须与原来一致；跨省转学，因为有学制的区别，可以选择年级，要防止学生留级。
d.上传证明材料：
与休学操作相同。
转学必须上传证明材料。
走完了流程的转学联系表、学校盖章了的转学申请表的扫描件都可以做证明材料。
②跨省转入的申请
在“学籍管理-跨省转学-跨省转学申请”中，点击“申请”，在申请界面中填写（或选择）好相应信息，上传证明材料（转学联系表或转学申请表的扫描件），点击“保存”。
注意：
a.转出省份、学生姓名、学籍号必须准确无误;b.在系统中，新疆和新疆生产建设兵团是两个不同的行政区划;c.学籍号中的字母要大写。
（2）学校审核的操作
①省内转学（含转入和转出）的学校审核操作与休学的学校审核的操作相同。
在审核学生转出时要注意a.核对学生是否在本校就读，防止错误转学；b.要将转入学校上传的证明材料下载存档;c.审核不同意时要详细说明理由，便于转入学校和家长操作。
②跨省转学的学校审核：
在“学籍管理-跨省转学-跨省转学审核”中，选定学生，点击“审核”。
（3）转学是否一定要转学联系表？
《湖南省中小学生学籍管理办法》第三章第11条“⑵对于同意接收的，转入学校通过国家系统上传学校盖章后的转学申请表及证明材料电子影像件，报其学籍主管教育行政部门核办”。
没有规定一定要各单位盖章，至于其中提到的“证明材料”，我的理解是“
（一）学生符合下列条件之一，可申请转学”中的学生转学理由的证明材料。
因此，我市的规定是：
义务教育阶段转学的不需要转学联系表。
至于外县市及外省是否需要，按他们的要求办。
（不要用接收证。
）
5.批量转学
当甲学校某个年级的学生整体转入乙学校时，由教育局进行批量转学操作。
各中心学校在秋季开学前，将须教育局批量转学的学校名单交教育科（哪个学校哪个年级的学生转入哪个学校）。
6.学籍异动操作注意事项
a.省内转学不须学籍号，跨省转学必须有学籍号。
跨省转学中，转出的，学校要主动将学籍号提供给家长；转入的要提醒家长到转出学校查询到学籍号。
b.学籍主管部门核办异动申请不通过后，学校如果还需要申请，则可以直接重新发起申请。
如果对驳回的申请不再进行提交，则要把该申请进行删除操作，避免该学生不能操作其他业务。
（驳回的误操作删除学校要删除记录。
）
c.跨省转学校验错误（填报的信息与该生在系统中的信息不符）的，删除后（也可以不删除）重新申请。
d.学校或教育局已审核同意的跨省转学申请，如果信息有误，学校可以申请撤销，但必须系统显示撤销完毕才能重新发起申请。
e.跨省转入，转出学校的主管教育局审核后，转入学校一定要记得调档。
（五）学生信息的修改
1.关键数据变更
学生的身份证件类型、身份证号、性别、出生日期、残疾人类型、姓名、姓名拼音、国籍地区、港澳台侨外、民族、户口所在地、是否独生子女、是否烈士或优抚子女、籍贯、户口性质、年级班级等信息的修改要申请关键数据变更。
操作方法是：
a.关键数据变更申请：
在“学籍管理-日常管理-关键数据变更申请”中，点击“申请”，然后在检索学生的姓名栏中输入学生姓名（支持模糊查找），点击“查询”，在查询值中选定学生，点击“确定”，再在关键数据变更项的受控字段修改后值的相应栏中输入变更后的数据，最后点击“保存”，上传证明材料。
b.关键数据变更学校审核：
在“学籍管理-日常管理-关键数据变更申请”中，选定学生，点击“审核”。
2.学籍数据维护
学生其他信息的修改，在学籍数据维护中进行。
操作方法是：
在“学籍管理-日常管理-学籍数据维护”中的学校年级班级列表中，选择学生所在的班级，从班级花名册中选定学生（或在查询条件的姓名栏中输入姓名，点击“查询”），点击“维护”，在对应的栏目中修改信息后点击“保存”。
注意：
初中、高中的转入学生和招收的新生要补充好学籍辅号。
（六）信息查询
1.综合查询：
有在校生查询、异动查询等，学校可以根据需要输入（或选择）不同的查询条件进行查询。
2.学籍管理中的每项功能的操作界面都提供了查询功能，学校可以根据需要输入（或选择）不同的查询条件进行查询。
（七）导出学生名册
1.班级花名册导出：
在“学籍管理-日常管理-班级花名册管理”中，选择年级、班级，点击“导出Excel”。
这里导出的学生名册的信息比较简单，没有学籍辅号。
2.在校生查询中导出
a.在“学籍管理-综合查询-在校生查询”中输入查询条件，点击“查询”。
b.点击“导出excel”。
c.输入另一套用户名、密码。
（共下发了学籍管理员、学籍系统管理员、学籍主管领导三套用户名、密码，在非当时登陆的另两套中任选一套）
d.在以下对话框中选择导出的名册的内容。
e.保存。
注意：
不得随意将学生的数据外泄。
涉及学生个人信息的文件，要妥善保管和传输。
三、学籍号及系统账号
1.学籍号
（1）学籍号的生成规则：
临时学籍号：
L+按身份证号编码规则生成的数字（6位学校所在地区划码+8位出生日期+4位随机码）正式学籍号：
有身份证号：
G+身份证号。
无身份证号：
J+身份证号生成规则。
办理户口，并将身份证号输入系统后，更为G+身份证号。
注意：
字母均为大写。
（2）关于学籍号和学籍辅号：
学籍号（全国统一学籍号）只在办理系统转学、招生等业务时才使用。
学籍辅号（本市学籍号，主要是初中和高中）在学籍申报、报考等方面都要用到，在需要填报学籍辅号时，学籍辅号绝对不能错。
2.学籍系统的账号
（1）三个账号的权限
学籍管理员——负责管理本校所有学生的日常学籍管理申请业务；查询分析本校学生学籍数据和学籍变动情况。
学籍主管领导——核办本校所有学生的学籍管理申请业务并上报上级主管教育行政部门；通过报表查看分析本校学生学籍各类情况。
系统管理员——负责本校学籍管理的角色设置，功能权限设置等技术管理工作。
注意：
在7月20日前，各校要将其他未用的、还是初始密码的账号的密码进行修改（账号见群共享）。
所有账号和密码要记录下来，如果学籍管理员发生变动，要办好交接手续。
（2）账号锁定的解决办法：
最迟半小时后自动解锁。
升级会员 