公文处理工作目前存在的问题及分析.docx

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公文处理工作目前存在的问题及分析

公文处理工作目前存在的问题及分析

《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，以下简称《办法》）和《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》（甘政发〔2007〕62号，以下简称《细则》）发布以来，各市州、各部门、各有关单位（以下统称“报文单位”）认真按《办法》和《细则》规定处理报送公文，保证了各项工作的正常运转。

但近年来特别是今年以来，由于机构改革、人事变动等因素，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文在文种、格式等方面不同程度地出现了一些问题，公文质量呈下降趋势，退文增多。

各市州政府公文相对规范，各部门、各有关单位的公文错误较多，不仅造成了人力、物力浪费，而且严重影响了工作效率。

据统计，2010年上半年，报文单位报送省政府及省政府办公厅的公文共1311份，因错退回重报597份，占报送公文总数的45.5％（其中，第一季度287份，占第一季度报送公文总数的43％；第二季度310份，占第二季度报送公文总数的54％）。

现将具体情况通报如下：

　　一、2010年上半年报送公文中存在的主要问题 

（一）公文格式不规范。

　　1.发文机关标识不规范。

部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、位置不符合《办法》和《细则》规定。

　　2.发文字号不正确。

部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字号中加入处室代字，影响了公文的严肃性和规范性。

　　3.上行文签发人标识不符合规定。

《办法》和《细则》规定，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，主持工作的负责人是指由上级机关任命主持本机关全局工作的人。

但有相当一部分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签发文件。

有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行文单位其他签发人姓名。

　　4.公文标题不规范。

公文标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

但有的公文标题省略发文机关，有的随意使用标点符号，有的文字冗长，且词不达意；有的介词或动词重复；有的标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。

　　5.公文文种和主送单位错误。

下级机关向上级机关行文，文种一般用“请示”、“报告”、“意见”等，并不得主送上级机关办公厅（室），但有的单位向省政府报送请示性文件时，主送单位写成省政府办公厅；有的单位报送公文使用“建议”这种不属于行政机关公文种类的文种；个别单位使用便笺纸印制上行文。

　　6.公文附件标注不当。

公文附件是对正文的重要补充，与正文都是公文的重要内容。

有的单位行文时分不清正文和附件的关系，常将正文的内容作为附件标注。

比较突出的问题是将上报的工作总结、请求批转或转发的主体内容作为附件；单独装订的附件没有标注发文字号；有的附件前后标注不一致，位置不准确。

　　7.公文附注标识不准确。

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，其中“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

但有相当一部分单位拟制的公文，没有按规定标注附注，或位置不正确、要素不全。

　　8.印章加盖错误。

《细则》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得在空白页标注“此页无正文”。

但省政府收到的联合上报公文都是将行文单位的印章全部加盖，且仍存在空白页标注“此页无正文”的现象。

　　9.版记标识不规范。

版记主要包含主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、二维条码等要素，是公文的重要组成部分。

但有少数单位对版记的标注重视不够，主要存在以下问题：

一是主题词标引错误。

绝大多数单位标引主题词，既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。

二是抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范围和存档情况反映在上报公文上；有的主送省政府的公文，又将省政府领导同志列入抄送范围。

三是位置不准确。

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，但多数单位没有按照这一规定进行标注。

（二）行文不符合规则。

　　1.报告中夹带请示事项。

有相当一部分单位在呈送省政府的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。

　　2.请示一文多事。

有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正常运转。

　　3.越级报送公文。

个别单位对应逐级行文的正常事项，进行越级请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。

　　4.本应联合行文的各自行文。

有的单位对同一事项本应联合其他部门行文却自行行文，违反了行文规则。

　　（三）文字错误和文印质量较差。

　　1.错字漏字现象频出。

有的单位对公文审校不严不细，公文中经常出现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别字。

　　2.单位名称简称不规范。

省政府办公厅于2010年3月就省政府机构规范化简称专门发文进行了规范，但有少数单位上报的公文中，对涉及到的单位名称仍不使用规范化简称。

　　3.字母词使用不正确。

部分单位没有认真学习《国务院办公厅秘书局关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》（国办秘函〔2010〕14号），在报送的公文中没有严格规范地使用字母词。

　　4.公文印刷质量较差。

有的单位公文印刷质量不高，字迹模糊不清，给公文处理造成一定难度。

　　二、进一步规范公文报送工作的要求 

　　为了尽快扭转公文报送中存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的局面，进一步规范公文报送工作，报文单位要切实履行好公文审核、报送职责，严格规范公文的格式，提高公文质量，确保公文运转顺畅。

（一）加强领导，明确责任，切实重视公文处理工作。

机关公文是政府公务活动的重要工具，是依法行政、保证机关工作正常运转的重要手段。

公文质量体现着机关形象和行政效率，也是机关作风的具体反映。

报文单位要高度重视公文的制发、报送工作，明确责任，严把出口关。

主要负责人要经常过问公文处理工作，及时发现问题并予以纠正；分管负责人要切实负起责任，严格遵守公文处理的规则和要求，严把公文质量关。

要选派政治素质好、业务精、责任心强的同志从事文秘工作，从源头上杜绝公文差错发生。

（二）严格遵守公文处理的相关规定，努力提高机关公文处理水平。

《办法》和《细则》是报文单位制发、处理公文的基本准则。

各报文单位要认真执行《办法》和《细则》规定，结合各自的工作实际，研究和制定公文处理的具体措施，对容易出现差错的问题严肃对待，切实加以纠正，健全和完善公文处理机制，不断提高机关公文处理的水平。

领导干部要带头学习，模范遵守，经常检查和纠正公文处理中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。

文秘人员要熟记《办法》和《细则》的规定，熟练掌握公文处理的基本技能，努力成为处理公文的行家里手。

　　（三）切实发挥文秘部门在公文处理中的职能作用，不断提高公文质量。

各报文单位文秘部门要切实负起责任，充分发挥公文审核、把关的职能作用，明确各个环节的责任，实行分工负责制，确保公文制发、处理更加规范。

严格把好公文审核关，该上报的上报，不该上报的坚决不报，确保公文审核把关不流于形式；严格把好文种关，凡上报的公文文种仅限于“请示”、“报告”、“意见”，一般不使用其他文种；严格把好会签关，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应积极协调协办单位取得一致意见后会签上报；严格把好报送关，由专人负责报送公文，进一步加强公文报送过程中出现问题的沟通协调。

　　（四）注重加强机关文秘人员能力建设，着力培养一支高素质的文秘干部队伍。

提高公文质量，关键在于培养一支能力强、素质高、业务精的文秘队伍。

要积极适应不断发展变化的新形势，采取岗位培训、专家授课、观摩学习等多种形式，对文秘人员加强培训和交流，不断提高文秘人员的业务素质和能力，以适应岗位要求和工作需要。

　　各报文单位要及时将培训需求和见学计划报省政府办公厅。

省政府办公厅将适时举办公文处理培训班，与报文单位建立公文处理交流见学制度，通过以学代训的形式，提高文秘干部的业务水平。

为规范公文处理工作，市政府及办公厅根据《国家行政机关公文处理办法》，相继制发了一系列与之配套的工作制度和文件，对有关原则和规范进行了具体说明。

总体看执行良好，但也存在以下问题：

一是职责不清。

有些区、部门和单位对明显属于职权范围内的事务，也要求市政府或办公厅发文。

二是公文办理拖沓。

对转办的公文，有的既不按时限要求反馈办理情况，也不及时提出落实意见，还有的在部门之间运转时间过长，耽误办理时间。

三是公文质量差。

有些上报的公文无发文机关标识、无单位落款、无公章、无页码，严重失去了公文的严肃性；有的公文文种使用不当、体例格式不规范，报告中常常夹带请示事项；请求以市政府或办公厅名义下发的公文，单位对代拟文稿审核不严，标题与内容不符，语言不规范，且表述粗糙，数字引用失准，缺乏条理性，全局观念不强。

四是不按要求和规定报送文件。

有些报送的文件因不合规定被退回后，采用直接呈批的方式处理，造成领导批办与部门承办的公文逆行、脱节等。

针对上述问题，市政府领导十分重视并多次批示，要求各级领导、单位必须引起重视，采取措施，解决问题。

鉴于此，为提高公文办理质量，加强公文报送管理，确保公文处理工作有序、高效、正常运转，现就有关事宜通知如下：

　　一、各级领导要重视和支持公文处理工作

　　公文处理与领导工作息息相关，是治国安邦、传递政令、沟通信息、实现领导决策、落实各项工作的重要工具和手段。

《国家行政机关公文处理办法》对领导提出了明确要求：

“应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

”做好公文处理工作，人才是关键。

各级领导不仅要把好公文审批关，而且要有意识选拔一批政治过硬、精明能干、有一定文字基础的同志充实到文秘工作队伍中来，并有计划、有目的开展业务培训，全面提高他们的综合素质和工作能力；要解决他们工作、生活中的困难，在政治上关心他们的成长，使他们能够全身心地投入工作。

　　二、严格遵守公文处理程序

（一）发文

　　发文的一般程序是：

草拟-审核-签发-复核-缮印-用印-登记-分发。

　　草拟：

一般文稿安排1-2人起草；重要文稿必须由主管领导牵头，组成3-5人写作班子起草，起草时要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》有关规定，并实行实名制。

　　审核：

各办公部门必须指定责任核稿员，专门负责把好文稿的行文关、法核关、文字关和格式关。

　　签发：

文稿由有关领导签发。

经签发或定稿后，其他人不经签发人同意，均不得对其做实质性修改；经复核确需对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

　　复核：

公文正式印制前，文秘部门或分管文秘工作的领导应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。

　　缮印：

文印打字人员要严格按《国家行政机关公文格式标准（GBT9704-1990）》印制公文。

　　用印：

公文必须加盖公章，这是公文生效、具有权威性和凭证作用的标志。

　　登记、分发：

利用党政办公网，自动完成。

（二）收文

　　收文的一般程序是：

签收-登记-审核-拟办-批办-承办-催办。

　　要充分利用党政办公网办理公文。

　　各区、部门和单位要对照以上公文处理程序检查本单位的执行情况，不符的要坚决纠正。

凡上报市政府的公文，应按规定的渠道报送，与党政办公网联通的单位必须用电子文报送。

对个人自带呈送的公文，市政府办公厅不予受理；如遇紧急情况确需专人报送的，应由本区、本部门和本单位办公室负责文秘工作的同志专送；发送传真文件，必须事先与市政府办公厅有关处室、局沟通联系。

　　三、坚决制止文件升级

　　属本级政府、本部门和本单位职权范围决定的事项，非特殊情况不必请示市政府；需要向下级部署或请求同级部门协调的事项，一律由本级政府、本部门和本单位自行发文或联合有关部门发文；向省归口部门请示、报告业务工作，除省明确要求及特殊情况外，一律由部门直接上报；经市政府批准召开的全市专业性工作会议，除办公厅主办外，一律由主办单位发会议通知；属于领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，一律自行发文。

　　四、提高公文质量

　　各区、部门和单位负责文秘工作的领导和办公室负责人要切实负起责任，严格把好公文的政策、文字、体例格式关以及公文报送关，提倡写短文，直述不曲，少说空话、套话。

向市政府请示事项涉及几个部门的，主办部门要事先协调取得一致意见；经协调意见不一致的，要说明各方理由，提出建设性意见，以供领导决策。

向市政府上报情况，要注意材料的完整性，不但要说清现象，还要分析原因，提出建议及具有可操作性的实施方案。

建议以市政府名义召开的会议，要附送会议方案，需要领导讲话的，要将代拟稿一并报上。

同时，对内要做好提高公文质量和按规定程序行文的宣传工作，形成层层把关、层层负责的良好氛围。

　　五、提高公文运转效率

　　各区、部门和单位对市政府办公厅转办或交办的公文，必须按规定的时间和要求，指定专人落实。

对急办的公文，要及时反馈办理结果。

不能按时办理的，要说明原因，提出完成计划，并定期报告办理进度，以便市政府领导掌握具体情况，及时正确决策。

　　六、坚持不合格公文退回重办制度

　　市政府办公厅对各区、部门和单位报送的文件和代拟文稿，凡不使用单位规范文头、不编文号、无签发人、不注明联系人和联系方式、不加盖印章、语法逻辑错误、文字表述粗糙和办理电子公文转办回办不分的，将坚决退回重办。

并适时对公文收退情况和文稿质量进行通报。

　年初以来，特别是《七台河市人民政府办公室关于进一步规范公文处理程序的通知》（七政办发〔2008〕24号）下发后，全市各级行政机关能够认真执行“八项规定”，公文制发质量和运转效率有了明显提高，处理程序日趋规范。

但从近期报送的公文中发现，一些普遍性的问题仍未得到有效解决。

对此，市政府领导多次作出批示，并对提高公文质量提出明确要求。

为进一步加强公文管理，促进公文制发和运行规范化、科学化，现就部分单位报送公文存在的主要问题通报如下：

　　一、文种使用不当

（一）混用问题。

上行文经常混用的文种是“报告”、“请示”和“意见”。

表现在报告中夹带请示事项，如市粮食局《关于请求拨补所属三个事业单位工资及保险费的报告》（七粮字〔2008〕34号），应为“请示”而写成“报告”。

（二）使用不当问题。

超出范围另设文种，如市质量技术监督局《关于对白酒无证生产企业予以取缔的建议》（七质技监发〔2008〕42号），应为“意见”而写成“建议”。

　　二、公文格式不规范

（一）发文字号问题。

字号中年份用六角括号“〔〕”括起，但用方括号“［］”的居多。

如市畜牧兽医局《关于2008年畜牧业投资项目所需资金的请示》（七牧发［2008］38号），市发改委、市交通局《关于我市农村公路改造工程存在问题的报告》（七发改发［2008］195号），市供销社《关于供销社系统茄子河区红卫供销社改制遗留问题的请示》（七供合字［2008］4号），市国土资源局《关于对桃山水库二期工程压覆煤炭资源采矿权和资产进行评估的请示》（七国土资呈［2008］72号），市外事侨务办《关于印制归侨侨眷证经费的请示》（七外侨发［2008］10号）。

机关代字和签发人应用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字，但字号字体使用不当的问题也较突出。

如市房产局《关于拨付廉租住房建设资金的请示》（七房呈字〔2008〕8号）发文字号全部用了3号仿宋体加黑，市供销社七供合字〔2008〕4号发文字号全部用了3号楷体字，市环卫处《关于购置车辆的请示》（七环卫字〔2008〕18号）发文字号全部用了4号宋体字。

联合上行文以主办单位注明签发人姓名即可，不用全部标注。

如市发改委、市交通局七发改委〔2008〕195号，签发人姓名标注了两个单位领导，且用了3号仿宋体字。

（二）标题问题。

多数公文标题字体没有使用统一规定的2号小标宋简体字，而普遍使用2号黑体字、2号宋体字或2号宋体加黑字。

　　（三）正文问题。

有的公文文字校对不细、数字核实不准。

如市体育局2008年11月20日提交市长办公会议研究的《关于七台河市体育中心综合体育馆建设情况的汇报》材料中，标题“七台河市体育中心”写成“七台河体市育中心”。

市外事侨务办七外侨发〔2008〕10号文件中，申请经费“27000.00元”写成“270000.00元”。

市行政执法局《关于12319指挥中心专项经费的请示》（七城执发〔2008〕57号），“恳请市政府”写成“肯请市政府”。

市财政局《关于政府购买城市社区公共卫生服务所需资金的意见》（2008第186号），主送“市政府”写成“局领导”。

　　（四）附件问题。

有附件的公文应该在正文结束后空一行左空两字标注“附件”两个字，后用全角冒号。

如市粮食局七粮字〔2008〕34号只标注一个“附”字且左未空两字。

如果附件标题内容超过一行，第二行应该与附件对齐而不是顶格。

如市畜牧兽医局《关于申请拨付2008年畜牧业投资项目所需资金的请示》（七牧发〔2008〕39号）。

还有公文附件装订串页、倒装出现空白页现象。

如市国土资源局《关于黑龙江省国土资源主干网升级改造所需费用的请示》（七国土资呈〔2008〕169号）。

　　（五）主题词问题。

主题词普遍用的比较混乱。

均未按国务院公文主题词表标注主题词，全凭主观意识在使用，不分类属、类别词的应用，大多未用统一的字体和格式。

　　（六）印章和成文日期问题。

有的公文不加盖印章或加盖印章不规范；盖章不应该再标注单位名称；部分单位成文日期也不规范。

如市粮食局七粮字〔2008〕34号同时多处不符合规定，成文日期使用了阿拉伯数字“2008年7月12日”，排版时数字字间距出现空白处，没有页号，第二层次标题未用3号仿宋体字，而用半角4号仿宋体字。

市国土资源局七国土资呈〔2008〕72号成文日期“二OO八年”写成“二00八年，且未右空四个字。

市环卫处七环卫字〔2008〕18号、市粮食局七粮字〔2008〕34号、市质监局七质技监发〔2008〕42号、市房产局《关于拨付二OO八年下半年廉租住房租金补贴所需资金的请示》（七房呈字〔2008〕18号）印章与正文间距明显过大。

市畜牧兽医局七牧发〔2008〕39号、市环卫处七环卫字〔2008〕18号正文与印章没有压缩行间距同处一页，同时采取了不规范的“此页无正文”方式标识。

　　（七）缺项多项问题。

有的“请示”不注明签发人姓名，或使用字体不规范；有的不注明联系人的姓名和联系电话；有的不标注主题词。

如市畜牧兽医局七牧发〔2008〕38号，无签发人及姓名，发文字号字体没有使用3号仿宋字，而用4号仿宋字；市行政执法局七城执发〔2008〕57号，无联系人和联系电话。

并且以上两个单位在盖章处加注单位名称又盖上了印章。

市食品安全办《关于将市食品安全委员会更名为市食品药品安全委员会的请示》（七食安委办发〔2008〕11号），无签发人及姓名，且未用正式请示文件头。

　　（八）页面设置、段落行距问题。

上报公文页面设置、段落行距多数单位都较规范，但仍有的公文只设置了一部分页面，有的文件段落根本没有设置行距，或者设置数据错误。

有些公文只将部分数字进行了设置，文件字号以及后面的印发日期和印发份数经常忽略。

如市供销社七供合字〔2008〕4号无印发份数，市房产局七房呈字〔2008〕8号无印发日期。

　　三、行文不规则

（一）上行文直报。

有些部门将需要市政府审批的事项特别是项目资金或办公经费的“请示”文件，以部门或部门负责人的名义，未在市政府办公室登记的情况下，直接报送市政府领导同志个人，公文脱离正常运转渠道体外循环，形成了一些“倒流文”和“帐外文”。

如市外事侨务办七外侨发〔2008〕10号、市行政执法局七城执发〔2008〕57号、市林业局《关于办公楼防水工程建设资金的请示》（七林发〔2008〕59号）、市公安局《关于建设DNA实验室和理化实验室配套设备所需资金的请示》（七公字〔2008〕109号）、市卫生局《关于政府购买社区公共卫生服务所需资金的请示》（七卫字〔2008〕243号）。

（二）越级行文。

属于本部门职权范围内的具体问题，却报送市政府审批或要求市政府办公室转办，增加了公文处理的时间。

还有的部门下属单位和一些与市政府没有行文关系的企业事业单位越级向市政府行文。

如市交警支队《关于延缓施划市中心区主要街路停车泊位情况汇报》（七公交字〔2008〕51号）、市园林处《关于调拨防火设备的请示》（七园发〔2008〕45号）、美华焦化公司《关于欣源小区恢复供气急需公安机关配合开锁的请示》（美字〔2008〕第68号）。

　　四、公文处理效率低

　　有些部门请示市政府审批的事项或向省政府、省直部门请示报告的文件（包括代拟稿），在本部门拖延了很长时间，不给市政府领导研究决策和市政府办公室审核预留充足的时间，却要求市政府领导和市政府办公室像“照快相”一样，立等可取，使一些本应正常运转的公文到市政府办公室却成为应急件。

　　市政府机关公文处理工作目前存在的上述问题，虽然不是普遍现象，但必须引起高度重视。

各级各部门要以此为鉴，加强办公人员的培训，认真分析原因，对照问题找差距，采取有力措施加以解决。

今后，市政府办公室将严格按照国务院和省政府公文处理办法有关规定，加强对公文的规范管理，凡不按公文处理办法规定和七政办发〔2008〕24号“八项规定”要求报送市政府的公文，市政府办公室将一律退回报文单位。

同时建立报告和通报制度，定期向市政府领导同志报告各部门执行公文处理办法的情况，并向各部门通报公文存在的问题。

国家行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

本人通过在办公室工作的经历，对机关公文处理存在的一些问题有了一定的认识，为提高我们的公文处理水平，尽可能避免公文处理中的偏差，下面本人就根据《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）和《国家食品药品监督管理局公文格式细则》（以下简称《细则》）对行政机关公文规定的标准，结合我县公文处理实际工作中存在的一些不规范现象和问题。

分析如下：

一、制发公文中存在的问题及分析

（一）公文格式组成部分中常见的问题

1.发文机关标识。

发文机关标识应套红居中印在公文首页，字体要庄重（行政机关推荐使用小标宋体），各级部门包括食品药品监管系统有些单位的发文机关标识并未使用小标宋体，而用的是宋体、华文中宋等；字号要适当，一般不能超过22㎜×15㎜。

原则上下级的发文机关标识字号应小于上级；发文机关标识的位置，《格式》提出了两种：

第一种是用于平行文或下行文，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37㎜＋25㎜=62㎜的距离。

第二种仅限于上行文，上行文发文机关标识距上页边为天头37㎜＋25㎜＋55㎜=117㎜，留的空白主要是供上级机关批示文件用。

多数单位未分上下行文，向上级报送的文件都是用下（平）行文红头（县级部门最为严重），应予以纠正。

2.发文字号。

发文字号标注应在发文机关标识下方居中位置。

其中，国家行政机关上行文的发文字号在横线上居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“×食药监[2007]×号”，正确的应为“×食药监〔2007〕×号”。

3.签发人。

主要是用于上报公文。

国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

问题主要出现在左右没按要求空1字，还有的签发人姓名字体不是楷体，而用仿宋体，更为严重的是有些单位在使用上行文时，连签发