XX市人民政府公文处理制度.docx

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XX市人民政府公文处理制度

X政办发〔2012〕2号

XX市人民政府办公室

关于印发《XX市人民政府公文处理制度》的

通知

各乡、镇人民政府，街道办事处，市直各单位：

经市人民政府同意，现将《XX市人民政府公文处理制度》印发给你们，请认真遵照执行。

二○一二年三月九日

XX市人民政府公文处理制度

为提高公文处理工作的质量和效率，强化公文处理的程序管理，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《XX省行政机关公文处理办法》（X政发〔2001〕18号）和《XXX人民政府公文处理规定》（X政办发〔2002〕28号）的精神，特制定本制度。

本制度所称的“公文处理”专指市人民政府对请示性公文、传阅性公文的办理和公文制发的过程。

一、请示性公文

（一）办理条件

1．所请事项属于市人民政府职权范围内事务。

2．内容符合法律、法规及其他有关政策。

3．涉及其他单位职权的事项已经有关单位协商或会签。

4．符合行文规则，无越级请示或多头请示现象。

5．文字通畅，格式规范。

（二）办理程序

请示性公文一律先送交市政府办文电科，由文电科按以下程序办理：

1．登记。

来文需按本规定办理条件（注明联系人和联系电话）一式两份送文电科。

文电科对来文进行审核，并对符合办理条件的公文进行登记。

登记内容包括：

收文时间、来文单位、来文字号、办文序号、文件标题、办理情况、处理结果。

2．拟办。

对已登记的请示性公文，填写《XX市人民政府办公室请示性公文处理单》，送市政府办公室领导阅批，市政府办公室领导根据请示内容拟请有关职能部门提出初步意见后，呈市政府领导批示。

3．转办。

经领导批示需转有关部门办理的公文，及时转有关部门办理，承办单位应根据批示及时办理，并限时反馈办理情况。

反馈时限从通知承办单位之时起计算，平件为10天，急件为3天，特急件为24小时。

承办单位对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的转办件，应在2日内退回交办部门并说明理由。

4．催办。

凡经登记拟办的公文，文电科应及时对承办单位和相关人员进行催办。

一般3天催办一次，急件1天催办一次，特急件随时跟踪催办。

5．反馈。

办理过程中文电科应及时登记公文去向，供来文单位查询。

对已办结的公文，应及时将办理结果通知来文单位。

6．归档。

公文办理完毕后，文电科应及时扫描并复印留存，整理归档。

二、传阅性公文

所有上级机关、平行机关和其他不相隶属机关的来文以及其他没有请示事项的公文（如情况报告）均属于传阅性公文。

传阅性公文由市政府办公室文电科按以下程序办理：

1．公文一律先由文电科签收，分类登记，填写《XX市人民政府办公室传阅性公文处理单》，提出拟办意见。

2．传阅性公文呈送主要领导及相关领导阅示。

传阅程序按领导职务次序由高到低呈送。

如有关领导因出差、学习等原因3天以上未能阅文，可以越序向下传递，待后面的领导阅完后再补阅。

3．传阅过程中及时登记阅件去向。

阅办后妥善保存，定期立卷、归档或销毁。

三、公文制发

（一）办理条件

本制度所称“公文制发”是指以市政府或市政府办公室名义发出的公文的制作印发，其办理条件是：

1．符合国家法律、法规和上级机关有关规定。

2．适用范围和政策界限与市政府或市政府办公室管辖范围和权限相适应。

3．发文目的明确，依据充分。

（二）办理程序

1．草拟：

由市政府办公室相关业务科室按照《国家行政机关公文处理办法》、《XX省行政机关公文处理办法》和《XX市人民政府公文处理规定》的要求拟稿。

市政府职能部门或乡镇人民政府、街道办事处因工作需要且符合办理条件，要求以市政府或市政府办公室名义行文的，应先向市政府提出书面申请（请示），说明发文的目的、依据、必要性和应用范围、执行机关等，并代拟文稿，附齐有关文件、资料，按请示性公文办理程序报送市政府办公室审核。

待请示完毕（领导批示同意）后再进入发文程序。

拟稿文件内容如涉及2个或2个以上部门，拟稿单位应主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；确难达成一致意见的，拟稿单位可列明各方理由，并提出建设性意见，经有关部门会签后上报市政府。

2．审核：

代拟文稿由市政府办公室文电科审核。

核稿重点：

行文内容是否符合办理条件，行文方式是否妥当，行文规则和拟制公文是否符合有关要求等。

3．会签：

需职能部门会签的，由部门行政正职提出会签意见（如：

“拟同意”或其他具体意见），再报市政府办公室联线副主任会签，并呈相关领导审签。

拟制市政府规范性文件，应按照《XX市人民政府规章制定程序的规定》（XX市人民政府第XX号令）要求，将文稿送市政府法制办审改。

拟制市政府表彰文件，应将文稿先送市综治办、监察局、计生局等单位会签。

4．签发：

按市政府公文管理制度权限签发。

5．复核：

公文正式印制前，由文电科进行复核。

经复核需对文稿实质性修改的，应按程序复审。

6．缮印：

文稿复核定稿后，由文电科进行登记编号，确定印刷份数，安排打字、核对、印制、盖章。

7．分发：

由拟稿单位和市政府办公室文电科负责。

四、退文规定

市政府办公室对各单位不符合办理条件和规范要求的呈报公文实行严格的退文重报制度，凡属下列情形之一的不规范公文，将一律予以退回重报：

1．文种混用。

向市政府请求指示或批准事项，采用“报告”文种，或“报告”中夹带“请求”事项，或请示未一文一事的。

2．行文理由不充分。

属于主管部门职权范围内的具体政策、业务事务的，或者属于乡镇、街道和部门职权范围内事务的（应由乡镇、街道和部门自行行文或联合行文）。

3．多头主送。

“请示”同时主送两个或两个以上机关，或抄送下级机关的。

4．报送领导同志个人。

非市政府领导直接交办，而以单位名义直接向领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”的。

5．越级报送。

非特殊情况，有关政府机构、企事业单位或基层单位越过主管部门，直接向市政府或市政府办公室报送文件的。

6．格式不规范。

上行文未编文号，未注明签发人，“请示”、“意见”未在附注处注明联系人姓名和电话，未加盖公章，标注主题词以及公文其他组成部分的标识未按国家标准执行，向市政府报送的“请示”、“意见”未按特定的格式印制的。

7．需相关单位会签而未有会签意见的，或部门之间未能协商一致的。

8．属于市场调节行为的。

9．公文印章不符合印章管理条例的。

10．公文用纸仍未采用国际标准A4型的。

五、其他要求

（一）收文单位对前来办理公文的同志要热情接待，认真回答有关问题，介绍办理条件、办理程序、查询方式。

（二）收文单位对需办理的公文要仔细审核，对不符合公文办理条件的一律不予受理、登记和办理，并说明理由。

对确需办文但又条件不符的，要指导来文单位完善后再办。

（三）禁止横向传递公文和纵向越级传递公文。

各单位不得将呈报市政府的正式公文直接呈送给市政府或市政府办公室领导同志个人批示，或将有相关领导签批意见的“裸件”交政府办公室文电科要求办理收文呈批。

（四）紧急公文由市政府办公室文电科根据具体情况认定，并标明“急件”、“特急”。

因拟稿单位人为因素造成工作被动和失误的，由拟稿单位承担责任；确属特殊情况必须特急件办理的，需报有关领导书面或口头批准执行。

市政府办公室将不定期对相关情况进行通报。

（五）市政府办公室文电科及相关人员负责公文的传递和催办，切实加快公文传递的速度和效率，确保公文在传递过程中的保密和安全。

（六）未经市政府领导或市政府办公室分管文电审核工作的领导签示同意，请示性公文处理单上的领导批示不得复印。

凡标明了密级的文件、市政府常务会议纪要及其他市政府有特别要求的文件，必须严格按照有关保密的法律、法规、政策、制度和纪律进行印刷、传递、保管和存档。

六、公文印制格式

（一）公文眉首是首页红色反线以上各要素的统称，包括紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文份数序号等内容。

紧急程度用3号黑体字；发文机关标识用小标宋体字；发文字号用3号仿宋体字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

1.文件紧急程度分为特急、急件2种，标注在文件首页的版心右上角第1行，两字之间空1字。

2.发文字号包括机关代字、年份、序号。

年份应用阿拉伯数码标注全称，用六角括号括入。

序号不编虚位（即1不编01），不加“第”字。

发文字号一般置于发文机关标识之下，空2行，居中排布。

3.上行文需标明签发人姓名。

在红色反线之上，居左空1字标注发文字号，居右空1字标注签发人。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名下按发文机关顺序依次顺排。

如有需要，可下移红色反线。

发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

（二）公文主体是红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称，包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等内容。

文字一律从左向右横排，每页排印22行，每行28个字。

文件标题用2号小标宋体字；主送机关用3号仿宋体字；批语（按语）用3号楷体字；正文、附件、附注或成文日期均用3号仿宋体字。

1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种，一般应标明发文机关。

标题中除法规、规章名称要加书名号外，一般不用标点符号。

文件标题分一行或多行居中排布在红色反线下空2行，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

批转或转发的请示、报告、意见和其他资料性的或没有抬头的文件，标题中不冠机关名称，在标题下面注明机关名称和年、月、日，并用括号括起来。

2.主送机关标在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。

张贴发布的公文（通告）、宣布表彰的公文不标明主送机关。

3.公文正文排在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

4.公文如有附件，应在正文下空1行、左空2字标明“附件”，后标全角冒号。

附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

公文正文和附件一般应一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件首页左上角第1行顶格注明公文的发文字号，并在其后注明“附件”及序号。

公文如有附表，表格长宽比例与版心比例相同，阿拉伯数码要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

5.成文日期一般以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

如负责人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文日期可由发文机关确定。

成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

单一机关制发的公文，右空4字标注成文日期。

6.发文机关印章用红色。

一般不署发文机关名称，只加盖印章，标注成文日期。

加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中，以印章下弧压在成文日期上。

联合行文需加盖2个印章时，成文日期左右各空7字，主办机关印章在前，2个印章均压成文日期，印章排列整齐，互不相交或相切；联合行文需加盖3个或3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。

每排最多盖3个印章。

最后一排如余1个或2个印章，均居中排布。

印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下空1行右空2字标注成文时间。

当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距和字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的方法。

会议纪要不加盖印章。

7.附注（如“不另行文”等）标在成文日期之下，下空1行，左空2字，并用括号括起来。

（三）公文版记是主题词以下各要素的统称，一般包括主题词、抄送机关、印发机关等内容。

版记置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

“主题词”用3号黑体字，后用全角冒号，词目用3号小标宋体字；“抄送”用3号仿宋体字，后标全角冒号，抄送机关用3号仿宋体字；印发机关和印发日期均用3号仿宋体字。

1.主题词在公文末页左下端、抄送栏之上、居左顶格标识，按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列，1份公文主题词最多不超过5个，词目之间空1字，不加标点符号。

会议纪要均不标注主题词。

2.抄送栏在文件末页下端、印发机关栏之上。

抄送机关按照上级机关、平级机关、下级机关顺序排列；同一层次的按照党、政、军、群的顺序排列；市人大常委会办公室、市政协办公室、市人民法院、市人民检察院另起一行排列；抄送机关之间用顿号或逗号隔开。

3.印发机关栏标注在末页最后一行。

印发机关居左空1字标注；印发日期以公文付印的日期为准，居右空1字用阿拉伯数码标注；印发份数设在分送（抄送）栏末端。

4.公文页码均使用4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

“函件”首页也不标识页码。

主题词：

文秘工作公文制度通知

抄送：

市委各部门，市人武部。

市人大常委会办公室，市政协办公室。

市人民法院，市人民检察院。

共印400份

XX市人民政府办公室2012年3月9日印发