人资行政部操作手册.docx

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人资行政部操作手册

人资行政部完全操作手册

编制：

文忠

二零一二年七月一日

一、总则

1.1为规范人资行政部员工的操作行为，指导各岗位员工有效开展工作，提高专业技能，稳定提高工作业绩，特制订本手册。

1.2本本手册规定了人资行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤，是人资行政部每位员工必须遵循的行为准则。

二、每日工作——班前检查

2.1每周安排人员进行班前检查工作，第一周人事文员负责、第二周招聘培训专员负责、第三周行政文员负责、第四周由财务负责。

2.1.1劳动纪律检查：

对公司上班前员工打卡情况进行监督，并到各部门巡查各部门到岗情况，对异常情况进行记录。

2.1.2办公室巡查：

对公司办公区域包括会议室的卫生、办公桌面的整洁、固定资产完好情况、消防设施及安全通道进行坚持检查。

2.1.3经检查出的问题交由部门经理签字确认后由行政、人事文员负责跟踪落实；

三、每日工作——每日例会

每天下午17：

40召开每日碰头会。

2.1.1参加人员：

人资行政部全体人员

2.1.2员工汇报前一天工作存在的问题、公司各部门反映问题的处理结果及汇报、需要与其他部门沟通和配合的地方，包括员工的入离职、新人的跟进、办公室的日常管理，及后勤事宜。

2.1.3员工本日工作安排。

2.1.4周一当天会议时间9:

00分起以周会的形式召开，先总结上周最后一天工作情况和当天工作安排，后总结上周工作及本周工作安排。

四、每日工作——前台工作

4.1接听、转接电话

4.1.1电话接听必须保证电话铃响三声内接通电话。

4.1.2接通电话注意说话语气温和、口齿清晰、热情礼貌、用语规范：

接通时必须说：

“您好，顺发网络，请问您找个哪个部门，哪位”，转接时要用“请稍等”。

4.1.3当转接电话正在通话时，要用“麻烦你过几分钟打过来或如果方便的话请留下您的姓名和电话号码，我让xxx小姐/先生复电给您”。

4.1.3当所接部门无人接听，电话回转到前台时前台文员必须给客人说：

您好，请问是否方便让我转告?

或者“我能帮助您吗”？

4.1.4注意事项：

转接电话时不能使用免提功能。

禁止其他人员用总机联系工作。

4.2来访客人接待

4.2.1当来访客人到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、礼貌用语、语言规范：

“您好，请问您有预约吗？

4.2.1.1对于预先有预约的客人，应及时转告被访人并引座、倒水。

4.2.1.2对于预先没有预约的客人，应问清情况，特别对于指名候见公司某领导的，必须了解清楚其身份、电话等基本情况，并通过公司内部即时通讯系统请示该领导，征求该领导的同意，若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。

4.2.1.1对于一般客人，如：

快递公司来送快递的客人应礼貌相迎，及时办理。

4.2.1.2来访者离开后，前台文员必须立即整理接待区。

4.2.1.3工作时间非业务来访者，未经公司许可，不得接待（包括公司员工之亲戚朋友）。

4.3员工出门的监督和系统考勤的核查

4.3.1员工出门的监督

4.3.1.1员工上班时间出门须有《外出申请单》、《请假单》、《出差单》，经有权限领导批准后，方可有效。

4.3.1.2当员工未持符合手续的出门单出门时，须问清情况，进行记录。

4.3.2考勤异常情况的核查

4.3.2.1每周末下午3点前对员工的打卡情况进行查看，核对本周考勤，对异常情况进行核实。

4.3.2.2每日下班前将外出单情况进行整理，并输入电脑系统。

4.3.2.3每月31日由前台做出本月公司《员工考勤月报表》，并在宣传栏里张贴，2天之后取下。

如无异议上报，如有异议，在2个工作日内核实后上报。

4.4员工生活管理

4.4.1每日上午10点向各部门收集点餐信息并通知餐厅送餐。

4.4.2对于餐厅送餐数量及时核对，不允许有在开饭时后才发现有误差。

4.4.3每日上午11：

30开始通过微波炉热饭，热饭前30分钟将员工自带的饭由冰柜取出降温。

冬季热饭的时间5分钟，夏季热饭的时间3分钟。

4.5快递及其他单证的收、发、转

4.5.1快递和其他单的接收、发送与分发必须进行登记签名。

4.5.2快递的发送：

员工因业务需要发送快递，前台必须填写《快递单发出记录表》，将“客户联”妥善保管，并对发生费用进行统计，每月1日前将上月《快递费用月报》费用统计表交财务。

4.5.3快递接收及转发：

外来快递前台在接收时必须填写《快递单接收分发记录表》在第一时间内进行分类登记，登记时应分清是月结还是到付，及时通知有关人员领取并签名。

4.5.4备用金准备：

前台文员到财务借300元现金，作为现付快递或其他之用。

4.5.5对于月结的快递必须做月结快递费用表，并及时报账。

4.5.6对于到付的快递应及时确认，每两周报销一次费用。

4.6会议室及其相关附属物的管理

4.6.1会议室安排：

会议室的使用实行登记备案制，前台必须对会议室使用情况进行登记，当日会议较多且会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门经理进行沟通；

4.6.2会议室卫生管理：

会前检查卫生，会后清理杂物；

4.7文件资料的打印

4.7.1对于安排前台打印的文件，前台必须迅速及时的完成，确保打印文件的准确。

4.7.2前台打印文件时对文件资料的内容必须保密，不得将涉密内容文稿任意放在台面上，打印时因特殊情况要离开必须将文件收好。

4.7.3文件资料打印完成后必须将件亲手交给起草人，并在征得起草人同意后对电子文进行相应处理。

4.8保管物品盘点

每月1日前由财务财务和行政办公用品管理员对办公用品进行盘点，核实库存；并出具上月《办公用品使用及库存报表》；做到帐、物相符。

4.9其他事项

4.9.1每月第二周和第四周周末负责安排全公司大扫除；

4.9.2每周五固定维护办公室盆景卫生、浇水，每月最后一天负责给盆景施肥。

4.9.3饮用水的安排：

前台根据用量情况进行订送大桶水：

通常情况下4至10月剩6桶水即刻通知送水，每次送30桶。

11至3月剩下3桶水即刻通知送水，每次送20桶。

4.9.4饮用水结算：

每次结算应有对应的送水签收登记表复印件对照发票做付款申请。

4.9.5每天上班8:

30—8:

40负责前台、前台接待区、会议室卫生。

如遇公司早会，卫生时间顺延。

4.9.6新入职人员3天内手工记录考勤，第四天起开始指纹打卡；15天发放工作服。

4.9.7部门经理交办的临时事项

4.10每月须填写或上报的报表

《快递单接收分发记录表》

《快递单发出记录表》

《快递费用月报》

《员工考勤月报表》

《来客来访登记表》

《饮用水用量及费用表》

《快递费用分类登记表》

《固定资产月报表》

《办公用品领用表》

《工衣发放登记表》

五、每日工作——招聘培训工作

5.1招聘计划的编制

5.1.1每日根据公司《组织架构图》，各部门、各岗位的定员定岗，岗位空缺、公司拟新增岗位编制人力资源需求计划，写清基本任职条件，报公司领导审批。

5.2招聘

5.2.1网上招聘

招聘培训专员在每月28号前统计各部门下月招聘计划，计划内招聘报人资行政部经理审批，计划外招聘除人资行政部经理审核外还需报总经理批准后方可进行。

5.2.1.1招聘计划经领导审批后在网上发布招聘广告：

“中国人才热线网址：

.，前程无忧网址：

所发布的信息须每每天刷新一次，保证招聘效果；

5.2.1.2每日早上前招聘专员打开电脑进行相关简历的收集，交经理进行初步筛选后打电话通知相关应聘者到公司面试，在简历上写明通知情况，并做面试报表。

重要岗位须公司总经理面试的须提前与总经理预约面试时间，再通知。

5.2.2现场招聘

5.2.2.1根据各部门职位申报情况，公司不定期安排到人才大市场或罗湖人才市场招聘或参与专场招聘。

5.2.2.2办理上述招聘须经公司领导批准后，提前申报招聘展位，并报送招聘职位报表。

5.2.2.3招聘前一日须对临时增加的职位要求进行准备，并办理招聘借款和安排次日招聘相关事项，并通知次日参加招聘人员。

5.2.2.4招聘当日参加招聘人员根据职位要求认真进行初步简历筛选，开出面试单，在简历上写明通知情况，并做面试报表。

重要岗位须公司总经理面试的须提前与总经理预约面试时间，再通知。

5.3其他形式的招聘

5.3.1媒体发布：

在各报刊杂志上发布招聘信息，招聘职位为高级职位；

5.3.2张贴广告：

在物流园社会信息栏张贴招聘信息，招聘职位为营销类人员；

5.3.3学校招聘：

通过校企合作方式，招聘职位为储备人才和专业人才；

5.3.4网络招聘：

通过该渠道招聘人员为管理、技术、客服、销售、文职等岗位人员。

5.4面试

5.4.1通知人员面试后，人事文员应及时做好面试准备工作，如面试表格、考试题目的准备等。

5.4.2面试当天前台文员应按照“先来后到”的原则安排同一岗位应聘人员面试顺序，并通知面试主考官进行面试。

5.4.1考试：

人事文员应安排应聘人员进行考试，根据不同的职位从题库中选择不同的题型。

考试时间一般在30分钟左右。

书面考试占30%。

5.4.1.1题库中考试题目由人资行政部和各部门经理共同制订。

5.4.2面谈：

人事文员对于考试完成的应聘人员按考试交卷的先后顺序安排面谈，面谈时间一般在10---45分钟左右。

面谈占70%。

5.4.2.1人资行政部经理根据职位要求，就应聘者的“求职意愿、离职原因、工作经验、基本技能、基本道德观念”等进行了解，对应聘主管以上岗位的人员进行管理技能测试，做出基本评价。

5.4.2.2用人部门经理根据岗位专业特点对应聘者的专业技能进行系统、详细的询问和测试，并做出详细评价。

5.4.2.3在部门面谈的基础上，对于重要的岗位，人资行政部提交公司领导进行面试。

5.4.2.4面试完成后，人资行政部进行对简历进行重新整理，对于面试合格人员应与公司领导就薪资和其他相关事情进行确认。

5.5培训

5.5.1招聘培训专员在每月28号前统计各部门下月培训计划，计划内培训报人资行政部经理审批，计划外培训除人资行政部经理审核外还需报总经理批准后方可进行。

5.5.2每月28号前统计上月新员工培训课程，并做好效果分析报告，以备进一步改进。

5.5.3每月一次培训需求调查，便于有针对性安排培训，以提高员工整体素质。

5.5.4保持外界培训机构联络，了解培训动向，对于有必要参与的课程经公司领导同意后外派人员学习。

5.5.5每次新员工培训结束后第二天对新员工做培训结果考核，内容涉及公司制度、企业文化、薪酬结构、技能技巧、互联网行业知识、产品结构知识、人力资源专业知识等。

5.5.6每季度考核一次制度相关知识、每半年考核一次企业文化知识。

5.5.7每月须填写或上报的报表

《招聘需求表》

《招聘结果分析表》

《招聘人员统计表》

《培训需求调查表》

《培训结果分析表》

《培训讲师评估表》

六、每日工作——人事管理

6.1录用

6.1.1拟录用人员工作背景调查：

主管或同职岗位由人事文员进行，如实记录调查情况。

6.1.2由经理对拟录用人员进行确认：

普通岗位与部门经理确认，主管以上岗位须与公司领导确认。

6.1.3拟录用人员确认后，须打电话通知相关人员，经理以上的职位由经理通知，主管及以下岗位由行政文员通知。

6.1.4报到当日办理正式入职手续同时办理工作证。

6.1.5被录用的员工经逐级批准后方可正式签订劳动合同。

6.2办理入职手续

6.2.1基本资料的办理

6.2.2新员工来公司报到时，须备齐下列资料到人资行政部人事文员处填写入职登记表，办理入职手续。

6.2.2.1个人简历一份;

6.2.2.2一寸照片2张;

6.2.2.3身份证、学历证、职称证、社保相（号）、邮政银行卡号。

6.3转正

6.3.1试用期结束前一周提交试用期考核表给用人部门负责人对新员工进行考核，考核结果低于60分不予填写转正申请单。

6.3.2转正申请单经逐级批准后方可办理转正手续，包括填写调薪申请单、调薪通知单、转正通知单。

6.4考核

6.4.1新员工考核结果参考试用期整体表现评价，所有人员岗位技能和态度各占50%。

6.4.2每月最后一天安排各部门的绩效考核并统计结果，销售、客服、大客户、猎头人员以业绩为准，奖励方式为季度浮动底薪；行政技术人员以绩效考核方式进行考核，奖励方式为现金，每季度发放一次。

6.4.3对于提名晋升人员组织考核，考核重点技能技巧、管理能力、公司理念认可度、团队合作等；其中团队合作、公司理念认可度各占15分；管理能力占40分；技能技巧30分；

6.5晋升

6.5.1由员工自己或部门向人资行政部提出书面晋升申请，人资行政部接到申请的同时安排领导做前期晋升谈话。

谈话内容涉及企业文化认可度、个人职业规划、团队管理等内容；

6.5.2对于经领导谈话确定的晋升人员做晋升考核工作，考核内容涉及领导能力、工作能力、专业技能、培训能力等综合考核；

6.5.3经公司考核合格人员做职务调动通知和薪资调整；

6.6奖惩

6.6.1对于经部门申报、员工自己申请或推荐的奖惩情况事实调查。

6.6.2经调查奖惩事实属实的，依照公司相关规定提请奖惩申报。

6.6.3执行经公司批准的奖惩结果；

6.6.4个人奖惩结果运用到年度调薪、晋级等人事管理活动。

6.7离职

6.7.1辞职

试用期内员工提前20天，正式员工提前30天提出离职申请，经逐级批准并交接完毕后方可办理离职。

6.7.2辞退

试用不合格人员和违反公司制度达到辞退标准的正式员工予以辞退处理，辞退处理需逐级批准并交接完毕后方可办理离职。

6.7.3不管是辞职还是辞退，一般员工由人资行政部经理批准即可，主管级及以上管理层人员还需总经理批准方可办理离职。

6.8员工关系管理

6.8.1在职人员满意度调查、统计；

6.8.2问题员工心态引导；

6.8.3离职人员问卷调查、统计；

6.9企业文化建设

6.9.1每周一，周五安排组织早会；

6.9.2每月组织启动大会；

6.9.3每季度组织员工生日会、员工户外活动；

6.9.4组织公司年会、年度旅游；

6.10福利管理

月度奖励统计，社会保险退订，节日礼品申请，礼金申请，带薪休假申请，免费旅游申请、免费体检申请；

6.11其他

6.11.1负责员工档案管理，要求及时更新；

6.11.2负责企业文化墙、公示栏信息更新；

6.11.3完成领导交办的临时事项；

6.12每月须填写或上报的报表

《人员异动表》

《考核统计表》

《满意度调查表》

《工衣扣款统计表》

《社保扣款明细表》

7、每日工作——财务管理

7.1每日

7.1.1每日账务处理

7.1.2即时开通服务

7.1.3邮寄发票：

当日发票最迟在当天下午17:

30前寄出

7.1.4每日9点前销售业绩统计；9点、11:

30点、14点、17:

30销售业绩查款；

7.2月度

7.2.1每月现金流水账在次月3号前完成、每月内账在次月25号号前完成、每月外账在15号前完成；

7.2.2每月8日前通过联通、电信网站打印上月通话清单，10日前完成上月《通讯费用月报》；

7.2.3每月10日前工资核算完毕，11号资料齐全并递交邮局，12号准时发放工资；

7.2.4每月15号前打印银行对账单；发票验销、购买；报税；

7.3季度

7.3.1每季度绩效考核统计在3号前；

7.4其他

7.4.1凡是涉及到各部门的费用，一律由部门自行做付款申请，经各级领导批准后方可付款；

7.4.2领导交办的临时事项；

7.5每月须填写或上报的报表

7.5.1《现金日记账》

7.5.2《工资表》

7.5.3《通讯费用月报表》