竣工文件编制办法.docx

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竣工文件编制办法竣工文件编制办法XXXXXXXXXX工程项目竣工文件编制实施细则四川XXXXX管理有限公司监理部二一一年十二月四川省四川省XXXXXXX公路工程项目公路工程项目竣工文件编制实施细则竣工文件编制实施细则1目的：

为统一四川XX项目工程（以下简称“XXXX工程”）项目竣工文件的编制及规范项目档案的整理，特制定本细则。

本细则适用于XXXX工程项目的竣工文件编制项目档案管理。

2依据2.1GBT11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求2.2DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范2.3JTGF80-2004公路工程质量检验评定标准2.4交通部2004年第3号令公路工程竣（交）工验收办法2.5交通运输部交公路发201065号关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知2.6交办发2010382号关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知2.7四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案管理规范川交办2002245号文3名词解释3.1项目文件指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图象、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工图文件、竣工验收文件等。

3.2项目前期文件指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.3项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3.4项目监理文件指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。

3.5项目竣工图文件指项目竣工后按照按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

3.6项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。

3.7项目档案指经过鉴定、整理、归档后的项目文件。

3.8归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构（或人员）。

3.9竣工验收是指建设项目竣工、试运行后，由有关主管部门组织的对项目的全面考核、检查。

3.10建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工的独立组成的单位。

3.11单位、分部、分项工程3.11.1单位工程在建设项目中，根据签订的合同，具有独立施工条件，可以单独作为成本计算对象的工程。

3.11.2分部工程在单位工程中，应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。

3.11.3分项工程在分部工程中，应按不同的施工方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。

单位、分部、分项工程的具体划分，按公路工程质量检验评定标准（JTGF80-2004）附录A执行。

4竣工文件的编制责任4.1建设项目中建设单位（业主）负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目档案整理。

4.2竣工文件的编制工作应严格依照交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表（附件一）中的规定，由有关单位各自负责。

施工、设计及监理单位在完成各自的立卷、编制工作，并经检查合格后，移交给建设单位。

文件材料必须按照组成系统完整，图表数据的内容真实可靠，制图、组卷、装订标准规范，所有材料内容和内在联系合理合法的要求进行。

5、项目文件的收集5.1建设项目各阶段文件的搜集与各方责任5.1.1建设项目在项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设单位负责收集积累，勘察设计单位负责勘察设计文件的收集积累，按规定向建设单位移交有关材料。

5.1.2建设项目在施竣工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，然后由总承包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。

5.2收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

其范围见交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表（见附件一）。

5.3收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

5.4竣工文件的质量要求5.4.1字迹清楚、字体工整、图像清晰、图表整洁、格式统一、签字手续完备、纸质优良、完好无损。

5.4.2归档的文件材料不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。

5.4.3对于破损的文件应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成210297mm（A4）规格。

5.4.4电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。

5.4.5不宜保存的文件，如：

水泥出厂证明、钢材购买发票、产品合格证等有蓝色字迹的需复制，复制件放在原件后，如果原件规格达不到A4纸的规格，需粘贴在A4纸上归档。

6竣工文件的编制6.1建设项目在建设过程中，施工单位和监理单位应根据工程施工现场实际情况以及合同的要求，对收集、积累的文件及时进行编制。

编制要求如下：

6.1.1施工类文件和竣工类文件（主要为竣工图和竣工表）由施工单位负责编制，监理类竣工文件由监理单位负责编制，凡文件未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补充。

6.1.2根据建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件。

6.1.3对施工文件、施工图的准确性和更改情况进行核定，并按要求修改到相应的文件。

6.1.4与施工图有关的局部设计更改、现场洽商和材料变更单独成册，其所附变更的内容也应编入相应的竣工图内。

6.1.5凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的，需要永久和长期保存的文件，在原件后应附一份复印件。

6.2项目竣工图的编制项目竣工图的编制项目竣工图由施工单位编制。

竣工图编制要求：

6.2.1竣工图采用AutoCAD绘制，按统一的图框格式复制，图框格式见附件二，以施工图代竣工图（即按图施工没有变动的），需换成竣工图标，图号填竣工图号。

6.2.2凡结构形式、施工工艺、平面线型布置等有改变的，均应重新绘制竣工图。

6.2.3应编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

6.2.4凡是边坡超挖，在横断面竣工图上用粗线画出实际边坡线，并用虚线画出原设计边坡线。

6.2.5竣工图应准确、清楚、完整、统一，真实反映工程竣工验收时的实际情况。

6.2.6竣工图尺寸、数量应与实际工程相一致。

6.2.7竣工图图幅尺寸为297mm420mm（A3），图框、图标尺寸及标注内容按样图绘制。

对于个别难于在此图幅内布置得构造物、地质、剖面图，可适当延长。

装订时应将长出部分向内折叠，高度仍为297mm，保证竣工图成册整齐美观。

6.2.8新增工程项目要求有详尽的平、立、剖面图。

6.2.9防护工程除挡土墙、特殊防护要求绘制平、立、剖面图外，其余水沟、护脚、护面墙、护坡等均按标准断面加数量代之。

6.2.10图中说明采用电脑打印标准宋体5号字，同一竣工图中不得有两种书写字体，图中除签字外不允许出现手写字。

6.2.11大、中桥梁应每座单独编制，不能合并装订，且应按分部工程顺序装订。

6.2.12竣工图各册如果内容太多，可设若干分册，若内容太少，可以合并，但在合并册的封面上保留册序，即同一封面写几册的名称。

6.2.13竣工图要有详细的编制说明，各种签字手续应完备。

6.2.14竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更施工及质检纪录相符合。

6.2.15竣工图必须经专业监理工程师审查签认后，用A3纸装订成册，然后对折放入案卷盒内。

6.3竣工表的编制竣工表一律采用297mm210mm（A4）规格打印输出，装订成册。

6.4声像档案的编制声像档案应与施工同步编制完成，经过验收合格方可归档。

施工照片、质量照片、监理照片均须分门别类，单独成册，统一编排，装入照片档案盒，每张照片应有编号、照片名称、施工时间、拍摄背景、拍摄时间、反映什么问题，底片应单独整理存放。

录像、录音内容应有必要的剪辑及准确生动的说明，使之真实、完整地表现内容，展示工程建设、管理的实况。

（如照片用数码相机拍摄，所有的照片洗印后，装入照片档案盒。

另用word文档排版，格式见附件七，编写卷内目录，最后录入光盘。

）7项目文件的整理与归档7.1建设项目形成的全部文件在归档前必须按档案处理的要求，由文件形成单位（建设、设计、施工及监理等）进行整理。

7.1.1建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件，竣工试运行及验收文件，应根据文件的性质、内容、分别按年度、项目的单项（单位）工程组卷。

7.1.2施工文件应按单位工程或结构的工程质量文件、试验、检测报告、隐蔽工程检查记录、成品、半成品检查记录等内容组卷。

7.1.3竣工图按专业、结构组卷。

7.1.4监理文件按项目、年度、问题分类组卷。

7.1.5组卷要遵循项目文件的自然规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

7.1.6卷内没有重份文件。

7.1.7卷内文件顺序应按照：

批文在前，请示报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字在前，图样在后。

7.2案卷编目案卷编目包括编写页号，编写案卷封面，填写卷内目录和卷内备考表，编写案卷目录。

一个完整的案卷，其卷内顺序为：

案卷封面卷内目录文件正文（图）卷内备考表。

7.2.1编写页号：

卷内页码的编号用打号机按序打号，序号从1起逐页编号，单面书写的文件材料页号编在右下角；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写。

所用号码颜色为黑色。

案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

案卷总页以不超过200页为宜。

7.2.2案卷封面案卷封面由档号、档案馆号、建设项目名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级八项组成。

（1）档号由全宗号、分类号、案卷顺序号构成。

以纳黔高速公路施工单位C1合同段为例，竣工类（第7类）文件档号：

NQ-GL511C17-1NQ-GL511C17-2施工类（第5类）文件档号：

NQ-GL511C15-1NQ-GL511C15-2以纳黔高速公路监理单位JL1为例，监理类（第6类）文件档号：

NQ-GL511JL16-1NQ-GL511JL16-2

（2）档案馆号留空，暂不填写。

（3）建设项目名称统一为“四川省XXXX工程项目”，居中，黑体。

（4）案卷题名案卷题名由立卷者编制，应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，结构完整、文字通顺、标点正确，字数限于50个字以内。

案卷题名以“本案卷涉及的起止桩号（或中心桩号）+工程名称（或分项工程名称）+工程部位+本卷主要内容+文件形式（如报告、批复、检验单、图）”的方式表达。

（5）立卷单位合同单位名称。

（6）起止日期填写该案卷内文件材料形成的最早日期最晚日期。

如：

“2008031220090817”。

（7）保管期限填写划定的保管期限，以附件一中所列保管期限为准。

同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

（8）密级依据保密规定填写卷内最高密级，若文件材料上没有密级就不填写。

7.2.3卷内目录卷内目录于案卷封面之后，卷内文件材料首页之前。

卷内目录由：

序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注七项组成。

（1）序号：

填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“l”起依次标注。

（2）文件编号：

填写文件的文号或图纸图号，没有的可不填写。

（3）责任者：

填写文件的形成单位或主要责任者，与其文件的公章对应，可采用通用简称。

（4）文件材料题名：

填写文件标题全称。

（5）日期：

填写文件材料形成的年月日，用阿拉伯数字表示，如“20070601”，若文件材料没有确定到日和月，至少应注明其年份，不得为空。

（6）页号：

填写每份文件材料首页上标注的页号，最终件填其起止页号，如“123-125”，最终件只有一页的，填写为“114-114”。

（7）卷内目录一式两份，一份随案卷装订，另一份按档号顺序装订成册，便于卷内文件检索。

7.2.4卷内备考表卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后，用以说明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和提供使用过程中需要说明的信息。

形式如：

本案卷共_页，其中文字材料页，照片张，图纸页，表格_页，及其它需要说明的问题。

立卷人、检查人及其时间，需相关人员手写签字。

7.2.5案卷目录案卷目录作为档案查阅和检索的工具，卷内目录作为它的二级目录。

案卷目录由立卷单位对照每卷案卷封面对应填写，包括的列名称有：

档号、案卷题名、页数、起止日期、立卷单位、保管期限、备注。

7.3竣工文件的组卷要求7.3.1承包人单位：

工程施工阶段形成的施工文件，以合同段为单位，由各合同段项目经理部负责组卷，具体组卷顺序见（附件三），内容按单位、分部、分项工程划分表的顺序（路基工程、路面工程、桥梁工程、互通式立交工程、隧道工程、环保工程、交通安全设施、机电工程、房屋建筑工程等），并按施工顺序归档有关分项开工报告、检验申请批复单、质检表、试验资料及其评定表和测量、检查等原始文件。

7.3.2施工质量保证资料组卷顺序分项工程成册内容顺序：

（1）分项工程开工申请单

（2）分项工程质量检验评定表（3）检验申请批复单和按工序归档的其它资料（4）现场质检表（即分项工程质量检验评定表中要求的检测项目的原始记录）（5）根据分项工程质量检验评定表的内容顺序依次放相关数源证明资料，含分项工程试验评定表（如压实度、砂浆、砼强度评定等）（6）中间交工证书7.3.3卷内分项工程使用材料位置一览表（附件六）的编制说明：

为便于查找本卷分项工程所使用原材料的材质证明所在的位置（即所在案卷的档号和页号）。

该表装订在各分项工程质量评定卷内目录的后面，卷内文件的前面，并编上页号。

此外，在原材料质量检验共用卷的备考表中，应注明各原材料主要使用的分项工程名称。

7.3.4试验检验一览表（附件八）的编制说明：

该表按照合同段的分项工程划分表填写。

即每个分项工程需试验检测的项目，按该工程的规范要求填写，本表单独成册。

7.3.5工程变更令竣工图一览表（附件九）的编制说明：

为便于查找该卷竣工图中发生了工程变更的竣工图中发生了工程变更的竣工图所对应工程变更令的位置（即所在案卷的档号和页号）。

该表装订在各竣工图案卷卷内目录的后面，竣工图的前面，并编写页号。

7.3.6工程变更令与竣工图对应表（附件十）的编制说明：

为便于在工程变更令案卷中查找发生了工程变更的竣工图，体现本案卷中变更令与所对应竣工图的有机联系。

该表装于各工程变更令案卷卷内目录的后面，变更令文件的前面，并编写页号。

7.3.7监理单位文件按后附附件中的监理文件内容组卷。

其成册内容顺序从上至下：

（1）监理总结

（2）监理管理规程规范（3）监理实施细则（4）工程质量控制措施（5）工作指令及回复、监理通知单及回复（按合同段顺序归档）（6）工程过程中平行抽检记录，含试验抽检资料（按合同段顺序归档）（7）监理日志（按总监、驻地监理工程师、专监、现场监理顺序组卷）（8）监理往来文件（9）监理声像资料（10）计量支付报表（按合同段顺序组卷）7.4案卷装订要求7.4.1案卷装订顺序：

封面卷内目录文件正文（图）备考表7.4.2竣工图按297mm420mm（A3）规格装订成册后，对折放入档案盒内7.4.3案卷内不同尺寸大小的文件材料要折叠成297mm210mm（A4）的统一幅面装订。

7.4.4装订时必须去掉金属物，装订边和底边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，三孔距装订边1.0cm，中孔位于垂直方向的中心位置，上孔距中孔6cm，下孔距中孔6cm，结头为死结，结于后背后中孔。

装订线应为柔韧牢实的棉线，或档案装订专用线。

7.4.5案卷封面、卷内备考表分别粘贴在装订好的文件材料的封面和封底，不露装订线。

文件装订成册后应装入档案盒内保存（一个档案盒内可以放多卷成册的案卷），卷盒外表尺寸为305mm220mm，厚5cm，每个档案盒应用胶水粘贴含档号和案卷题名的案脊，案脊用牛皮纸打印。

7.5电子拷贝需要提交的电子文档拷贝（刻录为一套光盘）：

1、案卷目录、卷内目录、案卷封面、备考表、背脊2、科技档案移交签证单3、工程技术总结4、竣工图总说明5、竣工图（CAD文件）6、竣工数量表7、施工照片（Word中排版）8、监理照片（Word中排版）7.6归档份数竣工档案的归档份数：

各合同段和监理单位须向四川纳黔高速公路有限公司移交一套完整竣工文件原件和一套复印件，还应附上单独成册的“科技档案案卷目录”2套，“科技档案卷内目录”1套，并填写“科技档案移交签证单”见附后（“附件三、附件四”），并移交一套报送交通部档案馆的竣工文件（附件十一）。

7.7档案装具为了四川省石坝（黔川界）至纳溪公路项目竣工档案格式的统一和规范，同时确保案卷封面、背脊、卷内备考表、档案盒、施工照片档案盒的材料防潮、防蛀、绝缘等质量要求，我司统一印制竣工档案案卷封面、背脊、卷内备考表、档案盒及施工照片档案盒，由各施工单位、监理单位统一到公司购置。

8竣工文件的审查与提交竣工文件的审查与提交各施工单位、监理单位应根据工程进展情况，适时编制竣工文件，公司将定期组织对各单位的竣工文件编制情况进行检查，各单位应在工程完成后三个月内将所编制的，且经审查合格的竣工档案移交至四川纳黔高速公路有限公司。

附件附件一归档范围和保管期限表附件二竣工图图框附件三竣工文件组卷顺序表附件四科技档案移交签证单式样附件五项目档案移交签证单式样附件六卷内分项工程使用材料位置一览表附件七照片归档格式附件八试验检测一览表附件九工程变更令与竣工图一览表附件十工程变更令与竣工图对应表附件十一报送交通部档案馆的竣工文件材料归档范围和保管期限表附件十二组卷内容和分类形式（施工单位）附件十三组卷内容和分类形式（总监办、驻地办）附件十四组卷内容和分类形式（监理试验室）附件一归档范围和保管期限交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表小类归档内容保管期限保管单位立卷单位1可行性研究任务书

（1）项目建议书及批复永久交通主管部门建设单位

（2）工程可行性研究报告（3）项目评估、论证（4）环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复设计单位建设单位（5）设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复2设计基础材料

（1）工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、重要土岩样说明永久30年建设单位设计单位

（2）地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观察记录（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料3设计文件

（1）总体规划设计永久交通部档案馆交通主管部门建设单位设计单位设计单位

（2）方案设计、初步设计、技术设计及设计审批文件永久交通主管部门建设单位设计单位（3）施工图设计、设计计算书30年建设单位设计单位（4）建设项目用地图4工程管理文件

（1）征用土地申请、批准文件及红线图永久建设单位建设单位

（2）建设项目用地呈报表（3）征地数量明细表（4）拆迁、补偿协议书（5）承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件（6）技术规范的补充文件和修改文件30年（7）施工执照永久（8）环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件建设单位使用单位（9）电、暖、煤气等供应协议书（10）工程总结交通部档案馆交通主管部门建设单位5施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要永久30年建设单位施工单位

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要30年建设单位使用单位（3）分项工程开工申请单及附件永久建设单位（4）原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告30年建设单位使用单位（5）原材料试验报告（6）设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续永久（7）施工原始材料30年（8）试验材料汇总表（9）中间检验报验单及试验数据30年建设单位施工单位（10）隐蔽工程验收记录永久建设单位使用单位（11）工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告30年（12）单位工程、分项、分部质量检验评定报告永久（13）施工总结、技术总结30年建设单位（14）机电设备安装及调试记录-30年建设单位使用单位（15）专项检测及监控材料（16）工程声像材料永久30年6监理文件

（1）监理通知、开（停、复）工令许可证永久建设单位监理单位

（2）备忘录、会议纪要30年（3）施工质量检验分析永久（4）规程规范30年（5）合同管理文件（6）计划进度管理文件（7）工程技术管理文件（8）工程质量控制文件（9）工程计量与支付（10）与总监及业主的来往函（11）监理工作会议记录或纪要（12）监理日志7竣工文件

（1）工程竣工申请报告永久建设单位建设单位

（2）工程竣工验收报告永久交通部档案馆交通主管部门建设单位使用单位（3）竣工验收鉴定书、验收委员会名册（4）工程总结文件永久建设单位使用单位（5）工程审计文件、材料永久建设单位（6）财务决算、工程决算、支付报表（7）竣工图1总说明书永久交通部档案馆交通主管部门建设单位使用单位施工单位2路线平、纵面竣工图3路基、路面竣工图建设单位使用单位4桥梁、涵洞竣工图5隧道工程竣工图6路线交叉工程竣工图7沿线设施及其它工程竣工图8环保工程竣工图9通用图8科研

（1）课题报告、任务书、批准书永久建设单位建设单位

（2）协议书、委托书、合同（3）研究方案、计划、调查研究报告30年（4）实验记录永久建设单位使用单位（5）实验分析、计算、整理资料（6）阶段报告、科研报告、技术鉴定附件二附件二竣工图图框竣工图图框竣工图样式（采用A3纸，具体表格详见川交办2002245号文P18、19页附件二：

竣工图式样）：

（图号）附件三附件三分项工程竣工文件组卷顺序表分项工程竣工文件组卷顺序表序号表格名称表格作用备注1分项工程开工申请单证明本分项工程所有准备工作已做好，可以开工2分项工程质量评定表对分项工程质量进行综合评价3试验评定表对分项工程试验进行评定4检验申请批复单反映检查程序及对质量的认可5现场质量检验报告单反映工序或工程质量，通过工序检验、交接检验进行的控制过程资料；6线型或几何尺寸检测记录反映了分项工程的外观质量7施工原始记录反映施工技术管理工作质量8试验报告反映质量控制过程的自检或抽检数据是否符合规范要求9中间交工证书证明该分项工程已完工，可以进行下道工序附件四附件四科技档案移交签证单归档卷数：

归档单位：

负责人：

经办人：

接收单位：

负责人：

经办人：

签证日期：

年月日附件五附件五项目档案移交签证单接收卷数：

移交单位：

负责人：

经办人：

接受单位：

负责人：

经办人：

签证日期：

年月日附件六附件六四川省石坝（黔川界）至纳溪公路工程卷内分项工程使用材料位置一览表分项工程名称原材料名称原材料的证明材料所在位置备注档号页码附件七照片归档格式照片编号01照片名称路基交验拍摄时间2008-2-20拍摄人汪江渝反映什么问题路基交验照片内重要人物的具体位置JL4监理组照片编号02照片名称底基层施工拍摄时间2008-3-15拍摄人汪江渝反映什么问题路基交验照片内重要人物的具体位置JL4监理组附件八附件八四川省石坝（黔川界）至纳溪公路工程项目试验检测一览表施工单位：

合同段：

试验检测项目：

编号起止桩号