第5章WORD 应用技术.docx

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第5章WORD应用技术

本章目录：

第5章Word20034

5.1Word2003基本知识（简介）4

5.1.1Word2003概述4

5.1.2Word2003的启动和退出4

1.Word2003的启动4

2Word2003的退出4

5.1.3Word2003的窗口组成5

1．标题栏5

2．菜单栏6

3．工具栏6

4．文本区6

5．滚动条6

6．状态栏6

7．文本选定区6

5.1.4Word2003的视图和显示方式6

1．普通视图7

2．Web版式视图7

3．页面视图8

4．大纲视图8

5．阅读版式8

5.2文字基本编辑技术9

5.2.1文档的创建、保存和打开9

1．文档的创建9

2．文件的保存10

5.2.2文档的编辑11

1．文本的输入11

2．文本的选定12

3．文本的编辑12

5.2.3查找、替换、自动更正与拼写检查13

1．查找和替换13

2．自动更正15

3．拼写检查17

5.3文档格式编排18

5.3.1字符格式编排18

1．使用菜单命令设置18

2．使用“格式”工具栏设置19

3．复制字符格式20

5.3.2段落格式编排20

1．文本对齐20

2．文本缩进21

3．行间距和段间距22

5.3.3项目符号和编号23

1．项目符号和编号的自动创建23

2．项目符号和编号的设置23

5.4表格处理24

5.4.1表格的创建25

1．插入空表25

2．将文本转换为表格26

3．输入表格内容26

5.4.2表格的编辑26

1．选定表格27

2．插入行、列、单元格和表格27

3．删除行、列、单元格和表格27

4．改变行高和列宽28

5．合并和拆分单元格29

5.4.3表格格式化29

1．对齐方式29

2．表格自动套用格式30

5.4.4表格的处理30

1．表格的计算30

2．插入图表31

5.5边框和底纹32

5.5.1表格边框的设置32

5.5.2页面边框的设置32

5.5.3底纹的设置33

5.6页面设置34

5.6.1页面设置34

1．页边距34

2．设置纸张方向、大小和来源35

3．版面设置35

4．改变每页的行数和每行字符数37

5.6.2页眉和页脚37

5.6.3文档分页38

5.7图文混排38

5.7.1插入图片38

1．插入剪贴画38

2．插入图形文件39

5.7.2图片格式的设置40

1．设置图片大小40

2．裁剪图片及图像控制41

3．设置文字环绕方式42

5.7.3绘制图形43

1．绘制图形43

2．在自选图形中添加文字43

3．自选图形格式设置。

43

5.7.4其他图形对象44

1．插入艺术字44

2．公式的输入46

3．插入文本框46

5.8文章样式47

5.8.1样式的设置47

1．样式47

5．8．2模版49

5．8．3编辑目录49

5.9文件打印51

5.9.1打印预览51

5.9.2打印文档51

第5章Word2003

5.1Word2003基本知识（简介）

5.1.1Word2003概述

在信息飞速发展的今天，我们仍离不开文字和图表的处理工作，普通的手写已经不能满足人们的需要。

随着计算机的普及，各种为文字处理开发的应用软件应运而生。

MicrosoftWord是目前用于创建重要文档的最常用应用程序之一。

使用它可以编排出精美的文档，制作报表、信函以及一些简单的出版物等，除了在文档中插入图片、图形、表格等各种对象外，还可以方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等。

Word2003是Office2003套装软件的一个重要组成部分，对于过去的Office版本有了很大不同。

本章主要介绍Word2003的使用，重点介绍文档编辑、格式设置、表格操作和图文混排等。

5.1.2Word2003的启动和退出

1.Word2003的启动

启动Word2003的方法有很多种，概括起来常用的主要有以下几种：

（1）单击任务栏上的“开始”菜单→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”。

（2）双击桌面上Word快捷方式图标

，启动Word2003。

（3）选择“开始”菜单→“运行”输入“winword”后，单击“确定”。

（4）如果已有建立的Word文档快捷方式，双击该文档后系统自动启动Word，并同时打开此文档。

2Word2003的退出

关闭Word2003的方法有以下几种：

（1）单击Word窗口右上角的关闭按钮

。

（2）双击窗口控制菜单图标按钮

。

（3）单击“文件”菜单→“退出”。

（4）使用Alt＋F4组合键。

注：

如果在退出前已保存，则直接关闭此窗口，如果还没有保存，则会弹出是否保存文档的对话框，如选择“是（Y）”按钮，对于已经保存过的文件，则保存后退出Word。

若是新建文档，则打开“另存为”对话框，输入文件名之后，再按“保存”按钮，才保存用户所做的修改；若选择“否（N）”按钮，则不保存修改退出Word；选择“取消”按钮，则取消退出操作。

如图5.1所示：

图5.1保存文档的对话框

5.1.3Word2003的窗口组成

启动Word2003之后，窗口界面如图5.2所示：

图5.2Word2003窗口界面

1．标题栏

标题栏位于窗口的最上方，显示当前所处理的文档的名称。

最左边的是控制菜单图标，

单击可以显示窗口控制菜单，双击退出Word。

最右边是最小化按钮

、最大化按钮

（或还原按钮

）和关闭按钮

。

2．菜单栏

菜单栏位于标题栏的下方，给出各类命令的菜单项，在Word2003中常用菜单有以下九种：

文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。

3．工具栏

工具栏位于菜单栏的下方，是Word窗口的重要组成部分，默认情况下Word只显示“常用”和“格式”两个工具栏。

当执行某些操作的时候，可以通过选择“视图”菜单→“工具栏”命令调出需要的工具栏。

4．文本区

文本区又称编辑区。

它占据窗口的大部分显示空间，在这个区域可以编辑文本、插入表格和图形等等。

文本区中闪烁光标“∣”，表示当前输入文字的位置。

“”表示一个段落的结束，以及该段落的格式编排信息。

5．滚动条

分为水平滚动条和垂直滚动条。

在水平滚动条的左侧有五个视图方式转换按钮，用于改变文档的显示方式。

6．状态栏

状态栏位于窗口的最底部，用于显示光标在文档中的位置及文档信息等。

7．文本选定区

文本区左边是文本选定区。

在文本区选定区，鼠标指针变为指向右上的“”，用户可以用文本选定区选定所需要的内容，单击、双击和三击鼠标左键可分别选中文档的一行、一段和全部文档。

5.1.4Word2003的视图和显示方式

用户通过屏幕查看文档中的内容及输出效果。

为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word2003提供了多种显示模式，也称作视图，来满足用户需要。

不同的视图可以改变同一文档在窗口中的不同显示效果。

对于各种视图的切换，可以使用“视图”菜单来选择，或者单击窗口左下角的视图方式转换按钮进行切换。

Word2003一共有五种视图：

普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式。

1．普通视图

普通视图是用户进行文字输入、编辑及格式排版的常用界面。

它简化了页面布局，不能显示页眉、页脚、背景和分栏等页面效果，也不能显示那些没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片。

“分页线”的显示是普通视图的特点。

图5.3“普通视图”方式显示

2．Web版式视图

Web版式视图的外观与浏览器的效果一致，它的正文显示比例更大，并且自动换行来适应窗口。

它不仅能浏览文档，还可以看到背景、自选图形等等，但这些背景和填充效果不会被打印出来。

图5.4“Web版式视图”方式显示

3．页面视图

页面视图是最合适的图文混排视图方式，也是学习Word编辑排版的最主要的工作视图。

在页面视图上，用户可以看见文档的真实打印效果，在页面视图下，可以设置页边距、页眉、页脚和脚注等，还可以处理图文框、分栏，以及对文本格式、版面进行修改。

图5.5“页面视图”方式显示

4．大纲视图

在大纲视图下，用户可以创建或修改文档的大纲、组织文档结构；将标题下的文本内容隐藏或显示；提示或降低标题的层次。

大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在其他视图中的外观，也不会被打印出来。

图5.6“大纲视图”方式显示

5．阅读版式

阅读版式是一种专门用来在屏幕上阅读文档的视图，在Word2003以下的版本中没有阅读版式视图。

和页面视图相比，阅读版式视图中的字号变大，行的长度变短，页面恰好适合屏幕。

需要注意的是阅读版式所显示的页面并不是打印纸张的页面，而是按屏幕编号。

阅读版式还可以实现一屏双页，或者一屏多页。

图5.7“阅读版式”方式显示

5.2文字基本编辑技术

5.2.1文档的创建、保存和打开

1．文档的创建

Word2003启动后，默认创建一个空白新文档，命名为“文档1”，此时可以在“文档1”中输入内容。

在编辑文档的过程中，Word2003还可以创建其他新文档，操作方法如下：

图5.8文档的创建

（1）选择“文件”菜单→“新建”命令。

（2）在“新建文档”的任务窗格中，选择“空白文档”，即可创建一个空白文档。

图5.9“新建”任务窗格

或者利用“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮，创建一个新文档。

在Word2003以下版本是打开“新建”对话框，在对话框中选择需要的模版或向导来完成。

2．文件的保存

在文档的编辑过程中，要注意对文档的保存。

对新建文档或对某个已经保持过的文档进行修改之后，都需要保存。

（1）保存新文档

首次保存文档时，用户必须给新文档命名。

通过选择“文件”菜单→“保存”或“文件”菜单→“另存为”命令，或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，都可以打开“另存为”对话框。

图5.10“另存为”对话框

默认状态，Word自动将文档第一段的部分字符作为缺省文件名，保存在“我的文档”下。

如果用户需要修改文件名，可以在“文件名”下拉列表框中输入新的文件名；通过“保存位置”下拉列表选择不同的保存位置；还可以通过“保存类型”，选择不同文件类型，Word默认扩展名是.doc。

最后单击“保存”按钮即可。

（2）保存已有文档

对于已经命名过的文档，如果不需要改变其名称和路径，可以直接单击“常用”工具栏的“保存”按钮，或者选择“文件”菜单→“保存”。

如果需要改变其名称或路径，可选择“文件”菜单→“另存为”，执行相应的操作。

（3）自动保存文档

为了防止断电或意外事故，Word2003提供了自动保存功能，通过此功能Word会在用户设定的时间内，自动的保存正在工作的文档。

选择“工具”菜单→“选项”命令，在对话框的“保存”选项卡中即可指定自动保存的时间间隔。

图5.11自动保存

注：

不管是保存新建文档还是保存已有文档，都会弹出“另存为”对话框。

5.2.2文档的编辑

1．文本的输入

（1）光标定位

打开Word，在要输入文本处单击，光标变成一个闪烁的“︱”，这个“︱”就代表文字插入的位置，称为“插入点”。

（2）文字的输入

光标定位后，选择合适的输入法，即可输入文本。

输入的文本从左至右，在每行的最右端会自动换行。

如果未录入到边界或一段结束需要换行，按“回车键”即可。

（3）特殊符号的输入

一般的符号，我们可以通过键盘直接输入，而有些特殊符号，键盘上无法找到，此时可选择“插入”菜单→“符号”，在出现的“符号”对话框中，选择需要的符号，单击“插入”按钮，特殊符号即插入到文档中。

图5.12“符号”对话框

2．文本的选定

在Word中，编辑的第一步，也是最关键的一步就是文本的选定。

Office组件中对各软件的操作，都有一个共同的规律就是“先选定，后操作”。

一旦被选定的文本，变成黑底白字（即反相显示），就可以对其进行复制、删除、移动、设置格式等各种操作。

（1）基本选定方法

将鼠标移到要选定文本的首部或尾部，按住鼠标左键不放，拖曳到要选定文本的尾部或首部，然后松开鼠标，选定的内容即反相显示。

（2）利用选定区

在文本区左侧，有一个没有任何标记的长方形空白区域，称之选定区。

当鼠标移到该区域的时候，鼠标箭头指向右上。

如果需要选定文本的一行，可以单击对应的选定区；如果需要选定文本的一段，双击对应的选定区；如果需要选定全文，三击对应选定区。

（3）常用选定方法

1）如果需要选定一个英语单词，只需双击该单词的任意部分。

2）如果需要选定一个连续文本，可以先单击选定文本的首部，按下“Shift”键在要选定内容的尾部单击。

3）如果需要选定不连续的文本，可以先选定其中一部分文本，按下“Ctrl”键同时选

定其它部分文本。

4）如果按下“Shift”同时按“→”键，将会选定右边的一个汉字或一个字符；如果按

下“Shift”同时按“←”键，将会选定左边的一个汉字或一个字符。

5）如果需要选定全文，按Ctrl+A组合键。

3．文本的编辑

文本选定之后，就可以做相应的编辑了。

编辑的基本操作包括复制、移动、剪切、删除；撤销或恢复操作。

（1）复制文本

复制指的是，将文本移到另一位置，并且保持现有位置的文本内容不变。

对于短距离文本的复制，可以选定文本后，按住“Ctrl”键和鼠标左键，拖曳到需要复制的地方。

如果是长距离的文本复制，操作方法如下：

1）选定需要复制的文本。

单击“常用”工具栏的“复制”按钮，或右击在弹出的快捷菜单中，选择“复制”命令。

光标移到至需要复制的地方，单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮，或者右击选择“粘贴”命令。

2）使用复制的组合键Ctrl＋Ｃ和粘贴的组合键Ctrl＋Ｖ完成复制操作。

（2）移动文本

文本的移动和文本复制的操作很类似，但执行移动操作后，原来位置的文本内容将会消失。

短距离的文本的移动，可以通过选择需要移动的文本，然后按住鼠标左键直接拖曳到需要的位置，即可。

如果是长距离的移动，操作方法如下：

1）选定要移动的文本。

单击“常用”工具栏的“剪切”按钮，或右击在弹出的快捷菜单中，选择“剪切”。

移动光标到需要插入文本的位置，单击“常用”工具栏的“粘贴”按钮，或者右击选择“粘贴”命令。

2）使用剪切的组合键Ctrl＋X和粘贴的组合键Ctrl＋Ｖ完成移动操作。

（3）删除文本

首先选定文本，然后进行删除操作，具体有四种方法：

1）按Delete键将删除光标后面的内容，按Backspace将删除光标前面的内容。

2）单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮。

3）选择“编辑”→“剪切”命令。

4）鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”。

（4）撤销与恢复操作

在文档编辑过程中，会出现一些误操作，Word会自动记录执行过的操作，当我们想撤销之前操作的时候，可以单击“常用”工具栏上的“撤销”按钮，如果需要撤销多个步骤，可点击“撤销”按钮旁的下拉菜单，会出现可撤销操作的名称，选择需要撤销的操作即可。

恢复操作和撤销操作是相对的，我们可以在“常用”工具栏选择“恢复”按钮，恢复我们撤销的操作。

5.2.3查找、替换、自动更正与拼写检查

1．查找和替换

在编辑文档的时候，我们经常需要查找某些文字或符号进行统一格式的更改，如果逐一手工查找，不仅耗费时间，而且出错率很高。

利用查找和替换功能，能够快速的给需要替换的文字或符号定位及编辑。

比如，现在需要查找文中所有的“一”，并且将它们替换成红色、加粗的“1”，具体操作如下：

（1）单击“编辑”→“查找”命令。

图5.13“查找和替换”对话框

（2）在“查找内容”中输入中文的“一”。

图5.14输入查找的内容

（3）单击“替换”选项卡，在“替换为”中输入数字“1”。

图5.15输入替换的内容

（4）单击“高级”按钮，选择“格式”按钮，打开“字体”对话框。

将“1”的格式设置为红色、加粗。

然后单击“确定”按钮。

图5.16选择替换的格式

图5.17设置字体格式

（5）单击“全部替换”，此时会显示文档中有几处被替换。

图5.18选择“全部替换”

图5.19替换完成

2．自动更正

利用自动更正功能，可以帮助用户更正一些常见的输入错误、拼写错误和语法错误。

除此之外，还可以通过短语缩写的形式快速输入短语，比如通过输入“JSJ”输入“计算机文化基础”。

为了实现快速输入，需要为这些词或者短语建立自动更正的词条。

（1）单击“工具”菜单→“自动更正选项”，弹出“自动更正”对话框。

图5.20“自动更正”对话框

（2）在“替换”文本框中输入“JSJ”，在“替换为”文本框中输入“计算机文化基础”

图5.21输入需要添加的词条

（3）单击“添加”按钮，便将该内容加入自动更正词条表中。

图5.22词条添加完毕

（4）单击“确定”按钮，完成操作。

建立了自动更正词条之后，只要输入JSJ，按空格键或标点符号，Word就会用“计算机文化基础”来代替它。

3．拼写检查

在文档中，经常会看到一些单词或者词语下面有红色或者绿色的波兰线，这就是Word的检查功能，当发现有不可识别的词或重复的词时，Word会给词语添加红色波浪线，如果发现有语法错误，则会添加绿色波浪线。

我们可以立即纠正这些错误，也可以右击在弹出的快捷菜单中，选择忽略错误。

默认情况下Word的“拼写和语法”检查功能是开启的，我们可以进行相应的设置。

（1）单击“工具”→“选项”，打开“选项”对话框。

（2）单击“拼写和语法”选项卡。

（3）选中“键入时检查拼写”，“键入时检查语法”。

（4）单击“确定”按钮。

这样Word就能帮助我们检查输入时的错误。

图5.23拼写和语法的“选项”对话框

5.3文档格式编排

为了使文档美观、重点突出，需要对文档格式进行编排。

文档格式的编排分为字符格式和段落格式。

5.3.1字符格式编排

字符格式包含字符的字体、字形、大小、颜色等等。

Word2003默认是宋体五号字，如果需要不同效果的文字，则需要对文字进行字体格式的编排。

1．使用菜单命令设置

（1）选定需要设置字体格式的文本。

（2）单击“格式”→“字体”，打开“字体”对话框。

“字体”对话框一共有三个选项卡：

字体、字符间距、文字效果。

1）“字体”：

用来设置字体、字形、大小、下划线等等。

例如，“计算机基础”：

华文新魏、倾斜、加粗、小四号、双下划线。

2）“字符间距”：

用来设置字符的缩放、间距及位置。

例如，“计算机基础”间

距加宽3磅、“算”字提升3磅、“基”字降低3磅。

3）“文字效果”：

用来产生字符的动画效果，此效果一次只能设置一种，而且仅只能

浏览，不能被打印。

图5.24“字体”对话框

2．使用“格式”工具栏设置

默认情况下，Word2003会显示“常用”和“格式”工具栏，“格式”工具栏位于Word窗口上方。

如果没有显示“格式”工具栏，可以选择“视图”菜单→“工具栏”→“格式”。

使用“格式”工具栏可以进行一些最基本的格式设置，如字体、字形、字号、下划线等等。

图5.25“格式”工具栏

选择要编辑的文本，然后单击“格式”工具栏上对应的按钮，选择的文本就会随之变化。

其中“字体”、“字形”的设置通过下拉列表框进行选择，“加粗”、“倾斜”、“下划线”等开关型按钮，单击即可，如果在单击一次，则取消之前的设置。

3．复制字符格式

利用工具栏上的“格式刷”按钮，可以将文本的格式复制到另外的文本上。

（1）将光标定位已设置好格式的文本中。

（2）单击“格式刷”按钮，此时“格式刷”按钮下沉显示。

（3）鼠标指针移到要应用此格式的文本开始处，鼠标指针显示为刷子状，按下鼠标左键，拖曳到文本末尾，松开鼠标，完成复制字符格式的操作。

5.3.2段落格式编排

段落格式编排指的整个段落的外观，包括段落对齐方式设置、段前段后距离、行距、缩进方式等等。

在Word2003中，按下Enter键时，就产生一个段落标记，表示一个段落的结束，另起一行，并且它还保存了该段落的格式信息；按下Shift＋Enter键时，产生一个行结束符，此时只换行而段落并未结束。

1．文本对齐

对齐方式可以使文本更具有层次感、更便于阅读。

在段落设置中有以下四种对齐方式：

（1）两端对齐：

自动调整词和词之间的宽度，使正文与页的左右两边均对齐，不满一行的左对齐。

（2）居中对齐：

正文位于左、右页边的正中间。

（3）右对齐：

使正文向右边对齐。

（4）分散对齐：

以字符为单位，均匀分布在一行，不满一行的也是均匀分布。

对齐效果可以单击“格式”工具栏上的段落对齐按钮调整，也可以通过“格式”菜单→“段落”去调整。

图5.26文本对齐效果

2．文本缩进

在正文输入时，一般规定首行要空两格，既首行缩进两个字符。

另外为了强调某些段落，也可适当缩进，增加层次感。

（1）选择“格式”菜单→“段落”，在弹出的“段落”对话框中，可以设置四种缩进模式：

1）左缩进：

控制段落左缩进的位置。

2）右缩进：

控制段落右缩进的位置。

3）首行缩进：

控制段落的第一行第一个字符的位置。

4）悬挂缩进：

控制除了段落中首行外其他行的起始位置。

图5.27“段落”对话框

图5.28缩进效果图

（2）使用“标尺”设置。

图5.29标尺

选定要缩进的段落，然后将相应的缩进标尺拖动到合适的位置即可。

3．行间距和段间距

选择“格式”菜单→“段落”，打开图5.27所示“段落”对话框。

其中：

（１）间距：

分段前和段后，设置每段上方和下方空出的距离。

默认单位是“行”，也可根据需要自己设定厘米或者磅。

（2）行间距：

设置行和行之间的距离，在“行距”下拉列表框中有一些标准行间距可以选择。

图5.30段间距、行间距效果

5.3.3项目符号和编号

项目符号和编号是在文档编辑中常用的功能，特别在分章节编写的时候，发挥重要的作用。

1．项目符号和编号的自动创建

当段落以“1．”、“一、”或“ａ）”等编号开头的时候，输入完文本，按回车键，Word会自动将段落转化为项目符号，并为它创建下一个编号。

2．项目符号和编号的设置

对于已有的段落，可以给它添加项目符号和编号。

（1）选定需要添加项目符号和编号的文本。

（2）选择“格式”菜单→“项目符号和编号”。

（3）在项目符号和编号的对话框中可在“项目符号”、“编号”、“多级符号”或“列表样式”中进行设置。

（4）单击“确定”。

图5.31“项目符号和编号”对话框

图5.32“项目符号和编号”效果

5.4表格处理

在文档编辑过程中，我们常常需要一些简单的表格来进行数据的说明。

这样会使内容更加清楚和直观。

Word2003提供了表格创建、修改、排序、计算等功能。

5.4.1表格的创建

1．插入空表

插入表格的方法有三种：

（1）选择“表格”菜单→“插入”→“表格”，在弹出的对话框中，输入需要插入表格的行和列，单击“确定”即可。

图5.33“插入表格”对话框

（2）单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮，向右下角，拖动鼠标来确定需要插入表格的大小，但此方法最多只能设置一个4×5的表格。

图5.34“常用”工具栏的“插