分类编号操作规范1.docx
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分类编号操作规范1
石药集团河北中诚医药有限公司公司（小四黑体）
文件名称
（三号黑体加粗）
DocumentName（小四黑体）
（均为单倍行距）
文件编号DocumentNo.
小四黑体
版本号
Version
小四黑体
执行日期
EffectiveDate
小四黑体
分发序号
ControlNo.
小四黑体
（表格整体宽度17厘米）
（文件首页中加设目录，具体包含内容见文件形式中的要求，每项前的序号为大写数字，页码为小写数字，文件的起草、审核、批准均可由多部门签字）
目录TableofContents（小四黑体）
一、目的Objective--------------------------------------------------------X
二、范围Scope------------------------------------------------------------X
三、定义Responsibilities--------------------------------------------------X
四、职责Definition-------------------------------------------------------X
五、内容Contents---------------------------------------------------------X
六、相关文件RelatedDocuments---------------------------------------------X
七、相关记录RelatedRecords------------------------------------------------X
八、修订历史RevisionHistory----------------------------------------------X
九、附录Appendix---------------------------------------------------------X
项目（小四黑体）
Items（小四黑体）
起草人
Preparedby
审核人
Reviewedby
批准人
Approvedby
部门（岗位）
Department
签字
Signature
日期
Date
文件发放范围DistributionScope：
公司副总经理及以上人员、各相关部门（此处不改）
【目的】………………………为加强公司档案标准化、现代化管理，促进档案工作的整体建设，更好的为公司经营管理服务，特制定本规范.
【范围】………………………适用于中诚医药物流及大药房文书档案、科技档案及会计档案的收集、分类、整理、组织案卷和排架管理.
【定义】…………………..
【职责】…………………
【内容】…………………档案分类原则、方法、标识符号、类目设置及基本收集范围。
1档案分类原则：
以公司全部档案为对象，结合公司档案的构成及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。
2档案的类目设置：
2.1档案一级类目分为六个：
1、文书档案；2、基建档案；3、设备档案；4、会计档案；5、声像档案；6实物档案。
2.2档案二级及二级以下类目的设置方法：
2.2.1文书档案以件为单位，使用“年度——保管期限”二级类目分类法，结合机构（问题）进行整理。
2.2.2基建档案二级类目按建筑性质分类设置。
2.2.3设备档案二级类目按设备所属部门及设备性质分类设置。
2.2.4会计档案二级类目按文件形成设置（名称）设置。
2.2.5声像档案二级类目按内容性质设置。
2.2.6实物档案仅设置一级类目。
3档案分类编号操作规范：
3.1文书档案分类编号操作规范：
3.1.1文书档案的分类：
以件为单位，使用“年度——保管期限”二级类目分类法，结合机构（问题）进行整理。
归档文件的保管期限分为永久、30年、10年。
3.1.2文书档案的排列：
在同一年度、同一保管期限，结合同一机构（问题）按归档文件的形成时间进行排列。
会议文件、统计报表、简报等成套性文件集中排列。
3.1.3文书档案的归档范围及保管期限：
3.1.3.1经营管理类文书档案的归档范围及保管期限：
序号
基本范围
保管期限
1
3.1.3.2行政管理类文书档案的归档范围及保管期限：
序号
基本范围
保管期限
1
行政事务
1.1
上级机关办法的本企业应执行的有关文件
30年
1.2
上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料
1.2.1
重要的
永久
1.2.2
一般的
10年
1.3
行政工作计划、总结等
永久
1.4
经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等
永久
1.5
企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同
永久
1.6
工商行政管理方面的材料
30年
1.7
企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印摸等方面的文件
永久
1.8
企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
1.8.1
重要的
30年
1.8.2
一般的
10年
1.9
企业编史修志方面的文件
1.9.1
大事记、机构沿革等
永久
1.9.2
工作简报、情况反映、工作信息等
30年
2
安全保卫工作
2.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
10年
2.2
企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等
30年
2.3
对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表
30年
2.4
武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件
30年
2.5
自然灾害防范、交通管理方面的文件
2.5.1
重要的
30年
2.5.2
一般的
10年
2.6
重大事故调查的处理文件
永久
3
法律事务
3.1
法律事务管理与协调工作
3.1.1
法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件
永久
3.1.2
一般法律事务工作文件
30年
3.2
案件、纠纷及公证事务中结论性材料
永久
3.3
案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件
30年
4
审计稽查工作
4.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件
30年
4.2
审计意见、审计报告及批复等
永久
4.3
审计工作会议纪录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、方法、一般的请示与批复等
30年
4.4
专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料
4.4.1
重要的
永久
4.4.2
一般的
30年
4.5
下级单位报送的审计工作文件
10年
5
劳动人事与人力资源管理
5.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
30年
5.2
企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
永久
5.3
内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制等方面的有关文件
永久
5.4
干部需职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件
永久
5.5
人事调动介绍信及存根、工资转移证等
30年
5.6
老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料
永久
5.7
职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等
永久
5.8
劳动保护、职业安全卫士、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等
永久
5.9
职工奖励、处分工作形成的文件、劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金
永久
5.10
劳资纠纷、仲裁方面的文件
永久
6
教育培训工作
6.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
10年
6.2
企业教育培训工作的计划、总结
30年
6.3
企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等
30年
6.4
企业教育培训工作统计报表等
30年
6.5
企业干部职工进修培训名单、合同等
30年
7
外事工作
7.1
发表的公告、签订的协议、接待来访等外事活动、出访审批文件
永久
7.2
出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件
30年
7.3
出口审批手续、执行日程安排、考察报告等一般性文件
30年
3.1.3.3党群管理类文书档案的归档范围及保管期限：
序号
基本范围
保管期限
1
党务工作
1.1
党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议
1.1.1
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
1.1.2
发言、简报、小组会议记录
10年
1.2
党务综合性工作
1.2.1
工作计划、总结、重要专项活动工作报告、重要的调研材料、党务工作大事记
永久
1.2.2
情况反映、工作简报及一般材料
10年
1.3
上级机关关于党务工作的文件
1.3.1
针对本企业重大问题的指示、批示文件
永久
1.3.2
对企业一般性、普发性的文件
10年
1.4
对下属单位关于党务工作的文件
30年
1.5
各项规章制度、管理办法与条例等
30年
2
组织工作
2.1
党员干部考察、考核、任免、政审决定等
永久
2.2
入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册
永久
2.3
党委（总支、支部）组织工作的规章制度
30年
2.4
党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
30年
2.5
党费收支与党组织关系介绍信及存根
30年
2.6
党员学习教育等活动形成的文件
2.6.1
重要的
永久
2.6.2
一般的
10年
2.7
党员统计年报、计划总结、组织发展计划
30年
3
宣传统战工作
3.1
企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录
3.1.1
重要的
30年
3.1.2
一般的
10年
3.2
单位编辑的出版物样本与定稿
3.2.1
重要的
永久
3.2.2
一般的
30年
3.3
反映本企业活动的报刊、广播稿
30年
3.4
企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）
3.4.1
重要的
30年
3.4.2
一般的
10年
4
纪检与监察工作
4.1
纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复
永久
4.2
违纪案件调查处理材料
4.2.1
重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料
永久
4.2.2
一般案件的调查处理材料
30年
4.3
纪检与监察工作统计报表
30年
5
工会工作
5.1
工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
5.2
职工代表大会及有关会议文件
5.2.1
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
5.2.2
发言、简报、小组会议记录等
10年
5.3
工会会员名册
永久
5.4
民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件
30年
5.5
女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育
5.5.1
重要的
30年
5.5.2
一般的
10年
5.6
工会会费与财务管理材料
30年
5.7
工作统计报表
5.7.1
重要的
30年
5.7.2
一般的
10年
6
共青团工作
6.1
共青团工作规划、总结
30年
6.2
团代会、团委（常委、扩大）会会议文件
6.2.1
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
6.2.2
发言、简报、小组会议记录等
10年
6.3
团员及团组织管理方面的决定、通知、批复
30年
6.4
团费收据与团组织关系介绍信及存根
30年
6.5
共青团工作统计报表
6.5.1
重要的
30年
6.5.2
一般的
10年
7
民间团体工作
7.1
专业学会、协会、群众团体活动方面的文件
7.1.1
重要的
30年
7.1.2
一般的
10年
3.2基建档案分类编号操作规范：
3.2.1基建档案分类：
基建档案按二级类目设置，详见基建档案类目代号表。
基建档案类目代号表
一级类目
二级类目
类名
类号
类名
类号
基本建设类档案
J
基础性建筑
1
辅助性建筑
2
3.2.2基建档案分类编号的结构形式：
基本建设类档案的编号结构的形式采用三段制编码，如下：
J·＊—＊其中J为一级类目代号，第一个*为二级类目代号，第二个*为案卷号，按基建档案分类大流水编号。
3.2.3基建档案的归档范围及保管期限：
序号
基本范围
保管期限
1
综合
1.1
建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等
30年
1.2
建设项目发展规划、计划、报告、会议记录、纪要
永久
1.3
征、租用土地（单独项目的除外）申请、报告、批复、合同、协议、说明材料
永久
1.4
厂区平面图、地下管线图
永久
1.5
统计报表
30年
2
项目准备阶段
2.1
立项文件：
项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料
永久
2.2
建设用地、征地、拆迁文件：
选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同
永久
2.3
勘察、测绘、设计及审批文件
2.3.1
工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
2.3.2
初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见
30年
2.3.3
有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
2.3.4
施工图及其说明、设计计算书
30年
2.4
招投标文件与合同
2.4.1
勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件
30年
2.4.2
勘察设计、施工及工程监理招投标第一未中标文件
10年
2.4.3
勘察设计、施工承包及监理委托合同
30年
2.5
开工审批文件
2.5.1
建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证
永久
2.5.2
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工作质量监督
30年
2.6
建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
30年
3
项目建设阶段
3.1
项目管理文件
3.1.1
规程、规范、标准、规划、方案、规定
30年
3.1.2
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
30年
3.1.3
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书
永久
3.1.4
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
永久
3.1.5
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防
永久
3.1.6
水、暖、电、气、通信、排水等供应协议以及原料、材料、燃料供应协议
30年
3.2
建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工
3.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
30年
3.2.2
建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录
永久
3.2.3
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录
永久
3.2.4
施工定位测量、符合记录、地质勘探
永久
3.2.5
施工技术准备，施工现场准备，设计变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录
30年
3.2.6
焊接试验记录、施工检验、探伤记录
10年
3.2.7
隐蔽工程检查（验收）记录、工程质量检查评定记录、功能性试验记录
30年
3.2.8
质量事故及处理记录、竣工测量资料
永久
3.2.9
交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告
永久
3.3
竣工图
永久
3.4
监理文件
3.4.1
监理规划、监理实施细则、监理部总控制计划、监理会议纪要
30年
3.4.2
进度控制：
工程开工/复工审批表、暂停令
30年
3.4.3
质量控制：
质量事故报告及处理意见
30年
3.4.4
造价控制：
设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书
30年
3.4.5
分包资质：
分包单位、供货单位及试验等单位资质材料
30年
3.4.6
监理通知：
有关制度、质量及造价控制的监理通知
30年
3.4.7
工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见
永久
3.4.8
费用索赔报告及审批、合同变更材料
30年
3.4.9
监理工作总结：
专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告
30年
4
项目竣工验收
4.1
工程竣工总结、工程概况表
永久
4.2
竣工验收记录：
建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表、市政基础设施工程质量评定表及报验单，竣工验收说明书、报告、备案表
永久
4.3
财务决算及交付使用财产总表和财产明细表
永久
4.4
声像、缩微、电子档案
永久
5
项目运行维护与更新改造
30年
…………….
【相关文件】
【相关记录】
记录1：
记录2：
【附录】
***流程图（具体流程图样式见“文件管理制度”）
【修订历史】
文件修订历史
版本号
修订原因
执行日期
升级会员 