行政公文软件技术学院公文管理规定WORD10页.docx
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行政公文软件技术学院公文管理规定WORD10页
软件技术学院
公文管理规定
为加强公文处理工作的管理，使公文的接收、制作、发送规范化和科学化，提高公文处理效率，特制定《软件技术学院公文管理规定》。
学院内公文处理均按本制度执行，在特殊情况下的应急处理，事后须按本制度补齐有关手续。
第一章公文的定义及分类
公文是用于公务活动的一种应用文书，学院制作或接收的各类文件，包括且不限于以下各类：
一、决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排；
二、通知：
转发上级的有关公文，发布规章制度，传达要求所属部门办理需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部；
三、通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；
四、报告：
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位、部门的询问；
五、请示：
适用于学院或所属部门向上级单位请求指示或批准等；
六、函：
适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等；
七、会议纪要：
适用于记载和传达各类会议的展开情况和议定事项。
第二章发文格式及要求
一、本制度对发文的格式要求均指以“北京北大方正软件技术学院”名义，且落款为“北京北大方正软件技术学院”，加盖“北京北大方正软件技术学院”公章的公文。
二、发文拟稿一般应由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、备案部门等部分组成。
1．发文实行学院统一编号，由院长办公室负责，院内各部门不得自行编号。
2．发文部门应写全称或规范化简称。
3．秘密公文应当在文头分别标明“普通”“秘密”、“机密”、“绝密”等字样。
密级应按照《北大方正软件技术学院保密管理制度》确定，并确立保密期限。
4．公文应标明“普通”、“加急”，紧急公文仅限于从承办到发出日期要求紧迫的公文，并由承办人注明紧急原因。
如遇加急待批公文时，逐级审批人应在受理当天予以审核批示。
5．发文字号包括机关代字、年份、序号，机关代字在前，年份居中，序号在后。
6．正文是公文主体，内容要求如下：
（1）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，字体规范，标点准确，篇幅力求简短。
公文文稿不得粘贴或使用修正液。
（2）人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。
（3）结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“
（一）”、第三层为“1、”、第四层为“
（1）”。
（4）用词要准确、规范。
在使用简称时，应先用全称，并加以说明。
公文拟稿应使用规范的简化汉字。
（5）引用公文应注明被引用公文的时间、机关、标题和文号。
引用公文应当先引标题，后引公文字号。
（6）公文中的数字，除成文时、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
在同一公文中，数字的使用应前后一致。
（7）拟稿人须把形成文稿的有关文字资料和拟稿的依据附在文稿后面。
拟稿样本见附件三。
（8）公文应当在每页下方用阿拉伯数字标注页数并居中。
7．决定、通知、通报、报告类公文，均应有签发人且打印在正式文件中，如无特殊要求，请示、函、会议纪要的正式文件中可不打印签发人。
8．公文标题应能简明扼要地概括全文的主要内容，一般应标明事由、公文种类、版头上的印发机关等，标题中可省略发文机关。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
9．主送单位是行文对象，是收受公文、要求承办或答复该公文的单位，应准确无误。
主送单位要写全称或规范化简称。
多个主送单位，可按承办该公文的责任大小或时间顺序排列。
10．公文如有附件，应在正文之后，发文机关之前，注明附件名称和顺序。
11．成文时间以领导人签发的日期为准。
12．公文应当按照《国家技术监督局公文主题词表》标注主题词。
主题词置于公文末页抄送栏之上，词目间有一个字的空格，主题词一般不超过5个，不得选用主题词表之外的词。
上行文要按上级机关的要求标注主题词。
13．抄送单位应是与公文有关系，需要使其知道公文内容的单位。
一般上级机关排在前面，然后是不相隶属单位、下级单位、人民团体和事业单位。
14．备案部门一般为发文部门和学院办公室。
三、公文用纸一律采用国际标准A4型纸张，左侧装订。
文件标题用小三号标准大标字体，正文一般均用四号标准仿宋字体。
行距30磅，每页23行，每行29个字。
四、制度类发文要配有“审批（工作）流程图”和相关工具表格。
五、本制度规定的所有发文拟稿应使用“北大方正软件技术学院发文审批单”（附件二）。
第三章发文审批流程
一、学院行文原则是逐级行文。
二、会签制度
1．发文都必须履行会签手续，所有与发文内容相关的部门负责人及分管院级领导签字后方属有效。
2．学院制度类发文、重要任免文件，均需履行院级领导会签手续，并由院长签发。
三、公文审核流程为：
拟稿人发文部门负责人审核相关业务部门负责审核（如无可免）发文部门主管院级领导审核院办核稿院办主管院级领导审核签发人批示（院长）院办公室统一制作后发文存档（具体审批流程见附件一）
四、公文的审核签发
1．以学院董事会名义发文，由董事长签发，签发之前由董事会秘书起草，并送交董事会通过，送董事会秘书处保管。
2．以学院名义发文，由院长签发，或由院长授权的院级分管领导签发，签发之前应经学院办公室审核。
3．公文签发后原则上不允许改动，如必须改动，由提出改动的单位请示签发人同意后方可修改。
4．文稿签发后，因故需推迟或取消发文时，需由拟稿人及时写出文字说明，经部门负责人签署意见后，报原文件签发人或上一级领导批准，并送学院办公室注销文号和备案。
5．公文拟稿、审核、签批的用笔用墨须符合存档要求。
不得在文稿装订线外书写。
6．学院发文一般由学院办公室负责印制。
7．公文的校对，由起草部门承担。
校对者要认真核校，并签署姓名、日期。
8．由于校对出现差错或其它原因确需要重印的文件，先送部门领导签字确认，并由学院办公室记录在案。
五、凡送学院办公室缮印的公文，必须拿出必要的核稿及对应的电子文档、领导人签发原件。
六、文件起草者应准确核算、填写文件印制数量。
除有必要的送发数量以处，院办档案室需留2份备案。
第四章发文渠道的管理
一、所有以“北京北大方正软件技术学院”名义，对内、对外进行的发文，发文形式分为书面形式和电子邮件形式，发文渠道由院办公室统一办理。
二、书面形式发文由学院办公室按照《北大方正软件技术学院发文审批单》中主送、抄送单位统一进行发文。
三、所有内部发文经最终审批后，由院办公室制作3份原件，一份留发文部门备案，两份留院办档案室存档，并对原书面文件进行扫描后以jpg图片形式用院办公室邮箱统一发文。
根据发文部门要求或学院有关规定，部分发文除以电子邮件形式发送外，还应发布在校园网内部专区。
第五章收文的日常管理
一、公文的收发
1．学院办公室负责对学院来文的签收、拆封、分类、登记、编号。
2．学院办公室将所收公文分为“办件”“阅件”两类。
凡需学院办理或答复的为办件，其余为阅件。
3．办件由学院办公室填写《公文呈办笺》（附件四）。
一般的办件由学院办公室签署意见，分送有关系（部）办理；重要的办件，由学院办公室负责人签署意见，送学院领导阅示或送有关部门办理。
二、公文的传阅
1．文书按机密程度划分
绝密：
极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书；
机密：
不宜向学院以外人员透露的文书；
秘密：
次重要并且所涉及内容不能向学院内外无关人员透露的文书；
普通：
非机密文书；
传阅：
指在学院内部传阅或传达的文书。
2．普通文书的处理原则
（1）由学院办公室指定人员对文书进行具体处理。
（2）重要或异常事项，由学院办公室负责人签署处理意见。
3．机密文书的处理原则
（1）机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
（2）指名或亲启文书，原则上由文书指名的人开启，其他人不得擅自启封。
4．文书阅览原则
文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。
如有必要，可以文书的空白处填写阅览后的意见，并交还文书负责人。
5．与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，由学院办公室出面进行协商，如果不能协商一致，则应报请院级分管领导协调或院长裁决。
第六章立卷、归档和销毁
一、公文立卷归档是公文处理部门（人员）的一项任务，学院的各部门均为立卷单位。
各部门要负责本单位公文的管理的立卷归档工作。
二、制发的公文应根据学院有关档案管理规定，由承办单位将公文底稿、正本和有关材料的原件整理立卷，于次年第一季度内交学院办公室归档，任何单位和个人不得保存应当归档的公文。
三、公文归档应当根据其相互联系、基本特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况以便于保管和利用，案卷应当确定保管期限。
公文底稿的处理，一般公文只保存签发人签字的定稿，重要公文要保存历次修改稿。
四、没有存查和归档价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁，销毁秘密公文，要进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
五、学院办公室档案负责人负责学院公文立卷、归档的督促、检查和业务指导工作，接收各立卷单位的归档案卷。
接收前要进行案卷质量检查，不符合要求的，提出改进意见，由立卷单位加工整理。
本规定经院长办公会审议通过，自发布之日起执行，并由院长办公会授权学院办公室负责解释。
附件一：
发文工作流程
附件二：
发文审批单
附件三：
公文拟稿样本
附件四：
公文呈办笺
附件一
北大方正软件技术学院
发文工作流程
发文审批单
发文日期：
年月日
文件名：
文件编号：
发文部门：
拟稿人：
发文范围：
主送：
抄送：
主题词：
发文部门负责人审核：
相关业务部门负责人审核：
发文部门主管院级领导审核：
院办核稿：
院办主管领导审核：
签发人批示（院长）：
院办发文经办人：
存档经办人：
备注：
以往发布过的相关同类或相冲突的制度名称：
是否废止以上制度□是□否
□红头文件□加盖学院公章□红头文件编号□公布于学院内部网
附件三
北京北大方正软件技术学院
京软院【年】号
标题（黑体小三号字黑色）
正文（一般均用四号标准仿宋字体。
黑色。
行距30磅，每页23行，每行29个字。
结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“
（一）”、第三层为“1”、第四层为“
（1）”。
）
附件（黑体四号字黑色）：
附件文字与正文一样使用四号标准仿宋字体，黑色。
北京北大方正软件技术学院（仿宋四号字黑色）
年月日（仿宋四号字黑色）
主送（黑体小四号字体）：
抄送（黑体小四号字体）：
主题词（黑体小四号字体）：
签发人（黑体小四号字体）：
北京北大方正软件技术学院公文呈办笺
来文机关：
来文标题：
来文编号：
来文日期：
年月日
办公室提示：
办公室负责人呈办意见：
院领导意见：
学院收文编号：
学院办公室存档
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