监理部文件管理办法.docx
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监理部文件管理办法
广西南宁桂标建设工程有限公司
编号：
KJ/Q-C-2003-1
项目监理部文件管理办法
编写：
唐桂生
审核：
唐桂生
批准：
马品章
二OO三年七月十日起实施
受控状态：
发行版本：
第一版
编写说明
本《项目监理部文件管理办法》是根据GB50300-2001《建设工程施工质量验收统一标准》和GB50319-2000《建设工程监理规范》的要求；并参考GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》，二OO一年十月广西质量监督总站编制《建设工程施工许可管理、质量监督、竣工验收与各案实施文件及相关法规汇编》和二OO二年本公司编制的《项目监理部监理资料管理要求》（KJ/Q-C-2002-4）编写。
在本办法实施之前已开工的监理项目仍可按《项目监理部资料管理要求》（KJ/Q-C-2002-4）整理资料，在本办法实施后开工的监理项目应该按本办法整理资料（本办法使用于房屋建筑工程项目监理资料的整理，非房屋建筑工程项目监理资料可参照本办法整理）。
项目监理部文件管理办法
一、现场监理文件资料的质量要求
1、归档的工程文件应为原件（附件可以为复印件）
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确与工程实际相符合。
4、工程文件应才用耐久性强的书写材料，不得用易褪色的书写材料。
5、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完悲。
6、工程文件文字材料宜为A4幅面，图纸宜采用国家标图幅。
7、图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，如利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，变更超过图面1/3的应重新绘制竣工图。
8、竣工图均应加盖竣工图章，图章内容应包括：
施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期；监理单位、现场监理、总监；竣工图章尺寸为50mm×80mm图章使用不易褪色的红泥，应盖在图表上方空白处。
二、现场监理文件管理要求
1、现场监理文件资料分三大类：
（1）文件、规范标准、工具书目录见（附录1）
（2）质量管理体系运行资料目录见（附录2）
（3）监理资料目录见（附录3）
2、每种文件或质量记录要求进行编号标识，建立目录清单，记录清楚。
3、受控文件和非受控文件应分区存放。
4、监理资料必须及时整理，存放有序，便于查找。
5、工程竣工验收后一个月内，总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理、审核，符合要求后，编制人签名、总监签名后，报生产技术部审核，经总工程师批准，符合要求后，由项目监理部进行装订、归档、移交。
三、工程竣工监理资料整理、立卷、移交
1、文件资料整理方法：
（1）、文件、规范标准、工具书不用装订，按（附录1）顺序存放、移交；文件交办公室，规范、标准、工具书交还生产技术部（原则是哪部门发放，交回哪部门）
（2）、质量管理体系运行资料归档，按（附录2）整理，装订成册，单独成卷归档。
（3）、监理资料归档按（附录3）整理，一般可按下列分册：
①、资质文件（A类）；工程建设审批文件（B类）；合同文件（C类）；设计文件（D类）（图纸另放）；施工单位报验、审批文件（E类）；进度控制报验、审批文件（F类）；造价控制报验、审批文件（G类）；按类成册，少可合为一卷，多合成多卷。
②、质量控制报验、审批文件（H类），原则按小类分1H类、2H类……资料成册、成卷，若分部资料太多可按检验批或资料种类成册（成卷）；H类若少可和为一卷，多分成多卷，分卷有序、清晰。
③、工程验收报验、审批文件（K类），单独成册，多可独自自成一卷，少可并列（H类或M类）成卷。
④、监理文件（M类）独自成一卷或多卷。
监理机构文件（M-1）；监理规划和监理细则（M-2）；
监理合同文件（M-3）；监理过程综合文件（M-4）；
监理通知及回复单（M-5）；监理会议记录（M-6）；
监理月报（M-7）；监理单位工程竣工质量评价报告（M-8）；
监理工作总结（M-9）；监理旁站记录（M-10）；
各成一册。
监理日记（M-11）按各本日记成册。
2、文件资料立卷方法和要求：
（1）、归档文件每盒为一卷，卷内可作为一册或多册；
（2）、案卷内一般不应有重份文件（特殊要求除外）、文件资料（包括目录清单），按书写内容在左右下角进行编页码，从“1”开始，以册分别编号；
（3）、成套图纸或印刷成册的文件资料自成一册的，不必要重新编写页码；
（4）、每册文件应有册目录见（附录4）（如册为单一文件，可直接用目录清单代替），册封面见（附录5）；
（5）、每卷应有目录见（附录6），卷封面用盒面代替见（附录7），案卷背脊试样见（附录8）。
3、归档资料装订、移交：
（1）归档资料经生产技术部门审核、报总工程师批准后才能装订。
（2）、文字材料必须装订；即有文字材料、又有图纸的案卷应装订；装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
（3）、图纸按目录清单顺序捆好。
（4）、装订必须剔除金属物。
（5）、立卷一卷一册或一卷多册均可，但分卷按保管期年限分卷。
（6）、装订、立卷、并卷内外内容填写完整后，并写明监理文件资料移交说明见（附录9），填写监理资料移交目录表见（附录10），办理移交手续。
（7）、监理资料审核备考表见（附录11），填写齐全、归档；办公室指定监理部资料归档目录封面，见（附录12）。
四、归档监理资料的借阅、保存与销毁
1、监理文件资料归档后，因工作需要借用时，经办公室领导同意后，并办理借阅手续，用毕归还。
2、监理资料保管期限：
（1）、质量管理体系运行资料保管为5年。
（2）、A类、B类、C类、D类、E类、F类、G类七类保管期限为短期（20年）。
（3）、H类、K类、M类三类保管期限为长期（该工程的使用寿命年限）。
3、对超过保存期限的监理文件资料，需销毁的由办公室统一造册，经管理者代表批准后销毁。
五、文件、规范标准、工具书（附录1）
（一）、文件
1、上级发放文件。
2、公司发放受控文件。
3、公司发放非受控文件。
（二）、规范、标准
1、各种规范、标准（受控）。
2、各种标准图集（受控）。
（三）、工具书及参考资料
1、工具书。
2、参考资料。
六、质量管理体系运行资料（附录2）
1、监理部质量目标分解记录及实施情况。
2、监理部人员岗位职责分工。
3、新聘人员“试用期考核表”。
4、总监对监理人员评价。
5、“顾客满意度调查表”（复印件、原件交回生产技术部）。
6、内部审核通知单。
7、内部审核不合格通知单。
8、其他观察到的情况（观察项）。
9、不合格的评审处置记录表。
10、纠正措施实施记录表。
11、预防措施实施记录表。
12、收发文登记文件。
13、其他与质量运行有关资料。
七、监理文件资料（附录3）
（一）、资料文件（A类）
1、总包单位资格和人员资格报审文件（A-2）。
2、分包单位资格和人员资格报审文件（A-3）。
3、试验单位资质报审文件（A-5）。
（二）、工程建设审批文件（B类）
1、施工许可证（复印件）（B-1）。
2、红线图（复印件）（B-2）。
3、其他建设审批文件（B-3）。
（三）、施工单位合同文件（C类）
1、工程项目施工总包合同文件（C-1）。
2、工程项目施工分包合同文件（C-2）。
3、其他合同文件（C-3）。
（合同文件包括：
合同、变更合同、招投标文件、中标通知书、标底及施工概（预）算等）。
（四）、设计文件（D类）
1、工程地址勘察报告（D-1）。
2、施工图纸（D-2）。
3、设计变更文件及有关说明文件（土建、水电、其他专业分开存放）（D-3）。
4、图纸会审（D-4）。
（五）、施工单位报验、审批文件（E类）
1、施工组织设计及施工方案报审文件（E-1）。
2、主要施工机械进场报审文件（E-2）。
3、其他报验、审批文件（E-3）。
（六）、进度控制报验、审批文件（F类）
1、总进度计划报审文件（F-1）。
2、（年、季、月）进度计划报审文件（F-2）。
（七）、造价控制报验、审批文件（G类）
1、工程签证报审文件（G-1）。
2、设计变更费用报审文件（G-2）。
3、申请付款报审与支付文件（G-3）。
（八）、质量控制报验、审批文件（H类）
1、原材料、半成品、构配件报验、审批文件（1H类）。
2、施工试验报告及见证检测报告（2H类）。
3、地基与基础分布工程验收记录（包含桩基）（3H类）。
（1）、检验批质量验收记录（按各分项工程分别存放）（3H-a）。
（2）、隐蔽工程验收记录（检验批外的隐蔽验收记录）
隐蔽专业会签单位（包括检验批隐蔽会签）（3H-b）。
（3）、分项工程质量验收记录（3H-c）。
（4）、其他与该分部工程质量验收有关记录（3H-d）。
（5）、分部（子分部）工程质量验收记录（3H-e）。
4、主体结构分部工程质量验收记录（4H类）。
（1）……同上（4H-a）。
（2）……同上（4H-b）。
5、建筑装饰装修分部工程质量验收记录（5H类）。
6、建筑屋面分部工程质量验收记录（6H类）。
7、建筑给水、排水及采暖分部工程质量验收记录（7H类）。
8、建筑电气分部工程质量验收记录（8H类）。
9、智能建筑分部工程质量验收记录（9H类）。
10、通风与空调分部工程质量验收记录（10H类）。
11、电梯部分工程质量验收记录（11H类）。
接下来为特殊部分工程按特殊子分部（或分项）工程质量验收记录分类（特殊部分工程验收包括：
钢结构、预应力结构、幕墙、二次装修、建筑设备安装等分包工程的质量验收）。
12、幕墙分部工程质量验收记录（12H类）。
13、……（13H类）。
（九）、工程验收报验、审批文件（K类）
1、地基验槽记录（K-1）。
2、地基处理工程质量验收报告（K-2）。
3、桩基子分部工程质量验收报告（K-3）（复印件放在H类）。
4、地基与基础分部工程质量验收报告（K-4）（复印件放在H类）。
5、主体结构分部工程质量验收报告（K-5）。
6、特殊子分部工程质量验收报告（K-6）（复印件应放在H类）。
7、线路敷设验收报告（K-7）。
8、单位（子单位）工程质量控制资料检查记录（K-8）。
9、单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录（K-9）。
10、单位（子单位）工程观感质量检查记录（K-10）。
11、施工单位工程竣工验收报告（K-11）。
12、单位（子单位）工程质量预验收记录（K-12）。
13、单位（子单位）工程质量竣工验收记录（K-13）。
14、单位（子单位）工程质量竣工验收备案相关记录*K-14）。
（十）、监理文件（M类）
1、监理部机构文件（M-1）。
（1）、总监任命书（M-1-1）。
（2）监理部成立文件及人员名单（M-1-2）。
（3）、监理部人员资格证、上岗证（复印件）（M-1-3）。
（4）、其他相关监理部文件（M-1-4）。
2、监理规划和监理细则（M-2）。
3、监理合同文件（M-3）。
（经营部存有可不归档）。
（1）、工程项目监理委托合同文件（M-3-1）。
（2）、合同变更材料（M-3-2）。
4、监理过程综合文件（M-4）。
（1）、工程开工/复工审批文件（M-4-1）。
（2）、工程暂停令（M-4-2）。
（3）、工程延期报告及审批文件（M-4-3）。
（4）、费用索赔报告及审批文件（M-4-4）。
（5）、合同争议、违约报告及处理意见（M-4-5）。
（6）、工程竣工决算报验与审核文件（M-4-6）。
（7）、不合格项目通知（M-4-7）。
（8）、质量事故及处理资料（M-4-8）。
（9）、其他重要的监理文件资料（M-4-9）。
5、监理通知及回复单（M-5）。
6、监理会议纪要（M-6）。
7、监理月报（M-7）。
8、监理单位工程竣工质量评价报告（M-8）。
9、监理工作总结（M-9）。
10、监理旁站记录（M-10）。
11、监理日记（M-11）。
册目录（附录4）
第卷第册目录表
序号
类别
内容
页次
备注
册封面（附录5）
工程名称：
共卷
第卷共册第卷
类别：
内容：
编制：
审核：
批准：
编制部门：
编制日期：
卷目录（附录6）
工程名称：
共卷第卷共册
案卷封面（附录7）
档号：
（办公室填写）
档案馆（室）号：
（办公室填写）
缩微号：
（办公室填写）
档案盒
工程名称：
共卷第卷
案卷题名：
类别、名称
编制单位：
保管期限：
密级：
注：
质量体系运行资料不用填卷号，在案卷题名处填上：
质量管理体系运行资料。
案卷脊背式样（附录8）
注：
质量体系运行资料不填卷号、类别；在卷号处填上：
体系文体。
附录9
监理资料移交说明
1、文件、规范标准、工具书不归档，移交发放部门。
2、质量管理体系运行资料：
共卷，共册，共页。
3、监理工作过程文件资料归档：
共卷，共册，共页，详见
监理资料移交目录。
4、图纸共捆，共张；其中：
土建张，给排水张，电气张。
5、图片共册，共张。
6、其他有关监理资料说明：
监理部：
整理：
总监：
日期：
附录10
监理资料移交目录
卷号
册号
类别
主要内容
数量
备注
册
页
附录11
监理资料审核备考表
工程名称
开工时间
竣工时间
移交时间
概况
总监理工程师
意见
签名：
日期：
生产技术部
审核意见
审核人：
日期：
部门负责人：
日期：
监理部
整改情况
整理人：
日期：
部门负责人：
日期：
核查情况
核查人：
日期：
生产技术部
意见
部门负责人：
日期：
总工程师意见
签名：
日期：
资料归档
监理部移交人
归档接收人
技术部移交人
归档日期
建筑工程施工质量验收配套表格（广西版）应用
一、简要说明：
1、工程质量责任主体：
（买方与卖方）
主体——建设单位、监理单位、设计单位、勘察单位、施工单位；
相关方：
工程质量检测机构、施工审查机构；
买方：
建设单位—→卖方：
设计单位、勘察单位、施工单位；
买方：
建设单位—→卖方：
监理单位；
约定权限范围内：
买方：
监理单位—→卖方：
设计单位、勘察单位、施工单位。
2、验评分离：
评定——施工单位对工序质量、工程质量的自我评价，是卖方行为；
验收——建设单位或监理单位或验收组对工序质量、工程质量的评价，是买方行为。
3、质量标准及等级：
质量——产品能够满足人们明确和隐含的需求的特性。
国家标准——最底标准，最基本的要求：
行业标准——高出国家标准，属本行业普及的标准要求；
企业标准——高出国家标准及行业标准，是本企业根据自我质量要求制定的仅在本企业内适用的标准要求。
企业标准包括：
工艺标准——如何做？
评定标准——如何做？
管理标准——如何做？
质量等级：
合格——仅设一个质量等级。
4、质量验收程序及组织：
（1）、先评定后验收；
（2）、除竣工验收由建设由建设单位组织外，其余各次验收均由监理单位组织。
5、《统一标准》规范体系：
《统一标准》————形式——形象比喻：
瓶；
《各专业验收规范》——内容——形象比喻：
酒。
6、《统一规范》验收模式：
（1）、验收层次的划分：
检验批—→分项工程—→子分部工程—→分部工程—→单位（子单位）工程。
检验批的验收：
（主控项目和一般项目）
（2）、相关说明：
①、详细划分目前按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300—2001）规范→附录B（表B.0.1）。
②、允许偏差即可在主控项目，也可以在一般项目，主控项目中允许偏差不允许超出规范允许偏差的上限，一般项目中允许偏差可以超出规范允许偏差范围，但数量不能超过20%，而且超出的范围也有限制，其数值不能超出规范允许偏差的150%。
针对特殊性的工程（如防渗漏），一般项目要求100%在规范允许偏差范围内，不允许超过。
③、在子分部能做的（如功能检测），不要推到分部再做。
二、配套表格（广西版）填写说明：
标准用语：
评定——用“符合要求”；
验收——用“合格”。
1、检验批质量验收记录：
（1）、施工单位检查评定结果：
标准写法——主控项目全部符合要求，一般项目满足规范要求，本检验批符合要求。
（2）、监理（建设）单位验收结论：
标准写法——主控项目全部合格，一般项目满足规范要求，本检验批合格。
注：
检验批的验收是哪天验收就写哪天时间，28d试块报告未出来时，先写报告编号，若28d试块报告出来后不合格，本次验收自动作废；验收批质量验收记录表中施工执行标准名称及编号是针对行业标准和企业标准的，采用国家标准的可不用填。
2、分项工程质量验收记录：
（1）、施工单位检查结论：
标准写法——所含检验批无遗漏，各检验批所覆盖的区段和所含内容无遗漏，全部符合要求，本分项符合要求。
（2）、监理（建设）单位验收意见：
标准写法——所含检验批无遗漏，各检验批所覆盖的区段和所含内容无遗漏，所查检验批全部合格。
（3）、监理（建设）单位验收结论：
标准写法——本分项合格。
3、子分部工程质量验收记录：
（1）、监理（建设）单位验收意见：
标准写法——所含分部无遗漏，并全部合格，本子分部合格，同意验收。
（2）、子分部工程资料检查表：
检查意见——有→“√”，无→“×”（由监理或建设单位填写）
（3）、钢筋保护层厚度验收记录
注：
钢筋保护层厚度的检验悬挑结构不要采用局部破损的方法，不要在终凝时采用局
部破损的方法检验。
4、分部工程质量验收记录：
（1）、验收组验收意见：
标准写法——所含子分部无遗漏，并全部合格，本分部合格，同意验收。
注：
观感质量验收结论中抽查项大雨子分部统计得出数量的合理的，因为分部验收时观感项目可以增加，而质量控制资料则应该与子分部统计得出的数量一致；至于公章考虑到可能中途停工，能盖单位法人章是最好的。
5、单位（了单位）工程质量竣工验收记录：
（1）、00
（一）表:
①、分部工程验收组验收意见（抄录）：
抄录分部——本分部合格，同意验收。
②、监理（建设）单位验收结论：
标准写法——同意验收。
③、施工单位对质量控制资料检查情况的统计：
根据00
（二）表填写。
统计结论：
标准写法——情况属实，同意验收。
④、施工单位对安全和功能检验（检测）及抽查情况的统计：
根据00（三）表填写。
统计结论：
标准写法——情况属实，同意验收。
⑤、施工单位对观感质量验收情况的同意，根据00（四）表填写。
统计结论：
标准写法——“好”（或“一般”），同意验收；“差”，让步验收。
⑥、竣工验收组综合验收结论：
标准写法——本单位（或本子单位）工程符合设计和规范要求，工程质量合格。
注：
本工程竣工验收记录公章必须盖单位法人章。
（2）、00
（二）表：
①、监理（建设）单位审查意见：
标准写法——全部认可→“√”，部分认可→填写认可份数。
②、结论：
标准写法——资料基本齐全，能反映工程质量情况，达到保证结构安全和使用功能的要求，同意验收。
注：
系统有生产负荷联动试运转及调试记录，由建设方去做。
（3）、00（三）表：
①、核查意见：
标准写法——全部认可→“√”，部分认可→填写认可份数。
②、抽查结果：
标准写法——符合要求。
抽查范围：
①、是对以前检测的功能有疑问的要抽查；
②、对竣工时才总体完成的功能要抽查；
③、对资料要抽查。
注：
抽查不一定是核查的资料中所反映的部位，也可能是另一部位，除非核查的资料反映了全部部位的份数。
③、结论：
标准写法——安全和功能抽查记录无遗漏，检测报告结论满足要求，主要功能抽查结果全部合格。
（4）、00（四）表：
①、抽查质量状况：
标准写法——“好”→“√”，“一般”→“○”，“差”→“×”。
②、质量评价：
标准写法——“△”（每一项只有一个结论）。
③、观感质量综合评价：
由项目总监写（项目总监有最后的决定权）。
结论：
标准写法——同意验收。
三、规范执行中若干问题的说明：
1、混凝土配合比的开盘鉴定：
混凝土配合比开盘鉴定不需要每次开盘都做，只是在每一个新配合比第一次开盘时
才要求做，有多少配合比，就有多少份开盘鉴定记录。
2、隐蔽工程检查验收：
凡是桂建质表系列表格中包含有隐蔽验收内容的，都不需要另外单独做隐蔽工程验
收记录，在隐蔽工程验收记录表中下部备注已说明清楚；隐蔽工程检查验收中对于模糊不清的其他项有用、有需要的就做隐蔽，无用、无需要的可不做。
3、混凝土施工中的三种试件：
（1）、拆模用的试件：
拆模用的试件主要是用于底模，它是按同条件养护去做，因此必须符合同条件养护的相关规范要求。
（2）、同条件养护试件（标养试件）：
标准养护试件是指在标准的理想状态条件下进行养护28天的试
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