跟单岗位职责.docx
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跟单岗位职责
岗位描述
岗位名称
跟单员
岗位编号
直接上级
省区经理
越级领导
营销总监
直接下级
无
岗位权限与责任
工作职能
1、负责接受客户订单信息的记录跟踪和回复。
确定所下订单数量、颜色、型号系列、规
格、尺寸、货款等；
2、负责对每日销售清单的汇总和录入；
3、负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部门，以便及时解决售后问题；
4、做好接单工作和销售技能的提升，熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、卖点等专业知识；
5、负责协调好各业务经理，做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作；
6、跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式；
7、收到客户传真后，应先与所属业务人员沟通相关事宜，然后必须再给客户打个电话，确认传真上面的订货内容，确定订货内容准确无误后，再打单核定打款总金额；
8、打单完毕后，回复客户打款总金额，通知客户打订货订金；
9、去财务确定客户货款订金到账后，下达生产订单到生产计划处；
10、跟踪订单生产整个过程，对订单处于哪个环节做到心中有数，并参照合同日期规划出货日期。
11、订单生产完毕后，需提前通知客户打余款，财务确认全款到账后，安排出货；
12、与业务人员沟通协调货运相关事宜；
13、接洽财务、出纳、仓库备货、验货、装车、出厂事宜；
14、负责客户投诉的信息接口传递工作；
15、及时向省区经理沟通专卖店的发货情况，以便于省区经理对客户及时的维护和开发；
16、跟单文员必须和客户、客服、财务、业务人员等部门做好沟通协调工作；
17、对每天的销售情况进行汇总，做好日报表，交于省区经理；
18、负责销售台帐的建立以及应收帐款的回收跟进；
19、严格执行公司的各项规章制度，积极完成销售部下达的各项工作要求和目标；
20、根据客户要求，按公司的有关流程，进行及时准确的发货。
21、完成领导交给的其他任务
工作权限
1、下达订单生产指令、调货指令、发货计划指令；
2、对各生产部门的“按时、按质、按量”交货原则进行监督；
3、督促应收账款回收的权力。
工作关系
1、公司内部：
销售、财务、生产、技术
2、公司外部：
客户篇二：
岗位职责模板（业务跟单）
跟单员岗位说明书
篇三：
跟单文员工作职责
跟单文员工作职责
跟单文员工作职责
每日工作内容：
1.接受上级工作指示和客户信息，必要时将该信息传达给公司内部对应部门。
2.听从上级管理意见，听从其他部门，特别是生产部门关于交期的意见。
3.每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。
4.客户样品管理：
1）当工程接到新产品单时，配合工程向客户寻求相关资料，
2）当客户有交货需求时，督促工程迅速完成样本工作。
3）如送样前客户提出交货，要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据，以方便安排生产。
4）当工程送样达成，参与新产品发布会，在会议前后时向客户讯证，并索要正式订单。
5）将工程确认的样品，按册记录发放给品质部门，作为量产的管制依据。
6）如品质部门或客户对样品提出疑问，将信息传达给工程处理。
5.下单跟单工作：
1）追客户下forcost或其他生产排程依据，以方便安排生产。
2）依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作，并做好工单发放
记录，避免造成有单无货或有货无单情况。
3）审核生产日报表，进行工单产能结算工作，以追踪工单达成情况
4）开立发料通知单给生产部门和物料员，通知其部门做好物料的准备工作。
5）如有其他物料需要领取的，审核领料部门是否领料正常。
6）督促pc计划员依据客户交期情况，与生产部门协商制订生产计划表，并依据生产状况和客户协商交期。
7）如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外
协跟单员。
6.出货追踪管理工作：
转载自百分网，请保留此标记
1）将和客户协商的交期制定成出货计划，请仓库，品质做好出货准备。
2）如客户对出货时间有疑问，与客户协商；尽量满足其合理的要求。
料不及时或无计划的出货。
4）当仓库备好产品时，依据备料数量开立客户送货单，要求仓库按照客户要求时间内将货物送到。
5）督促仓库送货员将送货单准确收回，并建档以方便查帐。
7.其他工作：
1）按时和客户有关人员进行帐务核对，确保送货单没有失误。
2）召开新产品发布会时，要参加。
3）如客户有变更交期的，积极与pc协商，修订生产计划，督促生产部门执行之。
4）如客户有紧急插单的，立即召开紧急插单说明会，向生产部门说明插单重要性，督促
生产部门执行。
5）如生产部门因交期没有达成，及时和客户协商，商讨新的交货时间。
6）如有品质问题而影响交期的，同样及时和客户协商，商讨新的交货时间，必要时和品质部门协商让步接受；如需要返工处理的，当接到品质信息时，确认工程和品质部门意见，
及时与生产部门沟通返工完成时间。
7）如需要补单交货的，与生产部门协商及时补单作业。
8）积极和仓库一起与客户协商包材回收问题，减少公司包材损失。
?
每周月工作内容：
每周组织各生管召开交期检讨会不定期召开客户交期检讨会
?
所用表格：
送货单
制造命令单
发料通知单
领料单
异常领料单
不合格品报告
外协申请单
跟单文员就是负责业务的跟踪、监督，避免飞单
就是接到单子后把所要用到的原料辅料还有产品相关的所有的东西都要管的.跟单员的工作内容主要有：
外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟
单及客户联络跟踪（客户接待）。
1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：
（谈判，报价，接单，签合同等等）。
基础外语及函电往来。
2.物料采购跟单。
（业务跟进）懂营销，懂产品。
（物料，性能，使用，保养）
3.生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
4.货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
5.客户联转载自百分网，请保留此标记络跟踪（客户接待）：
了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。
1、客户所下订单的数量及质量进行相关的监督（订单数量、交货日期、结款方式、回传交期）。
2、确认物料是否到位，为生产做好准备。
3、跟进生产，满足客户供货要求。
4、把交完的订单及时交给财务，做好对帐工作，协助业务回笼资金。
5、把自己不能解决的问题及时向上级反映，及时解决问题。
6、做好本职工作的同时，协助财务和出纳工作。
工作要领：
1、热情礼貌、积极向上、责任心强。
2、在客户和业务之间做好沟通和协调工作并及时准确的传达信息。
3、保持良好的客户关系。
4、做好各部门的沟通和协调工作。
1.听从上级管理意见，听从其他部门，每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。
2.负责客户样品管理：
1）当工程接到新产品单时，配合工程向客户寻求相关资料，
2）当客户有交货需求时，督促工程迅速完成样本工作。
3）如送样前客户提出交货，要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据，以方便安排生产。
4）当工程送样达成，参与新产品发布会，在会议前后时向客户讯证，并索要正式订单。
5）将工程确认的样品，按册记录发放给品质部门，作为量产的管制依据。
6）如品质部门或客户对样品提出疑问，将信息传达给工程处理。
3.下单跟单工作：
1）追客户下forcost或其他生产排程依据，以方便安排生产。
2）依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作，并做好工单发放
记录，避免造成有单无货或有货无单情况。
3）审核生产日报表，进行工单产能结算工作，以追踪工单达成情况
4）开立发料通知单给生产部门和物料员，通知其部门做好物料的准备工作。
5）如有其他物料需要领取的，审核领料部门是否领料正常。
6）督促pc计划员依据客户交期情况，与生产部门协商制订生产计划表，并依据生产状况和客户协商交期。
7）如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外
协跟单员。
4.出货追踪管理工作：
1）将和客户协商的交期制定成出货计划，请仓库，品质做好出货准备。
2）如客户对出货时间有疑问，与客户协商；尽量满足其合理的要求。
3）督促生产部门达成交期并及时入库，要求仓库及时备料请品质部门检验，以上工作需要提前完成，避免出现备料不及时或无计划的出货。
4）当仓库备好产品时，依据备料数量开立客户送货单，要求仓库按照客户要求时间内将货物送到。
5）督促仓库送货员将送货单准确收回，并建档以方便查帐。
1）按时和客户有关人员进行帐务核对，确保送货单没有失误。
2）召开新产品发布会时，要参加。
3）如客户有变更交期的，积极与pc协商，修订生产计划，督促生产部门执行之。
4）如客户有紧急插单的，立即召开紧急插单说明会，向生产部门说明插单重要性，督促生产部门执行。
5）如生产部门因交期没有达成，及时和客户协商，商讨新的交货时间。
6）如有品质问题而影响交期的，同样及时和客户协商，商讨新的交货时间，必要时和品质部门协商让步接受；如需要返工处理的，当接到品质信息时，确认工程和品质部门意见，
及时与生产部门沟通返工完成时间。
跟单文员主要工作范围是生产部门，登记好产品的生产情况，管理好产品的相关信息，跟进下单情况。
其一日的工作流程可以归纳成以下的工作顺序：
1.听从上级管理意见，听从其他部门，每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。
2.负责客户样品管理：
1）当工程接到新产品单时，配合工程向客户寻求相关资料，
2）当客户有交货需求时，转载自百分网，请保留此标记督促工程迅速完成样本工作。
3）如送样前客户提出交货，要求客户提出预产forcost或其他生产排程依据，以方便安排生产。
4）当工程送样达成，参与新产品发布会，在会议前后时向客户讯证，并索要正式订单。
5）将工程确认的样品，按册记录发放给品质部门，作为量产的管制依据。
6）如品质部门或客户对样品提出疑问，将信息传达给工程处理。
3.下单跟单工作：
1）追客户下forcost或其他生产排程依据，以方便安排生产。
2）依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作，并做好工单发放
记录，避免造成有单无货或有货无单情况。
3）审核生产日报表，进行工单产能结算工作，以追踪工单达成情况
4）开立发料通知单给生产部门和物料员，通知其部门做好物料的准备工作。
5）如有其他物料需要领取的，审核领料部门是否领料正常。
6）督促pc计划员依据客户交期情况，与生产部门协商制订生产计划表，并依据生产状况和客户协商交期。
7）如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的
开立外协申请单给外
协跟单员。
篇四：
跟单员工作职责
一、目的：
为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门
职责说明书。
二、适用范围:
跟单部跟单员。
三、定义:
1.跟单:
跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一
般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。
跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证
据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
2.跟单员：
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运
作流向的专职人员。
所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。
四、工作内容：
（了解基本外贸知识：
谈判，报价，接单，签合同等等;基础外语及函电往来）;采购跟单（业务跟进,懂营销，懂产品。
物料，性能，使用）;生产过程跟单（生产进度跟进.懂生产，
懂管理，懂沟通。
）;货物运输跟单（出货跟进.货物运输知识:
运输工具，方法，配柜及了解报关知识）及客户联络跟踪（客户接待：
了解对客户的管理，懂国际礼仪知识）
1.寻找客户：
通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
2.设定目标：
主要客户和待开发的客户。
我们的工作着重点及分配的工作时间。
3.传播
信息：
将企业产品的信息传播出去。
4.推销产品：
主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
5.提供服务：
产品的售
后服务，及对客户的服务。
6.收集信息：
收集市场信息，进行市场考察。
7.分配产能：
产
能紧张时先安排主要客户。
8.负责外贸采购的国内供应商开发、询价和评审9.计算报价单10.验签订单
11.进行采购订单的下达、跟踪,安排和参与质检员对产品的验货12.负责出口单证、物
流、以及跟单工作中涉及的各项内容13.填对帐表,配合财务做好核销,对帐工作14.目录，
样品的寄送与登记15.客户档案的管理16.客户来访接待
17.经理交办事项的处理
18.与相关部门（供应商、出口运输以及与货代,船公司）的业务联系
跟单员是协调员：
跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。
跟踪的要
点是生产进度，货物报关，装运等。
五、工作流程:
跟单员工作流程关联图：
客户——订单处理中心——订单——订单处理中心—
—供应商——生产计划——（库存查询）（出货传票）——供应商——进料——仓库——出库
要点：
接单与审单；进出口货物的基本程序（外贸业务主要就是进行货物的进出，货物的出口有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。
跟单员对出口货物的跟单
工作主要有：
接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等）
﹙一﹚、接单：
接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：
客户下单的方式有：
通过电话，fax,email或书面合同等方式。
2．接单的途径：
交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：
在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：
（contract）
合同有销货合同（salescontract
）和购货合同（purchasecontract
）。
前者由卖方草拟，
后者由买方草拟。
（2）确认书；（confirmation
）它比合同要简化些。
对异议，仲裁，不
可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书（sales
confirmation）和购货确认书（purchase
confirmation）。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大，
批次较多的产品。
而合同用的比
较正规。
客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则
算默认。
4．接单的程序：
接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）
询盘：
（inquiry）又叫询价。
（2）发盘：
（offer
）又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各
项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中，
发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：
（counter-offer
）又叫还价。
（4）接受（acceptance）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意
按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
﹙二﹚、审单：
即审核合同报价
1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，
包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？
与我们的产品资料能否对
上号？
（2）质量：
也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
在国际货物买卖中，
货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规
定。
约数：
如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释
不一。
有的认为是2。
5%，有的认为是5%。
按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，
应允许有不超过10%的增
减幅度。
（4）单价，总额的审查：
a．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表
审查是否对？
总额有没有加错？
新客户下单，要查看我们给他的报价。
b．通常我们以
美元为结算货币。
（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
fob船上
交货价（指装运港的价格条件）
c&f（freightorcarriagepaidto?
..）运费付至指定目地的交货cif成本+
保险费+运费（指目的港）价格（6）付款方式审查：
a.付款方式是否能接受？
lc，付定金，等等。
b.支付的货币能否接受？
（我们以美
元为结算货币）（7）包装要求的审查：
a．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
b．客户提供的包装（彩
印，尺寸）我们能否做？
c．客户提供的包装资料是否齐全？
（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：
普合，
白合，彩合，吸塑外包装：
纸箱，木箱，桶装，编织袋。
最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查
（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装车、船送达。
交货期分:
国内（以天计算）;国外交货期一般应规定一个期限，而不是某个
具体日期。
期限有长有短。
可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：
如运费由客户
支付，客户决定交货方式。
如我们付费，尽量用海运。
如报的价是连同海运价，而客户要求
空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
3.直接批量订单金额大于人民币4万元的，营销部先安排打样，样板交客户确认后才能
下单生产。
4.合同评审完成和工程问客（eq）确认后,经部门经理审批完成,营销部跟单员在
24小时内回传合同/订单或者邮件回复客户。
﹙三﹚、发单:
即安排适合的供应报价,确认交期!
符合条款后,签订《购货合同》,经部门
经理审批后安排生产。
﹙四﹚、订单生产进度跟踪:
已安排生产的订单需每天对进度进行跟踪!
如有异常,须及时
通知经理,会影响交期的要提前知会客户。
﹙五﹚、准备报商检，报关
﹙六﹚、准备出货。
出货事宜，是之前要与客人商量好的，货出哪里？
如果使用的tt，
一般要求在出货之前，货款全部收到才发货。
﹙七﹚、通知客人货已经发送。
﹙八﹚、如果是信用证，就拿好信用证中所要求的单据去银行议付。
﹙九﹚、合同或订单的更改：
1.客户落单后或生产过程中，客户提出对订单的内容要求进行修改时，由营销部与客户
协商确
认在线半成品处置方法，开出《客户工程更改通知》，分发相关部门，并在e系统上作
ecn变更。
1）更改订单数量、货期通知供应商调整生产计划并作跟进，当发生异常情况，
未能及时完成订单或数量不足须补料时，应提前三天发出《延误交货申请》给营销部，营销部与客户协商并将结果回复供应商；
2）资料更改由工程部跟进完成，并以《资料更改通知》说明内容，分发到供应商和品保
部，以便品保部监督检查，同时在系统上作“ecn影响”处理。
﹙十﹚、合同或订单的暂停
/取消:
营销部接收客户通知要求暂停/取消的，开出《客户工程更改通知》，分发供应商和相关
部门，并在系统上作ecn变更。
2小时内将与相关部门确认的产品状态以《订单暂停/取消确
认书》形式回复客户，客户回签后留档。
一个月内如无收到客户对产品的处置方案，提交成
本中心核算因暂停/取消该该合同或订单所发生的成本，并与客户协商处理方案，结果知会财
务部。
备注：
一、关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：
2．准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款（3）客户来样。
要领：
无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能
要反复修改几篇五：
销售跟单员的工作职责（参考）
销售跟单工作职责
一、跟单员基本工作及要求
（1）销售订单处理
?
客户到厂下单有：
电传下单、邮寄下单、电话口头下单等，每张订单的下法不同，跟
单
员都应将它们转成书面订单并录入订单跟踪表，以便进行跟踪。
并在确认交期后回复订
单，订单处理与回复不得超过24小时。
下单时，我们要注意在各方面存在的问题。
举例如：
颜色、数量、交期的沟通等。
客
户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：
待处理订单、已完成订单以便分类检索。
书面
或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回
的款项。
?
?
?
（2）销售送货安排
?
?
料等情况安排销售发货。
为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的发货订单并打印出来，
当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货
单以及至少一张可以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。
如因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相应责任。
涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的
沟通。
产品短缺时先分配给主要客户。
?
（3）生产库存跟踪
?
将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产或外协：
一定要把客户要求在生
产
单上写清楚。
交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
并且，不同客户下达的相同的产品订单在前部生产订单未完成时要尽快合并生产，以便提高生产效率。
交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在1-2天。
生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。
小样：
打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产
的依据。
一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。
?
?
?
?
（4）销售回款跟踪
?
?
填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员提供准确及时的收款信息。
客
户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财务注意。
到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业务员去收款。
?
每月度结束后，销售跟单必须与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。
（5）客户档案的管理
?
?
?
新客户及
升级会员 