接待班前准备工作程序及标准.docx

接待班前准备工作程序及标准.docx

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接待班前准备工作程序及标准

接待班前准备工作程序及标准

工作项目名称：

接待班前准备工作程序及标准

工作项目承担：

前台接待员

工作项目程序

标      准

着装签到

1、按规定着装；

1、  检查自己仪表仪容是否符合规范；

2、  在部门文员处签到。

接班准备

1、备齐资料、用具；

2、了解当日酒店重要事项。

交接班

1、听上一班接待员交待工作情况，了解遗留问题；

2、阅读交班记录本；

3、处理未尽事项。

工作项目名称：

电话预订

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

接听电话，回答客人问询。

1.      振铃三声以内接听电话，讲“Goodmorning/afternoon/evening,reservation,您好！

前台。

”询问客人有什么帮助。

2.      根据客人提出的有关问题耐心回答，抓住机会向客人推销。

3.      客人提出预订房间，我们给介绍我们房类，请客人选择。

a）      仔细聆听客人的订房要求，问清什么时候来，什么房型迅速查询电脑是否有客人需要的房间类型，确认后回答客人；

b）      如不能满足客人要求，可建议客人提高等级，选择折衷办法，尽可能满足客人需要。

c）      确实不能满足时，要致歉，并给客人推荐同等星级的酒店或建议客人改期。

d）      再次致歉，希望客人光临。

填写订房预订单

根据订房预订单的每项内容逐一登记，填完后向客人重复一遍，（谁来住，什么时间，大概住几天，用什么房，用多少间，房价是多少，预订人，预订人联系电话，保留时间，接受预订人，接受时间，日期）核对无误后注明订房日期并签名。

对客人和我们的特殊预订要求，要在备注栏内记录清楚；

向客人道谢

1、告诉客人预订已OK，并告诉客人自己的姓名；

2、感谢客人来电话，并欢迎其光临酒店。

处理预订资料

1、如是当日预定，进行预分房，并输入电脑，备注栏信息应尽可能详尽、全面。

2、预订单按要求放入预订资料架；

工作项目名称：

销售部预订

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

审销售部预定单

1、仔细审阅销售部预定单内容，根据不同内容进行分类；

2、了解房间预订情况；

A、对重要情况或有疑问的预定，应请示前台领班处理；

B、预订不清楚时，应及时询问销售部预定人，直至清楚。

处理预订资料

1、 将预订资料按要求放进资料架；

2、如是当日预定，进行预分房，输入电脑。

工作项目名称：

直接订房处理

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

迎接客人

1. 客人走近前台大约两米时，值台员工应目视客人，微笑并向客人致意“早上好/下午好/晚上好/先生/女士/小姐，Good-morning/afternoon/evening，Sir/Madam/Miss，MayIhelpyou？

”

2. 如当时接待员正在忙碌：

a、  待员正接听电话，需目光注视客人，点头微笑，用手势示意客人在休息处休息；

b、  接待员正在接待其他客人时，应点头微笑向来客说：

“先生/女士/小姐，对不起，请稍候”；

c、  接待员应尽快结束手头工作，接待客人，并再次向客人致歉；

d、  如手头工作一时完不成时，应先接待客人或示意其他员工尽快接待。

3、如果客人是第一次入住酒店，应送上房间图文资料，请其选择。

介绍客房

1、根据客人需求，主动向客人推荐较高档次的客房：

a、 客人指明房间种类时，应推荐该种类中最好的房间；

b、客人未明确房间种类时，应推荐符合其身份的最好房间。

2、在电脑上查找客人需要的房间类型。

填写订房预订单

1、逐项填写订房预订单。

2、检查已填写的订房预订单，并逐项向客人复述，确认后签字。

送别客人

1、告诉客人自己姓名，向客人讲解抵店后的登记手续。

2、感谢客人选择我们酒店。

整理资料

1、预订信息备注栏信息应尽可能详尽、全面。

2、订单按要求放入预订资料架，如是当日预定，进行预分房，并输入电脑。

工作项目名称：

预订更改与取消处理

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

核对预订资料

从档案架上取出客人的订房资料，与其预订更改或取消的材料进行核对；

a、 如果客人是以电话形式提出更改或取消的要求时，先请客人稍候，同时迅速找到相关资料，“对不起，先生/女士/小姐让你久等了”，记下来电的内容和通知姓名、电话号码；

b、如果是销售部取消单，应仔细阅读取消单内容，关健地方不清楚时应与销售部电话核对或请销售部再发一份取消单。

填写相应单据

根据客人或销售部要求填写预订更改单或预订取消单；

a、要重新填写，不得在原始单据上修改；

b、 要将客人关于预订更改或取消的通知单与所填写的相应表格连同原始订房预订单统一存放。

修改电脑信息

如果已输入电脑，根据更改单或取消单内容在电脑上修改原始信息，修改完后在更改单或取消单上签名。

资料处理

将统一存放的预订资料放入指定地方；

c、若是预订变更，处理完成后放入相应的订房资料柜；

d、若是预订取消，在电脑上取消之后，在原始订房预订单上签“取消”，放入取消资料柜中。

处理善后事宜

如更改或取消涉及原有的房价、订金等特殊项目，应立即通知相关部门作相应更改；

工作项目名称：

挂帐预订处理

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

将酒店有关规定通知订房人

当得知订房客人要求挂帐时，预订员需要有礼貌地、耐心地、准确无误地向订房人解释酒店的有关规定，请客人出示签单卡或金卡，如客人没有或未带请其到销售部办理预定手续。

记录

根据预定单，逐项填写内容（特别写清挂帐项目与挂帐单位、挂帐人、卡号），向客人重复预定内容。

存档

1、当日预定，进行预分房，并输入电脑，备注栏信息应尽可能详尽、全面。

2、预订单按要求放入预订资料架；

工作项目名称：

预订单存档处理

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

预订单存档

将预定单按团队、散客、会议分别放入预订夹。

更改单的存档

查寻出客人的原始预订单，将更改单附载在预订单上。

取消单的存档

查寻出原预订单附于取消预订单之上，然后存入取消柜中。

工作项目名称：

客史档案的建立与查询处理

工作项目承担：

前台接待

工作项目程序

标      准

准备登记表

将办理登记的客人住宿登记表，放置在预定单上，并逐项输入电脑。

建立客史

1、  首先输入客人的姓名和性别，公司名称，家庭地址、邮政编码、国籍、城市名称、证件名称、证件号码等，以此为据，为客人建立简史；

2、  将客人其他特殊要求输入备注一栏；

3、  若客人是酒店会员，需将会员号码输入备注一栏；

4、  特殊客人的要求需特别注意关照时，将客人的所有资料输入电脑。

确认

以检查电脑存贮的资料是否与客人手写的资料相符，应确认无误。

工作项目名称

问询服务

工作项目承担

接待员

工作项目程序

标准

准备各种知识性资料

1、世界主要城市时差表；

2、交通航线时刻表；

3、国际国内长途电话号码本及价目表；

4、旅游指南及地图册；

5、酒店服务指南；

6、酒店所在地主要机构名称。

接待咨询

回答客人询问必须准确无误，语言温和，不能说“我不知道”；一时无法回答的问题，应该说：

“对不起，我立刻给您查阅资料，请稍候。

”

搜集新资料

1、随时搜集客人感兴趣的、经常询问的问题及电话号码等，列入问询处知识手册；

2、随时更换旧电话号码。

工作项目名称：

查询服务

工作项目承担：

接待员

工作项目程序

标准

接受查询

1、当客人电话查询住店客人时：

a、振铃三声以内接听电话，讲“Good-morning/afternoon/evening，Information，MayIhelpyou？

”“您好，前台！

”；

b、仔细聆听客人所查信息，中英文名字均要逐一核对，必要作简单记录，以便尽可能了解全部信息，如华侨姓名的广东话拼音，华裔客人的中英文姓名、客人何时抵达、团队或是散客、接待单位名称等，以便能迅速准确查找；

c、查询时一般只满足对客人姓名的查询要求，特殊情况除外；

2、当客人直接到前台问询处查询时：

a、热情向客人问好“Good-morning/afternoon/evening，Sir/Madam/Miss，”“您好，先生/女士/小姐”；

b、客人的查询要求；

a、听不明白时请客人写在纸上。

查询并通知客人

1、通过电脑迅速查找该客人信息；

2、电话征询住店客人是否接听电话或与访客见面，然后按客意见办理；当客人不愿接电话或见面时，应巧妙回绝访客；

3、客人不在房间时，应礼貌征询访客是否面要留言或晚些时候再来；

注：

严禁在未征得住店客人同意时将房号告诉查询者；

4、当查找的客人是团队客人时，与团队接待员联络；

5、未查到所查信息时，用敬语委婉解释，“对不起，XX先生/女士/小姐没有住在我们酒店”；

a、客人在住信息未查到时，可查“已离店客人信息”和客人历史档案；

b、仍未查到时，则查“当日预订抵达客人信息”；

6、向客人致谢，感谢来电或到店。

工作项目名称：

留言服务之一——来访者留言

工作项目承担：

接待员

工作项目程序

标准

接听电话

如果来访客人直接到前台，当客人离台面2米距离时，值班员上前向客人问好“Good-morning/afternoon/evening，Sir/Madam/Miss，MayIhelpyou？

”“您好，先生/女士/小姐”。

填写留言单

1、礼貌询问受话人的姓名与房号，及时与电脑信息核对；

2、核对无误后，内容详尽地填写留言单；客人直接来前台的请客人自行填写留言单；

3、向客人重复留言内容，确保准确，值班员在留言单上签字，记录留言时间；

4、向客人表示留言信息将尽快转到客人手中：

a、如果客人电话留言，待客人挂机后再挂机；

b、如果客人亲自留言，目送客人离去。

处理留言

1、在“留言登记本”记载该留言的大致内容；

2、电话告知电机该留言内容，请其作留言灯标记，填写留言单交行李员派送。

工作项目名称：

留言服务之二——住店客人留言

工作项目承担：

接待员

工作项目程序

标准

接受留言

1、客人打电话至前台，值班员接电话，讲“Good-morning/afternoon/evening，Information，MayIhelpyou？

”“您好，前台！

”；

2、客人直接到前台，当客人离前台两米距离时，值班员上前向客人问好“Good-morning/afternoon/evening，Sir/Madam/Miss，MayIhelpyou？

”“您好，先生/女士/小姐”。

填写留言单

1、得知客人需要留言时，询问客人房号，并与电脑核对，然后尊称客“姓氏”以示确认；

2、填写留言单，其内容应尽可能详细；

注：

所有留言均请客人填写，特殊情况例外；

3、以电话留言的应向客人复述留言内容，确认无误后，值班员注明留言时间并签名；

4、征询客人是否需要在其他服务点留言，如果需要，