工程文档管理系统说明.docx

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工程文档管理系统说明

石成工程文档管理系统

使用说明

石成企划设计室

点击左上角的“新建”按钮，选择“工程文挡”，弹出图8所示的对话框，

图7

在工程名称右侧框内输入我们需要建立的工程名称，施工单位右侧框内输入我们的施工单位，编制人和备注分别填写您认为应改填写的东西。

填写完毕后点击下面的确定“按钮”，完成一项工程资料文件的建立（见图9）。

图8

我们在工程文挡一行上点击一下表示要选择该文件进行编辑，再点击“打开”按钮，弹出图10所示窗口。

图9

这是用户编辑工程资料的主窗口，您大部分的工作都要在此完成。

点击右上角的基础数据载入，弹出图11所示窗口。

图10

在此图中列出了系统能够提供的所有基础资料，本例选择“建筑结构与装饰装修质量资料”，点击上部“打开”按钮，弹出图12。

图11

在左侧树状选择一个表格，例如图12中的“鲁JJ-075”，右侧会显示出这个表格的预览图形，点击右上角的“确定载入”即可将这个表格加入。

再点击左侧的“鲁JJ-075”一下，点击右上角的“确定载入”又加入一个表格。

用同样的方法，可以加入多个表格。

加入完毕，点“退出”关闭窗口。

图12

回到编辑窗口后，我们可以根据自己的具体需要来编辑。

例如，点击左侧第一行，点击编辑，计算机会启动word进行编辑如图14，

图13

你要根据自己的工程实际情况进行填写，写好表格后，保存并退出，这时会回到图15所示的窗口。

图14

此时图15所示的窗口还处在被保护的状态，我们需要点击一下“保存”按钮进行保存后，才可以继续进行其他的工作。

图15

至此，我们已经学会了怎样来编辑一个工程的资料文档的最基本的方法。

仅仅用这些方法，还不足以让我们能够更好、更快的制作和管理我们的工程文档。

要想更快、更好地管理好工程文档，我们还需要掌握更多的方法，下一章将向用户介绍如何更充分的使用软件所提供的其他方面的功能，制作出我们的工程文档。

第二章功能详解

现在让我们回到开始的界面，来探寻本系统给您提供的更多的、更方便的功能。

如图16所示。

我们从最上边的各个命令按钮开始讲述。

左上角的“退出”按钮是用于退出本系统的。

点击后再确认会退出本系统。

上排第二行“新建”按钮用于新建一个部门或一个工程资料项目文件，在第一章中我们只介绍了新建一个工程，在此要详细介绍。

我们以实例说明。

例如某集团有五个工程处，每个工程处下设若干项目部，则建立部门如图17所示。

“打开”按钮用于打开您选中的任何一个工程资料文件。

“修改”按钮用于修改已经建立好的工程资料文件的名称，这个功能的设置有利于我们对文件的归纳整理。

“打开”按钮用于打开您选中的任何一个工程资料文件。

“修改”按钮用于已经建立的文件的参数。

“加密”按钮用于对文件进行加密，对于每个新建立的文件，它的初始密码都是空，为了避免麻烦，用户一般不要使用此项功能，以免因为忘记密码而无法打开文件。

在使用过程中，如果万一忘记了密码，请和经销商取得联系，他们尽可能帮助您找回密码。

文件的打开密码为空时，在打开该文件时，系统不作任何提示就打开该文件，但是密码不为空时，用户必须通过输入密码才能打开该文件进行编辑。

“另存”按钮用于将所选的文件存到您人为合适的计算机的其它地方。

“调入”按钮用于将您另存在其它地方的文件调入到本系统内。

图16

图17

“删除”按钮用于删除一个文件，但是当文件是一个被加了密的文件时，要删除它，必须知道他的密码才行。

“压缩”按钮用于将文件进行压缩以节约硬盘的空间。

“升级”按钮用于升级本系统。

点击升级，选择工程文挡管理程序，会弹出图18所示窗口。

如果您连接在互联网上，则可以点击在线升级。

如果不能上网，请点击“本地升级”，选择您从经销商处购买的升级光盘进行升级。

“基础”按钮是用于管理和工程相关的各类基础数据，用户一般不需要使用。

但是如果用户想知道我公司发布得到更多的最新基础资料，建议您经常的打开该功能，利用该功能中的

“下载”功能获取最新的资料。

图18

“界面”按钮用于设置和保存主界面。

“锁驱动”按钮用于软件锁的驱动安装。

只有安装软件锁的用户，才能够完整地使用本系统全部功能。

下面介绍的功能都是关于本系统的网络功能。

在这里需要重点说明一下。

本系统全面实现基于广域的网络功能，只要您的计算机能上网，您就可以实现这些功能。

我们逐个说明网络功能。

保存到远程选择一个文档文件，可将数据保存到远程数据管理中。

点击保存到远程会出现如图19所示

图19

发送给同伙我们选择一个文档文件，可将其发送给我们的合作者或是同事，点击发送给同伙就会显示如图20所示

图20

输入对方软件锁的编号，就可以将我们做的工程文档传给他们了。

我们再来看远程数据管理，点击后，出现如图21所示的三类管理，我们先看远程数据这一项，点击远程数据系统弹出如图22所示对话框，我们可以对

这些数据进行编辑，如我们可以将该文件保存到本地，即是将该文件放到

图21

我们主编辑的窗口中，如果该文件存在，系统会提示是否要覆盖，如图23

所示，如果要覆盖，可点击是，如不覆盖则点否，如果不做任何操作点取消即可。

如要删除远程数据，点删除远程数据即可。

图22

图23

现在我们选择一个工程文档文件打开，打开后界面如图24所示，

图24

退出就是退出该界面，新章节就是增加一个新的文档册；新子章节是在新章节的基础上，再做一个子章节；删除是将选中的项目删除掉，（注：

如要删除文档册，需要将该文档册中已有的子文件删除掉）；改名可将现有的文档册或子文件改名字；剪切是将选中的文件剪切下后，粘贴到我们所需要的位置；排序是将我们已做的文档，按照它们的名称排列顺序。

显示模式是可以将我们所作的文档在右边的显示框中选择需要的显示样式。

基础数据载入是将我们提供的基础数据模版调入到我们现在编辑的文档册中。

编辑是对我们所调入的文档的修改；载入文档是对我们自己已经做好的文档的调入；文档类型是在所做文档册中插入一项文档，可以是已经做好的文档，也可以是一个空的文档，类型可根据我们提供的类型进行选择；注册是对我们软件的注册。

这些基本功能的字面意思介绍完后，我们来对一个文档册的编辑作详细介绍。

我们先新增章节，双击新章节，可改变章节的名称，如图25所示，我们在章节名称下面的新文档册写入我们要编辑的文档册名称即可，例如我们写入某工程项目说明点保存，章节名就改为了我们现在需要的名称。

其他需要的表格或工艺标准，我们可以在基础数据中调入，我们以建筑与装修工程质量资料为例，并对基础数据调入作详细介绍。

如图26所示，点击出数据载入后，系统给出对话框，我

们可以看到对话框上面的一些功能按钮，关闭就是关闭该对话框，新增

图25

是可以自己新建一套资料,打开是将我们选择的资料模板打开；另存是可以把选择的资料模板存到我们自己文件夹里；保存为自己的文件；调入是将我们提供给用户的最新资料模板调入到文档资料基础数据中，删除是将选择的文档删除，（注：

如果使用了该功能，将永久删除选择的文档）

改名是把选择的需要改名称的资料模板改为自己需要的名称，下载，如果您的机器连接了Internet网，您可以直接下载最新数据；压缩，可将我

图26

们选择的资料模板压缩，以便减少硬盘使用空间；载入，可以将整个文档集调入到我们所做的文档册中进行编辑。

基础数据中的功能键完成后，我们来调入一个文件，做详细介绍。

我们将光标停在一个文档集一行上，点打开，系统给出对话框如图27所示，我们以鲁JJ-002为例，点确定载入后，可将文件载入到与文档册相同的一级点上，也可将文件载入到文档册的子接点上，我们现将该文件载入到该文档册的子接点上，如图28所示。

点退出，可退出该对话框。

我们可对调入的文件进行编辑修改，点编辑后，系统自动进入word文档的编辑状态，我们可在该表格中输入自己的内容，如图29所示，填写完毕后，我们可将word文档关闭，关闭后回到主界面，我们可以看到与word文档表现一样的表格在我们的软件中显示，如图30所示，这时，点保存，即可将我们修改好的文件保存了，保存完毕后，我们可直接在把文件打印。

这样，就完成了一个文档册的编辑和修改。

在编辑的过程中，我们也可以将自己编写的文件调入到我们做的文档册中进行编辑，点载入文档，如图31所示，选中文档后点打开即可。

文档类型，如图32，可对选择的文档类型进行编辑和修改。

我们以一个excel表格为例子，详细说明，该功能，我们在总工程下面新加一个子章节“工程资料表格”，我们用文档类型来完成这个表格，如图33。

我们在选择框中选择EXCEL工作表，点确定，就会出现如图34所示，系统生成一个excel

表格，点编辑，就可直接在软件中，对这个表格进行编辑了，我们也可以

图27

插入图片，幻灯片，等等我们在文档类型中提供的文件类型。

编辑文成后保存即可。

图28

图29

图30

图31

图32

图33

图34

以此类推，我们做完一套资料软件后，可直接保存，在使用时，直接调用就可以了，从很大程度上解决了我们在自己编写资料时的繁琐，节省了大量的时间。