档案复习资料.docx
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档案复习资料
档案操作复习资料
一、复习题（四级－中级）
1．将所提供的归档文件区分成永久保管与定期保管两部分
（1）操作条件。
不同类别文件若干份。
（2）操作内容。
根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将所提供的归档文件区分成永久保管与定期保管两部分
2．按问题分类法将所提供的文件分类并排列
（1）操作条件。
不同类别文件若干份。
（2）操作内容。
将文件按不同类型问题排列，并填写文件分类表。
3．按组织机构分类法将所提供的文件分类并排列
（1）操作条件。
文件若干份。
（2）操作内容。
将文件按组织机构序列排列，并填写文件分类表。
4．根据所提供案卷填写案卷封面的主要项目
（1）操作条件。
不同类别文件两卷。
（2）操作内容。
填写案卷封面的主要项目：
全宗名称、类目名称（运用问题分类法）、案卷名称、起止日期、卷内文件数与总页数，其余不填。
二、复习材料
（一）归档文件保管期限的划定
档案的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。
归档文件保管期限的确定，是指根据文件归档后能满足单位存史与实际工作需要的程度，确定其保管期限的长短。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第六条规定：
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
1．永久保管的文书档案
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第七条规定：
永久保管的文书档案主要包括：
（1）本机关制定的法规政策性文件材料；
（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
2．定期保管的文书档案
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》第八条规定：
定期保管的文书档案主要包括：
（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（4）本机关一般性事务管理文件材料；
（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
附件：
《文书档案保管期限表》
1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久
1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
1.4 讨论未通过的文件 10年
2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久
2.2 讨论未通过的文件 10年
3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计 永久
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年
7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1 重要的 永久
7.2 一般的 30年
7.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年
8本机关业务文件材料
8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久
8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的 永久
8.2.2 一般业务问题的 30年
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的 永久
8.3.2 一般业务问题的 30年
8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年
8.5 机关联合行文的文件材料
8.5.1 本机关为主办的
8.5.1.1 重要业务问题的 永久
8.5.1.2 一般业务问题的 30年
8.5.2 本机关为协办的
8.5.2.1 重要业务问题的 30年
8.5.2.2 一般业务问题的 10年
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等 永久
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等 10年
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料 永久
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年
8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料 10年
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的 永久
8.7.5.2 一般的 30年
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年
8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年
9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年
9.3 人事任免文件 永久
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年
9.5 对本机关有关人员的处分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久
9.5.2 受到警告处分的 30年
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料 永久
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
9.9 职工名册 永久
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久
9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久
9.10.4 情况反映、工作简报 10年
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的 永久
9.11.2 一般的 30年
9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年
9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1 有领导重要批示和处理结果的 永久
9.13.2 其他有处理结果的 30年
10本机关事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的 永久
10.2.2 一般的 10年
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的 30年
10.3.2 一般的 10年
10.4 机关财务预算 30年
10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的 永久
10.6.2 一般的 10年
10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年
11上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的 永久
11.1.2 一般的 10年
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
12同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
13下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告 30年
13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年
（二）按问题分类
按问题分类是指按照单位文件内容所反映的各类问题将其区分开来。
按问题分类是单位在不能或不适合采用按组织机构的分类方法时采用的。
按问题分类能突出单位主要工作问题，可以使内容性质相同的文件相对集中，并能保持同类问题文件之间的联系，便于就某一问题、某一事件或某一人物等专题角度去与利用文件。
问题分类法的优点：
能使内容性质相近的文件汇集在一起，便于按专题查找和利用档案。
由于问题分类法类目设置的主观成分相对较大，现行机关在对文件分类时，一般不将其作为首选的分类标准，其适用范围包括以下几种情况：
（1）立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂，不宜按组织机构分类，而适用于按问题分类；
（2）各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起，难以按组织机构分类．从而只能按照问题分类；
（3）用了组织机构作为第一或第二层的分类法后，由于类内档案数量较多．确实有必要细分，这时就可以结合采用问题分类法。
（三）按组织机构分类
按组织机构分类是指将文件按其形成、处理部门或承办部门将其区分开来。
一般做法是按机关的内部组织机构将归档文件分类。
按组织机构分类方法的具体做法，一般按单位内设的第一层组织机构设置类别。
若单位规模大、机构层次和文件的数量多，也可以再分第二层组织机构，具体到一个单位。
根据党政档案统一管理的原则要先将归档文件按党、政、工、团的顺序予以排列，然后对每类再按组织机构划分。
组织机构分类法的优点，能保持全宗内文件在来源方面的固有联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务．按组织机构分类在一定程度上集中了反映某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。
日常工作中往往有一部分文件涉及到两个或两个以上部门，为避免归档文件中出现重份，也为今后查找有章可循，对这部分文件分类的原则是以谁的名义发文就由谁组卷，是哪个部门承办（或主办）就由哪个承办（或主办）部门立卷。
对于内设机构简单、单位内各部门工作分工不很明确、或机构设置尚不稳定、或文件数量较少的单位，通常不适合按组织机构分类，而应采用按问题分类的方法。
（四）填写案卷封面
案卷封面（见图）项目包括：
全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
填写方法如下：
1．全宗名称。
即立档单位名称，应填写全称或规范的简称。
2．类目名称。
指全宗内分类方案的第一级类目名称或机构名称或问题的类名。
3．案卷题名。
将拟写后确定的案卷题名填上。
4．时间。
指卷内文件所属的起止年月。
5．保管期限。
按归档鉴定时划定的保管期限填写。
6．页数。
装订的案卷填写卷内文件的总页数，不装订的案卷填写卷内文件的总件数。
7．归档号。
文书处理部门向档案室移交案卷时所编的案卷顺序号。
8．档号。
为固定案卷的排序，在案卷封面上要标识案卷的档号。
案卷的档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号是由档案馆给立档单位的固定编号。
目录号是全宗内案卷目录的编号，同一个立档单位不能有重复的案卷目录号。
案卷号，即目录中案卷顺序的编号，同一册案卷目录内不能有重复的案卷号。
档号一般由机关档案室统一编制。
案卷封面中各项目应填写得工整、清晰、规范。
案 卷 封 面
全宗名称
类目名称
案卷题名
自 年 月至 年 月
归档号
本卷共 件 页
保管期限
全宗号
目录号
案卷号
三、复习题（三级－高级）
1．按文件形成时间排列并编制案卷目录（归档时的案卷号，保管期限和备注项不填）。
案卷目录
顺序号
归档时的案卷号
案卷标题
起止日期
页数
保管期限
备注
2．根据形成时间顺序排列并填写卷内文件目录（备注项不填）
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
3．根据文件形成时间，将文件按件排列整理，并编制档案目录，（备注项不填）
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
4．需要归档的文件及保管期限填写在文书档案保管期限表中。
不需要存档的文件不要填写在表格中，多填扣分。
文书档案保管期限表
文件编号
属归档范围的文件
（打√表示）
确定归档文件的保管期限
（打√表示）
永久
30
10
永久
30
10
永久
30
10
升级会员 