公文格式的汇报.docx
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公文格式的汇报
公文格式的各要素编排规则
公文格式主要体现在它各个要素的编排讲究一定的规则。
公文的要素主要分布在公文的版心内,只有页码位于版心外。
公文的版心又分为版头、主体、版记三部分。
版头指公文首页红色分隔线(0.5mm)以上的部分。
版头位于公文之首,位置相对固定,与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分相对应。
一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素。
主体指公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。
主体的篇幅不固定,依据公文内容的长短而变化,公文实质性的内容均在此部分。
一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等9个要素。
版记指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分.版记位于公文之尾,位置相对固定.一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素.
一、版头部分的公文要素
(一)份号
如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第1行。
(注意:
份号的字体未作统一)
解读:
份号同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。
标注份号有利于加强公文的管理和利用,便于掌握公文的去向,有利于公文的分发、清退、借阅和销毁。
并不是所有公文都需要编制份号。
涉密公文一定要标注份号。
如果发文机关认为有必要,也可对不涉密的公文标注份号.
(二)密级和保密期限
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第2行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
解读:
涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密"“机密”“秘密"和保密期限。
标注了密级而未标注保密期限的公文,则按《国家秘密保密期限的规定》执行:
凡未标注保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年,机密级事项20年,秘密级事项10年认定。
或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定"的规定执行。
(三)紧急程度
如需标注紧急程序,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
解读:
紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提"、“特急”、“加急”、“平急".
如果公文中未标注紧急程度,发文机关不得在公文处理中按紧急公文催办。
▲为什么将份号、密级和保密期限、紧急程度统一编排在公文首页左上角?
如果在右上角,领导的批示容易与之相互遮盖,造成不易辨识。
移到左上角后,右边从发文机关标志到天头的大片区域都是空白区域,这样更加方便公文处理。
(四)发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或规范化简称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm。
(⊙原为:
发文机关标志上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标志上边缘至版心上边缘为80mm。
)
发文机关标志推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应使主办机关名称在前,“文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排列。
解读:
发文机关标志是公文版头部分的核心,即人们通常所说的“红头",用套红大字居中印在公文首页上半部。
字体推荐使用小标宋体字。
(▲因为小标宋体字显得庄重。
其他字体如楷体、隶书、魏碑等带有某些书法艺术的成分,不适于标识党政机关。
)
要大小、疏密适度。
以不大于上级机关为原则自行酌定大小,发文机关标志的文字少时要尽量拉宽字间距,文字多时尽量压缩字间距,总体上要小于版心的宽度。
▲以前党的机关常用的在发文机关全称或规范化简称后加文种“(××)”的形式,因此也取消。
(五)发文字号
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,编排在发文机关标志下空2行位置,居中排布.年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不编虚位(即1不编001),不加“第”字。
上报公文的发文字号居左空1字编排.
解读:
发文字号是党政机关制发公文的编号,通俗一点说就是公文的“身份标识”。
标注发文字号,一是可表明该公文出自什么单位,二是可表明该公文的形成的年度及顺序,便于公文的管理和统计,并可有效地用以查询检索,三是方便公文的引用。
发文机关代字要求准确、规范、精炼,无歧义,并固定使用,并注意避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。
年份用阿拉伯数字表示,应标全称,要用四位年代号,不应简化,如“1998”不能“98",“2012"不能“12”,用六角括号“〔〕”括入,如〔2012〕。
注意,六角括号不是数学公式的中括号,也不是圆括号。
发文顺序号是一年内的发文流水号,用阿拉伯数字表示,后面加一个“号”字。
发文顺序号不加“第”字,不编虚位号(即1不编为01)。
(六)签发人
上行文应当标注签发人姓名。
签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行排两个姓名,两个签发人姓名中间空1字。
回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
为与三个字的人名对齐,两个字的人名中间空1字。
最后一行签发人姓名应与发文字号处在同一行。
解读:
上报公文标注签发人姓名,体现机关负责人应当对所签发的公文负责,严格把关,确保公文质量。
标注签发人应当注意:
一是只标姓名,不标职务;二是联合行文,须标明所有联署机关签发人姓名;三是签发人为发文机关的主要负责人或主持工作的负责人,不是任何副职都可作为签发人。
(七)版头中的分隔线
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽(156mm)的红色分隔线。
其高度一般为0。
5mm.
二、主体部分的公文要素
(一)标题
一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空2行位置,分1行或多行居中排布.回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形.
解读:
1.标题的组成。
标题由发文机关名称、事由和文种组成。
标题应当准确精炼概括公文的主要内容,又要选准文种。
发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称,三个或三个以下机关联合发文时,应列出所有发文机关的名称,四个及四个以上机关联合行文时,可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。
2.标题的排列.多行时,标题排列应使用梯形或菱形。
不应使用上下长度一样的长方形,或上下长中间短的“沙漏形”。
建议标题三行以上时不要使用上短下长的“金字塔形”.
3.标题的标点.标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。
注意:
一是法律、法规、规章名称全称应加书名号。
二是荣誉称号应加双引号。
三是如果事由部分出现多个机关名称、人名等并列时,机关名称、人名之间应用顿号分开,不使用空格。
▲标题要尽量简短,不要占的行数太多。
如果所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况,此时可以变通,即将标题上移,只空一行或不空行,不是一定要在红色分隔线之下空二行标注。
(二)主送机关
编排于标题下空1行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记部分。
解读:
主送机关是公文的主要受理机关,负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。
应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
所谓同类型机关统称,如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构"。
对于上行文,原则上只能有一个主送机关,以便公文办理.有些公文可能没有主送单位,如公告、通告.有些公文有多个主送机关。
有多个主送机关时,各有关单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型机关内机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间使用逗号分隔。
(三)正文
公文首页必须显示正文.一般用3号仿宋体字,编排于主送机关下一行,每个自然段左空2字,回行顶格.正文中小标题层次依次可用“一、”、“
(二)"、“1.”、“
(1)"标注,第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。
解读:
正文是公文的核心所在,用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文,主要是为了保证公文的严肃性、真实性,并且防止公文造假。
同时,一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。
出现首页显示不了正文的可能情况有:
一是联合行文时发文机关标志过多。
二是主送机关过多。
移至版记等.
三是签发人过多。
增加每行签发人编排个数等。
(四)附件说明
如有附件,在正文下空1行左空2字编排“附件"二字,后标全角冒号和附件名称.如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1。
××××”);附件名称后不加标点符号.附件名称较长需回行时,应与上行附件名称的首字对齐。
解读:
附件说明是公文附件的顺序号和名称.
(五)发文机关署名、成文日期和印章
1.加盖印章的公文
成文日期一般右空4字编排,印章用红色,不得出现空白印章.
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端上距正文(或附件说明)1行之内.
联合行文时,一般将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。
印章之间排列整齐,互不相交或相切,每排印章两端不超出版心,首排印章顶端上距正文(或附件说明)1行之内.
2.不加盖印章的公文
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空1行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下1行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移2字,如成文日期长于发文机关署名,使成文日期右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时,先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
3.加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空2行右空4字加盖签发人签名章,签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布.在签发人签名章下空1行右空2字编排成文日期。
联合行文时,应先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐。
每行只编排1个机关的签发人职务、签名章。
签发人职务应标注全称,签名章一般用红色。
4.成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
5.特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施加以解决。
解读:
(1)发文机关署名.发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。
公文一般以发文机关名义署名,特殊情况,如议案、令等文种,需要由签发人署名的,应当写明签发人职务并加盖签发人签名章.
(2)成文日期。
成文日期是公文的生效时间。
会议通过的决议、决定等,以会议正式通过的日期为准;经发文机关负责人签发生效的公文,以签发日期为准;联合行文,以最后签发的机关负责人签发日期为准。
(3)印章。
印章是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。
上行文一定要加盖印章.纪要一般不加盖印章。
联合下行文,所有联署行文机关均须加盖印章.签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。
(六)附注
如有附注,居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。
解读:
附注是对公文印发传达范围等需要注意的事项加以说明,如“此件公开发布"、“此件发至县团级”等.“请示”件应当在附注处标名联系人姓名和联系方式,联合上行的请示件只标注主办机关联系人。
(七)附件
附件应在另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行.附件标题自版心第3行起居中编排。
附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。
解读:
公文正文中一些内容,如图表、名单、规定等,如果穿插在正文中,往往会隔断正文前后的联系而造成阅读上的不便,因此需要将其从正文中抽出来作为公文的补充单独表述,即附件.
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料,是公文正文的有机组成部分,与正文一样具有同等效力。
在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”.
需要注意的是,公文写明“报送”、“上报"、“批转”、“转发”、“印发”等字样的,在其生效标志后附的内容不是公文的附件,因此在附件说明中不必标注相关内容.
将复制件作附件时,要与正文的页码连在一起编排。
三、版记部分的公文要素
版记中首条分隔线和末条分隔线用粗线(0.35mm),中间分隔线用细线(0.25mm).首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
也可理解为,版记应置于公文最后一面,版记中最后一个要素应置于版心最后一行。
(一)抄送机关
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上1行、左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号.
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。
既有主送机关又有抄送机关,应当将主送机关置于抄送机关之上1行,之间不加分隔线.
解读:
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级平级下级及不想隶属机关.抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定,不能滥抄,也不能错抄或漏抄。
具体排列上,对于不同级别的机关,应依先上再平后下次序排列;对于同级不同类的机关,按党政军群顺序排列;人大、政协、法院、检察院应另起一行排列;各民主党派、工商联再另起一行排列.
(二)印发机关和印发日期
一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
四、页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘线之下,数字左右各放1条一字线。
一字线上距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。