公文格式的汇报.docx

1、公文格式的汇报公文格式的各要素编排规则公文格式主要体现在它各个要素的编排讲究一定的规则。公文的要素主要分布在公文的版心内,只有页码位于版心外。公文的版心又分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线（0.5mm)以上的部分。版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分相对应。一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素。主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。主体的篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化,公文实质性的内容均在此部分。一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成

2、文日期、印章、附注、附件等9个要素。版记指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分.版记位于公文之尾，位置相对固定.一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素.一、版头部分的公文要素（一）份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。(注意：份号的字体未作统一)解读：份号同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、借阅和销毁。并不是所有公文都需要编制份号。涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号.(二）密级和保密期限如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体

3、字，顶格编排在版心左上角第2行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。解读:涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密“机密”“秘密和保密期限。标注了密级而未标注保密期限的公文，则按国家秘密保密期限的规定执行：凡未标注保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年，机密级事项20年，秘密级事项10年认定。或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定的规定执行。（三）紧急程度如需标注紧急程序,一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。解读：紧急程度是对公文送达和办理的时限

4、要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提、“特急”、“加急”、“平急.如果公文中未标注紧急程度，发文机关不得在公文处理中按紧急公文催办。为什么将份号、密级和保密期限、紧急程度统一编排在公文首页左上角?如果在右上角，领导的批示容易与之相互遮盖,造成不易辨识。移到左上角后，右边从发文机关标志到天头的大片区域都是空白区域，这样更加方便公文处理。（四)发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。（原为：发文机关标志上边缘至版心上边缘为25 mm。对于上报的公文，

5、发文机关标志上边缘至版心上边缘为80 mm。)发文机关标志推荐使用小标宋体字，颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应使主办机关名称在前，“文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。解读：发文机关标志是公文版头部分的核心，即人们通常所说的“红头，用套红大字居中印在公文首页上半部。字体推荐使用小标宋体字。（因为小标宋体字显得庄重。其他字体如楷体、隶书、魏碑等带有某些书法艺术的成分，不适于标识党政机关。） 要大小、疏密适度。以不大于上级机关为原则自行酌定大小，发文机关标志的文字少时要尽量拉宽字间距，文字多时尽量压缩字间距,总体上要小于版心的宽度。以前

6、党的机关常用的在发文机关全称或规范化简称后加文种“（)”的形式，因此也取消。（五）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布.年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；年份应标全称，用六角括号“”括入;发文顺序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。上报公文的发文字号居左空1字编排.解读：发文字号是党政机关制发公文的编号，通俗一点说就是公文的“身份标识”。标注发文字号,一是可表明该公文出自什么单位，二是可表明该公文的形成的年度及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地用以查询检索，三是方便公文的引用。发文机关代字要求准确、规范、精炼，无歧义,并固定使用,并

7、注意避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。年份用阿拉伯数字表示，应标全称，要用四位年代号，不应简化，如“1998”不能“98，“2012不能“12”，用六角括号“”括入，如2012。注意,六角括号不是数学公式的中括号,也不是圆括号。发文顺序号是一年内的发文流水号，用阿拉伯数字表示，后面加一个“号”字。发文顺序号不加“第”字，不编虚位号（即1不编为01）。（六）签发人上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上

8、而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，两个签发人姓名中间空1字。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间空1字。最后一行签发人姓名应与发文字号处在同一行。解读：上报公文标注签发人姓名，体现机关负责人应当对所签发的公文负责，严格把关，确保公文质量。标注签发人应当注意：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人姓名；三是签发人为发文机关的主要负责人或主持工作的负责人，不是任何副职都可作为签发人。（七）版头中的分隔线发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线。其高度一般为0。5mm.二、主体部分的公文要素（一）标题一般用2号小

9、标宋体字,编排于红色分隔线下空2行位置，分1行或多行居中排布.回行时，要做到词意完整，排列对称,长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形.解读：1标题的组成。标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确精炼概括公文的主要内容，又要选准文种。发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称,三个或三个以下机关联合发文时，应列出所有发文机关的名称,四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。2标题的排列.多行时,标题排列应使用梯形或菱形。不应使用上下长度一样的长方形,或上下长中间短的“沙漏形”。建议标题三行以上时不要使用上短下长的“金字塔形”.3标题的标点.标题中可

10、用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。注意：一是法律、法规、规章名称全称应加书名号。二是荣誉称号应加双引号。三是如果事由部分出现多个机关名称、人名等并列时，机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。标题要尽量简短，不要占的行数太多。如果所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况，此时可以变通，即将标题上移，只空一行或不空行，不是一定要在红色分隔线之下空二行标注。(二)主送机关编排于标题下空1行位置,居左顶格,回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。解读：主送机关是公文的主要受理机关，负有对公文内容进行了解

11、、答复或贯彻执行的责任。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所谓同类型机关统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。对于上行文,原则上只能有一个主送机关，以便公文办理.有些公文可能没有主送单位，如公告、通告.有些公文有多个主送机关。有多个主送机关时，各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间使用逗号分隔。（三）正文公文首页必须显示正文.一般用3号仿宋体字,编排于主送机关下一行，每个自然段左空2字，回行顶格.正文中小标题层次依次可用“一、”、“（二）、“1.”、“(1)标注，第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三

12、层和第四层一般用仿宋体字标注。解读：正文是公文的核心所在，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文,主要是为了保证公文的严肃性、真实性，并且防止公文造假。同时，一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。出现首页显示不了正文的可能情况有：一是联合行文时发文机关标志过多。二是主送机关过多。移至版记等.三是签发人过多。增加每行签发人编排个数等。（四）附件说明如有附件，在正文下空1行左空2字编排“附件二字，后标全角冒号和附件名称.如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1。”)；附件名称后不加标点符号.附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。解读:附件说明是公文

13、附件的顺序号和名称.（五）发文机关署名、成文日期和印章1加盖印章的公文成文日期一般右空4字编排,印章用红色，不得出现空白印章.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文(或附件说明）1行之内.联合行文时，一般将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章两端不超出版心，首排印章顶端上距正文(或附件说明）1行之内.2不加盖印章

14、的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明)下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。3加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布.在签发人签名章下空1行右空2字编排成文日期。联合行文时，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机

15、关签发人职务、签名章上下对齐。每行只编排1个机关的签发人职务、签名章。签发人职务应标注全称,签名章一般用红色。4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位（即1不编为01)。5特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施加以解决。解读：（1）发文机关署名.发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。公文一般以发文机关名义署名,特殊情况，如议案、令等文种,需要由签发人署名的,应当写明签发人职务并加盖签发人签名章.（2）成文日期。成文日期是公文的生效时间。会议通过的决议、决定等，以会议正式通过的日期为准；经发文机关负

16、责人签发生效的公文，以签发日期为准;联合行文，以最后签发的机关负责人签发日期为准。（3）印章。印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文一定要加盖印章.纪要一般不加盖印章。联合下行文，所有联署行文机关均须加盖印章.签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。(六）附注如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。解读：附注是对公文印发传达范围等需要注意的事项加以说明,如“此件公开发布、“此件发至县团级”等.“请示”件应当在附注处标名联系人姓名和联系方式，联合上行的请示件只标注主办机关联系人。（七)附件附件应在另面编排，并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3

17、号黑体字顶格编排在版心左上角第1行.附件标题自版心第3行起居中编排。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。解读：公文正文中一些内容，如图表、名单、规定等，如果穿插在正文中，往往会隔断正文前后的联系而造成阅读上的不便，因此需要将其从正文中抽出来作为公文的补充单独表述，即附件.附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文正文的有机组成部分,与正文一样具有同等效力。在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”.需要注意的是，公文写明“报送”、“上报、“批转”、“转发”、“印

18、发”等字样的，在其生效标志后附的内容不是公文的附件,因此在附件说明中不必标注相关内容.将复制件作附件时,要与正文的页码连在一起编排。三、版记部分的公文要素版记中首条分隔线和末条分隔线用粗线(0.35mm），中间分隔线用细线（0.25mm）.首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。也可理解为,版记应置于公文最后一面，版记中最后一个要素应置于版心最后一行。（一）抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上1行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号.如需把主送机关移

19、至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关，应当将主送机关置于抄送机关之上1行,之间不加分隔线.解读：抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级平级下级及不想隶属机关.抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄或漏抄。具体排列上，对于不同级别的机关，应依先上再平后下次序排列；对于同级不同类的机关,按党政军群顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行排列；各民主党派、工商联再另起一行排列.（二）印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称,月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。四、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘线之下,数字左右各放1条一字线。一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。