档案管理规定.docx
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档案管理规定
无锡济民可信山禾药业股份有限公司
文件编号
制字2008[3号]
版本号
2008第1版本
生效日期
2008年12月1日
执行部门
行政人力部
《档案管理规定》
修改状态
修订情况
生效日期
Ⅰ
Ⅱ
Ⅲ
Ⅳ
Ⅴ
起草
职务
总经理秘书
日期
审核
职务
总经理助理兼行政人力部经理
日期
签发
职务
总经理
日期
档案管理规定
1.目的:
完善公司各类档案管理工作，保证档案资料的及时归档和安全完整，更好地做好档案服务工作。
2.适用范围:
本规定适用于无锡济民可信山禾药业股份有限公司档案管理。
3.定义：
3.1档案是指公司在各项工作活动中形成的对本单位具有利用和保存价值的全部档案的总和。
包括行政文书档案、人事档案、科技档案、产品档案、财务档案、工程档案、设备档案、生产质量管理档案等。
3.2公司档案分为公司级档案、部门级档案两级：
3.2.1公司级档案是指具备长期保存价值，必须由公司档案室保存的，或短期因查用方便由部门保存，一定期限后仍应交由公司档案室保存的档案资料。
3.2.2部门级档案是指一定期限内具有保存价值或虽具有长期保存价值，但只需保存在部门的档案资料。
4.职责：
4.1行政人力部为公司档案职能管理部门，负责公司级档案的管理及对公司档案室的规范管理。
并负责对各部门档案管理工作实施指导、监督与检查，对违反规定者实施处罚。
4.2各部门负责人对本部门公司级档案的完整性、归档及时性负责，对部门级档案整体管理负责。
4.3各部门对部门所属档案明确直接管理责任人（或兼职档案员），负责按公司档案管理规定实施日常管理。
5.内容：
5.1管理原则：
5.1.1公司档案采取集中管理与动态分散管理相结合的原则，公司级档案由公司档案室集中保存。
一定期限内由部门保存，定期交由公司档案室保存的必须明确类别（详见《公司级档案基本目录》）。
5.1.2部分专业性档案由有关专业部门保管，以便于及时查阅，但档案目录在行政人力部档案室备案并保持更新，以督促维护档案的完整与安全。
5.1.3公司档案严禁个人私自保存。
5.2档案移交与立卷、归档：
5.2.1档案的移交：
办理完毕的文件，按工作阶段性进行移交：
5.2.1.1按年形成的文件，由各部门在第二年上半年移交上年度文件材料并由档案管理员按照文件的作者、内容、名称等特征结合分类方案合理组卷，划分保管期限，便于保管和利用；
5.2.1.2凡是有法律效用的文件材料，例如各类合同，一生效就移交；
5.2.1.3凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档；
5.2.1.4工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档；
5.2.1.5由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作，办理移交手续，双方在移交清单签字（见附件：
《档案资料移交清单》）。
5.2.2档案立卷：
5.2.2.1立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散；
5.2.2.2在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列；对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：
正件与附件，应正件在前，附件在后等；
5.2.2.3系统、条理、保持有机联系；凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值,文件分类准确、立卷合理；
5.2.2.4凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚，禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写，对不符合要求的要返工重制；
5.2.2.5区分案宗，正确立档单位，分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。
5.2.3档案归档：
5.2.3.1归档文件材料应保持其完整性和系统性，如有缺损，须及时考证并修补；
5.2.3.2各部门/车间所形成的各种类别和载体的档案材料，兼职档案员应按照归档范围的要求，及时收集齐全，整理立卷，区分公司级档案与部门级档案；公司级档案根据不同类别及时移交档案室，部门级档案及时编写目录，妥善保管、使用；
5.2.4归档时要严格按照档案类别进行存档，并接受上级主管部门的业务指导。
5.3档案保管：
5.3.1档案采取专人管理，公司级档案由档案室统一保管，要做好防盗、防光、防高温（温度控制在14℃-24℃）、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作；部门级档案或一定时限内由所在部门保管的公司级档案由所在部门指定专人管理。
5.3.2档案管理员定期对档案保管情况进行检查，对破损的档案要及时抢救和修补。
5.3.3人员调出或离职时应将借用的档案归还经档案管理员签字确认。
档案管理人员调动或离职时，应办理交接手续。
5.3.4公司级档案的保管期限分为永久、长期（50年）、短期（15年），各部门级档案一般保管期限为3年以内（与生产技术有关的档案要永久保管），生产质量管理相关记录表格类档案保存期限一般在产品有效期后一年。
5.4档案的鉴定、销毁：
5.4.1建立以总经理、主管领导、熟悉业务的专业人员和档案管理员等组成的鉴定小组对保管期限届满的档案进行鉴定。
对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁，并形成销毁记录（附销毁记录表）。
5.4.2对期限满的公司级档案，由档案室提出销毁申请（见《档案销毁申请表》），报销毁清单，交鉴定小组鉴定，写出鉴定报告后鉴定小组负责人签名并注明鉴定日期，部门级档案由所在部门提出
销毁申请，报销毁清单，由行政人力部协调相关生产质量管理部门鉴定后，进行销毁。
5.4.3鉴定后需销毁的档案应档案管理员和熟悉业务的专业人员二人以上进行监销，并在销毁记录上签字并存档（见《档案销毁记录表》）。
5.5档案利用：
5.5.1档案借、阅和复印审批权限和范围：
5.5.1.1保密级档案借、阅和复印必须按照《公司级档案基本目录》的要求经公司领导批准后方可办理（外部人员一律不得查阅、借出或复制本公司档案，必须经公司行政人力部经理、公司主管领导审批后方可办理）。
5.5.1.2一般档案按照《公司级档案基本目录》的要求，经相关权限审核责任人批准后方可借、阅和复制。
5.5.2档案借、阅和复制办理：
5.5.2.1公司员工或外部人员利用本公司已归档的公司级档案（仅限于查阅与本岗位或本部门有关的文件），应先填写《查阅、借出和复制档案登记表》，并按类别及查阅人员情况完备审批手续。
外单位人员一律不得查阅、借出或复制本公司档案，特殊情况须总经理批准；
5.5.2.2利用档案仅限于查阅与本岗位或本部门有关的文件，不得查抄其他文件。
档案一般不外借，如特殊情况需外借，应经行政人力部经理批准；员工外借档案应妥善保管，按时归还，归还时档案人员应认真检查（保密级档案的办理参照5.4.1.1）；
5.5.2.3有关财务、审计、公关外事、产品研发及科研流程等资料的查阅范围仅限资料形成部门的负责人，并经行政人力部经理、公司主管领导批准后方可借阅（产品在生产时，车间工艺、质监员按权限办理后方可查阅科研流程），其他人员谢绝查阅；档案人员应严格履行借阅手续，不得任意扩大范围；
5.5.2.4一定期限内由部门保管的公司级档案的利用查询，由保管部门按归档后的公司级档案同等管理（部门内专业人员查询可相应简化）；部门级档案的利用查询由所在部门自行制定相关规则，涉及跨部门查询的需经查询部门负责人批准。
5.5.3档案管理员和借阅人员的管理要求：
5.5.3.1严格遵守公司保密制度有关规定,保守公司档案秘密；
5.5.3.2对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改和折叠等；
5.5.3.3档案借阅时间不得超过10天。
确因工作需要不能按时归还者,应办理延期手续；
5.5.3.4出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室；
5.5.3.5因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还,所造成的后果由借阅人员负责；
5.5.3.5借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查，确认无误后在《查阅、借出和复制档案登记表》中注销，《查阅、借出和复制档案登记表》要进行长期保存以备查档；
5.5.3.6行政人力部每年组织相关部门对档案进行检查一次,检查时各部门必须将所有借出档案归还。
5.6档案库房管理：
5.6.1非档案工作人员未经允许不得进入库房；
5.6.2库房内严禁烟火，严禁存放易燃易爆物品；
5.6.3库房内应经常打扫，保持室内清洁卫生；
5.6.4专（兼）职档案工作人员按岗位职责和本规定执行；
5.6.5认真学习专业知识，忠于职守；
5.6.6熟悉档案工作有关法律法规，制定档案工作计划；
5.6.7认真做好档案的收集、整理、保管、利用工作。
5.7档案保密及罚则：
出现以下情况，将视情节及公司损失情况对责任人给予行政处分，并处以50—10000元的罚款，违法犯罪送集团审计法务部处理，由审计法务部根据情节移交相关司法机关处理。
5.7.1将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案室、档案人员归档的；
5.7.2明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
5.7.3借阅档案须妥善保管，不得丢失、拆散、损坏、涂改、加注、翻印、抄录、转借、擅自出卖或转让公司档案。
5.7.4严禁将公司文件资料和内部报刊当废品出售，若因此发生泄密事故，须追究当事人责任。
5.7.5借阅档案者必须自觉遵守公司保密制度，不得向任何有关人员泄漏机密，并对档案的安全和保密负责。
6.本规定行政人力部制定并负责解释。
7.附件:
7.1附件1：
《公司级档案基本目录》；
7.2附件2：
《部门级档案基本目录》：
部门级档案目录由行政人力部单独下发至责任部门；
7.3附件3：
《查阅、借出和复制档案登记表》；
7.4附件4：
《档案资料移交单》；
7.5附件5：
《销毁申请表》；
7.6附件6：
《档案销毁记录表》；
附件1：
济民可信山禾药业公司级档案目录
序号
类别
摘要
保存地点
保存期限
保密程度
保存载体
移交部门
移交责任人
借阅、借用、复制审批责任人
备注
一
经营管理类
1
企业建、制类
企业设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料，股东、股权资料，企业改制、清算等方面的文件资料原件
档案室
永久
保密
纸质
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
2
企业决策类
重大经营决策的文件资料原件
保密
纸质、影像
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
3
企业证照类
企业各类证照正副本原件（企业法人营业执照、生产许可证、企业法人代码证、房地产证等）
保密
纸质、磁卡
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
二
财务管理类
1
会计凭证类
原始凭证、记账凭证、汇总凭证
档案室
15年
保密
纸质
财务部
分管会计
财务部经理
05年前的在档案室、06年后的在财务
2
会计账簿类
总账、明细账、日记账、辅助账簿、固定资产卡片
15年（固定资产报废清理后5年）
保密
纸质、电子版
财务部
分管会计
财务部经理
05年前的在档案室、07年后的在财务
3
财务报告类
月季度财务报告、年度财务报告（决算）及文字分析
永久
保密
纸质
财务部
财务部经理
财务部经理
05年前的在档案室、08年后的在财务
三
行政管理类
1
外来文件类
上级政府主管部门、集团来文
档案室
长期
一般
纸质
行政人力部
行政事务员
行政人力部经理
当年的在行政一个窗口，隔年的在档案室
2
法律事务类
公司法律事务类文件资料
保密
纸质
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
3
对外交流类
公司加入各类组织（如协会）的文件资料、公司公益活动等文件资料
一般
纸质
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
4
规章制度类
公司历年各项规章制度汇编
一般
纸质
行政人力部
行政事务员
行政人力部经理
当年的在行政一个窗口，隔年的在档案室
5
内部发文类
GMP文件，公司年度工作计划、总结、战略方案，架构调整、人事任免，各部门、车间的通知、签程、协办函
一般
纸质
行政人力部
行政事务员
行政人力部经理
当年的在行政一个窗口，隔年的在档案室
6
会议纪要类
公司各级管理会议纪要
保密
纸质
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
当年的在行政一个窗口，隔年的在档案室
四
人事管理类
1
员工人事档案
本人填写的历年工作履历、登记表、劳动用工合同、薪资变更登记、工作调动材料、入党及政审材料、学历职称证明材料、职务任免材料、工龄审核材料或其他有价值的参考材料
档案室
在职期间
保密
纸质
行政人力部
劳动社保专职
行政人力部经理
职工离职、退休或死亡后按规定移交相应部门
2
退休职工档案
同上，增加退休审批材料
档案室
退休之日2个月后
保密
纸质
行政人力部
劳动社保专职
行政人力部经理
退休2个月后移交退休工人属地管理办公室
3
健康档案类
员工历年体检记录
在职期间
一般
纸质
行政人力部
劳动社保专职
行政人力部经理
4
薪资档案类
工资册、劳动统计报表
永久
保密
纸质
行政人力部
薪酬考勤专职
行政人力部经理
现在行政人力部人事组
5
企业改制分流材料
企业改制人员安置手续（续保、协保、离退、解除合同）办理材料
永久
一般
纸质
行政人力部
劳动社保专职、人事专职
行政人力部经理
五
生产管理类
1
生产管理档案类
工业产销总值及主要产品产量、工业企业主要经济指标综合报表、公司生产统计月报表等
档案室
10年
保密
纸质
生产办
计调主管
生产办主任
2
质量管理档案类
GMP文件、历次GMP认证及检查的文件资料
长期
保密
纸质
QA、行政人力部
内勤、行政事务员
副总经理
六
产品、技术类
1
产品档案
各产品开发、设计、注册、定价、质量标准、工艺、配方、工装、包装、商标广告、评优、知识产权等材料
档案室
永久
保密
纸质、光盘
产品部标准室
综合事务主管、产品分管主管、标准室经理
产品部经理、标准室经理、副总经理
2
科研档案
科研立项、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用、知识产权等材料
永久
保密
纸质、光盘
产品部
综合事务主管
产品部经理、副总经理
3
科技图书
各种有保存及使用价值的图书、员工外出培训带回的重要材料等
长期
一般
纸质
七
设备基建类
1
基本建设类
全厂平面图、给排水蒸汽管道图、动力、照明线路图、通讯线路图等；车间工程项目、辅助生产建筑工程项目（仓库、环保、水处理等）、办公综合设施工程项目文件资料。
档案室
长期
保密
纸质、电子版
设备部
项目管理员
设备部经理
2
设备类
设备购置、随机文件、安装调试、验收、使用说明等文件资料
长期
一般
纸质
设备部
维修主管
设备部经理
整理中
3
仪器类
各类计量仪器购置、随机文件、调试、验收等文件资料
长期
一般
纸质
设备部
设备、计量、电气管理主办
设备部经理
八
其他
1
企业大事类
记录企业重大事件、反映公司重要活动等的材料
档案室
长期
一般
剪报、声像材料、光盘等
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
2
企业荣誉类
企业获得的各类有纪念意义的荣誉凭证
长期
一般
实物、照片、声像材料等
行政人力部
总经理秘书
行政人力部经理
3
刊物类
企业编印的报纸、剪报等刊物的印本
长期
一般
纸质
行政人力部
行政事务员
行政人力部经理
附件2：
略
附件3：
查阅、借出和复制档案登记表
序号
案卷或文件名称
档案类别
部门
借阅人
事由
借阅日期
借阅、借用、复制审批责任人
实际归还日期
备注
部门负责人
副总经理
总经理
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
备注：
1、档案类别必须明确（如：
文书档案、人事档案、科技档案、产品档案、财务档案、工程档案、设备档案、生产质量管理档案等）
2、事由中必须明确是否为借阅、借用和复制。
附件4：
档案资料移交清单
序号
档案名称
规格
时间
责任人
原件
（复印件）
页数
移交人
接收人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
备注：
本清单移交时移交人、接收人必须祥细清点档案。
附件5：
档案销毁申请表
档案名称
密级
数量
销毁档案编号
申请销毁原因
档案员签字
行政人力部
意见
专业人员
意见
主管领导意见
总经理意见
销毁方法
计划销毁日期
备注
档案销毁记录表
序号
档案名称
销毁档案编号
密级
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
档案管理员：
监销人：
附件6：
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