档案管理规定.docx

1、档案管理规定无锡济民可信山禾药业股份有限公司文件编号制字20083号版 本 号2008第1版本生效日期2008年12月1日执行部门行政人力部档案管理规定修改状态修订情况生效日期起 草职 务总经理秘书日 期审 核职 务总经理助理兼行政人力部经理日 期签 发职 务总经理日 期档案管理规定1.目的:完善公司各类档案管理工作，保证档案资料的及时归档和安全完整，更好地做好档案服务工作。2.适用范围:本规定适用于无锡济民可信山禾药业股份有限公司档案管理。3.定义：3.1档案是指公司在各项工作活动中形成的对本单位具有利用和保存价值的全部档案的总和。包括行政文书档案、人事档案、科技档案、产品档案、财务档案、工

2、程档案、设备档案、生产质量管理档案等。3.2公司档案分为公司级档案、部门级档案两级：3.2.1公司级档案是指具备长期保存价值，必须由公司档案室保存的，或短期因查用方便由部门保存，一定期限后仍应交由公司档案室保存的档案资料。3.2.2部门级档案是指一定期限内具有保存价值或虽具有长期保存价值，但只需保存在部门的档案资料。4.职责：4.1行政人力部为公司档案职能管理部门，负责公司级档案的管理及对公司档案室的规范管理。并负责对各部门档案管理工作实施指导、监督与检查，对违反规定者实施处罚。4.2 各部门负责人对本部门公司级档案的完整性、归档及时性负责，对部门级档案整体管理负责。4.3各部门对部门所属档案

3、明确直接管理责任人（或兼职档案员），负责按公司档案管理规定实施日常管理。5.内容：5.1管理原则：5.1.1公司档案采取集中管理与动态分散管理相结合的原则，公司级档案由公司档案室集中保存。一定期限内由部门保存，定期交由公司档案室保存的必须明确类别（详见公司级档案基本目录）。5.1.2部分专业性档案由有关专业部门保管，以便于及时查阅，但档案目录在行政人力部档案室备案并保持更新，以督促维护档案的完整与安全。5.1.3公司档案严禁个人私自保存。5.2档案移交与立卷、归档：5.2.1档案的移交：办理完毕的文件，按工作阶段性进行移交：5.2.1.1按年形成的文件，由各部门在第二年上半年移交上年度文件材料

4、并由档案管理员按照文件的作者、内容、名称等特征结合分类方案合理组卷，划分保管期限，便于保管和利用；5.2.1.2凡是有法律效用的文件材料，例如各类合同，一生效就移交；5.2.1.3凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档；5.2.1.4工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档；5.2.1.5由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作，办理移交手续，双方在移交清单签字（见附件：档案资料移交清单）。5.2.2档案立卷：5.2.2.1立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散；5.2.2.2在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，

5、按时间先后排列；对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等；5.2.2.3系统、条理、保持有机联系；凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值,文件分类准确、立卷合理；5.2.2.4凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚，禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写，对不符合要求的要返工重制；5.2.2.5区分案宗，正确立档单位，分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。5.2.3档案归档：5.2.3.1归档文件材料应保持其完整性和系统性，如有缺损，须及时考证并修

6、补；5.2.3.2各部门/车间所形成的各种类别和载体的档案材料，兼职档案员应按照归档范围的要求，及时收集齐全，整理立卷，区分公司级档案与部门级档案；公司级档案根据不同类别及时移交档案室，部门级档案及时编写目录，妥善保管、使用；5.2.4 归档时要严格按照档案类别进行存档，并接受上级主管部门的业务指导。5.3档案保管：5.3.1档案采取专人管理，公司级档案由档案室统一保管，要做好防盗、防光、防高温（温度控制在14-24）、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作；部门级档案或一定时限内由所在部门保管的公司级档案由所在部门指定专人管理。5.3.2档案管理员定期对档案保管情况进行检查，对破损的档案要及时抢救

7、和修补。5.3.3人员调出或离职时应将借用的档案归还经档案管理员签字确认。档案管理人员调动或离职时，应办理交接手续。5.3.4公司级档案的保管期限分为永久、长期（50年）、短期（15年），各部门级档案一般保管期限为3年以内（与生产技术有关的档案要永久保管），生产质量管理相关记录表格类档案保存期限一般在产品有效期后一年。5.4档案的鉴定、销毁：5.4.1建立以总经理、主管领导、熟悉业务的专业人员和档案管理员等组成的鉴定小组对保管期限届满的档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁，并形成销毁记录（附销毁记录表）。5.4.2对期限满的公司级档案，由档案室提出销毁申请（见

8、档案销毁申请表），报销毁清单，交鉴定小组鉴定，写出鉴定报告后鉴定小组负责人签名并注明鉴定日期，部门级档案由所在部门提出销毁申请，报销毁清单，由行政人力部协调相关生产质量管理部门鉴定后，进行销毁。5.4.3鉴定后需销毁的档案应档案管理员和熟悉业务的专业人员二人以上进行监销，并在销毁记录上签字并存档（见档案销毁记录表）。5.5档案利用：5.5.1档案借、阅和复印审批权限和范围：5.5.1.1保密级档案借、阅和复印必须按照公司级档案基本目录的要求经公司领导批准后方可办理（外部人员一律不得查阅、借出或复制本公司档案，必须经公司行政人力部经理、公司主管领导审批后方可办理）。5.5.1.2一般档案按照公司

9、级档案基本目录的要求，经相关权限审核责任人批准后方可借、阅和复制。 5.5.2档案借、阅和复制办理：5.5.2.1公司员工或外部人员利用本公司已归档的公司级档案（仅限于查阅与本岗位或本部门有关的文件），应先填写查阅、借出和复制档案登记表，并按类别及查阅人员情况完备审批手续。外单位人员一律不得查阅、借出或复制本公司档案，特殊情况须总经理批准；5.5.2.2利用档案仅限于查阅与本岗位或本部门有关的文件，不得查抄其他文件。档案一般不外借，如特殊情况需外借，应经行政人力部经理批准；员工外借档案应妥善保管，按时归还，归还时档案人员应认真检查（保密级档案的办理参照5.4.1.1）；5.5.2.3有关财务、

10、审计、公关外事、产品研发及科研流程等资料的查阅范围仅限资料形成部门的负责人，并经行政人力部经理、公司主管领导批准后方可借阅（产品在生产时，车间工艺、质监员按权限办理后方可查阅科研流程），其他人员谢绝查阅；档案人员应严格履行借阅手续，不得任意扩大范围； 5.5.2.4一定期限内由部门保管的公司级档案的利用查询，由保管部门按归档后的公司级档案同等管理（部门内专业人员查询可相应简化）；部门级档案的利用查询由所在部门自行制定相关规则，涉及跨部门查询的需经查询部门负责人批准。5.5.3档案管理员和借阅人员的管理要求：5.5.3.1严格遵守公司保密制度有关规定,保守公司档案秘密；5.5.3.2对所借的档案

11、要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改和折叠等；5.5.3.3档案借阅时间不得超过10天。确因工作需要不能按时归还者,应办理延期手续；5.5.3.4出差、请长假(半月以上)或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室；5.5.3.5因工作需要(如档案更改、报废)档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还,所造成的后果由借阅人员负责；5.5.3.5借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查， 确认无误后在查阅、借出和复制档案登记表中注销，查阅、借出和复制档案登记表要进行长期保存以备查档； 5.5.3.6行政人力部每年组织相关部门对档案进行检查一

12、次,检查时各部门必须将所有借出档案归还。5.6档案库房管理：5.6.1 非档案工作人员未经允许不得进入库房；5.6.2库房内严禁烟火，严禁存放易燃易爆物品；5.6.3库房内应经常打扫，保持室内清洁卫生；5.6.4专（兼）职档案工作人员按岗位职责和本规定执行；5.6.5认真学习专业知识，忠于职守；5.6.6熟悉档案工作有关法律法规，制定档案工作计划；5.6.7认真做好档案的收集、整理、保管、利用工作。5.7档案保密及罚则：出现以下情况，将视情节及公司损失情况对责任人给予行政处分，并处以5010000元的罚款，违法犯罪送集团审计法务部处理，由审计法务部根据情节移交相关司法机关处理。5.7.1将公务

13、活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案室、档案人员归档的；5.7.2明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；5.7.3借阅档案须妥善保管，不得丢失、拆散、损坏、涂改、加注、翻印、抄录、转借、擅自出卖或转让公司档案。5.7.4严禁将公司文件资料和内部报刊当废品出售，若因此发生泄密事故，须追究当事人责任。5.7.5借阅档案者必须自觉遵守公司保密制度，不得向任何有关人员泄漏机密，并对档案的安全和保密负责。6.本规定行政人力部制定并负责解释。7.附件:7.1附件1：公司级档案基本目录；7.2附件2：部门级档案基本目录：部门级档案目录由行政人力部单独下发至责任部门；7.3附件

14、3：查阅、借出和复制档案登记表；7.4附件4：档案资料移交单；7.5附件5：销毁申请表；7.6附件6：档案销毁记录表； 附件1：济民可信山禾药业公司级档案目录序号类别摘要保存地点保存期限保密程度保存载体移交部门移交责任人借阅、借用、复制审批责任人备注一经营管理类1企业建、制类企业设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料，股东、股权资料，企业改制、清算等方面的文件资料原件档案室永久保密纸质行政人力部总经理秘书行政人力部经理2企业决策类重大经营决策的文件资料原件保密纸质、影像行政人力部总经理秘书行政人力部经理3企业证照类企业各类证照正副本原件（企业法人营业执照、生产许可证、企业法人代码证、房地

15、产证等）保密纸质、磁卡行政人力部总经理秘书行政人力部经理二财务管理类1会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证档案室15年保密纸质财务部分管会计财务部经理05年前的在档案室、06年后的在财务2会计账簿类总账、明细账、日记账、辅助账簿、固定资产卡片15年 （固定资产报废清理后5年）保密纸质、电子版财务部分管会计财务部经理05年前的在档案室、07年后的在财务3财务报告类月季度财务报告、年度财务报告（决算）及文字分析永久保密纸质财务部财务部经理财务部经理05年前的在档案室、08年后的在财务三行政管理类1外来文件类上级政府主管部门、集团来文档案室长期一般纸质行政人力部行政事务员行政人力部经理当年的在行政

16、一个窗口，隔年的在档案室2法律事务类公司法律事务类文件资料保密纸质行政人力部总经理秘书行政人力部经理3对外交流类公司加入各类组织（如协会）的文件资料、公司公益活动等文件资料一般纸质行政人力部总经理秘书行政人力部经理4规章制度类公司历年各项规章制度汇编一般纸质行政人力部行政事务员行政人力部经理当年的在行政一个窗口，隔年的在档案室5内部发文类GMP文件，公司年度工作计划、总结、战略方案，架构调整、人事任免，各部门、车间的通知、签程、协办函一般纸质行政人力部行政事务员行政人力部经理当年的在行政一个窗口，隔年的在档案室6会议纪要类公司各级管理会议纪要保密纸质行政人力部总经理秘书行政人力部经理当年的在行

17、政一个窗口，隔年的在档案室四人事管理类1员工人事档案本人填写的历年工作履历、登记表、劳动用工合同、薪资变更登记、工作调动材料、入党及政审材料、学历职称证明材料、职务任免材料、工龄审核材料或其他有价值的参考材料档案室在职期间保密纸质行政人力部劳动社保专职行政人力部经理职工离职、退休或死亡后按规定移交相应部门2退休职工档案同上，增加退休审批材料档案室退休之日2个月后保密纸质行政人力部劳动社保专职行政人力部经理退休2个月后移交退休工人属地管理办公室3健康档案类员工历年体检记录在职期间一般纸质行政人力部劳动社保专职行政人力部经理4薪资档案类工资册、劳动统计报表永久保密纸质行政人力部薪酬考勤专职行政人力

18、部经理现在行政人力部人事组5企业改制分流材料企业改制人员安置手续（续保、协保、离退、解除合同）办理材料永久一般纸质行政人力部劳动社保专职、人事专职行政人力部经理五生产管理类1生产管理档案类工业产销总值及主要产品产量、工业企业主要经济指标综合报表、公司生产统计月报表等档案室10年保密纸质生产办计调主管生产办主任2质量管理档案类GMP文件、历次GMP认证及检查的文件资料长期保密纸质QA、行政人力部内勤、行政事务员副总经理六产品、技术类1产品档案各产品开发、设计、注册、定价、质量标准、工艺、配方、工装、包装、商标广告、评优、知识产权等材料档案室永久保密纸质、光盘产品部 标准室综合事务主管、产品分管主

19、管、标准室经理产品部经理、标准室经理、副总经理2科研档案科研立项、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用、知识产权等材料永久保密纸质、光盘产品部综合事务主管产品部经理、副总经理3科技图书各种有保存及使用价值的图书、员工外出培训带回的重要材料等长期一般纸质七设备基建类1基本建设类全厂平面图、给排水蒸汽管道图、动力、照明线路图、通讯线路图等；车间工程项目、辅助生产建筑工程项目（仓库、环保、水处理等）、办公综合设施工程项目文件资料。档案室长期保密纸质、电子版设备部项目管理员设备部经理2设备类设备购置、随机文件、安装调试、验收、使用说明等文件资料长期一般纸质设备部维修主管设备部经理整理中3仪器类各类计

20、量仪器购置、随机文件、调试、验收等文件资料长期一般纸质设备部设备、计量、电气管理主办设备部经理八其他1企业大事类记录企业重大事件、反映公司重要活动等的材料档案室长期一般剪报、声像材料、光盘等行政人力部总经理秘书行政人力部经理2企业荣誉类企业获得的各类有纪念意义的荣誉凭证长期一般实物、照片、声像材料等行政人力部总经理秘书行政人力部经理3刊物类企业编印的报纸、剪报等刊物的印本长期一般纸质行政人力部行政事务员行政人力部经理附件2：略附件3：查阅、借出和复制档案登记表序号案卷或文件名称档案类别部门借阅人事由借阅日期借阅、借用、复制审批责任人实际归还日期备注部门负责人副总经理总经理12345678910

21、备注：1、档案类别必须明确（如：文书档案、人事档案、科技档案、产品档案、财务档案、工程档案、设备档案、生产质量管理档案等）2、事由中必须明确是否为借阅、借用和复制。附件4：档案资料移交清单序号档案名称规格时间责任人原件（复印件）页数移交人接收人备注123456789101112131415备注：本清单移交时移交人、接收人必须祥细清点档案。附件5：档案销毁申请表档案名称密级数量销毁档案编号申请销毁原因档案员签 字行政人力部意见专业人员意见主管领导意见总经理意见销毁方法计划销毁日期备注档案销毁记录表序号档案名称销毁档案编号密级备注123456789101112131415档案管理员：监销人：附件6：