档案工作升级资料汇编.docx
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档案工作升级资料汇编
档案工作升级资料汇编
目 录
１、申请评审验收省特级档案室的报告..............1
２、档案工作规范化管理自评记分表................3
３、档案工作情况汇报............................5
４、关于成立档案工作领导小组的通知.............11
５、关于成立档案鉴定、销毁小组的通知...........12
６、档案管理网络图.............................13
７、档案分类方案...............................14
８、档案室示意图...............................15
９、室藏档案存放示意图.........................16
10、邵东营业部文件材料归档范围、保管期限表.....17
11、科技档案资料归档范围.......................23
12、档案目录号设置.............................25
13、邵东营业部简介.............................26
14、综合档案室全宗说明.........................28
15、邵东营业部组织沿革.........................33
16、大事记.....................................42
17、1999—2005归档文件整理说明...............57
18、荣誉档案统计表.............................71
19、基础数字汇编...............................74
20、邵东移动工作新闻报道.......................75
21、邵东营业部档案管理办法.....................79
22、档案利用实例...............................82
23、档案工作人员岗位职责.......................84
24、立卷归档制度...............................85
25、档案资料查阅利用制度.......................86
26、档案保密制度...............................87
27、档案库房管理制度...........................88
28、档案室安全保卫制度.........................89
文件1、 关于申请评审验收省特级档案室的报 告
市档案局、分公司：
近年来，我部档案管理工作在市档案局、分公司领导、县档案局指导下，档案工作走入了正规化轨道，在档案的收集、整理、管理、利用上得到了进一步加强。
目前，我部档案工作的规范化、科学化、标准化建设已初具规模。
按照省特级档案室的标准，主要做了以下几个方面的工作。
一、成立了档案工作领导小组、档案鉴定小组和档案销毁小组，明确机构、人员和职责。
将档案工作纳入到年度工作计划和领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和目标管理范畴，确保人员、经费、工作措施三落实。
二、将本部（公司）成立以来产生的全部资料进行了全面收集和规范整理。
室藏文书档案185盒（1437件），科技档案96盒，业务档案558盒，合同档案19盒，人事档案201盒，声像电子档案11盒，照片档案6盒，实物档案69件，图书资料93册。
三、建立并完善了档案工作人员岗位职责、立卷归档制度、查阅利用制度、档案保密制度、库房管理制度和档案安全保卫制度。
四、改善档案的保管保护环境，做到办公、查阅、库房三分开，设置单独的陈列室。
严格按照《湖南省档案工作规范化管理标准》的要求配备硬件设施，如档案密集架、温湿度自动控制系统、空调、去湿机、防磁柜、档案消毒柜、计算机、扫描仪、照像机等设备。
五、做到了档案数字化和办公自动化同步建设，建立规范的案卷和文件目录数据库、全文数据库及多媒体数据库，编写检索工具和参考资料，为档案的利用做好了准备工作。
按照省特级档案室的标准，自检分为98.5分。
特此申请，请评审验收。
文件三、档案工作情况汇报
我部自1997年7月电、移分营以来，先后挂牌成立为邵阳市移动分公司邵东营业处、邵阳移动公司邵东分公司和邵阳移动分公司邵东营业部，现有长期合同工28人，短期合同工69人，营业部下设三部五中心，即综合部、网络工程部、市场经营部，市场经营部下设营销中心、代办中心、大客户中心、客户服务中心、数据业务中心。
目前邵东移动用户数达到15万户，移动网络覆盖遍布全县26个乡镇，已建基站103个，营业网点111个，其中自控营业厅6个、业务代理点105个，年上缴税收300多万元，经济实力居全省同行前列。
我部档案工作在市县档案局和市公司的指导下，逐步走入了正规化轨道，在档案的收集、整理、管理、利用上得到了进一步加强，特别是在档案室升级工作中，得到了县档案局的大力支持，在档案局专业技术人员的直接帮助下，经过几个月的共同努力，档案工作的规范化、科学化、标准化建设已初具规模。
一、组织管理健全，保管保护设施齐备。
首先是领导重视，把档案工作规范化管理工作纳入重要的议事日程，在市公司的直接安排下，我部领导对此项工作十分重视，一是明确将晋升省特级档案室的工作纳入综合部年度目标考核指标之中，使工作责任更加明确。
二是制订了《邵东营业部档案管理办法》，成立了档案工作领导小组，由经理任组长，两位副经理任副组长，三部五中心的负责人为成员，由综合部主任主管档案工作，并确定了一名专职档案员，专职档案员其主要任务是做好档案工作，三部五中心各明确了一名兼职档案员，组成了一个档案工作网络体系。
《档案管理办法》对档案资料的收集、整理、保管和开发利用工作做了具体要求，并将档案工作的目标考核纳入了《档案管理办法》之中，明确了各部门主任为档案工作第一责任人，各部门安排一名兼职档案员负责对各部门产生的档案资料进行收集归档。
未按要求收集归档的扣第一责任人绩效考核分0.5分;保管不当造成档案遗失或毁损扣相关责任人年度绩效考核分1分；兼职档案员未按规定及时将文件材料收集归档，扣月度绩效考核分1分/次；档案工作在全市年终评比中进入前三名，奖励组长、副组长、办公室成员分别600元、500元及300元/人。
三是购买了档案保管保护设备，保证档案规范化建设所需经费开支，安排了三间房子分别作为档案工作室<查阅室>、档案库房和荣誉档案展览室，添置和配备了密集架、空调、去湿机、温湿度自控仪、计算机、防磁柜、消毒柜、计算机管理软件、光盘刻录机、数码摄像机、复印机、扫描仪等档案管理现代化设施设备。
四是定做了一批专用档案盒，使室藏档案整齐划一，美观大方。
通过档案室晋级工作来促进档案规范化管理，提高员工档案意识，建立健全档案工作制度，把档案工作制度纳入单位管理制度的范围，并加强档案员的培训，为切实搞好档案管理工作，我部从提高认识出发，组织全体员工认真学习《档案法》、《湖南省档案管理条例》和《邵阳市档案管理办法》等法规文件。
制订《档案工作人员岗位职责》、《立卷归档制度》、《档案资料查阅利用制度》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》和《档案室安全保卫制度》，以制度约束档案工作。
二、档案整理规范、业务建设扎实。
一是积极推行了文书处理部门和业务部门归档整理制度，确保归档文件的完整、准确、及时，对1999—2005年期间我部文书、科技、业务、合同等档案材料进行了全面认真的收集、整理，由于归档工作量大、任务重，档案工作人员加班加点，科室支持配合，较好地推行了文书处理部门和业务部门归档制度，有效地保证了归档工作质量。
二是坚持档案质量整理标准。
我部特请县档案局的专业技术人员来公司进行具体指导，使其少走弯路，在档案整理和编目工作中，我部十分注重案卷质量，严格按照有关规定，坚持高标准、严要求，不凑合达标，努力做到组卷合理，卷内目录清晰，案卷标题简明扼要，案卷封面填写清楚，装订整齐美观，案卷排列科学统一，力求处在同行、同级别单位的前列。
据统计：
我部综合档案室已收集整理档案资料共1169盒（册），其中文书档案永久8盒（154件）、长期50盒（1183件）、短期127盒，科技档案96盒，业务档案558盒，合同档案19盒，人事档案201盒（其中绩效档案97盒、退养退休24盒、劳务工80盒），照片档案6盒，电子档案11盒，实物档案69件，图书资料93册。
室藏档案资料分为8大类：
即文书档案、科技档案、业务档案、人事档案、合同档案、声相电子档案、实物档案、图书资料，其保管年代从1999年—2005年。
并制定了规范化的档案分类大纲，对各门类、载体的档案实行了集中统一保管，建立了全宗卷，库存档案存放示意图，做好了档案库房的“十防”工作，成立了档案销毁和鉴定小组，建立了档案工作统计台帐，按要求及时向档案行政管理部门填报有关报表。
三、积极推行档案数字化建设。
一是档案信息化与本单位办公自动化同步规划、建设，加强了电子公文的管理。
我部使用OA办公自动化公文处理系统，通过电脑链接，可以将形成的电子文件及时传输到档案室保存，为建立全文数据库打下了基础，对产生的电子文件备份成磁盘或光盘保存。
通过使用一定的命令可以进入到局域网上查询到档案室收藏的纸质、照片等不同载体的档案内容和案卷目录及卷内目录，档案数字化建设稳步推进。
二是运用金通档案管理软件，对室藏档案目录进行了输入，建立了目录数据库，共输入档案目录2403条。
三是积极开展全文数据库和多媒体数据库的建设。
对重要的图片、重大的活动图片、单位主要领导人物的声相材料已进行微机管理贮存，建立了初级的多媒体数据库。
四、开发利用初见成效
一是编制了较为齐全的检索工具。
编有《全宗说明》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具。
并使用微机检索查询，能满足利用者的需要。
二是档案编研成果和档案工作新的服务利用模式已经展开。
根据档案工作规范化管理的要求，编有《发文汇集》、《专题目录》、《人名索引》、《文号索引》、《组织机构沿革》、《大事记》、《全宗说明》、《邵东营业部介绍》、《荣誉档案展览室简介》《基础数字汇编》、《邵东移动工作新闻报道》和《档案利用实例》等编研资料，为我部经营发展和行政管理服好务，同时开辟了荣誉档案陈列室一间，展出了我部成立以来获得的各种具有代表性的奖杯、奖牌、证书，这些荣誉档案充分肯定了邵东移动工作的过去，也将会鞭策着邵东移动工作的未来。
三是在档案利用工作上取得了良好的经济效益和社会效益。
如：
2006年2月10日晚上20：
00，中央电视台二套生活栏目播出了关于邵阳移动分公司邵东营业部客户反映交叉覆盖问题不能解决以及移动计费不准的问题，并且在2006年2月12日上午9：
15进行重播。
该节目的播出造成了很大的负面影响，针对电视台播出的内容，我们迅速组织了人员与客户以及客户所在的单位进行了联系，了解客户的一些情况，并且到客户反映有问题的位置进行了调查：
据了解客户于2005年4月14日在营业厅办理了品牌互转，转为本地品牌“乡情卡”。
于是在档案室调出《邵东快讯》第80期之《邵东移动推出“本地通”》关于“乡情卡”资费介绍：
“乡情卡”月租费每天仅收0.2元，来话费5元/月包干，在除两市镇外的全县其它乡镇使用去话基本通话费0.16元/分钟，拨打非移动网的电话去话基本通话费0.4元/分钟。
客户所在的单位为军队性质，本地人俗称邵东分水坳机场，有工作区、生活区、飞机停放区、跑道等多个区域，每个区域并非连续分布，而是以多个据点的形式分别独立分布在邵东县两市镇的分水坳以及魏家桥乡的井边等村，每个据点之间居住着本地村民。
而客户的主要活动区域分水坳，根本就是在两市镇的行政区域之内。
所以，客户所反映的计费不准的问题实际上并不存在。
通过调取档案我们顺利解决了一起客户投诉。
我部档案工作在市、县档案局领导的关心和指导下，在市公司领导的重视和支持下，围绕档案室上等级做了一些具体工作，取得了一定的成绩，按照评分细则，自评分为98.5分，但离要求还有一定的差距，档案管理工作有待于进一步规范，我们决心以此为起点，进一步健全、完善各项档案工作制度，真正实现我部档案管理工作的现代化、规范化、标准化、制度化。
综合档案室的升级，为我部档案工作提供了新的机遇，今后两年，按照市公司的要求，我们的工作打算是：
1、进一步强化档案意识，将档案工作纳入公司“十一五”发展规划，保持我部档案工作持续发展的后劲。
2、进一步加强业务建设，确保专职档案人员的稳定。
3、进一步加快档案工作信息化建设，提高档案现代化管理水平。
4、进一步创新档案服务机制，努力开发档案信息资源，积极为我部双文明建设服务。
文件四、 关于成立档案工作领导小组的通知
为加强对档案工作的领导和管理，经研究决定成立邵阳移动分公司邵东营业部档案工作领导小组。
组 长：
黄绍良
副组长：
唐高远、朱林秋
成 员：
李小军、李华斌、张伟
档案室主任：
李小军
档案员：
肖京湘
文件五、关于成立档案鉴定、销毁小组的通 知
为加强档案工作的管理，严格档案鉴定和销毁工作，成立档案鉴定、销毁小组：
组 长：
黄绍良
副组长：
唐高远、朱林秋
成 员：
李小军、李华斌、张伟、肖京湘、杨文波、罗小珍、张泽胜、李向周、左为民
文件17、二ＯＯＯ年归档文件整理说明
一、立档单位简介
2000年2月，邵阳移动分公司邵东营业处更名为湖南移动通信有限公司邵东分公司，由黄绍良同志担任经理，黄应良同志为副经理，唐高远同志为经理助理。
3月12日，成立精神文明建设领导小组和多种经营管理委员会。
8月25日，因公司发展和工作需要，成立湖南移动通信有限公司邵东分公司客户服务中心及工程维护中心，撤销维护工作站。
营销中心原计费、账务、查询工作划归客户服务中心，多种经营收费代办、手机维护归口客户服务中心管理，原维护工作站职能划归工程维护中心，多种经营社会代办工作归口营销中心管理。
当年，共有正式职工41人，临时工15人，退休退养15人，其中党员9人、团员28人。
拥有营业网点3个，移动用户42000户，基站49个。
二、归档文件情况
本年形成文书档案17盒。
其中永久1盒共11件，主要有职务任免、职工名册、工作总结等。
长期4盒共108件，主要内容有省、市重要文件，本公司发文、经验介绍材料等。
短期12盒，主要内容有市公司一般文件、会议材料，县公司模拟机用户资料、业务统计报表、消防安全、竞赛、财产清理等。
三、归档文件整理情况
本单位归档文件整理的组织形式是年底由档案员将综合办、营销中心、客户服务中心、工程维护中心形成的文件材料统一收集，集中归档。
整理方法是根据国家档案局2000年12月6日颁发的《归档文件整理规则》及省档案局的《实施办法》，选择保管期限——年度复式分类法，整理时，严格划分不同的保管期限，区分上级、本级，结合文号、事由、时间、重要程度等排列组盒，编件号方法是采用同一保管期限下一年一个大流水号，编盒号方法是采用同一保管期限下一个总流水号，并形成归档文件目录8套，永久、长期各一式四套，短期案卷目录一套。
文件23、档案工作人员岗位职责
一、热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。
二、负责对本单位文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
三、集中统一管理本单位各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。
四、在统一领导、分级管理的原则下，负责对本公司内部及代办点的档案工作进行监督、指导和检查。
五、按规定向当地国家综合档案馆移交应进馆的档案，向当地现行文件服务中心报送现行文件。
六、积极主动地向上级专业主管部门和档案行政管理汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导，并及时于每年10月底以前办理档案登记、年检手续。
七、办理领导交办的其他档案业务工作。
文件7、档案分类方案
1、文书档案：
永久、长期、短期
2、科技档案：
通信工程
基 建
设 备
3、业务档案：
业务受理 收费稽核 大客户
4、合同档案：
长期
5、人事档案：
劳务工
退休退养职工
员工绩效档案
6、声相电子档案：
录音录相
照片底片
光盘磁盘
7、实物档案：
奖 杯
奖状奖牌
锦旗证书
8、图书资料：
政 治
法 规
业 务
其 它
文件13、邵东营业部简介
中国移动通信集团湖南有限公司邵阳分公司邵东营业部（以下简称邵东移动公司）成立于1999年，主要负责邵东县内的移动业务经营管理、网络维护和建设。
营业部设综合部、网络工程部、市场经营部三个管理部门，市场经营部下设营销中心、农村拓展中心、大客户中心、客户服务中心、数据业务中心五个生产中心，有在职正式员工28人，短期合同工69人。
目前邵东移动用户数已达到15万户，建成移动基站103个，拥有自办营业厅3个，自控营业厅6个，开办代理网点105个，年上缴税收300多万元，综合实力位居全省同行前列。
营业部成立以来，坚持以服务地方经济发展为宗旨，紧紧围绕“服务与业务双领先”的战略方针，不断完善全县的通信基础网络建设和业务功能，积极为全县移动用户提供全面、优质的通信服务。
移动网络覆盖已遍布全县26个乡镇，城区移动信号覆盖率达到100%，农村移动信号有效覆盖率达到90%，实现了全县境内高速公路、主要公路无缝隙覆盖，特别是2005年以来，营业部积极响应党的号召，大力开展农村通信扶贫工程建设，为边远农村新建基站17个。
在提供移动电话基本语音通信业务外，不断丰富业务内容，率先推出移动IP、彩铃、彩信、MO手机上网、一机多号、移动梦网、企信通等数十种新业务，开辟了移动通信服务新领域。
通过推行全球通大客户经理服务模式，实施客户积分回馈计划，开展“话费误差双倍返还”服务承诺活动，推广集团客户信息化解决方案，为客户提供专家级的移动通信服务等多种举措，较好的维护了客户的合法权益，赢得了客户称赞，树立了良好的中国移动服务形象。
同时还通过增加营业网点数量，不断完善网点服务功能，推出多种交费方式，为客户提供便捷的通信服务。
营业部成立以来，先后获得“争取项目资金先进单位”、“政务信息先进单位”、“全省模拟转网工作先进集体”、“邵阳市维护消费者权益先进单位”、“青年文明岗”、“湖南省消费者信得过单位”、“重合同守信用单位”、“防汛抗旱先进单位”、“省级模范职工之家”、“全国"巾帼文明岗"”、“档案工作先进单位”、“全文件、国模范职工小家”等荣誉称号。
面向未来，营业部将始终坚持以科学发展观为指导，时刻秉承“追求客户满意服务”的经营理念，全面提升企业在通信行业的领先优势，助推社会全面、协调、可持续发展。
文件21、邵东营业部档案管理办法
为加强我部档案管理工作，促进档案工作规范化，充分发挥档案的作用，更好地为我部各项工作服务，经办公会研究决定，特制本办法。
一、成立档案管理领导小组
组长：
黄绍良
副组长：
唐高远、朱林秋
领导小组下设档案管理办公室，负责档案工作的管理及档案的收集、整理、归档等工作。
办公室主任：
李小军
档案管理员：
肖京湘
成员：
张立平、李婉、杨玉华
二、档案的定义
根据《档案法》有关规定，上级党政部门、上级移动公司、相关职能部门下发的文件及我部在行政工作、通信生产、经营管理、基本建设等各项活动中形成的对企业具有保存价值的各种门类、各种载体的历史记录。
档案管理办法适用于营业部档案资料及各种载体的收集、整理、保管、利用等档案管理工作。
三、兼职档案管理员职责
负责我部档案的收集、整理、鉴定、保管、利用编研及统计工作，营业部全体员工都有承担归集、保管档案的义务。
四、档案的收集整理
１、兼职档案管理员每月初将各部门阅办完的文件（含OA文件）收集归档。
归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
２、OA系统以外的档案，每季度归集一次，由相关责任部门提供。
声像类档案统一由兼职档案管理员制作，纸质档案由各部门兼职档案管理员负责，于每季度第一个月的15日前向档案室移交，并填写《档案移交单》。
五、档案管理
１、依据营业部制定的文件材料归档范围和保管期限规定，对接收档案进行分类、排列、保管。
２、要根据档案的类型分别编制检索工具。
３、设置档案专用铁皮柜，档案库房做到防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防尘、防磁。
六、档案信息的开发和利用
１、档案现代化应与公司信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
２、兼职档案管理员要积极主动地配合档案利用者，并为其提供方便。
档案管理办公室要根据本单位的档案特点及工作需要，重点编写具有参考价值的资料，如：
全宗介绍、大事记、专题介绍、企业年鉴等。
３、档案的开发与利用工作，必须严格执行保密制度，凡属带有密级的文件资料，按照《保密法》执行。
未经批准不得对外提供，不得复制翻印。
在档案利用工作中，如发现有对档案的损毁、泄密、丢失等行为，档案部门负责人及当事人应受到严肃的处分，如果触犯了国家法律，则要追究有关当事人刑事责任。
七、档案工作的考核
１、各部门主任为档案工作第一责任人，各部门安排一名兼职档案员，负责对各部门档案进行归集和整理。
２、未按时按要求归集和整理，扣第一责任人绩效考核分0.5分；保管不当造成档案遗失或毁损扣相关责任人月度绩效考核分1分。
３、兼职档案管理员及时归集各类档案，未按期扣月度绩效考核分１分／次。
４、档案工作在全市年终评比中进入前三名，奖组长、副组长、办公室成员分别600元、500元/人及300元/人。
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