财务报账手册.docx
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财务报账手册
安徽器材贸易工业有限责任公司
财务报账手册
第一章报账基本要求
总体要求：
真实、及时、准确、规范。
1、外来单据的审核
日常经营活动应取得真实的发票或者财政、行政事业单位收款收据。
收款收据主要用于行政事业、社会团体组织收费、行业协会收费、无偿捐赠、赞助，代收（暂收）款项、交付押金等；除上述情况，其他经济业务均应提供规范的税务发票。
行政事业、社会团体组织收费、行业协会收费收据应具备财政部门监制印章。
（1）取得的发票和行政事业性收费收据等，须盖有税务部门专用章或财政票据监制章，票据所记载的经济业务（如单位、日期、数量、单价、金额等）须真实、齐全、准确不应有漏项，大小写金额必须一致，无挖补、涂改痕迹；
（2）发票项目名称应具体、规范，一般经济事项要在发票上详细体现，发票栏目填写不下的，可后附详细清单,详细清单必须有发票开具单位印章；如发票开具为“办公用品”、“耗材”、“劳保用品”、“宣传用品”等名称的发票。
（3）发票要及时报账。
原则上当年开具的发票应在当年报销。
增值税类发票的特殊要求：
2010年1月1日以后开具的增值税专用发票、公路内河货物运输业统一发票，应在开具之日起180日内由财务部门到税务机关办理认证。
（4）发票开具内容要与盖章单位经营范围一致；
（5）发票的开具时间必须在发票规定的使用期内；
（6）接受凭证单位名称：
单位的名称必须是全称，不得省略；
（7）填制凭证单位名称或填制人姓名，填制单位公章、发票章、财务专用章。
填制单位的名称与所盖的公章一致。
不允许有一张发票多个印章的情况；
（8）辨别发票真伪，可上各地税务网站查询，也可通过12366普通发票真伪查询电话进行查询；
不能接受的外来票据：
不真实的、违规或不完整的外来原始凭证均不能接受。
（1）应盖有、填制凭证单位公章的，而未加盖；
（2）未填写填制凭证单位名称或者填制人姓名，没有经办人员的签名或者盖章；
（3）填制单位的名称与所盖的公章不符；
（4）未填写接受凭证单位名称或者填写的名称与本单位不符；
（5）凭证的联次不符；
（6）凭证有涂改；
（7）凭证所列的经济业务不符合开支范围；
（8）凭证所列的金额、数量计算不正确；
（9）在特殊娱乐场所（浴场、桑拿、歌厅、茶社、高尔夫会所）消费的发票。
2、自制单据的审核
经济业务事项发生或完成时，除了取得的外来凭证外，有时还需由本单位内部经办部门或人员填制的凭证（例：
会议通知、证明、出入库单、情况说明等）。
自制原始凭证必须由填制人员签字，同时由经办部门的负责人签字审核并加盖部门印章。
3、报账单据处理
（1）经办人应在获取发票（收据）当月办理报账，特殊情况可次月办理报账，不允许跨年度报账；
（2）发票（收据）需平铺粘贴在报销单据粘贴单内，不能重叠，不能将文字部分粘住，从左到右，从上到下，票据正面向上层叠、依次成阶梯形粘贴；
（3）发票（收据）必须由经办人签字，所有的签字必须使用钢笔，用圆珠笔或铅笔签字无效，签字应防止粘贴装订时被覆盖；
（4）除发票（收据）外，报账时通常根据不同的经济活动还需要以下附件，所有相关附件随同粘贴的发票形成纸质报账资料：
如申请、入库单、出库单、汇总表、审批表、验收证明、工程决算报告、审计报告、资产转固明细表等。
二、报账单填写的要求
1、公司目前使用报帐单的种类：
转账、报销审批单、借款审批单、差旅费报销审批单。
报账单做为报账单据的封面，进行归集汇总经济业务，明确经济责任强化内部控制，同时报账单还负有监督业务的职能。
2、报帐单填写的总体要求：
（1）报账单内容填写完整：
必须填写报账人员信息、单据张数、事由、金额、对方单位等基本信息；采购、预付款项等有合同必须填写公司的合同编号；转账支付的必须填全收款单位的基本信息；
（2）报账单填写内容准确：
正确填写转账单位名称、开户银行名称及银行账号和金额信息，其他辅助信息也要准确填写。
3、报帐单填写的具体要求：
（1）转账、报销审批单：
A审批单需打印。
B封面要写清部门名称，列出费用项目和相关项目归集的金额。
C附件张数要准确填写
D收款人一栏要填写。
如款打给多人，需要另附明细单，并经部门签章。
E如有合同，需在封面上注明合同编号。
（2）借款审批单、差旅费报销审批单：
可手写。
三、资金支付规定
报销完成后，财务采用现金（含现金支票）和银行结算两种方式，具体要求如下：
1、现金（包括现金支票）结算的范围有：
（1）零星发放薪酬可以采用现金方式发放；
（2）公司提供的零星个人劳务报酬；
（3）出差人员必须随身携带的差旅费；
（4）为节省银行转账发生的手续费，从2013年1月开始结算金额起点在5000元以下的或对方不具备开户条件的零星支出。
（5）其他需现金结算的费用，如招待费、交通费、通信费等。
（6）对于现金结算范围以外的资金结算原则上都应采用银行结算的方式。
如果特殊原因需要在现金结算范围外支付大额现金，必须说明原因，经批准后方可处理。
2、银行结算：
通过银行进行资金结算，应注意以下事项：
（1）报账人应提供与业务单位一致的银行账户信息，包括单位名称、开户行、银行账号，如有合同的应与合同账户一致；
（2）收款单位与开票单位名称应一致，若不一致，则应由收款单位提供委托收款证明；
（3）企业名称变更的必须提供工商部门开具的更名通知书。
3、其他应注意事项：
（1）预付账款必须签订合同后方能支付，应在“转账、报销审批单”上注明合同号,并在付款事由栏注明“预付”；
（2）垫付以后需收回的款项须在付款事由栏注明“垫付”；
（3）发放工资、奖金等须在付款事由栏注明“发放”。
四、报账审批和审核要点
1、报账审批流程
所有付款均需总经理审批，冲账只需分管领导审批。
需要付款的流程：
填写报账单→部门审核→费用归口审核→财务审核→财务经理审核→公司分管领导审核→公司总经理审批→会计编制记账凭证→出纳付款。
需要报账的流程：
填写报账单→部门审核→费用归口审核→财务审核→财务经理审核→公司分管领导审批→会计编制记账凭证。
2、报账审查要点：
（1）部门负责人：
经济业务发生的真实性；成本、费用结算金额的准确性；报账单信息填报的完整性；报账人选择报账单是否恰当。
（2）报账会计：
审批流程及审批权限的准确性；报账单信息填报的准确性、完整性；发票的真实性、合法合规性；经济业务内容合法性，与合同的一致性；原始附件是否齐全、真实；报账事项与附件所记录的经济业务内容和数额是否一致。
费用限额控制部门（各销售部门）报账时，报账会计还应审核其费用限额的使用情况，杜绝未经审批的超限额报账。
（3）财务机构负责人：
审批流程及审批权限的准确性；经济业务列账的准确性、及时性、合法合规性；凭证与附件所记录的经济业务内容和数额是否一致；审核凭证核算内容完整准确。
（4）公司领导：
经济业务的真实性、合理性。
（5）出纳会计：
审核银行存款票据的真实性；付款凭证审批流程及权限的准确性；凭证附件的完整性；核对报账单、发票、收款单位账户、账号等付款信息的一致性。
第二章常见报销指南
一、物资采购报账
【适用范围】
由公司自行采购的物资如库存商品、生产材料、低值易耗品等。
【报账凭据】
1、购买的存货、物资发票；
2、采购合同号、入库单；
3、生产部门零星购料需出示申购单。
【常见问题】
1、取得增值税专用发票的应注意审核购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等相关信息；
2、增值税专用发票抵扣期限为180天，取得发票后及时交财务；
3、采购入库的物资应及时由保管员做入库处理。
二、差旅费
【适用范围】
公司员工出差发生的交通工具费用（飞机票、火车票、汽车票、船票）、订票手续费、旅客人身意外伤害保险费、自带车辆的加油过路过桥费、住宿费、市内交通费和伙食补贴。
【报账凭据】
1、交通费票据：
票面日期、路线与出差行程一致；
2、住宿费发票：
住宿日期、地点与出差行程一致；发票上需加盖酒店（宾馆）印章；
3、参加会议或培训的需附会议或培训通知。
【报销标准】
住宿费及差旅费补贴：
标准目前暂参照《XXX公司差旅费报销管理办法》（XX【200x】XX号）文件执行。
【常见问题】
1、原则上出差返回后一周内应填写提交差旅费报账单。
如有借款,报账时应及时归还剩余借款；
2、出差人员报销差旅费相关费用，须提供税务发票或政府非税收入票据等合法原始凭证;
三、办公费及办公用品
【适用范围】
为组织和管理经营所发生的用品、报刊、图书、刻章等费用，日常办公所用文具、以及其它物品。
【报账凭据】
购货发票及清单。
【注意事项】
纳入安通服集中采购的电脑耗材应注意是否在集采选定的公司内。
四、招待费
【适用范围】
公司为接待行政单位、客户单位与公司进行公务活动、业务往来，发生的用餐、烟酒、水果、食品、茶叶、礼品、正常的娱乐活动支出等费用。
【报账凭据】
1、提供合规的餐饮费、物品发票；
2、发票中票据付款单位名称与公司名称一致，加盖酒店印章及收款人姓名。
【常见问题】
1、由会议开支的餐饮等费用作为会议费报销；
2、招待费需经归口职能部门审核。
3、报账金额一次性不超过10000元。
五、会议费
【适用范围】
为召开会议所发生的包括会议室租金、场地布置、餐饮、会议用品费（笔、本等）、文件印刷费等费用以及参加地方会议分摊的会务费。
【报账凭据】
1、会议通知文件,通知文件应包括参会人员及参会人员签到表、会议时间、地点、事由；
2、会议地点、时间与票据一致；
3、票据付款单位名称与公司名称一致。
六、各项福利费
【适用范围】
1、福利支出
2、防暑降温费及取暖费；
3、其他补贴。
【报账凭据】
1、公司人力资源部编制的报账单据，附有福利用品的相关发票及发放清单；
2、其他补贴提供经人力资源部审核的凭据材料。
七、培训费
【适用范围】
各种岗位培训支出、专业技术人员继续教育；职工参加的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出；购置教学设备与设施；有关职工教育的其他开支。
【报账凭据】
1、为培训发生的培训费、教材费用、场地费用及相关费用发票；
2、培训通知及培训人员名单；
3、培训费需经人力资源部报账及审核。
八、车辆使用费
【适用范围】
车辆使用过程中发生的燃料费、过路过桥费、停车费、年审费等相关费用。
【报账凭据】
相关费用发票。
九、租赁费
【适用范围】
因租赁办公生产用房屋、车辆、设备等发生的租赁费用。
【报账凭据】
合规的租赁发票，租赁合同/协议号；租赁费用报账单应注明租赁费用所属期间。
十、物业费
【适用范围】
物业公司依据物业管理服务合同为公司提供物业管理服务发生的相关费用。
【报账凭据】
物业费用发票、物业费用发票内容与合同内容一致。
报账单应注明物业费用所属期间。
十一、修理费
【适用范围】
公司各类资产（包括固定资产、低值易耗品）进行维修发生的各种修理费等（包括房屋维修、车辆维修、其他维修）。
【报账凭据】
1、房屋维修、其他维修
（1）维修发票、合同号；附件中施工单位信息（如单位名称、开户行、账号等）要保持一致；
（2）验收报告：
维修项目结束后要有验收报告，验收报告要填制完整，要有验收部门的验收意见并签字确认；
（3）审计认定书：
大修的工程项目必须提供第三方审计出具的审计认定书；
（4）预算、决算报告：
大修的工程项目需提供预算、决算报告；
2、车辆维修
（1）维修合同、发票；
（2）维修结算清单，维修结算清单由维修单位加盖印章。
十二、水电费
【适用范围】
外购的动力电和生产经营、管理用照明电电费，日常经营过程发生的水电费。
【报账凭据】
1、水、电费发票；
2、无法取得水电发票的可以提供：
代开发票、发票复印件和水（电）费分割单；
（1）代开发票：
由物业公司代开“安徽省服务业统一发票”，项目填写“代收水（电）费”；
（2）发票复印件：
提供同期同名的“电力（供水）公司用户电（水）费发票”的复印件。
（3）费用分割单：
提供“水（电）费发票分割单”（注意：
一定要加盖财务章或公章）
十三、宣传费、广告费
【适用范围】
1、公司为开展产品、企业形象、客户品牌等宣传发生的广告费、宣传费、宣传用品。
2、企业通过各种媒体传播、开展业务宣传活动或发放赠品的方式，来进行企业形象、客户品牌或产品等宣传，以激发用户购买产品，达到促销目的所支付的费用。
【报账凭据】
1、广告、宣传费用发票；
2、购买业务宣传用品的发票。
【常见问题】
广告费取得广告费专用发票。
十四、在建工程及固定资产
具体见贸工司[2010]36号安徽电信器材贸易工业有限责任公司固定资产管理办法（2010版）》、贸工司[2010]53《公司设备管理规定（试行）》。
十五、行政事业收费
【适用范围】
经营过程中发生的行政事业性收费、基金等。
【报账凭据】
真实、规范的行政事业收费收据。
二十、员工借款
【适用范围】
员工因公出差、参加会议、培训，采购物品需预付款项等，确实有借款需要的，须提交“借款审批单”报公司总经理审批同意后方可办理。
【常见问题】
1、借款人必须及时报账，差旅费借款应在出差回来后一周内；其他公务借款，应在业务发生（业务未结束的除外）的一个月内报账；
2、借款应妥善保管，损失，由借款人承担；
3、借款人因工作调整，需将借款移交他人的，必须到财务部办理移交手续，私自转移无效；
4、报账时需注明是否已经借款，以及借款金额。
报账结算后应退回的借款要在三个工作日内交到财务部或指定的银行账户。
借款未结清，将不再给予借款；逾期一个月未归还者，账务部可直接从其工资中扣回欠款。
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