广三监理档案工作总结.docx
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广三监理档案工作总结
广三高速公路扩建工程
监理档案工作汇报
广东华路交通科技有限公司及佛山市盛建公路工程监理有限公司联合体
二零一四年一月
目录
一、工程概况2
二、总监办档案管理概况4
三、档案控制措施、收集标准和依据6
四、文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况10
五、档案工作中遇到问题和解决措施13
六、对施工单位档案的审核情况15
七、档案管理工作体会16
一、工程概况
广三高速公路东起于广佛高速雅瑶立交，西至三水布心接G321国道，是珠三角连接粤西北和广西的重要通道。
原有公路主线标准横断面为双向4车道，公路标准断面共宽24.5m。
本次扩建采用以原路基为主体进行左右两侧拼接加宽，由双向4车道扩建为双向8车道，加宽后公路标准断面共宽为41m，起点桩号为K3+000.000，终点桩号为K33+528.953，止于三水森林公园南门接广贺高速公路，路线长28.53Km，概算总投资18亿元。
本项目共设一个施工监理合同段，路基桥涵工程共设10个施工标段，路面工程、机电工程、交通安全设施工程、绿化工程、生态绿化景观林带建设工程各设1个施工标段，共计15个施工单位。
本项目于2009年8月1日正式开工，其中路基桥涵S02及S07合同段于2012年11月2日顺利通过交工验收，路基桥涵S01、S03、S04、S05、S06、S08、S10合同段于2012年12月26日通过交工验收，路基桥涵S09、路面、机电、绿化、景观合同段于2013年1月30日通过交工验收。
各参建单位具体如下：
（1）建设单位：
佛山广三高速公路有限公司
（2）设计单位：
上海市政工程设计研究总院
江苏省交通规划设计院有限公司
（3）监理单位：
广东华路交通科技有限公司及佛山市盛建公路工程监理有限公司联合体
（4）各标施工单位、起至桩号及工程造价如下表所示：
标段
桩号
工程造价
（元）
施工单位名称
S01
K3+000～K4+800
55096858
中国第四冶金建设有限责任公司
S02
K4+800～K6+300
68744363
中铁七局集团第三工程有限公司
S03
K6+300～K9+000
95185511
中国中铁股份有限公司
S04
K9+000～K14+000
62504216
江西省路桥工程集团有限公司
S05
K14+000～K17+000
56411368
湖北天浩公路工程有限公司
S06
K19+000～K22+100
48944592
广东冠粤路桥有限公司
S07
K22+100～K25+720
86947186
广东晶通公路工程建设集团有限公司
S08
K25+720～K29+753.350
79518642
江西赣北公路工程有限公司
S09
K29+753.350～K31+200
58004747
朔州路桥建设有限责任公司
S10
K31+200～K33+528.953
62008218
浙江八咏公路工程有限公司
路面标
K3+000～K33+538.953
299637946
广东筑波路桥工程有限公司
交安标
K3+000～K33+538.953
58498778
湖北省路桥集团有限公司
机电标
K3+000～K33+538.953
38763165
北京公科飞达交通工程发展有限公司
绿化标
K3+000～K33+538.953
2585198
河南鑫怡园林工程有限公司
生态绿化景观林带建设工程
K3+000～K33+538.953
10291194
广东中绿园林集团有限公司
二、总监办档案管理概况
在工程开工前，本办根据《关于印发广东省交通运输厅关于公路建设项目档案管理办法的通知》（粤交办[2012]406号）、《佛山市公路建设项目档案工作指南》（2008版）等规章制度和文件精神，并结合广三高速公路扩建工程的项目特点，制订了《广三高速公路扩建工程档案管理制度》和《档案室人员岗位职责》等规章制度，要求各部门和监理人员高度重视档案管理工作，并将各项档案规章制度、措施和工作等落实到位。
在施工过程中，本办组织各施工单位积极参加广东省、佛山市质监站和管理处召开的各类档案培训，并主持召开了质量检测资料培训、竣工档案资料学习会议等，通过参加培训和学习，有力提高了各档案人员的业务水平，为竣工资料的整理奠定了良好的基础。
总监、高监定期或不定期地经常性组织检查本办和各施工单位的各类资料收集和整理情况，并将相关检查情况进行通报，通过不断地努力和改进，本项目的档案工作水平有了显著提升。
在技术资料形成过程中，我们坚持施工和资料同步的原则，并根据项目特点，制订了《广三高速公路扩建工程路基桥涵施工主要分项工程的检测项目及其使用的质检表格一览表》等规章制度和提出了各分项工程资料的具体填写要求，提前完成各项资料填写技术交底，并要求相关监理人员和施工人员在施工过程中如实填写，书写字迹工整、页面整洁、内容真实、数据准确、签字及时完善以保证其内在质量和准确性、及时性、系统性，并及时进行收集和整理归类。
在现场施工完成后，本办根据交通运输部印发的《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，结合本项目实际情况，制定和印发了《广三高速公路扩建工程施工与监理文件材料编制整理及立卷归档实施办法》，有力地指导和规范了本项目各施工单位和监理单位的文件材料编制整理及立卷归档工作，并要求施工单位配备足够数量、有经验、有能力的档案人员，确保本项目的档案工作能按时、顺利和严格按照相关要求完成。
现本办和各施工标段的竣工归档资料已基本编制完成。
总监办根据所监理标段及工作要求，设立了工程部、合同部、中心试验室及综合办公室，并设立了2个高级驻地办，总监理工程师为档案管理第一责任人，全面负责和协调档案工作事宜，各部室及高级驻地监理工程师为部门档案管理负责人，总监办设立2个专职档案管理员，各部室及驻地办设立了兼职档案管理员，并明确了档案管理员的职责与权限。
各附属工程档案管理，由相关的专业监理工程师负责及整理归档。
总监办的档案资料框架体系如下图所示：
根据监理合同和档案管理工作要求，总监办配置了6台电脑、3台照相机、1台摄像机、1台扫描仪、4台打印机及2台复印机等作为档案工作专用设备，其余各项设备配置等都能满足档案工作的实际需求，为档案工作的顺利开展垫下了有力的硬件基础。
三、档案控制措施、收集标准和依据
为规范本项目施工单位和监理单位的文件材料编制整理及立卷归档工作，本办根据交通运输部及广东省交通运输厅有关文件精神，结合广三高速公路扩建工程施工及监理工作实际，编制了《广三高速公路扩建工程施工与监理文件材料编制整理及立卷归档实施办法》（建议稿），于2012年5月11日呈报给管理处审批。
2012年6月1日，管理处批复了本办编制的建议稿。
根据管理处在批复文件中提出的要求，本办对建议稿进行了认真修改，编制完成了《广三高速公路扩建工程施工与监理文件材料编制整理及立卷归档实施办法》，本办于2012年6月15日将该办法印发给了各施工单位，要求其在文件材料编制整理及立卷归档工作中执行。
一、档案控制措施
建设工程档案是建设工程的有机组成部分，建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏，建设工程档案质量符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，且满足业主的实际需要。
本办采取做好建设项目档案管理工作的控制措施具体如下：
1、各级领导要高度重视建设项目档案工作。
本项目档案管理工作由管理处统一领导，本办配合落实相关档案工作，要求各合同段的总工负责档案工作。
管理处根据本项目实际情况，采取了有效措施，与工程建设同步管理，确保本项目档案完整、准确和系统。
工程项目从立项开始，业主领导就指定了专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定了明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
2、加强对建设项目档案工作的组织领导。
本办与2011年7月15日印发了《关于要求各合同段项目经理部组建竣工资料整理工作小组的通知》，要求各合同段成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
要求各施工单位要制定档案工作计划和档案管理网络，建立档案管理制度，切实做好文件材料的形成、收集、整理及归档工作。
要求各施工单位配备具有公路工程及相关专业学历或技术职称、能够适应项目档案管理工作的专职档案管理人员，并保持其稳定性，同时提供档案管理所需的经费、设备和场地等条件。
3、定期召开建设项目档案工作会议和培训。
通过管理处对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
本办定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。
为了做好广三高速公路竣工资料整理归档工作，实现档案管理规范化、标准化，本办协同管理处在2011年7月29日举办了竣工资料整理归档专业知识培训班，在2011年8月30日对各施工合同段进行了质量检测资料培训等，通过各类形式的培训，显著提高了档案人员的业务水平，提升了本项目档案工作的质量。
4、坚持执行“四同步”制度。
即：
下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。
以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
5、加强建设项目档案管理制度建设。
本办制定了《广三高速公路扩建工程档案管理制度》和《档案室人员岗位职责》等规章制度，要求各部门和档案工作人员高度重视档案管理工作，本办定期对自身和各施工单位进行检查，确保相关规章制度能落实到位。
二、总监办档案的收集标准和依据
对于本项目工程档案的收集,本办要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发2010]65号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T-11822-2008）的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。
公路工程档案资料的收集,严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗漏。
归档严格按照交办发[2010]382号文执行。
哪些文件应该存档,哪些文件不需存档,文件资料的排序,严格按照办法,按照施工工序的过程进行排序。
案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范,统一办法。
本项目并严格依照和执行《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）、《关于印发广东省交通运输厅关于公路建设项目档案管理办法的通知》（粤交办[2012]406号）、《佛山市公路建设项目档案工作指南》（2008版）和《关于印发广三高速公路扩建工程施工与监理文件材料编制整理及立卷归档实施办法的通知》（广三扩建监[2012]093号）等。
四、总监办文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况
本项目文件材料的形成与收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则。
具体收集范围及整理单位按《广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》执行。
各参建单位要做到文件材料的形成与收集工作与项目建设同步实施。
各有关单位要按照建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。
在本项目建设过程中，管理处和本办结合项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查指导。
收集的文件材料应为原件，其中，供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。
收集归档的文件材料应能全面、准确反映工程建设的实际过程。
其中勘测及测量基础资料，施工、试验和检查记录应是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，表单填写内容规范，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。
文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式基本统一，小于A4规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上;应使用不易褪色的书写材料，禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写或绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条应清晰并符合耐久性要求；使用热敏材料形成的文件，应复印保存。
声像档案：
施工声像档案应从施工过程（隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）进行收集；监理声像档案从项目质量的监理角度方面进行收集。
数码照片记录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。
本项目监理单位的文件材料由总监办负责进行组卷。
监理活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件分别整理组卷。
平行试验及独立抽检的文件材料按施工合同段分别进行整理组卷。
监理旁站记录、监理日志、计量支付报表、监理指令及监理指令处理结果按施工。
本项目档案档号采用如下格式：
三级属类代字
二级属类代字
大类代字
案卷顺序号
一级属类代字
（1）G表示建设单位档案分类中公路建设项目大类代字。
（2）一级属类代字：
表示本项目是佛山广三高速公路有限公司在此建设期间的第1个项目。
（3）二级属类代字：
按《广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》进行分类。
1表示立项审批文件；2表示设计基础文件；3表示设计文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示监理文件；7表示竣工文件；8表示科研项目文件。
（4）三级属类代字：
本项目统一编写的参建单位代号，只存在于施工文件类。
S01合同段的代号为1，S02合同段的代号为2，S03合同段的代号为3，S04合同段的代号为4，S05合同段的代号为5，S06合同段的代号为6，S07合同段的代号为7，S08合同段的代号为8，S09合同段的代号为9，S10合同段的代号为10，路面合同段的代号为11，交安标的代号为12，机电标的代号为13，绿化标的代号为14，房建标的代号为15。
因本项目只有一个监理标，所以监理文件没有三级属类代字。
总监办工程档案包括工程管理文件、原材料质量保证文件、配合比设计验证文件、各合同段、单位、分部、分项工程评定资料及监理日志、巡视记录、抽检记录、工程照片、电子文件等。
现已共形成档案619卷，相片3册，电子文档1份，达到了资料预立卷验收标准。
本办监理资料在广州市泰极信息科技有限公司的指导下，经过组卷、卷内目录和分类目录填写，达到了档案移交的要求。
经业主严格审查，资料收集规范、评定准确、签字齐全，符合《竣工文件编制办法》的要求。
五、档案工作中遇到问题和解决措施
在广三高速公路扩建工程的档案工作中，本办遇到了一些问题，经过全体档案工作人员的努力和各监理人员的配合，本办针对各问题采取了针对性和行之有效的改进措施，逐一解决了这些过程中的问题，达到了较为理想的效果，顺利完成了总监办文件材料等的归档工作。
具体问题和解决措施有以下方面：
1、现场监理与中心试验室对工程质量抽检的对象不一致。
项目初期，部分标段的现场监理对工程实体的抽检对象往往与中心试验室的检测对象不一致，如现场监理人员对某座桥的4#A立柱进行了钢筋和模板等质量进行了抽检，并形成了相关监理抽检质量；然而中心实验室却未对该立柱进行砼抗压强度检测，而是对4#B立柱进行了检测，且形成了其砼抗压强度报告，导致未能形成一根立柱的完整的评定资料。
为解决此问题，总监办要求现场监理人员与中心试验室加强沟通，对工程实体质量抽检进行统一且详细的规划，确保现场监理抽检和试验检测对象一致，要求现场监理提前告知中心试验室其准备抽检对象，中心试验室做好相对应的试验检测工作，并及时将检测报告反馈给现场监理。
在总监、高监的统一协调下，抽检对象不一致的问题得到了较好的解决。
2、部分标段使用的质量检测表格和样式不一致。
本项目采用《佛山市公路建设项目档案工作指南》（2008版）附件内的表格记录工程检测数据和进行质量评定，但存在部分标段却未能正确该套表格，使得标段间的质检资料内容不一致或缺失的现象，另外因该套表格未能涵盖本项目整个工程的检测项目，使得部分分项工程无相应的使用表格。
为解决表格不统一的问题，本办工程部制订了《广三高速公路扩建工程路基桥涵施工主要分项工程的检测项目及其使用的质检表格一览表》，并对施工单位的相关资料人员进行了指导和培训，通过各方面的努力，各标段形成的质检资料所使用的表格和样式基本一致。
为解决某些分项工程无相配套表格的问题，本办通过联系和学习相邻工程（如广清高速）的先进做法，并结合实际情况，制订了适合本项目特点的表格，且经过佛山市质监站的批准使用，使得各分项工程都有相对应的质检表格。
六、对施工单位档案的审核情况
经过总监办的认真审核，各施工单位档案内容与整理质量情况如下：
（1）档案文件的内容符合实际、准确性要求，记录基本反映了工程建设实际情况。
（2）档案文字字迹清楚、图表清晰整洁、签字盖章手续基本齐全。
（3）竣工图完整、图样清晰，图幅符合标准，反映了工程形象面貌，做到图物相符；签字手续基本完备，折叠符合《技术制图、复制图的折叠办法》（GB/T10609.3-1989）的规定，整理符合档案管理要求。
（4）归档工程文件的整理立卷符合形成规律，卷内文件保持有机联系，具有成套特点；工程档案符合系统性、完整性要求，组卷合理。
存在问题和建议如下：
由于本工程建设历时长，个别文件资料使用复印件，部分资料字迹模糊，不耐久，建议在档案管理部门验收后，根据验收意见，由相关参建单位再进行一次整改。
七、档案管理工作体会
1、通过广三高速公路扩建工程管理处组织的竣工文件编制，总监办参与编制的各级监理人员熟悉、掌握了国家相关的法律法规。
如《中华人民共和国档案法》、《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、交通部的《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《公路工程竣（交）工验收办法》等，并结合实际情况，制定和落实了适合本项目的档案工作制度和办法，使本办人员在档案管理方面有了长足的进步。
2、明确专、兼职档案人员、工程项目负责人的档案管理工作职责与权限，使得相关人员各负其责，并通过总监组织协调对工程项目进行集中统一管理，保证了工程项目档案的系统性、完整性和真实性。
3、通过这项工作，进一步明确了项目档案是工程项目建设管理的重要组成部分，在实际操作中，实行“三纳入”、“五参与”的监管手段，“三纳入”即指工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中，“五参与”是指专、兼职档案人员全过程参与项目筹划、组织、控制、质量和信息管理中，确保了档案管理工作的系统化和规范化。
4、充分认识到档案资料对工程建设的重要性，提高了建设者的业务素质与水平，为广三高速公路扩建工程建设创造合格工程打下基础。
广三高速公路扩建工程总监办
2014年1月
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