大学生计算机基础 Excel.docx

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大学生计算机基础Excel

第四章Excel2003

4．1Excel基础1

一、Excel的特点1

二、Excel的界面1

三．文件操作2

4．2．数据输入和编辑2

一、输入数据2

二、选择单元格及单元格区域4

三、移动和复制数据区域：

6

四、插入、删除和清除6

五、隐藏操作：

6

六、定位、查找和替换（同word）7

七、工作表操作7

4.3格式设置8

一、单元格格式对话框8

二、数据的有效性10

三、行高列宽10

四、页面设置11

4.4公式与函数11

一、公式11

二、函数12

三、地址引用14

四、错误信息14

4.5数据管理15

一、建立数据清单15

二、数据排序15

三、数据筛选16

四、数据分类汇总16

五、合并计算17

六、图表17

七、数据透视表18

八、插入图片等对象19

4．1Excel基础

一、Excel的特点

1.方便表格的制作与编辑。

2.利用函数使之具有强大的数据管理能力。

3.具有排序、筛选、汇总计算、图表等数据分析功能。

4.与office其他软件利用office剪贴板（可保存24个对象）可共享资源。

二、Excel的界面

1、标题栏

文件扩展名.Xls摸板文件.Xlt

工作簿：

指Excel生成的文档，如：

book1.xls

2、菜单栏、工具栏

常用工具栏、格式工具栏

3、编辑栏和名称框

4、文档窗口

1）单元格：

是存放数据的最基本的单元,

可存放的数据类型有：

文本型、数字型、日期型。

2）excel可以处理图片，但图片不存在单元格中

3）行号及列号

行号：

1、2、3……共65536行

列号：

A、B、C、aa、ab、ac……共256列

4）单元格的地址（引用），有两种表示方法：

A1引用和R1C1引用，

5）单元格地址有绝对地址（指定单元格地址）和相对地址（与引用单元格的相对位置）：

A1引用方法：

相对地址表示：

列号行号，b2

绝对地址：

$列号$行号。

$b$2

R1C1引用方法：

相对地址表示：

R[2]C[-3]

绝对地址：

R2C3

6）工作表：

工作簿中的表。

最多255张，最少1张，默认3张。

7）工作表名：

默认sheet1、sheet2、sheet3

8）状态栏

9）显示和取消网格线：

工具选项视图

三．文件操作

1．新建文件

文件新建（可选模板）

常用工具新建按钮（空文档）ctrl+n

2.打开文件

文件打开

常用工具打开按钮ctrl+o

3．保存

文件保存、常用工具-保存、ctrl+s

文件另存为（换名、换位置）

文件另存为web页（html格式）

4．2．数据输入和编辑

一、输入数据

1．确定当前单元格：

单击需输入数据的单元格，修改单元格数据要双击或按F2进入编辑状态

2．输入字符串直接输入（左对齐）。

如果字符串比单元格长：

右侧空沿伸、右侧有内容隐藏。

数字字符串的输法：

‘1234。

不需计算的数字作为字符信息。

3．输入数值：

356+-（），/￥%Ee。

（右对齐）

常规格式的数字的长度不超过11位，当整数部分超过11位，或者整数部分的宽度超过单元格的宽度时，自动按科学计数法显示。

（小数部分的宽度超过单元格宽度的不显示）最大精度是15位

分数的输入：

为避免将输入的数据视为日期，应在分数前键入0和一个空格

4．输入日期：

可直接按中文方式输入，如1990年5月1日或1990/5/1或1990-5-1

或5/1（当前年的5月1日）试试：

1/2，5/6，90/1，90/12，90/13

5．时间的输入：

用（：

）作为时分秒的分隔，如：

12:

30或9:

20PM（注意：

数字和PM间要有空格，否则只能当作文本数据）7:

20AM

日期和时间可以在同一个单元格中输入，两者用空格隔开，如1/212：

30

日期和时间在Excel内部是以数字来存储的1900年1月1日开始计为1，所以两个日期可以相减，日期可以加或减一个常数。

6．自动填充

拖动使用填充柄。

单元格的右下角实心十字

直接拖复制

对文本型和数值型的数字处理方法不同：

对数值型的数字快速填充步长值为1的等差序列：

CTRL+拖动填充柄向下、向右递增。

向上、向左递减。

对文本数字，可直接拖动填充柄

7．自动填充序列（Excel提供的）。

工具选项（可查看、可添加）

输入序列值拖动（Excel提供的）

在两个单元格中分别输入数据。

在选择后使用填充柄向上、下、左、右拖动。

可按等差数列递增或递减。

使用菜单：

单元格中输入起始数据然后选填充区域“编辑”→填充向下、上、左、右、序列。

自定义序列：

工具选项自定义序列

二、选择单元格及单元格区域

1、用鼠标选择

◆选择一个单元格：

单击

◆选择连续的区域：

单击左上角单元格Shift单击右下角单元格。

单击左上角单元格拖动鼠标至右下角单元格

◆选择整行、整列：

单击行号或列号、单击行号或列号拖动。

◆选择全表：

单击左上角全选框

◆选择不连续的区域：

选择第一个区域按CTRL再选其它区域

2、用名称进行选择

◆给区域起名

用编辑框左端的名称框命名：

选择区域在名称框中输入

用菜单命名：

选择区域插入名称定义。

◆使用名称选择区域

●在名称框中输入名称、在名称框中选择名称。

●直接在名称框中输入区域，如：

A2:

b8,d5:

e10

3、输入相同数据

◆同时在多个单元格中输入相同的数据：

选定要数据相同数据的单元格按Ctrl选中一个单元格输入数据Ctrl+Enter

◆同时在多个工作表的多个单元格中输入相同的数据：

先选中多个工作表（成组工作表）

三、移动和复制数据区域：

鼠标拖动法：

移动：

选移动对象拖动。

复制：

选复制对象ctrl+拖动

菜单法:

移动：

选定对象剪切目标单元格回车键。

复制：

选复制对象复制目标单元格回车键

复制或移动文本到不空的区域：

选定对象复制/剪切目标单元格插入复制单元格/移动单元格

选择性粘贴：

粘贴数值、格式、公式等，另可选转置

四、插入、删除和清除

●插入行或列：

选行号或列号插入行或列

●插入单元格：

选单元格插入单元格。

●数据的删除和清除：

删除、清除：

选择删除、清除的对象[编辑]“删除”/“清除”

①删除：

指删除某个指定区域，包括内容和格式（整行、整列、单元格）

②清除：

只清除某个区域内容或格式

例：

要清除已设置的格式：

编辑→清除→格式

五、隐藏操作：

行、列、工作表和工作簿都可做隐藏操作。

行、列、工作表隐藏操作方法：

选中格式行或列或工作表隐藏

工作簿的隐藏方法：

窗口隐藏

六、定位、查找和替换（同word）

定位：

编辑定位

查找：

编辑查找

替换：

编辑替换

七、工作表操作

默认3张，最多255张。

用工作表标签表示（sheet）。

1．插入工作表：

选工作表（单击）插入工作表（插在当前工作表之前）

2．重新命名：

双击工作表标签输入名称

3．移动和复制

在同一工作簿中移动或复制工作表：

单击工作表标签拖动（加按CTEL键是复制）目标。

在不同工作簿中移动或复制工作表：

打开源及目标工作簿选要移动或复制的工作表标签编辑移动或复制工作表对话框中选目标工作簿选插入位置（复制则再选建立副本）。

4．删除工作表：

选工作表编辑删除工作表

5．工作表隐藏

6．使用水平分割框、垂直分割框分割工作表。

用于大型工作表的浏览和定位

●窗口分割：

分多个窗口显示和浏览

●窗口冻结：

冻结行标题或列标题

4.3格式设置

一、单元格格式对话框

1、字体

使用格式工具栏中的按纽

格式单元格单元格格式对话框字体标签

2、对齐：

①水平对齐：

单元格格式对话框对齐水平对齐

或使用格式工具栏中的对齐按纽

②垂直对齐：

格式单元格单元格格式对话框对齐垂直对齐

③数据旋转：

对齐方向。

④合并居中与单元格对齐

3、边框：

4、图案：

为单元格区域增加底纹图案和颜色。

5、数字的格式

◆格式单元格格式对话框数字标签设置数字格式。

Ø货币格式

Ø百分比格式

Ø千位分隔格式

Ø增加小数位数（工具按纽）

Ø减少小数位数（工具按纽）

Ø日期时间格式化

Ø自定义…

格式单元格单元格格式对话框数字标签中先选一种格式再按自定义。

如自定义数字格式：

在格式代码中最多可以指定四个部分。

这些格式代码是以分号分隔的，它们顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。

如果只指定两个部分，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。

如果只指定一个部分，则该部分可用于所有数字。

如果要跳过某一部分，则使用分号代替该部分即可。

用#设置：

只显示有效数字而不显示无效的零

如设置：

#.#

当输入1234.59显示为1234.6

当输入0.59显示为.6

用0（零）设置：

如果数字位数少于格式中的零，则显示无效的零，#只显示有效数字而不显示无效的零

如：

1234.50.00显示为1234.50

用？

设置：

无效的零显示为空格，使小数点对齐

自定义格式的常用形式举例：

#,##0.00;-#,##0.00

#,##0.00;（#,##0.00）

[蓝色]#,##0.00;[红色]（#,##0.00）

[黑色]

[蓝色]

[蓝绿色]

[绿色]

[洋红色]

[红色]

[白色]

[黄色]

◆条件格式：

选择格式条件格式。

6、保护：

二、数据的有效性

（为了保证数据输入的正确性）

数据数据有效性：

任何值：

不做设置

整数或小数：

对数值设置

序列：

对字符设置

三、行高列宽

1．鼠标法

2．菜单法

四、页面设置

“文件”“页面设置”

页面：

纸型、横向纵向

页边距

页眉页脚：

工作表：

打印标题行

设置打印区域：

选中文件打印区域

打印预览、打印

有选择的打印时，不打印的行和列可隐藏

打印到文件

4.4公式与函数

一、公式

1．公式的形式：

=表达式

2．运算符：

算术运算符+、-、*、/、^、（）

关系运算符=、>、<、>=、<=、<>

关系运算的结果：

FALSE和TRUE

例如：

=7+8

=7>8

=7=8

=7<>8

文本运算符：

&（连接）

=”前”&”后”&”左右”

在公式中用到的字符型常量的表示，如：

”女”

引用运算符：

，：

3.公式输入方法：

在单元格中输入或在编辑框中输入

4.自动求和

选择求和的数据区域及存放结果的单元格工具栏按钮Σ

二、函数

1、函数的形式

=函数名（参数1,参数2…）

2、函数的输入

☐选输入函数的单元格fx按钮。

☐在单元格中直接输入=函数名（参数）

3、常用函数

1）SUM（n1,n2…）求和。

2）AVERAGE（n1,n2…）求平均。

3）MAX（n1,n2…）求最大值。

4）MIN（n1,n2…）求最小值。

5）COUNT（v1,v2…）计数：

有数字的单元格个数。

6）IF（条件，内容1，内容2）根据条件选择。

7）COUNTIF（范围,条件）统计符合条件的单元格个数。

8）SUMIF（条件范围，条件，求和范围）按条件求和。

9）Rank（n,范围[,0]）求在指定范围中的排名，0:

0或略为降序，非零为升序。

10）Mode（n1,n2…）：

返回一组数中，出现频率最高的数。

11）ROUND（n,保留的位数）四舍五入函数

例=ROUND（56.7,0）

12）RAND（）产生一个随机小数

13）INT（n）向下取整

14）ABS（n）绝对值

15）Today（）返回当前日期

16）Now（）返回当前日期和时间

17）Year（数字或日期）：

返回日期的年份值

18）Month（数字或日期）：

返回日期的月份值

19）Day（数字或日期）：

返回一个月中的第几天

函数可以嵌套，如：

=DAY（TODAY（））等于？

=DAY（130）等于？

注：

在插入函数对话框中，有关于该函数的帮助，要学会使用。

三、地址引用

1、相对地址引用：

直接用行号列号表示的地址，公式所在的位置与引用单元格之间相对位置不变。

如在C3中输入：

=A1+B1

2、绝对地址引用:

行号、列号前加“$”

如在C3中输入：

=$A$1+$B$1

3、混合地址的引用:

行相对列绝对，或反之

如在C3中输入：

=A$1+B$1

四、错误信息

#######:

列宽不足以显示包含的内容或日期和时间均为负数

#NAME！

：

使用不存在的名称或公式中输入文本时没有使用双引号

#DIV/0！

：

当数字被零（0）除时

#VALUE!

：

当使用的参数或数的类型错误时

4.5数据管理

功能：

排序、筛选、分类汇总、合并计算等

一、建立数据清单

（数据列表）（标准的二维表格）数据列表的每一列数据类型必须相同

◆基本概念

1.字段（列）：

有列标题，一列的数据类型一致

2.记录（行）

3.没有空行和空列

◆建立数据清单的方法

1．建表的结构：

输入字段名（表头）

2．输入记录（数据），也可用记录单输入：

“数据”“记录单…”输入记录

◆用记录单编辑记录

查找、修改、插入、追加、删除。

二、数据排序

使用工具按纽：

选字段升序、降序按纽。

使用菜单：

数据排序

自定义排序：

排序选项可选按字母或按笔划排

三、数据筛选

◆自动筛选

操作方法：

1.将活动单元格设在数据区域内

2.“数据”“筛选”自动筛选

单击筛选字段的下拉按纽自定义、前x个、全部。

注：

一次只能对一个字段筛选，若想筛选多个字段可多次进行，各筛选字段是与的关系。

◆高级筛选：

可同时从多个字段中筛选

输入筛选条件--将活动单元格设在数据区域内“数据”→“筛选”高级筛选完成高级筛选对话框确定。

◆取消筛选：

“数据”“筛选”全部显示

四、数据分类汇总

◆操作方法

1.先按分类项排序

2.“数据”“分类汇总”完成分类汇总对话框确定

◆注意事项

“分类汇总”前必须将需要分类汇总的列进行排序。

五、合并计算

◆按位置合并：

合并的表的格式是相同的（相对于求和计算）

步骤：

确定放合并结果的单元格数据合并计算选中要合并的区域添加

如：

已知各月的数据，求一季度的和

◆用三维公式合并：

在公式中引入不同工作表的数据

如：

=SUM（工作表名!

单元格地址,[工作簿名.xls]工作表名!

单元格地址）

◆分类合并（分组计算）：

确定放合并结果的单元格数据合并计算选中要合并的区域添加

六、图表

◆创建图表

1.选择数据

2.“插入”图表”在“图表向导”对话框中完成操作。

◆编辑图表

1.激活图表

2.右键图表选项、类型、数据源、格式。

3.设置背景、坐标轴、网格线、标题、绘图区旋转角度、尺寸、位置等。

◆特点：

✧绘制的图表有2种存放方式。

✧工作表数据更新后，图表会自动更新。

✧绘制完图表后，可以针对图表各个对象单独进行编辑。

七、数据透视表

数据透视表：

是一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源（包括Excel的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。

◆建数据透视表

活动单元格放在数据表中（或放在放数据透视表的位置）数据数据透视表数据透视表向导，主要是选布局

◆数据透视表修改

用数据透视表工具栏进行修改，改变汇总方式或改变透视表的结构等

◆删除数据透视表

1、单击数据透视表

2、在“数据透视表”工具栏上，单击“数据透视表”，指向“选定”，再单击“整张表格”。

3、在“编辑”菜单上“清除”“全部”。

八、插入图片等对象

图片的操作方法同word

但图片等对象是不存在单元格内的

九、单变量求解

单变量求解：

通过调整另一个单元格中的值，从而可求得指定单元格中（包含公式）的特定值的方法。

在单变量求解过程中，Excel更改指定单元格中的值，直到依赖于该单元格的公式返回满足要求的值为止。

十、工作表的保护