戴德梁行DTZ行政管理制度.docx
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戴德梁行DTZ行政管理制度
物业管理公司
行政管理制度
（参考稿）
戴德梁行物业管理有限公司
谨呈
行政管理制度
目录
页数
一.总则2
二.办公秩序管理3-4
三.办公环境管理5-6
四.文件处理7-10
五.证照、印鉴管理11-12
六.会议管理13-15
七.形象管理16
一.总则
为加强公司内部行政管理及形成良好的工作氛围、提高办事效率，形成“自觉、自律、团结、协作、积极、务实”的行为规范，特制定本行政管理制度。
本制度对公司全体员工具有约束力，各员工务必遵照执行。
本制度执行部门为人事行政部，各部门负责人有义务协助人事行政部贯彻执行。
二.办公秩序管理
1、全体员工必须严格遵守公司的其它各项管理制度和工作流程，工作过程需要服从工作安排，自觉维护公司形象，不得进行欺骗公司、向客户索取利益、收受贿赂、泄露公司机密等任何有损公司形象及利益之行为，否则，按员工守则及奖惩规定予以处理及直至作出解聘处理。
2、办公时间内，员工不得擅离职守，不得睡觉、赌博、嬉戏、串门、闲聊、上网、玩游戏和看工作无关书籍等一切与工作无关的事务；
3、因工作原因需要进入其它办公室，必须先轻敲门，征得同意后方可进入。
4、办公时间内，如有来访人员，前台人员必须先行接待，问明事由及征得被访人同意后，再做出正确处理。
5、办公时间内，员工不得带引与工作无关的人员进入行政办公区域，员工与公司业务无关人员的会面不得超过5分钟及不得占用公司会议室。
需要延长时间的，在获得上级主管的许可后，按照事假处理。
6、办公时间内，员工应谨慎处理私人电话，未经许可，员工不得拨打长途电话，工作电话亦应简明扼要，尽量缩短通话时间，禁止闲聊或拨打与工作无关的声讯电话。
7、工作时间需要外出公干，须说明理由及前往地点、预计时间，并经部门主管或公司负责人同意，并在公司外出公干记录上作登记，否则，按照旷工处理并不予报销相关费用。
8、员工必须遵照通知出席参加有关工作会议，按公司及部门规定定时提交工作报告和工作计划，不得籍以任何理由延误。
9、各部门应在每月月初规定之时间内向公司提交上月工作总结和下月工作总计划，待公司决策层审批后落实执行。
10、员工或部门在进行工作协作中出现分歧或发生冲突时，须以公司及客户利益为首要考虑，由各部门负责人及时妥善处理，不得以任何理由作出推搪。
11、如非工作需要，只安排午休及下班后时间阅读公司订阅之报纸，阅后须自觉整理放回原处，以方便其它同事阅览及有关部门作资料整理。
12、办公室内及办公时间严禁进食，以保证有良好之办公环境。
13、公司任何对象未经批准不得擅自携带外出，更不得据为己有。
14、全体员工必须以良好的工作态度、恰当的工作方法及时完成各项工作。
15、对违反上述有关规例的相关人员将按照员工守则及公司奖惩条例作出处理，情节严重，态度恶劣而不知悔改者，上报公司从严从重处理或作出即时解雇。
三.办公环境管理
1.办公环境的日常管理工作由人事行政部负责，人事行政部必须进行不定期检查，并纠正处理违反公司规定的行为，相关部门要及时整改直至解决。
2.办公室内的清洁卫生由各部门自行负责，全体员工必须自觉维护公司的办公环境，保持办公区域的整洁，不得随意丢弃垃圾杂物。
3.办公环境要保持安静，禁止高声喧哗、打闹、嬉戏、闲聊及做与工作无关之事。
4.办公环境卫生要求做到，办公对象摆放整齐，无随意堆放的物品，文件柜内文件归档整齐有条理，及时清倒垃圾，公共区地面保持清洁，地面干净无废弃物，墙壁无涂抹色涂划。
5.通知公告等应该张贴于公告栏内，所有通知等文档应适时有效，已实施或超过有效时间的文件应及时整理及归档，办公场所不允许出现随意张贴的情况。
6.公司的办公区域内严禁吸烟，以保持环境清新及保障员工身心健康，公司员工必须遵照公司规定不得在办公时间吸烟以维持公司形象。
7.员工应爱护公司任何财产，不得作出任何破坏、涂污、损毁和偷盗公司财产对象和设施设备的任何行为，遇到任何人违反规定，应自觉主动予以制止及向公司检举。
8.公司员工在使用茶水间或卫生间时，须维持有关场所之整洁，使用完毕应注意冲洗，及关闭水龙头，不得放任自流，浪费资源。
茶渣垃圾不能倾倒在洗手盆内。
9.员工应注意节省公司资源，各部门要保证办公区域的设备设施的完好，下班后，最后离开办公室的员工必须及时关闭办公室的电灯、电脑、复印机、饮水机等非必要运行设备的电源。
10.办公场所内的电脑服务器、路由器、后备电源、电话交换机和电气设备等重要设施，未经培训的人员不得随意动用，避免发生意外或造成任何损坏。
11.办公室的所有电气设备修理和更换，必须由持证电工担任，其它人员严禁修理更换，禁止超负荷使用电源插座，电源电缆不应直接埋设在地毯下面。
12.办公时间内遇到临时性停水停电的情况，各部门人员必须及时切断电器设备的电源和关闭好水源，以防止恢复供电或供水时烧毁办公设备或造成漏水的情况。
13.公司实施门禁管理系统，员工应使用工作卡进入办公区域，员工应妥善保管工作卡，如工作卡丢失要照价赔偿。
节假日和非办公时间原则上不允许进入或停留在办公区域，如确实因工作需要加班，应征得上级主管同意。
14.公司员工应将印鉴、钱款、贵重物品、重要文件等妥善保管，下班前将抽屉及文件柜锁好，存有重要资料的保险柜等设有技防装置的办公室，应将技防装置设定在开启状态，并在锁门前必须认真检查办公区域内的门窗是否关好，电源是否切断，保证无任何安全隐患方可离开。
15.公司物品运出办公区域需填写《放行条》，由部门主管和行政管理部门批准后方可搬离。
四.文件处理
1.目的
加强文件资料的制度管理，确保文件制度的有效实施。
2.职责
2.1本制度各环节由人事行政部文员负责处理。
2.2各相关部门予以协助。
3收文处理规程
3.1流程图（见图1）
3.2各步骤工作内容
序号
步骤
责任者
工作内容与规范
1
收领公文
文员
按要求及时领取或接收文件
2
分类登记
文员
登记、收文登记本
3
分送传阅
文员
呈公司领导层或相关部门阅批
4
回收
文员
从公司领导层或相关部门领导处取回文件
5
分办
文员
根据领导批示将文件转发承办部门
6
督办
相关
负责人
督促承办部门办理
7
检查
相关
负责人
检查承办部门办理情况
8
存档
文员
归类存档
图1
4.发文处理规程
4.1流程图（见图2）
4.2各步骤工作内容
序号
步骤
责任者
工作内容与规范
1
接受任务
文员
公司或人事行政部领导下达发文任务
2
收集资料
文员或
相关人员
根据草拟要求，调查收集有关资料
3
拟稿
文员或
相关人员
按时拟定初稿
4
核稿、会签
人事行政部主任或
相关部门负责人
文员将初稿送人事行政部主任或相关部门负责人审核
5
签发
公司领导
送公司领导审核签发
6
编定文号
文员
根据文件类别编定文号
7
编校
打字员
或文员
按规定格式打印，并审查文字及格式
8
用印
人事行政部主任
人事行政部主任审核加盖公章
9
分发
文员
登记上报或下发公文
10
存档
文员
底稿和打印稿交文员存档
图2
五.证照、印鉴管理
1.目的
规范公司、各管理部门及管理处印鉴的正确使用，并为有效加强对证照、印鉴的管理，特制订有关管理规定
2.管理规定
2.1公司、管理处的各类证照（如营业执照、企业代码、税务登记等）及印鉴由分别由公司总办和管理处总办统一管理、保存，专人负责，管理人员对印鉴使用负全部责任。
部门印鉴由部门负责人指定专人负责保管，其使用范围仅限于对内发文，不得对外。
印鉴用于文件和凭证，代表着公司、管理处的权利和义务，所有印鉴均要填入《印鉴登记表》，加盖印模，交由人事行政管理部门保管。
2.2各类证照正本原则上不外借，确实因工作需要，需经公司或管理处总物业经理批准后方能借出。
2.3公司内部的管理制度及其它文件需盖章时，由总物业经理审批后方可加盖；内部一般行政事务使用印鉴，由人事行政管理部门负责人审核。
2.4公司一般性对外文件及盖管理处印鉴之文件、报表、证明等材料，需经总物业经理审批同意，签字后方可执行。
2.5公司及管理处对外承诺书、委托书、经济合同及法律文书按规定权限审批后方可加盖印鉴。
2.6印鉴使用须建立登记制度，真实填写使用日期、事由、用印内容、用印份数及审批人，并由具体经办人签字，单独建档保存。
2.7办理借取证照，用印事宜应尽量安排在工作时间之内，特殊情况除外。
2.8管理处各类证照、印鉴若有遗失或被盗，应立即报告总物业经理，并按规定程序申报遗失和补办。
2.8管理处各类证照的年审、更换，印鉴的新刻或改制均由总办汇报总物业经理后，安排责任人进行办理。
2.9不得私制公司印鉴，若因磨损或损坏，需经总物业经理批准后按规定办理换章手续。
印鉴的销毁，须提交申请，经人事行政管理部门负责人及总物业经理批准后，由两名以上的人员监督进行销毁。
2.10管理处需对外悬挂之营业执照、收费许可证、税务登记证，在不违反规定的情况下，尽量采用副本。
2.11严禁将印鉴携带外出，如不得不带出公司时，需经总物业经理（或由总公司人事行政部经理）的批准。
2.12各类证照、印鉴应妥善保管，不得损坏和遗失，否则将根据情况进行处罚。
3.盖印手续
需加盖重要印鉴或交易用章时依照以下手续进行：
3.1持需盖章文件填写使用目的、盖印期限、日期和盖印数量等规定的内容，经所属部门的负责人批准报印鉴管理人员。
3.2接到申请的印鉴管理人员，确认手续完备和申请上填写无误后，将其与文件一起交人事行政管理部门负责人批复，人事行政管理部须留存归档盖印后的文件副本。
3.3盖过印的文件正本由印鉴管理人员将文件返还申请人。
3.4行政管理部门负责人若认为文件有不完善之处，要由印鉴管理人员向申请者及时反馈。
六.会议管理
1.目的：
为改进会风、减少会议、缩短会议时间，提高会议品质，特制订本制度。
2.适用范围：
适用于公司各类会议。
3.内容
3.1会议分类及组织。
3.1.1公司级会议：
主要包括公司管理例会、全体员工大会及各种代表大会等。
3.1.2专业会议：
公司的各种专业技术、业务会议。
3.1.3部门会议：
各部门召开的工作会等。
3.1.4班组会议。
3.2管理例会例会
各部门负责人及相关人员参加，每周一上午8点召开。
总结上周工作情况，提出存在问题，部署下周工作任务、讨论有关公司的事宜。
3.3公司员工大会：
每年召开一次。
总结上年工作情况，部署本年度工作任务，表彰上年度先进集体、个人。
3.4部门级会议：
班组长以上人员或部门全体人员参加（视情况而定）。
检查、总结、布置工作，解决部门存在问题。
3.5其它会议：
根据管理的实际需要，由公司经理或部门负责人召集人员就某一个案召开专题会议。
3.6会议组织准备：
召开会议的组织者（人事行政部、会议主持人，召集部门），必须在第一时间内，将会议主题明确，组织人员在会议前做好会议日程，日程包括会议召开起止时间、会议地点、会议主题、会议内容、会议主持、会议记录人、与会人员名单等，交主持者审核后，并提前发放会议主题告之与会人员，做好会议前准备。
并落实会场、备好座位及会议召开所需要之有关设备。
3.7会议的安排：
部门内部会议由各部门安排，涉及多个部门人员的会议，由人事行政部统一安
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