如何进行合同管理归档工作范文.docx

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如何进行合同管理归档工作范文

如何进行合同管理归档

　　篇一：

合同档案管理规定（定稿）

　　合同档案管理规定

　　一、目的

　　为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。

二、范围

　　本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。

三、责任部门及责任人

　　合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。

四、合同档案流转管理

（一）合同资料提交管理：

　　1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。

　　2、提交的合同资料符合以下要求：

（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。

（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。

（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。

　　（4）修改协议的提交：

营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。

　　（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。

（二）、合同资料移交管理：

　　1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：

（1）合同资料的移交：

　　2、移交流程：

（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；

（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。

3、移交合同签收要求

（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。

（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。

五、合同资料归档管理

　　1、合同档案编号及排列归定

（1）合同号编制：

归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。

（2）柜编号：

合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：

A、B...AA、AB柜等。

　　（3）盒编号：

按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。

（4）合同档案排序：

按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。

　　（5）合同的整理单位：

归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

　　（6）一份完整的合同的装订顺序：

电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。

　　2、合同档案电子化检索编制及执行

（1）编制目的：

电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。

（2）期望效果：

可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。

　　（3）更新时间：

每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。

（4）相关信息：

入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。

3、保管事项

　　1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。

　　2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。

　　3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。

每天下班前要检查门窗是否锁好。

　　4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。

六、合同档案借阅规定

　　本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：

　　1、内部查阅：

即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。

　　需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。

　　2、外借使用：

即借阅人将合同资料原件带出公司使用

（1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；

（2）借阅人员科室领导审批；

　　（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；

　　（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。

　　（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。

七、合同档案保密规定

　　1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。

　　2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。

八、生效情况

　　本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。

　　合同管理科

　　20XX年5月10日

　　附表：

　　1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用

　　2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同资料流转登记表（一级子表）详细情况登记4、合同资料借阅登记表（一级子表）详细情况登记5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况7、合同修改登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况8、合同移交登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况9、合同借阅记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况

　　10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况

　　篇二：

合同档案管理流程图

　　档案管理流程图

　　篇三：

合同档案管理办法

　　兴进公司管理标准

　　BP/

　　合同档案管理办法

　　20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————

　　兴进公司发布

　　前言

　　为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。

　　本流程由成本管理中心负责制定、解释。

本流程主要起草人：

于卉

　　本流程主要审核人：

王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明

　　俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛

　　本流程批准人：

罗欣

　　本流程首次发布日期：

20XX年11月16日本流程发送部门：

公司各部门

　　更改历史

　　1目的··········································································································································32适用范围··································································································································33职责··········································································································································34合同的保管方法·······················································································································35支持文件···································································································································66相关记录···································································································································6

　　1.目的

　　作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。

　　2.适用范围

　　本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。

　　3.职责

　　成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。

　　公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。

　　4、合同的保管方法：

　　合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。

合同保管的范围：

合同（包括附件）；合同审批表；

　　合同订立与履行过程中的所有书面材料。

　　上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。

合同保管部门

　　公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。

　　成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进

　　行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。

　　成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部

　　应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保

　　留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。

　　各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档

　　案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。

　　合同的归档

　　经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同

　　其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。

　　与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印

　　件并按本条第一款的规定处理。

　　行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后

　　加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：

A.合同各方当事人须签字盖章；B.合同规定的附件应齐全；C.属于合同保管范围的其他材料。

　　各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档

　　工作。

　　各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执

　　行。

　　合同的使用登记

　　合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调

　　阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。

涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。

　　归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登

　　记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。

　　篇四：

合同归档管理办法

　　板府办[20XX]xx号

　　印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》

　　的通知

　　各村（居）委会、部门、单位：

　　《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

　　××镇人民政府办公室

　　二○一二年一月xx日

　　××镇人民政府办公室20XX年1月xx日印

　　（共印80份）

　　××镇政府合同归档管理暂行办法

　　第一章总则

　　第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

　　第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。

具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

　　（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

　　（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

　　第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

　　第二章相关管理机构及职能

　　第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

　　（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

　　（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

　　（五）镇政府规定的其它职责。

　　第五条合同归档管理部门职责

　　镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。

其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

　　（三）督促合同承办部门及时报送合同；

　　（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

　　（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

　　（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。

合同执行完毕3

　　后移交至党政办档案室。

　　（七）镇政府规定的其它职责。

　　第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

　　（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

　　（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

　　（五）镇政府规定的其它职责。

　　第三章合同的签字和盖章

　　第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

　　第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托4

　　相关人员签字，政府办方可盖章。

属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

　　第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

　　第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

　　第四章合同归档责任与纪律

　　第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。

如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

　　第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

　　第五章附则

　　第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

　　篇五：

如何进行合同管理

　　作为企业领导者和决策者，一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手段，一定要将这种管理制度落实到实处，合同法律风险。

与一般风险不同，具有预见性和可控性，可以构建事前防范、事中控制、事后补救的全方位的合同法律风险防范机制。

能够通过落实企业合同管理的机构、人员和制度，使合同管理逐步规范化、从而规范企业的签约和履行行为，从内部堵塞法律风险可能发生的漏洞。

　　对于协议供货是否存在价格偏高的问题，我们认为还要具体问题具体分析。

有些协议供货产品，比如照相机、打印机等，由于规格及配置比较统一，其价格是可以与市场价格或其他销售渠道价格进行横向对比的，通过这种对比可以确定协议供货价格是否偏高；而有些产品由于配置灵活，选择方案众多，比如计算机、服务器等，是很难进行横向价格比较的，对于这些产品很难通过简单对比说明协议供货价格的高低，如果不区分上述情况就指责协议供货价格偏高是缺乏科学性和严肃性的。

当然，一些可以横向比较价格的产品，由于种种原因，协议供货价格可能也会高于真正批量采购的价格，甚至一些时候还会高于市场的平均价格，这时，这些产品的协议供货价格就确实存在偏高的问题。

本文着重从协议供货价格问题的成因入手，对协议供货进行粗浅分析，意在起到抛砖引玉的作用，引发大家对协议供货操作模式的思考。

　　为应对当前和今后一段时期内市场环境变化对企业经营管理的持续影响，集团专门成立企业风险管理领导小组，主要负责人亲自抓，制定风险管控计划，明确各级管理责任，深入开展施工项目风险管理工作，全方位梳理存在的风险，详细分析风险的影响程度，提出有效的风险控制措施。

全面清理所有项目的结算情况，对重点项目、重要环节做出周密部署，有针对性地提出指导意见，并及时跟踪、检查、督促，最大限度地降低经营风险给企业生产经营带来的损失。

　　企业应成立一个合同管理部门，统一归口审核和管理各业务部门、各单位分口管理的模式，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。

具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位（主要有各个分公司、驻外机构）作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。

　　合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。

现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。

友为合同管理系统以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在

　　规避法律风险的同时实现合同价值最大化的产品解决案。

　　友为合同管理系统以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的5大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。

通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。

　　友为合同管理系统功能以"合同"为中心，以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉，建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我们找到其中的一个信息点时，与此信息点相关的所有信息都被提取出来，供所有合同相关不同角色的人员使用。

　　合同管理制度的主要内容应包括：

合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。

企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

　　篇六：

合同档案管理制度文档

　　企

　　业

　　合

　　同

　　管

　　理

　　制

　　度

　　有限公司重庆市

　　一、企业合同管理领导小组工作职责

　　二、合同管理人员的资格要求

　　三、企业合同管理负责人工作职责

　　四、合同管理工作人员职责

　　五、合同订立程序和审批制度

　　六、印章、合同印章、合同文本管理制度

　　七、合同变更解除处理制度

　　八、使用《法人授权委托证明书》制度

　　九、合同台帐、统计报表制度

　　十、合同档案管理制度

　　十一、合同管理奖惩制度

　　企业合同管理领导小组工作职责

　　一、统一管理企业各部门签订的各种合同。

　　二、制定企业合同法规培训计划，并具体组织实施。

　　三、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核。

　　四、拟定企业合同管理制度和各项合同管理专项制度。

　　五、对企业各种合同的签订、履行依法进行监督检查，发现问题及时向单位领导或上级部门反应汇报，并提出解决措施。

　　六、按有关规定，及时、准确、全面填报合同统计报表，并做出统计分析，定期拟出按合同组织生产经营的动态信息简报。

　　七、具体制定深入开展“重合同、守信用”活动的方案，并组织实施。

　　八、负责对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理。

　　参与合同纠纷协商、仲裁和诉讼活动。

　　重庆市有限公司

　　合同管理人员的资格要求

　　为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：

　　一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

　　二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。

　　三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。

　　四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。

　　重庆市有限公司

　　企业合同管理负责人工作职责

　　一、负责企业合同管理的领导工作。

　　二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。

　　三、负责企业合同签订的审批。

　　四、定期听取企业有关部门在合

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