项目技术资料归档细则.docx
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项目技术资料归档细则
目 次
1总则2
1.1目的2
1.2范围2
1.3规范性引用文件2
2分类和要求2
3归档程序2
4验收与管理3
附录A 项目技术资料归档范围4
附录B 项目技术资料分类归档用表10
1总则
1.1目的
为做好项目技术资料的归档管理工作，特编制本细则。
1.2范围
1.2.1本细则规定了项目技术资料的分类、归档程序及验收与管理的工作方法。
1.2.2本细则适用于公司承担的所有工程项目的项目技术资料的归档管理工作。
1.3规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规定的引用而成为本规定的条款。
a）《知识产权保护规定》C-TS040201C
b）《技术档案管理办法》C-DR010201C
2分类和要求
2.1项目技术资料分七类
a）合同类
b）项目管理类
c）设计管理类
d）采购管理类
e）施工管理类
f）开车服务类
g）来往文件类
每类资料的归档范围及要求见附录A《项目技术资料归档范围》。
2.2项目技术资料的归档工作应纳入项目执行计划，明确归档人与归档日期。
对逾期未按归档要求归档技术资料的项目，项目执行中心应按未完成项目处理。
3归档程序
归档资料
按第2.1条分类整理，每类资料分别填写《项目技术资料分类归档目录表》，
并与该类技术资料一起装订成册（无法装订时装口袋）
填写《项目技术资料归档验收表》，送有关主管人审查完整性并签署
质量部检查并签署
资料保管部门验收并签署
3.2.1对原方案的重要变动、对今后工作有意义的问题、需要保留作为依据和备查的记录等，应整理归档。
3.2.2项目所用的国内标准（包括国家、行业和公司标准）不归档。
3.2.3业务建设项目（标准图设计、复用设计、工艺包开发等），可以根据实际情况归档技术资料。
4验收与管理
4.1归档的技术资料必须是原件，使用人和归档人不得随意修改。
归档后的技术资料资料确实需要修正时，由该资料编制者提出修改申请，经项目经理和质量部批准后实施，且经原校审人确认，并在修改处签字。
4.2归档资料可以是手写稿、打印稿或复印件（当接受原件为复印件时）。
其中手写稿要求字迹清楚，不得铅笔书写。
4.3归档资料的完整性由归档人负责，有关主管人审查。
4.4需要保密的资料，由归档人按《技术档案管理办法》提出划密申请，经技术部审核批准后，在该资料的封面上和归档目录表的备注栏内注明批准的密级，验收保管部门据此按密级资料进行管理和提供利用。
对归档技术资料有其他特殊保管要求的，应在技术资料归档时作出书面说明。
4.5凡不符合本细则“2.1”“4.1”“4.2”“4.3”条要求的归档资料，检查和验收部门可以拒绝签收，退还改正后再行归档。
4.6归档后的技术资料，由验收保管部门立卷建档，按档案资料管理办法进行管理和提供利用。
归档资料的保存期按资料保管期限规定办理。
4.7归档后的技术资料，由保管部门立卷建档，按有关的管理办法进行管理和提供利用。
技术资料的保存期按《技术档案管理办法》中资料保管期限的相关规定办理。
4.8计算书归档后应单独立卷，并按秘密级资料进行管理。
4.9校核版图（白图）归档后只有出现下述两种情况并经质量部主任签字才可查阅:
a）质量认证机构监督审核时须要提供质量记录证据；
b）工程出现质量问题时作为追溯依据。
4.10对没有特别保存期限要求的校核版图（白图）保存一年后，档案室可以按作废资料进行处理。
附录A 项目技术资料归档范围
表A1项目技术资料归档范围表（合同类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
项目承包合同
合同及其附件
合同生效后
1个月内
市场开发部
总经理办公室（正本）
项目引进部分合同
合同及技术附件，包括其修改和补充部分
项目交工后
1个月内
项目经理
档案室
订货合同/订单
包括技术附件、技术商谈纪要等
项目交工后
2个月内
采购经理
档案室
各类施工
分承包方合同
合同及附件
项目交工后
2个月内
施工经理
档案室
顾客的要求
设计变更
采购变更
施工变更
项目交工后
2个月内
设计经理
采购经理
施工经理
档案室
与合同变更有关的议定书、会议纪要、来往的备忘录、传真、信函
重要部分（见注2）
项目交工后
2个月内
设计经理
采购经理
施工经理
档案室
其它部分
项目交工后
2个月内
设计经理
采购经理
施工经理
项目执行中心
采购部
建设部
表A2项目技术资料归档范围表（项目管理类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
项目管理文件
开工报告、质量计划、完工报告、备忘录
总的部分
设计部分
采购部分
施工部分
开车部分
项目交工后
2个月内
项目经理
设计经理
采购经理
施工经理
开车经理
档案室
项目组织机构、人员任命表、工作会议纪要和内部通知
总的部分
设计部分
采购部分
施工部分
开车部分
项目交工后
2个月内
项目经理
设计经理
采购经理
施工经理
开车经理
项目执行中心
项目执行中心
采购部
建设部
建设部
项目任务书、总进度表
项目交工后
2个月内
进度控制工程师
项目执行中心
项目完工报告（包括项目各阶段完工报告）
项目完工或开车后一个月
项目经理
档案室
项目回访
回访后1月内
项目经理
档案室
表A3项目技术资料归档范围表（设计管理类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
设计前期工作资料
国内设计或引进项目的询、报价书、会谈纪要、技术合同及附件、基础资料及国外提供的技术资料、标准规范等
设计成品入库的同时
项目负责人
档案室
咨询项目资料
项目建议书、可行性研究报告编制过程中由用户提供的各种原始资料、上级批文和评估结论等（经理办公室的收文除外）
设计成品入库的同时
项目负责人
档案室
设计过程资料
顾客提供的基础资料（原件）顾客指定的设计规范标准目录、引进项目工艺包文件或基础设计及其变更记录
设计完工后
1个月内
设计经理
档案室
设计准备
各主项设计进度表、专业设计工作估工及进度表
设计完工后
1个月内
进度控制
工程师
项目执行中心
设计规定
专业设计统一规定、设计采用的规范标准目录
设计成品入库的同时
专业负责人
档案室
设计评审
设计方案评审文件及记录
（包括专业设计方案评审）
设计成品入库的同时
设计经理/
专业负责人
档案室
设计条件
专业提出的设计条件通知书和设计条件（包括设计条件变更）
设计成品入库的同时
专业负责人
设计人
（提出专业）
档案室
设计计算书
详见附录A表A8
《各专业计算书归档范围》
设计成品入库的同时
专业负责人
档案室
电子文件
与设计成品相对应的电子文件
设计成品入库的同时
专业负责人
档案室
质量检查和评价资料
质量检查记录、信息反馈单、质量剖析报告、设计回访报告、设计文件校审记录或色笔校核版图
设计成品入库的同时
设计经理/
专业负责人
档案室
表A4项目技术资料归档范围表（采购管理类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
采购管理
采购项目表、采购进度表、催交进度表（资料、制造、在厂中间检验）、合同台帐、采购月报、项目采购合格分承包方名单及审核表、对采购设备材料分承包方的评价调查记录
项目交工后
2个月内
采购经理
采购部
采购规定
项目采购规定，采购说明书、规格书、规格表、数据表，采购基本条件，采购标准文件包
项目交工后
2个月内
采购经理
档案室
顾客要求
关于顾客指定分承包方的公函
项目交工后
2个月内
采购经理
档案室
采购询价
设备表/材料汇总表、备品备件要求、请购单、询价书
项目交工后
2个月内
采购经理
采购部
国外采购
国外采购设备材料清单（包括备品备件）、机电产品进口申请报告及审批文件、进口设备材料报关及商检文件
项目交工后
2个月内
采购经理
档案室
采购报价和定标
供货商报价书（商务和技术）、报价评审文件（商务和技术评价、定标会议纪要）、分承包方协调会议纪要、订单、请购单
项目交工后
2个月内
采购经理
采购部
制造厂资料确认
最终确认资料CF（先期确认资料ACF不归档）
项目交工后
2个月内
专业负责人
档案室
设备运输
运输合同、到货通知书、提货单
项目交工后
2个月内
采购经理
采购部
产品合格证书、材质证明、检验报告、开箱不合格品评定报告
项目交工后
2个月内
采购经理
档案室
设备检验
开箱单（包括货件、资料、备品备件清单）、开箱检验报告（包括盈、缺、损登记表）、产品资料（包括随箱资料）、资料分发清单
项目交工后
2个月内
采购经理
采购部
仓库管理
入库单、出库单、库存报表（周、月）、货品堆放标识表、最终库存报表
项目交工后
2个月内
仓库主任
采购部
表A5项目技术资料归档范围表（施工管理类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
施工管理
施工进度表、三查四定记录
项目交工后
2个月内
施工经理
建设部
施工组织设计及审批意见、各工种施工方案及审批意见、各工种施工技术措施和施工工艺、中间交接报告、交工验收报告
项目交工后
2个月内
施工经理
档案室
施工记事
施工大事记
施工经理日志
项目交工后
2个月内
施工经理
档案室
设计代表管理
详细设计会审（交底）会议纪要、设计变更要求单（顾客、分承包方变更）、设计代表用设计变更通知单（设计原因、非设计原因，顾客、分承包方变更）、设计变更通知单统计分析及处理意见汇总表、设计代表工作日志、与设计变更有关的重要文函
项目交工后
2个月内
设计总代表
专业设计代表
档案室
专业、工序管理
重大质量事故调查及处理报告、安全事故调查及处理报告
项目交工后2个月内
施工经理
档案室
施工和检验人员名单及岗位资格证书，检验、测量和试验设备的校验证明，各工种工序交接计划、施工标识规定，检验、试验项目和进度表，质量检验、试验记录，检验、试验不合格品（项）通知书（整改通知书），工程停工令和复工令、停检点的复查记录，施工工程量统计（月报），施工进度检测表及进度分析
项目交工后
2个月内
施工经理
建设部
施工会议
每周例会纪要、各种会议纪要（重大的专题、技术、质量、安全、外事纪要）
项目交工后
2个月内
施工经理
建设部/
档案室
表A6项目技术资料归档范围表（开车服务类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
开车依据
开车分承包合同及附件
与顾客来往的、涉及合同的信函、电传、传真
项目交工后
2个月内
开车经理
档案室
内部工作会议纪要
项目交工后
2个月内
开车经理
档案室
开车管理
开车分承包方的项目组织机构及负责人
开车网络计划及批准文件
开车方案及批准文件
开车条件检查报告
项目交工后
2个月内
开车经理
档案室
开车会议
开车专题会议纪要
外事会议纪要
开车过程操作数据记录（24小时连续）
项目交工后
2个月内
开车经理
档案室
表A7项目技术资料归档范围表（来往文件类）
文件类型
主要内容
归档时间
归档人
验收保管部门
与项目有关的来往文函（文件、议定书、会议纪要、备忘录、信函、电传、传真等）
重要部分
项目交工后
2个月内
项目经理
设计经理
采购经理
施工经理
档案室
其他部分
项目交工后
2个月内
项目经理
设计经理
采购经理
施工经理
开车经理
项目执行中心
项目执行中心
采购部
建设部
文件来往单位间的约定
单位代号、文件格式、文件编号、归口人员、地址、电传号等
项目交工后
2个月内
项目经理
设计经理
采购经理
施工经理
开车经理
项目执行中心
项目执行中心
采购部
建设部
建设部
文件发送表
发往外单位的
项目交工后
2个月内
项目秘书
（有关部门）
表A8 各专业计算书归档范围
序号
计算书名称
备注
一
工艺专业
1
流程模拟计算书
必须保密
2
专利设备计算书（包括反应器等）
必须保密
3
塔水力学计算书
4
换热器计算书
5
容器计算书
6
泵类计算书
7
安全系统分析计算书
包括安全阀、爆破膜、呼吸阀等
8
火炬排放气及火炬系统计算书
贮运、冷冻、空分、氮氧站等工艺设计按工艺系统专业要求归档
二
容器专业
1
三类压力容器计算书
与图纸一起归档
2
中、高压反应压力容器和贮存压力容器计算书
随图归档、需要时提供用户
3
除上述以外所有其他类别的容器计算书
三
配管专业
1
管道应力分析计算书
四
电气专业
1
系统短路计算书
2
高压电器元件动、热稳定计算书
3
大电动机起动、成批电动机自起动计算书
五
总图专业
1
防排洪工程水力计算书
六
土建结构专业
1
多层厂房砼框架结构计算书
包括框架基础
2
多层厂房钢框架结构计算书
包括框架基础
3
钢筋砼楼（屋）面结构计算书
包括楼板、梁
4
钢楼面或承重钢平台计算书
重点为承重梁
5
单层厂房砼排架计算书
包括排架柱基础
6
单层厂房钢排架计算书
包括排架柱基础
7
多层砖混结构计算书
包括抗震、基础、楼面、非标楼梯、构造柱
8
火炬及排气筒塔架计算书
包括塔架基础
9
塔基础计算书
（续表A8）
序号
计算书名称
备注
10
动力机器基础计算书
包括压缩机、离心机、发电机、大型风机、烟气轮机等
11
大型管架、管廊计算书
12
贮罐基础计算书
包括球罐、大型立、卧式罐
13
大型水池计算书
14
烟囱计算书
包括筒身及基础
15
多层及高层民用建筑结构计算书
七
暖通空调专业
1
民用建筑节能设计热工计算表
2
防火排烟计算书
3
暖通空调冷热负荷计算书
4
供暖系统水力计算书
5
通风或空调系统水力计算书
八
环境保护专业
1
污水处理装置设计计算书
包括格栅、初沉池、生化处理、好气消化、剩余污泥量、水力计算等
2
废气处理装置设计计算书
包括排气筒
3
废渣（液）处理设施设计计算书
包括废渣量、库容能力、废渣回收、废渣（液）处理计算等
九
给排水专业
1
给排水系统水量平衡计算书
总体设计阶段
2
雨水管网计算书
3
冷却塔设计计算书
4
水喷淋消防系统计算书
5
泡沫喷淋消防系统计算书
附录B 项目技术资料分类归档用表
表B1项目技术资料分类归档目录表
项目技术资料分类归档目录表
第 页
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项目名称：
档案号：
主项名称：
设计阶段：
专业名称：
归档人：
资料类别：
归档日期：
年月日
序号
归档资料名称
页数
备注
注：
本表按资料类别分别填写，作为该资料封面归档。
表B2项目技术资料归档验收表（合同类）
项目技术资料归档验收表
（合同类）
第 页
共 页
项目名称：
档案号：
主项名称：
设计阶段：
归档人：
归档资料册数总计：
册（页）归档日期：
年月日
资料类别
归档资料汇总名称
册（页）数
验收保管部门
验收人签署
备注
项目承包合同
合同及其附件
总经理
办公室（正本）
项目引进部分合同
合同及技术附件，包括其修改和补充部分
档案室
订货合同/订单
包括技术附件、技术商谈纪要等
档案室
各类施工分承包方合同
合同及附件
档案室
顾客的要求
设计变更
采购变更
施工变更
档案室
与合同变更有关的议定书、会议纪要、来往的备忘录、传真、信函
重要部分
档案室
其他部分
项目执行中心、采购部、建设部
对归档资料的补充说明：
归档人签署：
归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见：
审查人签署：
质量管理部对资料归档质量的检查意见：
检查人签署：
说明：
本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。
表B3项目技术资料归档验收表（项目管理类）
项目技术资料归档验收表
（项目管理类）
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共 页
项目名称：
档案号：
主项名称：
设计阶段：
归档人：
归档资料册数总计：
册（页）归档日期：
年月日
资料类别
归档资料汇总名称
册（页）数
验收保管部门
验收人签署
备注
项目管理文件
开工报告、质量计划、完工报告、备忘录
总的部分
设计部分
采购部分
施工部分
开车部分
档案室
项目组织机构、人员任命表、工作会议纪要和内部通知
总的部分
设计部分
采购部分
施工部分
开车部分
项目执行中心
项目执行中心
采购部
建设部
建设部
项目任务书、总进度表
项目执行中心
项目完工报告（包括项目各阶段完工报告）
项目回访
档案室
对归档资料的补充说明：
归档人签署：
归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见：
审查人签署：
质量管理部对资料归档质量的检查意见：
检查人签署：
说明：
本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。
表B4项目技术资料归档验收表（设计管理类）
项目技术资料归档验收表
（设计管理类）
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项目名称：
档案号：
主项名称：
设计阶段：
专业名称：
归档人：
归档资料册数总计：
册（页）归档日期：
年月日
资料类别
归档资料汇总名称
册（页）数
验收保管部门
验收人签署
备注
设计前期工作资料
档案室
咨询项目资料
档案室
设计过程资料
档案室
设计规定
档案室
设计评审
档案室
计算书
档案室
设计条件（提出条件专业）
档案室
现场工作资料
档案室
电子文件
档案室
质量检查和质量评价资料
档案室
项目设计文件中无“计算书”、“设计条件”类资料产生时的情况说明：
专业负责人签署：
归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见：
审查人签署：
质量管理部对资料归档质量的检查意见：
检查人签署：
说明：
本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。
表B5项目技术资料归档验收表（采购管理类）
项目技术资料归档验收表
（采购管理类）
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项目名称：
档案号：
主项名称：
设计阶段：
归档人：
归档资料册数总计：
册（页）归档日期：
年日
资料类别
归档资料汇总名称
册（页）数
验收保管部门
验收人签署
备注
采购管理
采购项目表、采购进度表、催交进度表（资料、制造、在厂中间检验）、合同台帐、采购月报、采购合格分承包方名单及审核表、对采购设备材料分承包方的评价、调查记录
采购部
采购规定
项目采购规定，采购说明书、规格书、规格表、数据表，采购基本条件，采购标准文件包
档案室
顾客要求
关于顾客指定分承包方的公函
档案室
采购询价
设备表/材料汇总表、备品备件要求、请购单、询价书
采购部
国外采购
国外采购设备材料清单（包括备品备件）、机电产品进口申请报告及审批文件、进口设备材料报关及商检文件
档案室
采购报价和定标
报价书（商务和技术）、报价评审文件（商务和技术评价、定标会议记要）、分承包方协调会议记要
采购部
制造厂资料确认
最终确认资料CF（先期确认资料ACF不归档）
档案室
设备运输
运输合同、到货通知书、提货单
采购部
设备检验
产品合格证书、材质证明、检验报告、开箱不合格品评定报告
档案室
开箱单、开箱检验报告、产品资料、资料分发清单
采购部
仓库管理
入库单、出库单、库存报表（周、月）、货品堆放标识表、最终库存报表
采购部
对归档资料的补充说明：
归档人签署：
归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见：
审查人签署：
质量管理部对资料归档质量的检查意见：
检查人签署：
说明：
本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。
表B6项目技术资料归档验收表（施工管理类）
项目技术资料归档验收表
（施工管理类）
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项目名称：
档案号：
主项名称：
设计阶段：
归档人：
归档资料册数总计：
册（页）归档日期：
年月日
资料类别
归档资料汇总名称
册（页）数
验收保管部门
验收人签署
备注
施工管理
施工进度表、三查四定记录
建设部
施工组织设计及审批意见、各工种施工方案及审批意见、各工种施工技术措施和施工工艺、中间交接报告、交工验收报告
档案室
施工记事
施工大事记、施工经理日志
档案室
设计代表
详细设计会审（交底）会议纪要、设计变更要求单（顾客、分承包方变更）、设
升级会员 