项目技术资料归档细则.docx

1、项目技术资料归档细则目次1 总则 21.1 目的 21.2 范围 21.3 规范性引用文件 22 分类和要求 23 归档程序 24 验收与管理 3附录A项目技术资料归档范围 4附录B项目技术资料分类归档用表 101 总则1.1 目的 为做好项目技术资料的归档管理工作，特编制本细则。1.2 范围1.2.1 本细则规定了项目技术资料的分类、归档程序及验收与管理的工作方法。1.2.2 本细则适用于公司承担的所有工程项目的项目技术资料的归档管理工作。1.3 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规定的引用而成为本规定的条款。a) 知识产权保护规定 C-TS040201Cb) 技术档案管理办法 C-DR0

2、10201C2 分类和要求2.1 项目技术资料分七类a） 合同类b） 项目管理类c） 设计管理类d） 采购管理类e） 施工管理类f） 开车服务类g） 来往文件类 每类资料的归档范围及要求见附录A项目技术资料归档范围。2.2 项目技术资料的归档工作应纳入项目执行计划，明确归档人与归档日期。对逾期未按归档要求归档技术资料的项目，项目执行中心应按未完成项目处理。3 归档程序归档资料按第2.1条分类整理，每类资料分别填写项目技术资料分类归档目录表，并与该类技术资料一起装订成册（无法装订时装口袋）填写项目技术资料归档验收表，送有关主管人审查完整性并签署质量部检查并签署资料保管部门验收并签署3.2.1 对

3、原方案的重要变动、对今后工作有意义的问题、需要保留作为依据和备查的记录等，应整理归档。3.2.2 项目所用的国内标准（包括国家、行业和公司标准）不归档。3.2.3 业务建设项目（标准图设计、复用设计、工艺包开发等），可以根据实际情况归档技术资料。4 验收与管理4.1 归档的技术资料必须是原件，使用人和归档人不得随意修改。归档后的技术资料资料确实需要修正时，由该资料编制者提出修改申请，经项目经理和质量部批准后实施，且经原校审人确认，并在修改处签字。4.2 归档资料可以是手写稿、打印稿或复印件（当接受原件为复印件时）。其中手写稿要求字迹清楚，不得铅笔书写。4.3 归档资料的完整性由归档人负责，有关

4、主管人审查。4.4 需要保密的资料，由归档人按技术档案管理办法提出划密申请，经技术部审核批准后，在该资料的封面上和归档目录表的备注栏内注明批准的密级，验收保管部门据此按密级资料进行管理和提供利用。对归档技术资料有其他特殊保管要求的，应在技术资料归档时作出书面说明。4.5 凡不符合本细则“2.1” “4.1” “4.2” “4.3”条要求的归档资料，检查和验收部门可以拒绝签收，退还改正后再行归档。4.6 归档后的技术资料，由验收保管部门立卷建档，按档案资料管理办法进行管理和提供利用。归档资料的保存期按资料保管期限规定办理。4.7 归档后的技术资料，由保管部门立卷建档，按有关的管理办法进行管理和提

5、供利用。技术资料的保存期按技术档案管理办法中资料保管期限的相关规定办理。4.8 计算书归档后应单独立卷，并按秘密级资料进行管理。4.9 校核版图（白图）归档后只有出现下述两种情况并经质量部主任签字才可查阅:a) 质量认证机构监督审核时须要提供质量记录证据；b) 工程出现质量问题时作为追溯依据。4.10 对没有特别保存期限要求的校核版图（白图）保存一年后，档案室可以按作废资料进行处理。附录A项目技术资料归档范围表A1 项目技术资料归档范围表（合同类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门项目承包合同合同及其附件合同生效后1个月内市场开发部总经理办公室(正本)项目引进部分合同合同及技术附件，包

6、括其修改和补充部分项目交工后1个月内项目经理档案室订货合同/订单包括技术附件、技术商谈纪要等项目交工后2个月内采购经理档案室各类施工分承包方合同合同及附件项目交工后2个月内施工经理档案室顾客的要求设计变更采购变更施工变更项目交工后2个月内设计经理采购经理施工经理档案室与合同变更有关的议定书、会议纪要、来往的备忘录、传真、信函重要部分（见注2）项目交工后2个月内设计经理采购经理施工经理档案室其它部分项目交工后2个月内设计经理采购经理施工经理项目执行中心采购部建设部表A2 项目技术资料归档范围表（项目管理类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门项目管理文件开工报告、质量计划、完工报告、备忘录

7、 总的部分 设计部分 采购部分施工部分开车部分项目交工后2个月内项目经理设计经理采购经理施工经理开车经理档案室项目组织机构、人员任命表、工作会议纪要和内部通知 总的部分 设计部分 采购部分施工部分开车部分项目交工后2个月内项目经理设计经理采购经理施工经理开车经理项目执行中心项目执行中心采购部建设部建设部项目任务书、总进度表项目交工后2个月内进度控制工程师项目执行中心项目完工报告（包括项目各阶段完工报告）项目完工或开车后一个月项目经理档案室项目回访回访后1月内项目经理档案室表A3 项目技术资料归档范围表（设计管理类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门设计前期工作资料国内设计或引进项目的询

8、、报价书、会谈纪要、技术合同及附件、基础资料及国外提供的技术资料、标准规范等设计成品入库的同时项目负责人档案室咨询项目资料项目建议书、可行性研究报告编制过程中由用户提供的各种原始资料、上级批文和评估结论等（经理办公室的收文除外）设计成品入库的同时项目负责人档案室设计过程资料顾客提供的基础资料（原件）顾客指定的设计规范标准目录、引进项目工艺包文件或基础设计及其变更记录设计完工后1个月内设计经理档案室设计准备各主项设计进度表、专业设计工作估工及进度表设计完工后1个月内进度控制工程师项目执行中心设计规定专业设计统一规定、设计采用的规范标准目录设计成品入库的同时专业负责人档案室设计评审设计方案评审文件

9、及记录（包括专业设计方案评审）设计成品入库的同时设计经理/专业负责人档案室设计条件专业提出的设计条件通知书和设计条件（包括设计条件变更）设计成品入库的同时专业负责人设计人（提出专业）档案室设计计算书详见附录A 表A8各专业计算书归档范围设计成品入库的同时专业负责人档案室电子文件与设计成品相对应的电子文件设计成品入库的同时专业负责人档案室质量检查和评价资料质量检查记录、信息反馈单、质量剖析报告、设计回访报告、设计文件校审记录或色笔校核版图设计成品入库的同时设计经理/专业负责人档案室表A4 项目技术资料归档范围表（采购管理类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门采购管理采购项目表、采购进度表

10、、催交进度表（资料、制造、在厂中间检验）、合同台帐、采购月报、项目采购合格分承包方名单及审核表、对采购设备材料分承包方的评价调查记录项目交工后2个月内采购经理采购部采购规定项目采购规定，采购说明书、规格书、规格表、数据表，采购基本条件，采购标准文件包项目交工后2个月内采购经理档案室顾客要求关于顾客指定分承包方的公函项目交工后2个月内采购经理档案室采购询价设备表/材料汇总表、备品备件要求、请购单、询价书项目交工后2个月内采购经理采购部国外采购国外采购设备材料清单（包括备品备件）、机电产品进口申请报告及审批文件、进口设备材料报关及商检文件项目交工后2个月内采购经理档案室采购报价和定标供货商报价书（

11、商务和技术）、报价评审文件（商务和技术评价、定标会议纪要）、分承包方协调会议纪要、订单、请购单项目交工后2个月内采购经理采购部制造厂资料确认最终确认资料CF（先期确认资料 ACF 不归档）项目交工后2个月内专业负责人档案室设备运输运输合同、到货通知书、提货单项目交工后2个月内采购经理采购部产品合格证书、材质证明、检验报告、开箱不合格品评定报告项目交工后2个月内采购经理档案室设备检验开箱单（包括货件、资料、备品备件清单）、开箱检验报告（包括盈、缺、损登记表）、产品资料（包括随箱资料）、资料分发清单项目交工后2个月内采购经理采购部仓库管理入库单、出库单、库存报表（周、月）、货品堆放标识表、最终库存

12、报表项目交工后2个月内仓库主任采购部表A5 项目技术资料归档范围表（施工管理类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门施工管理施工进度表、三查四定记录项目交工后2个月内施工经理建设部施工组织设计及审批意见、各工种施工方案及审批意见、各工种施工技术措施和施工工艺、中间交接报告、交工验收报告项目交工后2个月内施工经理档案室施工记事施工大事记施工经理日志项目交工后2个月内施工经理档案室设计代表管理详细设计会审（交底）会议纪要、设计变更要求单（顾客、分承包方变更）、设计代表用设计变更通知单（设计原因、非设计原因，顾客、分承包方变更）、设计变更通知单统计分析及处理意见汇总表、设计代表工作日志、与设计

13、变更有关的重要文函项目交工后2个月内设计总代表专业设计代表档案室专业、工序管理重大质量事故调查及处理报告、安全事故调查及处理报告项目交工后2个月内施工经理档案室施工和检验人员名单及岗位资格证书，检验、测量和试验设备的校验证明，各工种工序交接计划、施工标识规定，检验、试验项目和进度表，质量检验、试验记录，检验、试验不合格品（项）通知书（整改通知书），工程停工令和复工令、停检点的复查记录，施工工程量统计（月报），施工进度检测表及进度分析项目交工后2个月内施工经理建设部施工会议每周例会纪要、各种会议纪要（重大的专题、技术、质量、安全、外事纪要）项目交工后2个月内施工经理建设部/档案室表A6 项目技术

14、资料归档范围表（开车服务类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门开车依据开车分承包合同及附件与顾客来往的、涉及合同的信函、电传、传真项目交工后2个月内开车经理档案室内部工作会议纪要项目交工后2个月内开车经理档案室开车管理开车分承包方的项目组织机构及负责人开车网络计划及批准文件开车方案及批准文件开车条件检查报告项目交工后2个月内开车经理档案室开车会议开车专题会议纪要外事会议纪要开车过程操作数据记录（24小时连续）项目交工后2个月内开车经理档案室表A7 项目技术资料归档范围表（来往文件类）文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门与项目有关的来往文函（文件、议定书、会议纪要、备忘录、信函、电

15、传、传真等）重要部分项目交工后2个月内项目经理设计经理采购经理施工经理档案室其他部分项目交工后2个月内项目经理设计经理采购经理施工经理开车经理项目执行中心项目执行中心采购部建设部文件来往单位间的约定单位代号、文件格式、文件编号、归口人员、地址、电传号等项目交工后2个月内项目经理设计经理采购经理施工经理开车经理项目执行中心项目执行中心采购部建设部建设部文件发送表发往外单位的项目交工后2个月内项目秘书（有关部门）表A8各专业计算书归档范围序号计算书名称备注一工艺专业1流程模拟计算书必须保密2专利设备计算书（包括反应器等）必须保密3塔水力学计算书4换热器计算书5容器计算书6泵类计算书7安全系统分析计

16、算书包括安全阀、爆破膜、呼吸阀等8火炬排放气及火炬系统计算书贮运、冷冻、空分、氮氧站等工艺设计按工艺系统专业要求归档二容器专业1三类压力容器计算书与图纸一起归档2中、高压反应压力容器和贮存压力容器计算书随图归档、需要时提供用户3除上述以外所有其他类别的容器计算书三配管专业1管道应力分析计算书四电气专业1系统短路计算书2高压电器元件动、热稳定计算书3大电动机起动、成批电动机自起动计算书五总图专业1防排洪工程水力计算书六土建结构专业1多层厂房砼框架结构计算书包括框架基础2多层厂房钢框架结构计算书包括框架基础3钢筋砼楼（屋）面结构计算书包括楼板、梁4钢楼面或承重钢平台计算书重点为承重梁5单层厂房砼排

17、架计算书包括排架柱基础6单层厂房钢排架计算书包括排架柱基础7多层砖混结构计算书包括抗震、基础、楼面、非标楼梯、构造柱8火炬及排气筒塔架计算书包括塔架基础9塔基础计算书（续表A8）序号计算书名称备注10动力机器基础计算书包括压缩机、离心机、发电机、大型风机、烟气轮机等11大型管架、管廊计算书12贮罐基础计算书包括球罐、大型立、卧式罐13大型水池计算书14烟囱计算书包括筒身及基础15多层及高层民用建筑结构计算书七暖通空调专业1民用建筑节能设计热工计算表2防火排烟计算书3暖通空调冷热负荷计算书4供暖系统水力计算书5通风或空调系统水力计算书八环境保护专业1污水处理装置设计计算书包括格栅、初沉池、生化处

18、理、好气消化、剩余污泥量、水力计算等2废气处理装置设计计算书包括排气筒3废渣（液）处理设施设计计算书包括废渣量、库容能力、废渣回收、废渣(液)处理计算等九给排水专业1给排水系统水量平衡计算书总体设计阶段2雨水管网计算书3冷却塔设计计算书4水喷淋消防系统计算书5泡沫喷淋消防系统计算书附录B项目技术资料分类归档用表表B1 项目技术资料分类归档目录表项目技术资料分类归档目录表第页共页项目名称： 档案号： 主项名称： 设计阶段： 专业名称： 归档人： 资料类别： 归档日期： 年 月 日序号归档资料名称页数备注注：本表按资料类别分别填写，作为该资料封面归档。表B2 项目技术资料归档验收表（合同类）项目技

19、术资料归档验收表（合同类）第页共页项目名称： 档案号： 主项名称： 设计阶段： 归档人： 归档资料册数总计： 册（页） 归档日期： 年 月 日资料类别归档资料汇总名称册(页)数验收保管部门验收人签署备注项目承包合同合同及其附件总经理办公室(正本)项目引进部分合同合同及技术附件，包括其修改和补充部分档案室订货合同/订单包括技术附件、技术商谈纪要等档案室各类施工分承包方合同合同及附件档案室顾客的要求设计变更采购变更施工变更档案室与合同变更有关的议定书、会议纪要、来往的备忘录、传真、信函重要部分档案室其他部分项目执行中心、采购部、建设部对归档资料的补充说明： 归档人签署：归档人所在部门负责人对归档资

20、料完整性的审查意见： 审查人签署：质量管理部对资料归档质量的检查意见： 检查人签署：说明：本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。表B3 项目技术资料归档验收表（项目管理类）项目技术资料归档验收表（项目管理类）第页共页项目名称： 档案号： 主项名称： 设计阶段： 归档人： 归档资料册数总计： 册（页） 归档日期： 年 月 日资料类别归档资料汇总名称册(页)数验收保管部门验收人签署备注项目管理文件开工报告、质量计划、完工报告、备忘录 总的部分 设计部分 采购部分 施工部分 开车部分档案室项目组织机构、人员任命表、工作会议纪要和内部通知 总的部分 设计部分 采购部分 施工部分

21、 开车部分项目执行中心项目执行中心采购部建设部建设部项目任务书、总进度表项目执行中心项目完工报告（包括项目各阶段完工报告）项目回访档案室对归档资料的补充说明： 归档人签署：归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见： 审查人签署：质量管理部对资料归档质量的检查意见： 检查人签署：说明：本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。表B4 项目技术资料归档验收表（设计管理类）项目技术资料归档验收表（设计管理类）第页共页项目名称： 档案号： 主项名称： 设计阶段： 专业名称： 归 档 人： 归档资料册数总计： 册（页） 归档日期： 年 月 日资料类别归档资料汇总名称册(页)数验

22、收保管部门验收人签署备注设计前期工作资料档案室咨询项目资料档案室设计过程资料档案室设计规定档案室设计评审档案室计算书档案室设计条件（提出条件专业）档案室现场工作资料档案室电子文件档案室质量检查和质量评价资料档案室项目设计文件中无“计算书”、“设计条件”类资料产生时的情况说明： 专业负责人签署：归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见： 审查人签署：质量管理部对资料归档质量的检查意见： 检查人签署：说明：本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。 表B5 项目技术资料归档验收表（采购管理类）项目技术资料归档验收表（采购管理类）第页共页项目名称： 档案号： 主项名称： 设

23、计阶段： 归 档 人： 归档资料册数总计： 册（页） 归档日期： 年 日资料类别归档资料汇总名称册(页)数验收保管部门验收人签署备注采购管理采购项目表、采购进度表、催交进度表（资料、制造、在厂中间检验）、合同台帐、采购月报、采购合格分承包方名单及审核表、对采购设备材料分承包方的评价、调查记录采购部采购规定项目采购规定，采购说明书、规格书、规格表、数据表，采购基本条件，采购标准文件包档案室顾客要求关于顾客指定分承包方的公函档案室采购询价设备表/材料汇总表、备品备件要求、请购单、询价书采购部国外采购国外采购设备材料清单（包括备品备件）、机电产品进口申请报告及审批文件、进口设备材料报关及商检文件档案

24、室采购报价和定标报价书（商务和技术）、报价评审文件（商务和技术评价、定标会议记要）、分承包方协调会议记要采购部制造厂资料确认最终确认资料CF（先期确认资料 ACF 不归档）档案室设备运输运输合同、到货通知书、提货单采购部设备检验产品合格证书、材质证明、检验报告、开箱不合格品评定报告档案室开箱单、开箱检验报告、产品资料、资料分发清单采购部仓库管理入库单、出库单、库存报表（周、月）、货品堆放标识表、最终库存报表 采购部对归档资料的补充说明： 归档人签署：归档人所在部门负责人对归档资料完整性的审查意见： 审查人签署：质量管理部对资料归档质量的检查意见： 检查人签署：说明：本表一式填写两份，验收签署后，分别由质量管理部和送归部门留存。表B6 项目技术资料归档验收表（施工管理类）项目技术资料归档验收表（施工管理类）第页共 页项目名称： 档案号： 主项名称： 设计阶段： 归 档 人： 归档资料册数总计： 册（页） 归档日期： 年 月 日资料类别归档资料汇总名称册(页)数验收保管部门验收人签署备注施工管理施工进度表、三查四定记录建设部施工组织设计及审批意见、各工种施工方案及审批意见、各工种施工技术措施和施工工艺、中间交接报告、交工验收报告档案室施工记事施工大事记、施工经理日志档案室设计代表详细设计会审（交底）会议纪要、设计变更要求单（顾客、分承包方变更）、设