合同台账的目的工作范文.docx

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合同台账的目的工作范文

合同台账的目的

　　篇一：

巧用EXCEL建立合同管理台帐并动态管理合同

　　巧用EXCEL建立合同管理台账并动态进行管理

　　（杭州市铁路投资有限公司魏强）

　　【摘要】面对数量大、类型多、金额巨、涉及广、收付数量频繁的合同管理要求，要做好合同的日常登记和合同执行进度的动态更新，建立一个方便易用的合同管理台账将会明显提高合同管理的工作效率。

笔者就单位实际情况用EXCEL编制了具备合同总账、动态明细账、印花税计提等功能与一体合同管理台账，以期与读者交流。

　　【关键词】合同管理台账印花税Excel

　　众所周知，微软OFFICE软件中的EXCEL在数据管理方面的功能十分强大，随着EXCEL应用的大规模普及，凡是小型数据管理或表格制作方面的工作，在应用了EXCEL之后,效率得到了大幅提高。

　　然而，有些用户包括笔者在内在刚开始使用EXCEL的时候，面对满是表格线的界面会显的一筹莫展，甚至觉得画表格填数据还不如WORD方便，这其实只是因为这些用户对陌生的软件界面产生的恐惧而造成的。

然而，当有些用户看到了EXCEL某些简单的计算功能，如SUM（）求和、SUMIF（）条件求和及count（）数字统计和countif数字条件统计函数等简单函数在日常数据管理工作中的方便应用，便对EXCEL产生了依赖，继而对EXCEL发生了兴趣。

　　笔者所在一家大型国有建设单位，成立于20XX年末，主要从事城东新城平方公里范围内的基础设施的开发、建设和管理，并完成区域内农民及居民的拆迁安置和各类安置房的建管工作，尤其是杭州东站东西广场项目，是笔者单位重点建设管理的项目之一。

在财务的日常管理中，合同作为一项重要的日常工作，其合同数量大、类型多、金额巨、涉及广、收付数量频繁，往往一个合同执行期长达几年，每月均涉及到合同款项的支付。

面对如此繁杂的合同日常管理和合同执行进度的动态更新要求，稍有不甚，就会出现合同管理偏差甚至超付的情形。

为此，笔者就单位实际情况用EXCEL编制了具备合同总账、执行动态明细账、印花税计提等功能与一体合同管理台账。

　　在此，笔者就编制的思路和具体台账作一介绍，以期与读者交流并相互提高。

　　一、合同管理台账的设计思路

（一）通过分别登记合同管理台账总账与明细账，并使之通过“合同号”这一关键字相互关联，再通过EXCEL的相关数据操作技巧，达到合同管理可合可分的灵活管理目的，并衍生出计提合同印花税的功能。

（二）合同管理台账应具备的几项功能：

　　1、合同总账管理，根据合同流水号记录合同签订的日期、标的或合同内容、相对方、经办人、合同记载的大致完成日期、合同总金额、已付款金额和占比、合同记载的付款方式、合同类型、印花税率等；

　　2、合同明细账管理，根据日常合同执行进度，流水记录每期支付的合同进度款，为简化录入并提高录入准确性，该台账的合同信息如合同名称、相对方、总金额等均可通过vlookup函数自动填充。

　　3、印花税计提，印花税是以经济活动中签立的各种合同、产权转移书据、营业账簿、权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税。

其中合同作为印花税计提的重点，可通过合同管理台账准确计提，以减少财务人员计提印花税的失误可能。

（二）建立相关表格

　　实现以上功能需建立四张表格：

总账、明细账、印花税计提、印花税率，具体可参见后附案例。

　　二、合同管理台账案例介绍

　　1、建立“总账”表格，字段为“序号、合同号、合同签订日期、合同名称及标的、合同相对方、部门、经办人、合同记载完成日期、合同总价款、合同已支付金额、合同余款、完成情况、付款方式、备注、合同类型、印花税率、印花税额、印花税所属时期”，具体内容及公式见表1-1、1-2、1-3及表后说明。

　　总账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说明）

　　除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

　　2、建立“明细账”表格，字段为“序号、日期、合同号、合同名称及标的、合同相对方、合同总金额、本期付款金额、累计已付款占总金额比例、第几次付款”，通过这张明细账，可与总账以“合同号”为关键字进行关联，将总账中的合同基本信息引入到明细账中，又可将本明细账中每个合同的每笔支付金额自动统计到总账中，实现了合同进度的实时把握，同时，又可通过“筛选”功能筛选出明细账每个合同共有几笔支付记录，实现总分结合，灵活查询的目的。

具体见表2及表后说明。

　　明细账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说明）

　　除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

　　3、建立“印花税率”表，定义印花税种和税率，为计提印花税准备。

见表3

　　4、建立“印花税计提”表，字段为“申报所属时期、申报日期、申报基数、类型、税率、税额”，通过该表与总账的两个关键字即“申报所属时期”和“类型”进行关联，用多条件求和函数自动将总账中合同金额汇总到本表的“申报基数”中，根据相应税率自动算出本月需计提缴纳的各类合同印花税。

详见表4。

　　篇二：

合同审批表

　　合同审批表

　　（本公司适用）

　　合同审批表

　　（投资企业参照适用）

　　合同报批表

　　（投资企业适用）

　　合同台帐

　　企业名称：

　　注：

1、本合同台帐由公司印章及职能部门分别建立；

　　2、各投资企业应于每月2号前（遇节假日顺延）将上月的《合同台帐》报送公司法律事务管理部门备案。

　　逾期合同报告表

　　报送时间：

年月日

　　注：

1、凡出现合同逾期的，合同承办人应报告部门负责人，且应于合同逾期后

　　十个工作日内填写本表并报送公司法律事务管理部门，各投资企业由法务人员报送公司法律事务管理部门；

　　2、报送本表时，应附逾期合同及与该合同有关的材料复印件一套。

　　篇三：

合同管理制度

　　1.目的

　　为加强合同的管理，规范和约束公司的经营行为，维护公司的合法权益，杜绝风险存在，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。

2.范围

　　公司对外发生以下业务，单件金额大于？

？

？

元，单笔金额大于？

？

？

元以上的，年度累计大于？

？

？

万以上的多次重复采购均须以书面形式签订合同。

主要分以下几类：

　　产品交付时第三方服务公司的相关业务（如清洗费、检测费，挑选费）外协加工

　　产品的外协加工

　　模具，夹具，量检具的外协加工

　　设备类，设备单价金额大于？

？

？

元（设备维修采购？

）

　　辅料类，非生产原材料的物料采购，单次采购金额超过？

？

？

元，对于常用五金杂品，应签署采购

　　年度（季度、月度）协议合同。

　　杂品采购，非以上第、类之外的物料采购项目。

　　后勤服务类，包含废品、废料处理，垃圾处理，报废的设备，设施，杂品处理。

基建工程第三方技术服务：

　　各种体系咨询，体系认证审核，产品认证。

　　涉及体系，原材料的第三方检测服务培训类（外部培训）3.职责

　　合同的主管部门和职责

　　公司的合同主管部门为集团财务部，负责合同管理的日常工作。

　　参与公司重大工程、采购及投资项目的谈判；负责从财务角度对合同进行审核把关；

　　其它类

　　负责管理公司合同专用章，建立合同台账，填写合同报表，保管合同文本、变更函件与合同有关的资料，办理合同资料年终归档，建立合同档案（合同档案原件由集团财务部、合同承

　　办部门各执一份）。

（合同专用章管理部门？

现由销售保管）

　　合同承办部门主要职责

　　合同承办部门指公司内部需签订合同的部门；合同承办部门由业务对口的分管领导负责；在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；

　　依照“谁签订合同谁负责”的原则，对本部门所承办签订合同的主体资格，履约能力的可靠

　　性，合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果负直接、主要责任；

　　负责按质、按量、按时全面履行合同，避免出现违约给公司造成损失；协调对方及与合同相关部门的关系。

合同承办人主要职责：

　　合同承办人指具体负责合同签订的公司员工。

　　承办人对客户资信调查的真实性负直接责任；

　　负责本部门合同文本及相关文书的起草，报送部门负责人审核；报送相关部门会签；呈送分管领导复核审批；

　　及时掌握合同履行的进展情况，发现问题及时向部门经理汇报，并提出解决问题的意见和建

　　议；

　　负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同的有关文件，及时送交合同主管部门财

　　务部归档。

　　各类合同订立时部门职责

　　产品交付时第三方服务公司的相关业务（如清洗费、检测费，挑选费）,第三方质量服务合

　　同，质量部、商务部门负责，财务部审核

　　外协加工

　　产品的外协加工合同，由商务部门负责，财务部审核。

　　模具，夹具，量检具的外协加工合同，由技术部或质量部负责，财务部审核

　　设备类，设备管理部门为负责部门，一般商务条款由设备（部门）负责，具体的设备技术协

　　议：

生产设备由技术部、设备管理部门负责；检测类设备由质量部负责；IT设备由人力资源/行政部负责；其它设备由设备使用部门负责，财务部审核。

（工程项目如与上述重复的，由主负责部门负责）

　　辅料类，杂品类，负责采购部门负责，财务部审核。

后勤服务类，由责任部门负责，财务部审核。

基建工程，由具体责任部门负责，财务部审核。

　　第三方技术服务（各种体系咨询，体系认证审核，产品认证，涉及体系类，原材料的第三方

　　检测服务）由质量部负责，商务部门、财务部审核。

　　培训类，由人力资源/行政部负责，财务部审核。

　　其它类别，由公司领导指定的责任部门负责，财务部审核。

　　4.合同订立

　　合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。

　　“合同评审单”中的评审流程已完成；

　　依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范文本；对方符合应具有的条件：

　　i

　　对新客户（供应商）的营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠；对已有业务关系的客户（供应商）应审查其以往合同执行情况，以及近期经营状况有无负面的重大变动；

　　ii所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计量合格证等相关法定证件齐备。

iii正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续；iv合同签订人的身份、资格，合法有效。

v

　　合同内容具有合法性、严密性、可靠性。

合同条款齐备、文字准确，风险控制到位。

　　合同主要内容

　　当事人的基本情况：

　　①当事人的姓名（自然人）或名称（经济组织）；②法定代表人（负责人）；③住所（自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地）；④电话、传真；⑤营业执照号；⑥银行账号；

　　合同标的：

　　标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。

如买卖合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等；

　　数量；质量；

　　价款、结算方式和付款方式；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的办法。

　　5.合同订立流程

　　合同寻价：

　　一般合同报价至少两家。

如仅有一家报价，需特殊说明。

合同谈判：

　　合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大或法律关系复杂的合同应由合同主管领导、承办部门及相关部门联合组成谈判小组。

合同承办部门为合同谈判小组牵头部门，负责对谈判要点进行纪录，形成“谈判会议纪录”并由谈判小组成员签字确认。

合同起草：

　　合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负责，必要时可由律师根据谈判要点起草和修正。

合同起草应做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、风险控制到位。

合同评审：

　　合同承办部门的承办人员应进行合同评审，评审前应将合同文本、合同对方资料、招标