会务手册新版.doc

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会务执行手册

目录

一、手册说明 4

二、会议制度及规范 4

三、流程图 7

四、程序 10

*会前工作（按顺序） 10

l议题及参会人员范围的确定 11

l会议场所的选定：

10

l会议通知的起草 11

l申报会议预算 12

l人员确认 12

l设备准备 12

l预定 12

l车辆安排 12

l会务通知起草 12

l议程PPT制作 错误！

未定义书签。

l食品的采买 13

l指导服务员工作 13

l会议场地布置与熟悉 13

*会中工作（按顺序） 14

l会议室保障 14

l汇报人员的保障 14

l用餐的保障 14

l娱乐的保障 错误！

未定义书签。

l住宿的保障 14

*会后工作（按顺序） 15

l离会车辆安排 15

l退房 15

l设备整理 15

l结帐 15

l设备归还 15

l费用报销 15

l会务总结 16

五、注意事项 16

附件：

18

l会议通知草稿 19

l会务通知草稿 22

l会议预算草稿 27

l会务分工明细表 28

l主要会议场所明细表 29

一、手册说明

为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统做好服务保障工作，特编写了《中研国际时尚管理咨询公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

望随时提出修改意见，谢谢！

二、会议制度及规范

为保障总代项目课程顺利召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：

会议制度（试行）

1.目的：

会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明确服务的过程是一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。

为完善客服部会务管理流程，细化工作分工，制作本会务管理手册。

2.适用范围：

本制度主要适用于总代会务，商学院会务工作可做参考。

3.会议通知起草与发送

3.1会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；

3.2会议通知应该包括以下几项内容

3.2.1会议目的：

明确说明举行此次会议要达到的效果，

3.2.2会议时间：

应包括会议的开始时间和结束时间

3.2.2.1由多个部门参加的会议：

上午的会议定为9:

10开始，下午的会议定为14:

10开始。

由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。

3.2.2.2为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在2小时以内。

3.2.3会议地点：

会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;

3.2.4会议议程：

3.2.4.1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求

3.2.4.2根据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容（参见名词解释）

3.2.4.3会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容，如果某项内容多于30分钟，也应该分为多个单元，其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。

3.2.4.4每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，哪些人可参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；

3.2.5会议注意事项

3.2.5.1着装要求:

在总代会务期间需着统一教练服，由公司统一发放，每次会议前从客服部领取。

3.2.5.2会议内容保密要求：

会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。

例如：

涉及公司商业秘密的会议，参会人员如果委托他人代替参加会议，必须事先报会议主办部门批准。

除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。

会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。

等等。

3.3会议通知的发送

3.3.1跨部门的会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知；如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提前5个工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提前10个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；

3.3.2如果因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开24小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准，总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准；

会议纪律

3.4会务人员在会议期间，每日应于8：

30前到达会场，做前期的各项准备工作；

3.5会议期间在场内避免随意走动，对手机做消音处理；

会务组织：

3.6会议预算：

会议应本着高效，节约的原则进行会议预算，并报营销总监审批；

3.7交通、食宿：

如果会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。

如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；

三、流程图

l整体流程

开始

场所布置与熟悉

到达会场

物料归总

车辆安排

预定会议室，房间，用餐

Y

N

设备准备

人员确认

（住宿，交通）

会议预算

起草会务通知

选址及确定

确认开课时间，参会人数

会前

产品出库

食品采买

四、组织架构

会务总监

会务主管

会务专员

会务专员

会务专员

五、工作职责

详见附表

六工作程序

*会前工作（按顺序）

F会议场所的选定：

在会前至少30个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。

要求：

详见附件一

说明：

对符合上述条件的场所最终提请营销总监。

F参课人员数量的确定

F会议通知的起草

Ê在会前一周确定本次会议的议程，其中包括

汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员等事项。

举例如下：

议程

时间

汇报议题

主要内容及时间安排

主要汇报人员

列席人员

1

9:

00—10：

00

汇报人：

―――

―――、――――――、―

10：

00-10：

15

休息

2

10：

15—11：

45

汇报人：

――

―――、―――、――、―

Ë结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。

F申报会议预算

依据会议参课人员数量及工作人员情况的确认，做如下费用明细，

Ê包括：

会议室费用，住宿费用，餐饮费用，茶歇费，广告安装费，交通费，办公用品费等相关费用。

Ë会议预算要求在会前四天由会务总统筹完成，报营销总监和财务总监审批。

F人员确认

结合派出工作人员情况及携带物料数量，确认住宿，安排交通（往返）情况。

F设备准备（详见附件二）

F预定

依据征询结果，与酒店最后确定：

会议室，房间，餐饮的具体安排。

F车辆安排

依据会议议程确定车辆往返的安排，一般选用金杯车。

要求明确发车时间，地点，路线。

F会务通知起草

结合已确定的参会及预定情况，起草会议的会务通知，要求所有安排确定并详细。

Ê应包括时间、地点、参课流程、住宿安排、就餐安排、车辆安排、会务组联系方法、会议注意事项及会址路线图。

Ì会务通知要求在会前五天完成，发营销统筹后由其通知销售人员分别发放给参课人员。

Í会务通知要求在会前三天发给参会人员。

F食品的采买

依据会议的长短及人数，采购相应的水果、干果及小点心。

F指导服务员工作

Ê确定每次会议至少需有3名服务人员。

Ë通知服务人员全程服务茶歇。

Ì指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。

F会议场地布置与熟悉

Ê事先与酒店人员联系，保证服务人员的及时到位。

Ë所有会议所需用品需在会前一天运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）等需在会前1天摆放并调试完毕。

Í会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前一天准备并调试完毕。

Î讲师台需放置矿泉水一瓶，并注意增补。

Ï摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。

Ð通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。

F签到

确定签到台的摆放与人员

摆放《签到处》

*会中工作（按顺序）

F会议保障

会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。

Ê每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。

Ë协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。

Ì在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。

Í及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。

F汇报人员的保障

Ê落实汇报人员及时到会。

Ë了解汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。

Ì落实汇报人员用餐情况。

Í落实汇报人员返回情况。

F用餐的保障

Ê要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间。

Ë要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。

Ì如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。

F住宿的保障

Ê在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。

Ë在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。

Ì叫早并通知早饭时间。

Í在会议结束的当天13：

00之前，将所有房间的钥匙收齐。

*会后工作（按顺序）

F离会车辆安排

全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。

Ø导师离场与其他人员车辆安排

F退房

在会议最后一天通知中午13：

00之前，办理退房手续。

F设备整理

在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。

F结帐

在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。

F设备归还

返回公司后，归还所借设备。

F费用报销

在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。

F会务总结

会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。

五、注意事项

F会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以做好联系。

F全程会议要至少保证有2辆会议用车。

F会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。

F会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。

F财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。

F会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。

F会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能导致的原因并尽快解决。

附件：

l会议通知草稿

l会务通知草稿

l会议预算草稿

l会务分工明细表

l主要会议场所明细表

附件一

公司COMPANY:

TO:

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