五金备件采购管理制度.docx
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五金备件采购管理制度
海大五金备件采购管理制度
新制度编码
文件版本
V1.2
编写人
陈祖居
编写日期
2013.02.25
原制度编码
HDG-RR-MM-001
文件密级
秘密
审核人
审核日期
文件级别
集团级
正文页数
10
复核人
评审日期
制度类别
管理制度
附件数
4
批准人
生效日期
1目的
保证集团各分子公司五金采购工作有序开展，并使其过程操作更加规范有章可循，特制定本管理制度。
2适用范围
本制度适用于海大集团SAP上线分子公司五金零配件采购管理过程相关的业务处理。
3定义和缩略语
3.1主机易损件范围包括以下：
①粉碎机：
锤刀、锤片、筛片、防磨板、齿圈、主转盘及总成系统。
②制粒机：
环模、压辊、抱箍及总成零件。
③膨化机：
螺旋、衬套、平模、烘干箱干燥网及总成系统。
④其他项：
超过55KW的电机和风机、刮板链条、畚斗、提升机皮带。
4相关文件
《HDG-PD-MM-001海大生产管理政策》
《HDG-RR-FN-008固定资产管理制度》
《HDG-RR-MM-001单机设备及主机零配件采购管理程序》
《DBP_MM_INV_12_五金备件采购入库流程》
5职责
5.1工厂运营中心总监
5.1.1负责组织集团主机主要配件供应商的年度竞标工作会议开展。
5.1.2负责主要设备零配件采购管理工作。
5.1.3负责10万以上配件合同的审批工作。
5.2大区/事业部生产总监
5.2.1负责2万以上10万以下配件合同的审批工作。
5.2.2负责协助集团工厂运营中心主机主要配件供应商的年度竞标会议工作开展。
5.3工厂厂长
5.3.1.负责主导除主机易损件外其他五金备件定点供应商选择和竞标工作会议开展。
5.3.1.负责2万以下配件合同的审批工作。
5.3.13负责审批工厂五金采购申请。
5.3.2生产部经理
5.3.2.1负责参与厂长组织开展五金备件定点供应商招议标工作会议和监督实施过程。
5.3.2.2负责编制五金备件采购计划。
5.3.2.4负责追踪五金零配件采购申请单审核、采购合同拟定、采购订单创建。
5.3.2.6生产部各岗位具体执行细节详见各流程节点说明。
5.3.3财务部经理
5.3.3.1负责五金备件发票核对、付款事宜。
5.3.3.2负责参与厂长组织开展五金备件定点供应商招议标工作会议。
5.3.3.3负责监督五金备件定点采购实施过程。
6流程
6.1五金备件主机易损件采购流程：
6.2五金备件工厂定点采购流程：
6.3五金零配件自主采购流程：
7规定
7.1五金备件采购的审批权限：
采购分类
合同总价金额低于2万（含2万）
合同总价金额高于2万低于10万（含10万）
合同总价金额高于10万
申请人
生产经理
生产经理
工厂厂长
审批程序
工厂生产经理申请，工厂厂长审批执行，大区/事业部合同备案。
工厂生产经理申请，工厂厂长审核，大区/事业部生产总监审批下发工厂执行，运营中心合同备案。
工厂厂长提出申请，大区/事业部生产总监审核，运营中心设备管理部、集团主管副总裁审批。
合同签订人
工厂厂长
大区/事业部生产总监
集团主管副总裁、运营中心总监
上述物料如果是属于固定资产范围的按《海大固定资产采购管理制度》执行。
7.2五金备件采购规定：
7.2.1主机易损件采购，工厂运营中心每年统一招标一次，每种单一品种配件至少三家供应商，作为本年度主要配件协议供应商，并确定各家供应商的采购比例。
7.2.2经招标确定的集团协议供应商，均需列出协议价格明细表及质量保证值。
经集团审核后，将协议供应商名录、供应范围、协议价格、质量保证、售后服务等以文件形式发放到各工厂执行。
7.2.3各工厂可寻找新供应商信息的收集和同时做分析；对性价比高的新供应商，向工厂运营中心设备部提交试用申请报告。
经中心批准后进行试用，并作好测试记录等追踪工作，为下一年度集团选择优质供应商提供基础数据依据。
7.2.4设备、零配件采购合同拟定时必须明确填写材料名称、品种规格、制作材质、单价、合计总价（含人民币大小写）、数量、交货日期、质量保证值、运输要求、及重要说明项（必要时需附图纸示意说明），确保采购物品准确无误。
7.2.5设备及零配件采购过程严格实行“谁经办、谁负责”联络处理原则；严格采用询价、比价、议价和货比三家原则。
7.2.6各工厂按计划、有步骤进行主机易损件采购工作，主机易损件需按月度有计划进行采购，其他五金零配件要有计划进行采购，确保生产设备正常运行。
7.2.7各工厂五金零配件尽可能选择性价比高、信誉较好的供应商做定点采购，同时组织做招标工作。
无法做到定点采购的，严格做到货比三家原则进行采购。
7.3采购订单SAP系统维护、操作规定：
7.3.1各工厂定点供应商、五金备件名称需录入系统做统一做维护，采购订单创建时便于做对应的选择录入。
7.3.2各工厂当定点供应商和五金备件出现新增时，生产文员需先提出新增供应商主数据与五金备件主数据增加申请，审批后流程与信息中心在系统新增维护。
7.3.3采购申请按流程进行申请、审核、审批后，需签合同在合同审批后；生产文员在系统中创建采购订单，录入内容：
供应商、采购配件名称、采购量、金额等
7.3.4自主采购（系统没有维护供应商、五金备件主数据）时在系统中使用指定编码进行采购订单的创建。
7.4主机易损件供应商选择管理程序：
NO.
活动名称
详细内容
责任人
1
供应商信息收集
根据集团的规划，工厂运营中心设备管理部和工厂生产部根据设备类型主机相关设备供应商信息。
输出：
主机易损件信息采编表
设备部经理
2
初步筛选
设备管理部将收集到的供应商进行初步审查，确定预合格供应商名单
输出：
预合格供应商名单、设备供应商标准
设备部经理
4
成立采购评审小组
工厂运营中心组织成立采购评审小组，评审小组人员包括工厂生产经理或者代表、厂长、大区/事业部生产总监、运营中心设备管理部人员、运营中心总监、分管副总裁
输出：
采购评审小组名单
运营中心总监
5
提交评审
设备部经理将预合格的供应商名单及相关资料提交评审小组待讨论。
输出：
意见稿
设备部经理
6
供应商评审
工厂运营中心总监召集采购评审小组开采购评审会。
评审小组按照《设备供应商评审标准》对提交的待讨论供应商进行评分。
每家供应商的最后得分为各评审员总分的平均得分。
输出：
会议纪要、易损件合格供商名录
运营中心总监
评审小组
7.5主机易损件采购执行：
NO.
活动名称
详细内容
责任人
1
确定合格供应商框架协议
工厂运营中心设备管理部按照供应商管理程序，确定常用易损件的合格供方名单及其集团采购协议价，并规定相应供应商的采购比例并书面下传到各工厂生产部执行。
输出：
主要零配件框架协议
设备管理部
2
提出采购需求
各工厂生产部根据年度及月度生产需要做出采购计划，生产经理向合格供应商提出易损件采购需求。
输出：
采购申请
生产经理
3
合同确认
供应商拟定采购合同，生产部经理确认采购合同中配件的规格及数量明细。
确认后之合同按7.1审批权限传各大区/事业部生产管理中心审批（若无大区/事业部所属，由工厂运营中心设备管理部审批），盖大区/事业部生产管理中心印章，回传各工厂。
输出：
采购合同
大区/事业部生产管理中心、设备管理部
5
合同执行
生产经理将合同工厂厂长签字并加盖工厂印章，创建采购订单，将采购订单号填写在合同上回传给供应商执行
输出：
采购订单
生产经理
6
质量缺陷处理
协议供应商配件的实际产量未能达到合同中承诺保证产量时，依实际产量/保证产量的相同比例折算该批配件的实际价格。
双方依此原则签订补充协议，经大区/事业部生产管理中心或设备管理部审核后作为原合同的结算依据。
生产经理
7
付款
按合同和财务要求进行付款，每季度供应商会同各工厂进行对帐，
生产经理/财务经理
8
汇总统计
各工厂生产部门每月汇总统计一份实际购买、使用量、库存汇总表传集团工厂运营中心或者大区/事业部生产管理中心作为分析使用情况的依据。
生产经理
7.6工厂定点配件采购执行：
NO.
活动名称
详细内容
责任人
1
确定工厂定点供应商
工厂厂长、财务经理、生产经理每年对现有的供应商和潜在的供应商进行评估，确定常用零配件的合格供应商名单，生产部按确定后的供应商名单执行。
输出：
零配件供应商名单
工厂厂长
2
采购需求确认
五金仓管拟定采购申请，生产经理审批。
若不需要签定合同生产文员在系统创建采购订单、执行采购；若有合同的继续完成3、4步骤后创建采购订单、回传合同、执行采购。
输出：
采购申请单、采购订单
生产经理
3
合同确认
生产经理拟定采购合同。
拟定合同后按7.1审批权限传各大区/事业部生产管理中心审批（若无大区/事业部所属，由工厂运营中心设备管理部审批），盖大区/事业部生产管理中心印章，回传各工厂。
输出：
采购合同
工厂厂长/大区/事业部生产管理中心/运营中心设备管理部
4
合同执行
生产经理将合同工厂厂长签字并加盖工厂印章，创建采购订单，将采购订单号填写在合同上回传给供应商执行
生产经理
5
付款
每月供应商会同工厂进行对帐、结算应付货款，按财务要求进行付款。
生产经理/财务经理
8记录
序号
单据名称
存放部门
存放期限
010
主要零配件框架协议
工厂运营中心/分子公司生产部
永久
020
合格供应商名录
工厂运营中心/分子公司生产部
永久
030
配件购销合同
生产部/财务部
永久
040
采购申请单
生产部
一年
9附件
附件一：
《合格供应商名录》
附件二：
《主要零配件框架协议》
附件三：
《配件购销合同》
附件四：
《采购申请单》
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