技术文件资料管理制度.docx

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技术文件资料管理制度

技术资料管理制度

1、目的

为了对基础技术文件、记录和资料进行控制，使所有部门及工班都能及时得到有效版本，防止使用作废文件，确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据，特制定本制度。

2、适用范围

本程序适用于万宁制梁场有关基础技术文件、记录和资料的管理。

3、职责

3.1技术部是本制度的主管部门，负责有关基础技术文件、记录和资料的管理，并对本制度的实施进行指导、监督、检查。

3.2技术部文件管理人员，负责分公司有关基础技术文件、记录和资料的收发、登记、标识、传递、保管，负责分公司运行文件、记录和资料管理，保证所有有关场所使用有效文件。

3.3安质部负责工程质量、记录和资料的管理。

4、工作程序

4.1文件资料分类

本制度所覆盖的文件资料是指技术文件、记录和资料。

一般分为以下三种：

4.1.1梁场内部文件和资料：

由梁场制定的在内部使用的文件资料，如企业的内控标准、工艺文件、档案及各种记录等。

4.1.2外来文件和资料：

国家、行业发布的与产品质量有关的各种质量检测标准，技术标准、规范、标准图、通用图，施工图、变更设计文件等。

4.2文件的登记、发放、回收、处理

4.2.1文件登记：

各部门按《收/发文件登记簿》的内容逐项登记，并建立部门的《有效文件清单》。

4.2.2文件发放：

图纸、工艺文件、试验方法技术部负责发放。

并严格按批准的文件发放范围进行，确保各种场所都能得到文件的有效版本。

4.2.3文件回收：

需要收回的文件，由文件管理员根据发放清单自下而上逐级回收，并留下回收记录。

4.2.4文件处理：

所有被替代或作废的文件由文件管理员按《文件收／发文登记薄》的记载收回并记录。

作废文件单独存放。

由文件管理人员填写《文件销毁清单》，由总工程师批准后统一销毁。

需作保留的作废文件，由留用部门负责填写《文件留用申请单》，经部门领导批准后，由管理人员加盖“保留资料”和“作废留用”印章后方可留用。

4.3文件拟制、审核及批准发布

4.3.1《工艺细则》由技术部组织起草制定，由梁场总工程师审核，经理批准发布。

4.3.2施工图纸、《内控标准》、《作业指导书》、技术要求等由技术部组织起草制定，由梁场总工程师审核，并组织实施。

4.3.3设备、工装、计量档案由物资设备部负责整理；箱梁产品档案由安质部负责整理，交技术部资料管理员统一保管。

4.3.4试验方法等由试验室负责管理。

4.3.4外来文件的评审、发放：

所有与技术有关的外来文件，由资料管理员负责签收、登记，报总工程师批阅后，根据文件的类别、性质等转发给有关部门执行，由技术部及总工进行识别和评审其适用性。

4.4文件和资料的更改

4.4.1技术文件和资料的更改只需换发新文件，同时原作废文件在相关部门接到新文件后要各自销毁，并保存销毁记录。

技术文件需局部更改，可直接在原文件上更改，并将更改内容及时传递相关部门。

4.4.2国家和行业发布的规范、标准、办法，按原主管部门发布的通知，由各部门确认后形成外来文件清单下发各部门，并以清单作为依据，由转发部门发出更改通知。

4.4.3在原文件作局部文字或数据修改时，应将被修改文字或数据划去，并在适当位置标明修改内容，修改人及时间，不允许用修改液对正式文件进行修改。

4.5文件的复制与管理

4.5.1因工作需要复制文件时，应征得原拟制发文单位同意后方可复制，文件资料管理人员进行核实，登记发放。

标准图纸、技术文件资料复制，由总工程师批准后，复制并办理登记手续。

4.5.2持有标识文件者因工作岗位变动时，按如下方式管理：

a.在梁场内部调动，其性质相同的岗位，保留原使用文件；资料员做好转移记录；

b.调出梁场或与现岗位无关的岗位，文件资料员负责收回，并上交梁场原发放部门。

4.5.3文件资料管理人员因工作调动，应办理文件交接手续，部门负责人应监督此项工作的实施。

4.6记录填写要求

4.6.1记录形式可采用文件、表格、录像、报告、电子媒体、磁带、磁盘、胶片、照片、会议记录、协议等。

（电子记录只针对形成书面的记录或软盘）

4.6.2所有记录应当及时、真实、完整地填写，字迹清晰，文字简洁明了，签字盖章齐备，日期准确，内容符合实际。

4.6.3记录一般用碳素笔或钢笔填写，除有特殊规定外，记录不得使用铅笔填写，不得涂改，有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。

4.6.4施工过程中文件、记录和资料的收集、整理与施工进展同步进行积累，竣工文件的整理与工程竣工阶段同步进行，竣工文件交接与竣工验收同步，整理的份数按施工合同或顾客及相关方要求确定。

4.7文件、记录和资料的保管

4.7.1文件、记录和资料应指派专人负责保管，并分项目、分类别收集在文件夹（盒）中，放入文件柜妥善保存，以防文件、记录和资料收集不齐全或损坏丢失。

文件、记录和资料管理人员在离开工作岗位时，应办理文件、记录和资料移交手续，以保持文件的清晰。

4.7.2一般性记录按发生、发展的时间顺序分类整理归档，自行保管。

记录的保存期一般存三年，工程记录按有关规定执行，具体记录保存期在记录清单中予以规定。

各部门应有记录清单。

4.8文件、记录资料管理及归档

4.8.1需要归档的文件，由分公司按档案管理规定和《中铁二十五局集团有限公司档案管理工作实施细则》进行分类、编目、归档。

4.8.2竣工文件管理，采取“一座桥立一档”的管理方式。

4.8.3各部门每年登记的《有效文件清单》交技术部汇总后进行发布，技术部对文件使用情况进行检查，并做好记录。

4.9文件和资料的借阅

内部人员因工作需要临时借阅归档文件时，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批；外单位人员借阅档案时必须经主管领导审批。

借阅人员要爱护文件资料，不得随意涂改、作标记和损坏丢失。

档案管理人员应在《档案借阅登记表》上作好记录。

5、基础技术资料管理流程图

上级文件

技术部

内部文件

登记

编制、评审

总工批示

总工审批