技术文件资料管理制度.docx

1、技术文件资料管理制度技术资料管理制度1、目的 为了对基础技术文件、记录和资料进行控制，使所有部门及工班都能及时得到有效版本，防止使用作废文件，确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据，特制定本制度。2、适用范围本程序适用于万宁制梁场有关基础技术文件、记录和资料的管理。 3、职责3.1技术部是本制度的主管部门，负责有关基础技术文件、记录和资料的管理，并对本制度的实施进行指导、监督、检查。3.2技术部文件管理人员，负责分公司有关基础技术文件、记录和资料的收发、登记、标识、传递、保管，负责分公司运行文件、记录和资料管理，保证所有有关场所使用有效文件。3.3安质部负责工程质量、记录和资料的管理

2、。4、工作程序4.1文件资料分类本制度所覆盖的文件资料是指技术文件、记录和资料。一般分为以下三种：4.1.1梁场内部文件和资料：由梁场制定的在内部使用的文件资料，如企业的内控标准、工艺文件、档案及各种记录等。4.1.2外来文件和资料：国家、行业发布的与产品质量有关的各种质量检测标准，技术标准、规范、标准图、通用图，施工图、变更设计文件等。4.2文件的登记、发放、回收、处理4.2.1文件登记：各部门按收/发文件登记簿的内容逐项登记，并建立部门的有效文件清单。4.2.2文件发放：图纸、工艺文件、试验方法技术部负责发放。并严格按批准的文件发放范围进行，确保各种场所都能得到文件的有效版本。4.2.3文

3、件回收：需要收回的文件，由文件管理员根据发放清单自下而上逐级回收，并留下回收记录。4.2.4文件处理：所有被替代或作废的文件由文件管理员按文件收发文登记薄的记载收回并记录。作废文件单独存放。由文件管理人员填写文件销毁清单，由总工程师批准后统一销毁。需作保留的作废文件，由留用部门负责填写文件留用申请单，经部门领导批准后，由管理人员加盖“保留资料”和“作废留用”印章后方可留用。4.3文件拟制、审核及批准发布 4.3.1工艺细则由技术部组织起草制定，由梁场总工程师审核，经理批准发布。 4.3.2施工图纸、内控标准、作业指导书、技术要求等由技术部组织起草制定，由梁场总工程师审核，并组织实施。4.3.3

4、设备、工装、计量档案由物资设备部负责整理；箱梁产品档案由安质部负责整理，交技术部资料管理员统一保管。4.3.4试验方法等由试验室负责管理。4.3.4外来文件的评审、发放：所有与技术有关的外来文件，由资料管理员负责签收、登记，报总工程师批阅后，根据文件的类别、性质等转发给有关部门执行，由技术部及总工进行识别和评审其适用性。4.4文件和资料的更改4.4.1 技术文件和资料的更改只需换发新文件，同时原作废文件在相关部门接到新文件后要各自销毁，并保存销毁记录。技术文件需局部更改，可直接在原文件上更改，并将更改内容及时传递相关部门。 4.4.2国家和行业发布的规范、标准、办法，按原主管部门发布的通知，由

5、各部门确认后形成外来文件清单下发各部门，并以清单作为依据，由转发部门发出更改通知。4.4.3在原文件作局部文字或数据修改时，应将被修改文字或数据划去，并在适当位置标明修改内容，修改人及时间，不允许用修改液对正式文件进行修改。4.5文件的复制与管理4.5.1因工作需要复制文件时，应征得原拟制发文单位同意后方可复制，文件资料管理人员进行核实，登记发放。标准图纸、技术文件资料复制，由总工程师批准后，复制并办理登记手续。4.5.2 持有标识文件者因工作岗位变动时，按如下方式管理：a.在梁场内部调动，其性质相同的岗位，保留原使用文件；资料员做好转移记录；b.调出梁场或与现岗位无关的岗位，文件资料员负责收

6、回，并上交梁场原发放部门。4.5.3文件资料管理人员因工作调动，应办理文件交接手续，部门负责人应监督此项工作的实施。4.6记录填写要求4.6.1记录形式可采用文件、表格、录像、报告、电子媒体、磁带、磁盘、胶片、照片、会议记录、协议等。(电子记录只针对形成书面的记录或软盘)4.6.2所有记录应当及时、真实、完整地填写，字迹清晰，文字简洁明了，签字盖章齐备，日期准确，内容符合实际。4.6.3记录一般用碳素笔或钢笔填写，除有特殊规定外，记录不得使用铅笔填写，不得涂改，有误需要涂改时要有执行者的签字盖章。4.6.4施工过程中文件、记录和资料的收集、整理与施工进展同步进行积累，竣工文件的整理与工程竣工阶

7、段同步进行，竣工文件交接与竣工验收同步，整理的份数按施工合同或顾客及相关方要求确定。 4.7文件、记录和资料的保管4.7.1文件、记录和资料应指派专人负责保管，并分项目、分类别收集在文件夹(盒)中，放入文件柜妥善保存，以防文件、记录和资料收集不齐全或损坏丢失。文件、记录和资料管理人员在离开工作岗位时，应办理文件、记录和资料移交手续，以保持文件的清晰。4.7.2一般性记录按发生、发展的时间顺序分类整理归档，自行保管。记录的保存期一般存三年，工程记录按有关规定执行，具体记录保存期在记录清单中予以规定。各部门应有记录清单。4.8文件、记录资料管理及归档4.8.1需要归档的文件，由分公司按档案管理规定

8、和中铁二十五局集团有限公司档案管理工作实施细则进行分类、编目、归档。4.8.2竣工文件管理，采取“一座桥立一档”的管理方式。4.8.3各部门每年登记的有效文件清单交技术部汇总后进行发布，技术部对文件使用情况进行检查，并做好记录。4.9文件和资料的借阅内部人员因工作需要临时借阅归档文件时，借阅人员应填写档案借阅登记表，经部门负责人审批；外单位人员借阅档案时必须经主管领导审批。借阅人员要爱护文件资料，不得随意涂改、作标记和损坏丢失。档案管理人员应在档案借阅登记表上作好记录。5、基础技术资料管理流程图上级文件技术部 内部文件登 记编制、评审总工批示总工审批相关部门传阅登记发放回 收归档保存6、记录下

9、列文件执行GB/T190012000、GB/T240012004、GB/T280012001标准要求所产生的“记录”，以提供符合要求和质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行的证据。6.1收文登记簿 SCB01-026.2发文登记簿 SCB01-036.3有效文件清单 SCB01-046.4文件领用申请单 SCB01-056.5文件更改申请单 SCB01-066.6文件更改通知单 SCB01-076.7档案借阅登记表 SCB01-106.8文件和资料复制审批表 SCB01-116.9文件留用申请单 SCB01-12有 效 文 件 清 单单位： SCB01-04 序号文件名称文件编号发文范围备注

10、编制人： 编制日期： 年 月 日文件领用申请单领用单位： 编号： SCB01-05文件名称文件编号原因与理由： 申请部门领导签字： 年 月 日主管领导或质量检查部门意见： 签字： 年 月 日文件管理部门意见： 签字： 年 月 日领取人签字： 年 月 日备注1、 遗失、破损文件的分发号：2、 补发文件的分发号：文 件 更 改 申 请 单 编号： SCB01-06更改文件名称文件编号申请更改部门更改理由： 申请人： 年 月 日更改前内容更改后的内容（可另附页）更改人： 年 月 日更改审查意见： 审查人： 年 月 日批准： 批准人： 年 月 日文件更改通知单 编号： SCB01-07被更改按名称及编

11、号更改章节生效日期更改内容更改部门（章）年 月 日批准人 年 月 日档 案 借 阅 登 记 表 编号： SCB01-10单位借卷人审批人借阅日期电话内容及卷号 共 卷用途借阅期限归还日期归还卷数收卷人签字文件和资料复制审批表 编号： SCB01-11文件名称文件编号复制单位复制份数受控状态是、否复制单位理由： 申请人： 年 月 日原文件制发单位领导意见： 签字： 年 月 日文件管理部门意见： 签字： 年 月 日分管领导批准： 签字： 年 月 日文件留用申请单 编号： SCB01-12文件名称文件编号和分发号申请留用部门理由：申请人： 年 月 日文件管理部门领导审核： 签字： 年 月 日主管领导批准： 签字： 年 月 日留用人签字： 签字： 年 月 日目 录1、目的 12、适用范围 13、职责 14、工作程序 14.1文件资料分类 14.2文件的登记、发放、回收、处理 24.3文件拟制、审核及批准发布 24.4文件和资料的更改 24.5文件的复制与管理 34.6记录填写要求 34.7文件、记录和资料的保管 44.8文件、记录资料管理及归档 44.9文件和资料的借阅 45、基础技术资料管理流程图 56、记录 5