发文管理制度及流程图.docx

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发文管理制度及流程图

浙江金象科技有限公司文件

编号

2012年9月11日

修改状态

第0

次修改

第1

页共xx页

发文管理制度及流程图

编写

审核

批准

第一部分发文管理制度

第一章总则

第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保

证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。

第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。

第二章行文规则

第三条公文的种类

公文类别主要有：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种

第四条公文格式

公文格式一般包括：

标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。

1.标题：

公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2.主送部门：

指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。

如需要，同时报送另一上级,可以用抄报的形式。

3.正式公文的主体：

文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

4.发文单位：

写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

5.发文日期：

公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：

属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7.文件版头：

正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技

股份有限公司”

8.公文编号：

一般包括编字、年号、顺序号。

9.机密等级：

机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机

密”，“秘密”，“普通”字样。

10.附件：

公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

11.其它：

公文排版要求详见附件。

第五条行文要求

1•行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）；

2.明确发文权限。

属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。

由综合办送呈有关领导签发。

发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交综合办。

第六条关于公司的公文编字

为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为:

第三章发文程序及要求

第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程

序。

（一）公文的草拟、打印、校对。

1.相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。

起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。

人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2.起草公文后，到综合办统一打印、输出。

综合办负责核对是否符合公文标准格式。

（二）公文审核。

文件起草后，由经办部门主管审核、签字。

如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。

把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交综合办。

（三）公文的核稿。

所有公文呈批前由综合办负责核稿。

核稿的主要内容包括：

1.文件呈批单是否填写准确，完整。

所有相关部门是否都已签字。

2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；

3.公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，综合办签署修改意见后交经办人重新办理。

（四）公文的呈批。

综合办核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。

由综合办主任根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

综合办不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅。

公司相关领导认为文稿与原意不符，由综合办退回拟稿人重写或修改。

拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

综合办负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。

（六）公文打印。

公文签发后，交综合办主任。

综合办主任审查后交综合办人员登记、打印正式文稿；

对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由综合办人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案

对于需要盖章的文件见下一步；

（七）公文盖印、登记。

需要盖章的文件，打印后由综合办人员履行盖章手续。

“文件呈批单”由综合办人员留存备查，综合办人员须在文件呈批单上签字。

文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

同时由综合办人员填写“发文登记表”后发文。

（八）发文。

对外发文要求：

1、综合办人员通知经办人到综合办办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由综合办人员办理。

对内发文要求：

纸质文件只发复印件。

并由综合办专人复印后，通知相关部门到综合办领取复印件。

第四章附则

第八条本管理制度由综合办负责解释。

第九条本管理制度的拟定或者修改由综合办负责，报总经理批准后执行。

第十条本管理制度自颁布之日起实施。

是

第二部分发文管理流程图

流程名称

公司发文管理工作流程图

编码

执行者

监控者

仃为头施环节

各部门

综合办（行政文

6员）

分管领导

总经理

流程开始

否（修改）

是

起草文件（部

门经理审核）

登记、编号

定期整理

附表一、呈批单

公文呈批单

文件标题

文件编号

浙金象〔〕号

密级

附件

拟稿人

日期

年月日

公司领导

综合办主管

经办部门主管