1文件管理1.docx

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1文件管理1

唐钢机械装备公司管理体系文件

2/0文件编号：

JZ/CX-4.2-1

文件管理程序

编制：

审核：

批准：

2014-01-01发布2014-01-01实施

唐钢机械装备公司发布

更改状态一览表

版本号

更改次数

更改理由

更改人

审核人

批准人

实施时间

2

0

文件发布

赵新文

张晓新

肖际庆

2014.01.01

1、目的

为了对质量管理体系运行中使用的文件进行有效控制，特制定本程序。

2、适用范围

适用于公司质量管理体系文件的控制。

3、相关文件和术语

3.1相关文件

3.1.1JZ/CX-4.2-2《记录管理程序》。

3.2术语

3.2.1质量手册

规定组织质量管理体系的文件。

3.2.2质量管理体系

在质量方面指挥和控制组织的管理体系。

3.2.3质量计划

对特定项目、产品、过程和合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。

4、职责

4.1技术质量科负责质量管理体系文件的综合管理。

4.2各单位负责本单位文件的管理并贯彻实施。

4.3综合办公室负责外来上级文件的管理。

5、管理内容和要求

5.1文件的分类

质量管理体系文件包括：

形成文件的质量方针和质量目标；质量手册：

标准所要求的形成文件的程序和记录;组织确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录。

形成文件的程序和文件可以采取任何形式或媒体类型。

具体分类：

5.1.1管理性文件：

质量手册、程序文件和管理性作业文件。

5.1.2技术性文件：

产品标准、技术条件、工艺规程、检验规程、设备规程和图纸、技术资料等。

5.1.3质量计划：

新产品研制开发质量计划、针对特殊合同制定的质量计划。

5.1.4外来文件：

接受上级部门及本公司质量管理体系未覆盖的其他单位的文件。

5.2质量手册的控制

5.2.1质量手册由技术质量科负责组织编写、评审和修改，公司管理者代表审核，总经理审定批准。

5.2.2技术质量科负责质量手册的发放和日常管理。

发放时标识发放号，并做好发放记录。

5.2.3当发现以下一种或数种情况时，质量手册应换版：

1）组织机构或产品范围的重大调整；

2）质量管理体系的重大变化。

5.3程序文件的控制

5.3.1程序文件由技术质量科牵头组织有关职能部门依据质量手册的要求并结合实际编写，各专业职能部门的领导审核，公司管理者代表审定批准。

5.3.2技术质量科负责程序文件的发放，发放时标识发放号，并做好发放记录。

5.3.3程序文件的结构和编写内容要求见本程序附录1《程序文件编写细则》。

5.4作业文件的控制

5.4.1作业文件由各单位依据质量管理体系程序文件的要求结合实际编写，单位领导审核批准后发布实施。

5.4.2作业文件由各单位负责发放到需要实施的岗位和部门。

作业文件发放时标识发放号，并做好发放记录。

5.4.3作业文件的结构和编写内容要求见本程序附录2《作业文件编写细则》。

5.5基本工艺规程、产品标准由技术质量科结合国家有关标准性文件进行编制，由主管师审核，科长批准后实施。

技术质量科负责发放到各相关岗位，发放时做好记录。

5.6生产过程中产品图纸由技术质量科规定图纸管理办法，各单位贯彻执行，以保证现场所使用的全部是受控图纸。

5.7质量计划由技术质量科针对需要进行编制，由科长审核，主管经理批准后执行。

5.8外来文件的控制

5.8.1对国家及上级主管部门发布的国家标准、行业标准、计量法规、检验规程及试验方法、标准等由技术质量科归口管理，确保其为有效版本。

5.8.2其他外来文件由综合办公室进行登记，报主管经理批准后，下发有关部门，并进行有效控制。

5.9电子媒体文件的控制

文件可以以计算机软件的形式产生，这些计算机软件未经文件主管单位领导批准不得复制。

使用部门要定期备份，备份的软件要进行登记编号。

软件的使用部门对软件要定期组织测试，各种软件要经过病毒检测，防止病毒传染。

5.10为了便于对文件的控制，各单位都应编制本单位质量管理体文件清单。

5.11文件的评审

必要时，技术质量科组织生产机动科、经营科和综合办公室对质量手册和程序文件进行评审、修改或换版。

规程和作业指导书、标准规范、法律法规类作业文件的评审、修改或换版由各单位组织实施。

5.12文件的修改

文件在使用中发现问题需要修改或补充时，由文件编写部门填写质量管理体系文件更改申请审批表，由主管领导审核批准后进行修改，并对修改后文件的发放进行控制。

5.13失效作废文件控制

5.13.1为保证各个场所都使用现行有效的文件版本，发放新文件（修改页）的同时，应将失效作废的文件（修改页）撤出或销毁。

5.13.2对于废止或失效的文件和资料，认为需要对其保留时，应在保留文件封面或作废页上标识“作废”字样，以避免使用失效作废文件

5.14文件的使用和保密规定

管理体系文件均属公司知识产权，不经文件主管部门领导批准，不准将管理体系文件借阅、复制给外单位或无关人员。

文件持有者应保持文件的完整，不准随意涂改，进行妥善保管。

6、形成的文件

JS/ZY-4.2-1图纸管理办法

7、产生的记录

JL/JS-4.2-1质量管理体系文件清单

JL/JS-4.2-2文件发放记录

JL/JS-4.2-3文件复制申请表

JL/JS-4.2-4文件修改申请表

JL/JS-4.2-5文件评审记录

附录1

程序文件编写细则

1、标题

由管理对象和业务特征两部分组成。

2、程序文件的封面包括：

1）编制2）审核3）批准4）发布和实施时间5）组织名称6）文件编号

3、文件更改状态一览表

应注明该文件的版本号、更改次数、更改页号、更改内容以及更改人、审核人、批准人和实施日期等。

4、编写内容

4.1目的

简要说明本程序应达到的目的，一般不超过40字。

4.2范围

简要说明本程序实施适用的领域或不适用的领域，一般不超过30字。

4.3相关文件和术语

相关文件指引用标准及本程序涉及到的其他程序。

术语指本程序涉及到的并需要说明的术语和名词。

4.4职责

确定实施程序文件中规定质量活动的责任部门或人员的职责和权限。

4.5管理内容和要求

制定工作程序，按照工作过程的先后顺序具体阐明工作内容、方法、资源、规定本过程的输入、输出的内容及管理接口。

4.6实施本程序形成的作业文件和记录

4.7附录

附录应设标题，列在正文后。

5、程序文件的编号规则

单位代码/程序缩写－标准条款顺序号－文件顺序号

JZ/CX－***-**

附录2

作业文件的编写细则

1、标题

由管理对象和业务特征两部分组成。

例如《图纸管理办法》中的“图纸”是管理对象的名称，“管理办法”是管理业务的特称。

2、作业文件的封面应包括：

1）编制2）审核3）批准4）发布和实施时间5）组织名称6）文件编号

3、文件更改状态一览表

应注明该文件的版本号、更改次数、更改页号、更改内容以及更改人、审批人、批准人和实施日期等

4、编写内容

4.1目的

简要说明该作业文件应达到的目的，一般不超过30字。

4.2适用范围

简要说明该作业文件适用领域或不适用领域，一般不超过30字。

4.3相关文件和术语

相关文件是指引用的标准、程序文件以及本作业文件涉及到的其他作业文件。

术语指本作业文件涉及到的并需要说明的术语或名词。

4.4职责

确定实施作业文件中规定质量活动的责任部门或人员的职责和权限。

4.5管理内容和要求

制定工作程序，按照工作过程的各个环节的先后顺序具体阐明工作内容，规定各个环节的输入输出内容，具体规定由谁（部门或岗位），在何时，做什么，如何做，做到什么程度，达到什么要求。

如何控制等。

4.6实施本文件的记录。

4.7附录

附录应设标题，列在正文后。

5、作业文件的编号规则

单位名称缩写/作业文件缩写－标准条款号－序号

单位

编号

单位

编号

技术质量科

JS/ZY－**－**

表面工程车间

BM/ZY－**－**

生产机动科

SC/ZY－**－**

环保设备厂

HB/ZY－**－**

经营科

JY/ZY－**－**

机加工车间

JJ/ZY－**－**

综合办公室

ZH/ZY－**－**