新供应商引入理办法.docx

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新供应商引入理办法

南方铝业（中国）有限公司

采购管理制度

新供应商引入管理办法

文件现行版号：

A

首版生效日期：

2012年08月10日

本版生效日期：

2012年08月10日

发放编号：

（盖受控章处）

文件编号：

Q/NL-CZD005-2012_总页数：

11（含本页）

编制：

_________________编制日期：

_____________

审核：

_________________审核日期：

_____________

批准：

_________________批准日期：

_____________

文件修改记录

修改状态日期修改单节修改内容修改人审核人批准人

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制度类别

南方铝业（中国）有限公司

编

号

Q/NL-CZD005-2012

采购管理制度

制度标题

新供应商引入管理办法

版号/改次

A/0

前言

本规定是Q/NL-CZD630-2006《采购管理制》C/0版补充规定。

本规定主要内容如下：

───新供应商开发需求的提出。

───搜索供应源。

───资料评审。

───样品评估。

───新供应商现场审核。

───小批量试用。

───批量采购。

本规定由体系中心提出并归口。

本规定主要起草部门：

采购部

本规定参与评审部门：

品管部、开发部、设备部、PPIC、生产部、体系中心本规定由采购部负责解释。

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制度类别

南方铝业（中国）有限公司

采购管理制度

编号Q/NL-CZD005-2012

制度标题新供应商引入管理办法

1．目的：

版号/改次A/0

为了规范公司新供应商的引入，保证采购物资质量，提供稳定货源，特制订本制度。

2．范围：

2.1本办法规定了新供应商引入的相关操作及管理。

2.2本办法适用于因新产品开发、旧供应商所供产品严重影响产品质量或不能满足公司生产要求、

替代及降低成本等情况需要开发的新供应商的管理。

2.3直接用于产品生产的原辅材料、重要备品备件、零部件和外协加工件的新供应商引入必须遵

循本办法。

3．定义：

3.1新供应商：

是指因新产品开发、供应资源开拓及降低成本等需要，新引进的全新供应商或

老供应商的新物资通称为新供应商。

3.2合格供应商：

是指通过评审和确认有能力正常供货的供应商。

3.3供应商移交：

是指新供应商转变成正常采购的供应商。

4．权责：

4.1品管部

4.1.1

负责提出新产品开发涉及的供应商开发需求；

4.1.2

负责提出供应商质量水平低或整改不力需要开发替代新供应商的需求；

4.1.3

负责提出新原辅材料的质量要求，并编制原辅材料质量规范；

4.1.4

协助采购部进行原辅材料供应商评估与定期复核，分析与审核供应商各种来料数据；

4.1.5

负责组织样品的检测及判定；

4.1.6

参与新原辅材料的试用和认定并提交试用报告；

4.1.7

负责对新原辅材料供应商技术能力评审；

4.1.8

负责编制并与原辅材料供应商签订新原辅材料技术协议

/质量协议；

4.1.9

参与原辅材料新供应商的资料评审和现场评审；

4.1.10

参与原辅材料新供应商品质保障能力的评估；

4.1.11

参与决定是否引入原辅材料新供应商。

4.2体系中心

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编号Q/NL-CZD005-2012

制度标题新供应商引入管理办法

4.2.1参与新供应商品质保障能力的评估；

4.2.2参与决定是否引入新供应商。

4.3采购部

4.3.1负责提出拓宽供应资源和降本涉及的新供应商开发需求；

4.3.2负责新供应商开发的搜源工作；

4.3.3负责供应商资料的收集、供应商选择、评估等

版号/改次A/0

4.3.4负责《供方调查表》及其它供应商需提交评审资料的收集，《采购框架协议》、《采购

合同》的签订；

4.3.5负责新供应商供应保障能力和成本控制能力的评审；

4.3.6建立及维护供应商档案和供应商名录；

4.3.7负责收集归档新供应商的评审资料，参与决定是否引入。

4.3.8负责本办法的制定、修改、废止起草工作。

4.4设备部

4.4.1协同采购部评估备品备件供应商的技术资料及技术标准；

4.4.2参与新供应备品备件的试用和认定并提交试用报告；

4.4.3负责提出新备品备件的质量要求，并编制备品备件质量规范；

4.4.4负责对备品备件新供应商技术能力评审；

4.4.5负责编制并与供应商签订新备品备件技术协议/质量协议；

4.4.6参与备品备件新供应商的资料评审和现场评审；

4.4.7参与备品备件新供应商品质保障能力的评估；

4.4.8参与决定是否引入备品备件新供应商。

4.5生产部

4.5.1协助采购部评估供应商的生产能力；

4.5.2负责新供应产品的试用和认定并提交试用报告；

4.5.3负责提出供应商质量水平低或整改不力需要开发替代新供应商的需求。

4.6财务部

4.6.1协同采购部评估供应商的业绩、财务状况、信用记录等。

4.7采购副总职责：

4.7.1负责新供应商新供应商开发之核准；

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编号Q/NL-CZD005-2012

制度标题新供应商引入管理办法

4.7.2负责新供应商试用报告综合评价。

4.8总经理

4.8.1负责本规定的制定、修改、废止之核准；

4.8.2负责新供应商新供应商开发之核准；

4.8.3负责新供应商试用报告之核准；

4.8.4负责新供应商批量采购之核准。

5．过程流程图：

版号/改次A/0

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制度标题新供应商引入管理办法

新供应商引入流程

版号/改次A/0

提出部门（品

开发部/设备

品管部/生产

管/生产部/采

体系中心

采购副总

总经理

相应表单

采购部

生产部

购/PPIC）

部

使用部门

出

提

发

开

商

应

供

审

评

料

资

商

应

供

测

检

品

样

价

询

核

审

场

现

用

试

量

批

小

购

采

量

批

新供应商

开发申请

小批量试用

计划（PPIC）

搜购可

技术参数

质量可

生产可

核准

《新供应商开发

行审核

审核

控审核

核准

申请表》

行审核

搜索供应

源《供方调查表》

《新供应商资

组织资料评审评审评审料评审报告》评鉴

《送样及委托测

技术参

可使用

试通知单》

组织送样

质量检测

《样品检测报告单》

数确定

判定

《候选供应商名

单》

《询价单》

询价

《供应商现场

现场评审

现场评审

现场审核

审核评估标准

现场评审

和计分表》

计划

会签会签会签会签

《产品试用报告》

实验

小批量试用

指导

评审评审试用报告综合评价

批量采购核准《合格供应商名

单》

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制度标题新供应商引入管理办法

6．工作内容：

版号/改次A/0

6.1新供应商开发需求的提出

6.1.1供应商整改不力或所供产品严重影响产品质量，不能满足公司生产要求需开发替代供应商的需求由生产部、品管部或PPIC提出，新产品开发涉及的新供应商开发需求由品管部门提出，涉及拓宽供应商资源和降低成本的新供应商开发需求由采购部提出。

6.1.2提出开发申请的部门填写《新供应商开发申请表》，原辅材料新供应商开发交采购部进

行搜购审核，开发部技术参数审核，品管部质量可控审核，生产部可行审核，采购副总核准，由总

经理签字后实施；备品备件新供应商的开发交采购部进行搜购审核，设备部技术参数审核，生产使

用部门质量可控、可行审核，采购副总核准，由总经理签字后实施。

6.2搜索供应源

6.2.1

供应商的搜源工作由采购部牵头组织实施，

对非标物资，使用部门与品管部门、设备部

需积极配合。

6.2.2

标准新原辅材料、备品备件或替代、降本新原辅材料、备品备件的搜源工作，

采购部可

独立实施。

6.3资料评审

6.3.1供方调查表

采购部负责向新搜索到的供应源发放和收集《供方调查表》，调查表包括以下内容：

（1）供应商经营资格及能力（包括人力资源情况、信息系统应用情况）

（2）供应商认证情况及相关资质

（3）供应商主要产品结构

（4）供应商主要生产及检测设备清单

（5）关键（特殊）工序控制情况

（6）主要供应商清单（与原材料相关的）

（7）供应商主要客户清单

（8）供应商主要联系人清单

6.3.2证实性材料

除完整填写《供方调查表》外，采购部应要求供应商提交但不限于以下证实性材料：

（1）营业执照复印件

（2）税务登记证复印件

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南方铝业（中国）有限公司

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号

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采购管理制度

制度标题

新供应商引入管理办法

版号/改次

A/0

（3）新供应商股东构成证明文件（工商局备案）、组织架构图

（4）质量体系认证证书

（5）产品认证证书

（6）相关资质认证证书

（7）ROHS指令要求6种有毒有害物质的检测报告

（8）产品型式试验报告（国家权威部门）

（9）产品规格书

（10）工厂的具体位置图

（11）工厂近期图片或光盘（厂房外景、厂家内部生产线、实验室）

（12）代理型供应商提供但不限于以下资料：

（a）代理授权书（原件审核）；（b）产品原产地证明；（c）生产商简介；（d）生产商质量体系认

证证书；（e）代理商简介；（d）代理商营业执照。

6.3.3采购部、体系中心和品管部对供应商提交的资料进行评审。

采购部负责6.3.1中第

（1）

（3）（6）（7）（8）项和6.3.2中第

（1）

（2）（3）项的评审；体系中心负责6.3.1中第

（2）项和

6.3.2中第（4）（5）（6）项的评审；原辅材料新供商由品管部负责6.3.1中第（4）（5）项和6.3.2

中第（7）（8）（9）项的评审，备品备件新供应商由设备部负责6.3.1中第（4）（5）项和6.3.2

中第（8）（9）项的评审。

评审结果填入《新供应商资料评审报告》，资料评审后，将评审结果汇总

至采购部。

6.3.4资料评审中品质保障部分得分＜36分或资料评审总得分＜70分，判为不合格，则停止该

供应商的引入；若品质保障部分得分≥36分且资料评审总得分≥70分，判定合格，须在资料评审

结论中注明是否需要现场审核。

新供应商资料评审不合格，整改合格后安排现场审核。

6.3.5在资料评审时，需同时兼顾以下几个原则：

6.3.5.1新供应商的专业生产经验：

铝锭类至少3年，辅料类至少2年，包装类至少2年，备

品备件类至少3年。

6.3.5.2必须通过ISO9001体系认证；

6.3.5.3资料评审不合格，如规模太小、客户水平低、没有通过体系认证、关键工序能力不

足、没有相关检测设备等，就不再进行现场审核，供应商引入自动停止。

6.4样品评估

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编

号

Q/NL-CZD005-2012

采购管理制度

制度标题

新供应商引入管理办法

版号/改次

A/0

6.4.1样品的评估主要适用于原辅材料的新供应商的开发，备品备件的新供应商的开发根据实

际情况而定。

6.4.2资料评审通过，采购部可向供应商提出送样需求。

6.4.3供应商送样后，由采购部填写《送样及委托测试通知单》，将样品送品管部。

6.4.4品管部相关负责人在《送样及委托测试通知单》上明确检测项目、检测要求和周期，并

签字确认。

可自行完成检测的，将样品和《送样及委托测试通知单》送至检测人员；若无法自行检

测的，将样品和《送样及委托测试通知单》送至具备检测资质的第三方检测机构。

6.4.5品管部负责搜集检测数据，进行综合判定，并出具《样品检测报告单》，如检测不合格，

则反馈给采购部，采购部要求供应商重新送样。

同一供应商同一原料连续三次提供的样品不达标，

该供应商引入自动停止。

6.5询价

6.5.1样品检测合格后，采购部填写《询价单》进行市场调查，掌握行情，如果报价超过预算标

准的20%，该供应商引入自动停止。

6.6新供应商现场审核

6.6.1样品检测合格后，体系中心可制订审核计划，组织采购、品管、开发部、设备部等技术

相关人员对新供应商进行现场审核。

引入新供应商为国内供应商或代理贸易商，原则上需实施现场

审核。

6.6.2现场审核由采购部主导，品质人员负责品质保障能力的审核，采购人员负责供应保障能力的审核，设备部等技术人员负责技术保障能力的审核；审核人员回避原则：

负责直接引入供应商的人员原则上不作为供应商现场评审组审核员。

6.6.3审核的具体流程参照《供应商现场审核评估标准和计分表》执行。

6.6.4参与审核的每个部门必须出具书面的审核报告，对各自审核结论的有效性和客观性负

责。

6.6.5现场审核过程中如发现供应商之前提交的资料有作假、伪造行为，应立即停止引入工作。

6.6.6新供应商现场审核得分：

品质保障能力部分得分＜60分或综合得分＜60分，原则上停止引入，如要求复审，必须在

半年后且整改完成后进行复审。

品质保障能力得分≥60分的前提下：

供应商审核综合得分：

90≤总分≤100，可以直接列为侯选供应商。

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版号/改次A/0

70≤总分＜90，1个月内完成不合格项的整改，验证不合格项关闭后可列为侯选供应商。

60≤总分＜70，必须在3个月内完成整改并由采购部部重新组织申请复评。

总分＜60，原则上停止引入，如要求复评，必须在半年后且整改完成后进行复评。

6.7小批量试用

6.7.1小批量试用主要针对原辅材料新供应商的开发，备品备件的新供应商的开发根据实际情

况而定。

6.7.2样品检测合格，品管部将合格的检测报告交采购部，采购部凭合格的检测报告小批量采购并通知PPIC安排相关产品线试用。

6.7.3生产部根据要求对样品进行试用和评估，并做出认定结论，填写《产品试用报告》交由

PPIC与品管部（原辅材料）、开发部和采购部、设备部（备品备件）共享。

6.7.4资料评审、样品检测、现场审核均通过的新供应商可列为候选供应商，请购部门可在K3

系统中提交采购申请，由采购部向供应商下达采购订单采购,具体按《请购流程管理规定》执行。

6.7.5小批量采购的物资首批必须在所有的常规检测和型试检验项目检测均合格，方能投入试

用。

试用完成后，由生产部、品管部或设备部将评估结果填入《产品试用报告》上报给分管采购副

总进行综合评价,报总经批准。

6.7.6小批量采购的物资进厂检测不合格或试用不合格，由品管部（原辅材料）或设备部（备

品备件）通知采购部暂停采购，并要求供应商整改重新送样，确认检测和使用均合格后，方可继续

小批量采购；如连续两次送样检测不合格或试用不合格，品管部（原辅材料）或设备部（备品备件）

通知采购部考虑更换供应商。

6.8批量采购

小批量采购的原辅材料检测和使用均合格后，由采购部分配采购比例，可批量采购。

6.9供应商引入及移交

6.9.1新供应商在原辅材料小批量试用阶段，仍属于候选供应商，要转为合格供应商，必须签订供货框架协议、技术协议或质量协议方能转为合格供应商引入。

如新供应商不签订上述协议，则立即停止该供应商的引入。

6.9.2备品备件新供应商引入无法样品检测和小批量试用的，在资料评审和现场审核合格即将

列入候选供应商，经生产试用后，填写《产品试用报告》，合格者方可列入合格供应商。

6.9.3新供应商进入批量采购阶段，采购部可将候选供应商可转为合格供应商，采购部将该供

应商加入合格供应商名录中。

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7．相关文件。

版号/改次A/0

7.1《请购流程管理规定》

7.2《国内采购管理规定》

7.3《供应商绩效管理办法》

8.相关记录

8.1

《新供应商开发申请表》

QD08-018

保存期限：

三年

8.2

《供方调查表》

QD08-008

保存期限：

三年

8.3

《新供应商资料评审报告》

QD08-019

保存期限：

三年

8.4

《送样及委托测试通知单》

QD08-020

保存期限：

三年

8.5

《样品检测报告单》

QD08-021

保存期限：

三年

8.6

《候选供应商名单》

QD08-022

保存期限：

三年

8.7

《询价单》

QD08-017

保存期限：

三年

8.8

《供应商现场审核评估标准和计分表》

QD08-023

保存期限：

三年

8.9

《产品试用报告》

QD08-024

保存期限：

三年

8.10《合格供应商名单》

QD08-004

保存期限：

三年

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