财务运营手册.docx
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财务运营手册
文档编制序号：
[KKIDT-LLE0828-LLETD298-POI08]
财务运营手册
财务部程序与标准
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
部门概述
编号
.
DFMDY-FD-1
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
财务总监
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
郝燕存
审批人
APPROVEDBY
赵亦良
执行日期
EFFECTIVE
2015-01-01
部门概述
财务部概述
财务部反映酒店经营活动，核算经营成果，监督与控制财务收支，依法认真缴纳各项税款的专业职能部门。
在总经理的领导下，结合酒店的经营发展目标，制定财务预算，确定财务管理目标。
合理配置企业资金、资产资源，加快资金运转。
加强营业收入管理，保证资金及时回笼。
加强成本管理，提高经济效益。
加强资产管理，提高资产利用率。
加强财会核算，按时上报各类财务报表、统计报表。
严格内部审计，实行财务监督。
负责采购制度的制定和会计档案的管理。
协调酒店与财政、税务、物价、银行以及外管局有关部门的关系。
部门组织机构图
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
财务部任职要求
编号
.
DFMDY-FD-2
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
财务部各岗位
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
任职条件
总会计师
财务总监
总账会计
大专以上学历，财务会计或相关专业毕业，初级以上会计专业技术职称，有会计证，3年以上四星级酒店同岗位工作经历。
掌握食品成本管理、控制的专业知识，熟悉并了解采购程序、食品标准成本核算及方法。
熟悉酒店财务核算的各项工作环节及程序（包括日审、成本、应收、应付等），评估工作操作流程并在需要时提出改进建议并执行变动。
熟悉国家税收政策。
处理好会计制度与税法之间的差异。
及时准确编制财务月、年度报表及酒店财务内部报表。
熟悉酒店财务管理的各项规章制度和财务管理规定，并能在工作中自觉遵守。
诚实可靠，坚持原则，廉洁奉公。
总出纳
中专以上学历，财务会计或相关专业毕业，有会计证。
2年以上三星级酒店同岗位工作经历。
熟悉酒店财务核算程序及相关会计科目。
掌握财政法规，严格执行各项财经纪律和酒店财务管理制度。
具有良好的沟通协调能力，廉洁奉公，作风正派。
应收、日审会计
中专以上学历，有会计证。
有2年前台、餐饮收银或同岗位工作经历。
工作认真、细致，熟悉酒店信贷政策，善于协调客户关系。
成本控制主管
大专以上学历，财务会计或相关专业毕业。
初级以上会计专业技术职称，有会计证，3年以上三星级酒店同岗位工作经验。
具有一定的会计核算和财务管理经验，熟悉餐饮运营及成本管理与控制。
熟悉酒店餐饮成本核算流程、餐饮定价流程，具备餐饮成本分析能力，具备通过日常经营分析对餐饮经营提出建议的能力。
廉洁奉公，坚持原则，工作认真负责。
仓库保管员
高中以上学历，有库房管理工作经验。
掌握库房管理知识和应急处理方法。
了解酒店物品知识和配备标准。
熟悉酒店物品出入库政策与程序，熟练使用库房管理软件。
具有较强的敬业精神，工作认真，坚持原则。
收货员
采购部经理/采购主管
大专以上学历，熟悉并掌握相关专业法律知识及业务谈判、合同撰写能力。
5年以上四星际酒店采购工作经验。
具有考察供货商及协调供需的能力。
精通酒店用品知识和配备标准。
了解国家有关物价、税务、专控、政府采购、采购招标等相关知识。
并具有制定采购计划、组织实施采购的能力。
熟悉酒店用品供货商情况和价格行情。
熟练使用计算机办公软件。
具有较好的协调能力和组织能力。
为人正直，廉洁奉公，工作仔细认真。
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
财务部岗位职责
编号
.
DFMDY-FD-3
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
财务部各岗位
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
岗位工作职责
财务部总会计师
直接上级：
总经理
直接下级：
财务部总监
财务总监
直接上级：
总会计师
直接下级：
采购部经理、总账会计、应收日审主管、成本主管、收银主管、电脑房主管。
负责财务管理工作。
负责贯彻执行国家财经政策、法规、财经制度、财经纪律、会计准则、财务通则以及酒店财务管理办法；贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策。
负责制定酒店财务管理办法和物资购销合同管理制度、物资采购制度和物资保管制度；组织酒店的全面经济核算；监督酒店资产、负债及所有者权益管理和成本费用、营业收入以及利润管理；组织经济活动分析，为酒店领导提供决策依据。
根据酒店领导决策，负责做好市场调研和市场预测，拟定酒店预算原则、方案，审核部门预算方案；会同各部门总监和本部门各主管，编制酒店总预算及各项预算指标，经批准后组织贯彻实施。
参与酒店内外资金投放，工程改造，经济利润分配，经济合同制订，价格等重要决策；从经济管理的角度为领导提供各项经济决策数据。
负责拟定本部门内部的组织机构，制定各级主管人员的岗位职责，并会同酒店主管领导确定会计主管人员的人选，分配工作任务，监督各级会计主管人员的工作，及时、准确地编制会计对内、对外报表，并按要求上报。
负责组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度；拟定和审核会计科目，组织进行会计报表分析和专题分析，保证各级核算工作的正确性。
负责控制资金使用，做好各项资金的计划平衡，管理和掌握各项资金的运用，调剂业务部门所需资金，保证业务活动顺利进行。
审核各部门的设备、物资采购计划和酒店开支计划，批准后，监督贯彻实施。
负责审核酒店的各项收益和收益分配报告；监督财税计划的贯彻实施，按期上交国家税费；协调酒店与财政、税务、物价、银行及外汇管理局等有关部门的关系。
负责会同主管领导，定期向总经理提出酒店财务决算报告、财务分析报告、利润分配报告，经总经理审核同意后，组织贯彻实施，维护投资各方的经济利益。
负责审核会计凭证、会计账簿、会计报表、资产实物的准确，保证账账、账证、账实相符，保证会计核算结果的真实有效。
检查支票、网银支付的情况。
督促有关人员抓紧应收账款的催收工作，加速资金回笼。
负责本部门员工的聘用、晋升、调配、培训、绩效考核、奖金评定和年度员工《劳动合同》续签工作。
负责本部门的消防安全、计划生育工作。
负责经营管理信息上传下达的工作，确保各项指令不脱节。
完成总经理及主管领导授权办理的其他工作任务。
总账会计
直接上级：
财务总监
在部门总监的领导下，负责酒店经营成果的记录、分摊、汇总工作。
负责每月财务月度结账工作。
准确编制月度、季度、年度各类经营报表，按时上报各级领导及政府职能部门。
准确计算各项税款并及时申报交纳。
负责稽核各岗位汇总的原始凭证的有效性以及各岗位的会计凭证编制的准确性、各类统计报表的准确性。
酒店费用类凭证的审核与支付，制作并上报每月应付账款支付计划，对批准支付的应付账款安排付款
负责往来账项的核对与结算，复核预付金。
负责监督各项能源消耗、人工费用及各项费用预算的执行情况。
负责监控库存现金。
检查支票、网银支付的稽核工作。
负责审核每月度、年度的收入结算工作并计提相应税金。
复核发票申购、使用、结存情况。
负责酒店与税务机关的业务联系。
负责支付类合同、协议归档保存。
负责电脑系统帐套、各类原始凭证的打印、装订与保管工作。
确保会计档案完整。
完成上级领导安排的其它工作。
技能履行职责。
总出纳（兼资产管理）
直接上级：
财务总监
对比供货商文件，处理和匹配发票并递送与采购订单相对应的票据。
确保“三项匹配”:
一份被正确认可的采购文件、一份被正确签署的收货文件、上述两份文件必须与供货商提供的发票相匹配。
负责酒店固定资产处理的申报工作。
负责每月员工餐发卡用餐统计。
严格执行酒店现金管理、现金报销和外币兑换政策，确保库存现金账实相符。
在部门总监的领导下，负责酒店库存现金、支票，网上银行及银行印鉴的安全使用。
负责酒店营业收入的清点、汇总、缴存银行及准确编制每日“总出纳报表”。
负责酒店各项费用支出的现金报销、非经营性的现金收入及现金、银行日记账的记录工作。
负责转账支票、现金支票的登记、保管，以及相关表单的存档保管。
制作银行日报表。
现金盘点表和银行余额调节表。
完成部门安排的其他财务核算与现金管理工作。
完成上级领导安排的其他工作。
在部门总监的领导下，负责财务办公室的文书档案和内务工作。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
应收、日审主管
直接上级：
财务总监
直接下级：
应收账款
负责核对每日酒店管理系统收到的各经营场所收入记录与营业收入是否一致，销售备忘的营收项目是否有效执行。
负责审核酒店各项营业收入项目的正确性，各项折扣、减免、优惠比例的审批权限是否有效执行。
负责审核各类经营报表、营业统计报表等各项内容是否正确。
编制并按时报送《营业收入日报表》。
负责审核总出纳提供的《总出纳报表》。
负责信用卡、会员卡的审核、结算工作。
做好各种凭证、单据及报表的存档工作。
准确录入电脑数据信息。
负责各种提成、佣金、分成比例的收入审核工作。
审计并核对预收款（或预付金），确保收入已入账，负责酒店收据表单的领用、保管及记录使用情况。
对缺、断号情况进行跟进了解。
负责编制各种营业收入统计报表。
负责销售协议、合同执行的审计与存档工作。
完成上级领导安排的其他工作。
确保遵守和加强酒店信用管理政策程序，了解应收账款业务，处理公司、集团等的信用申请。
按要求监控为某些团体和会议所做的特殊的账单安排，确保账单按客户要求入账。
每天在挂账前，平衡客户分类账。
做好入账、编辑更新应收款系统。
挂账的账目必须按时开账单，且须在同一天内。
用电话、传真或其他方式调查和回答客人的质疑。
有争议的客户账目必须及时解决。
每天检查“最高信用额度”报告，以确定信用限度和后续的收款安排。
在“最高信用额度”报告中记录应采取什么样的措施来确认客人偿还透支的能力，协助财务总监负责签署相关文件。
每天核对宴会和住宿的预付金。
每天核对宴会和住宿的预付金。
审核前台假房挂账等明细。
负责酒店会员系统的销售充值及相关管理工作。
负责审核会员系统的奖励计划及礼品的发放。
负责每月工资审核。
负责办理会员的收款、登记及发放。
完成上级领导安排的其它工作。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
成本主管
直接上级：
财务总监
直接下级：
成本控制员、仓库领班
监控定购、采购、收货储存和分发事务。
负责酒店食品、饮品和其它销售成本核算与控制，保证酒店经营利润的实现。
向餐饮部总监/厨师长、财务部总监等酒店管理层提供每日食品等成本报告，分析成本过高或过低潜在的因素，提醒各部门给予关注。
对各餐厅的菜肴进行成本核算并参与定价，确保满足食物成本控制目标，同时为制定销售价格或调整餐饮价格提供依据，并进行实施效益分析。
负责食品、酒水成本日报表的编制与审核工作，期末编写成本分析报告，为部门及酒店高层管理人员提供管理依据。
协助仓库估算最大和最小库存量，确定有效库存量，执行现场检查。
符。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
成本控制员
直接上级：
成本主管
负责酒店各部门低值易耗品领用统计与核对工作。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
库房领班
直接上级：
成本主管
直接下级：
库管员、收货员
熟悉并掌握酒店采购、收货、库存及库房管理等相关政策与程序，确保进出库的文件与手续齐备，储存得当。
与成本控制主管一起制定每种货品的最低最高存量，严格执行并进行检查，根据实际经营情况提出更改建议。
合理规划与安排库房管理员工作班次，管理并监控酒店库房及二级库的日常工作情况，加强走动式管理并能够在第一时间出现在需要帮助的工作岗位。
清晰了解库房内所有的储存货品特性及存放环境。
了解食品安全卫生防疫检疫相关规定，并按其规定执行。
定期组织库管员学习酒店库房、食品卫生等相关制度。
负责审核仓库补充采购申请表。
督促库管员进行自查盘点，月末配合财务部成本控制组做好盘点工作，如有任何差异，需跟踪了解查明情况。
做好日常上传下达协调工作，时刻关注酒店重要接待，提前准备并检查相关采购、验货、分发等事宜。
负责所属区域的安全、卫生并落实到人。
督导并检查库房消防安全工作。
随机检查计量衡器，确保验收准确无误。
完成上级领导安排的其他工作。
3.职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
库房保管员
直接上级：
库房领班
熟悉并掌握酒店采购、收货及库房库存管理政策和程序。
必须获得正式及签批完整的进库文件后才可让货品或食品存入库房或冷库。
对库房内所储存的所有货品其特性及存放条件、到期时间要有清晰的了解，对所管理的储存物品的安全、数量、品质及形态负有全部责任。
每日检查仓库货品最高最低存量情况，确保货品存量充足。
当相关货品有任何变动时必须及时在电脑系统中进行入账记录。
定期检查及提供“过期而未送到的货品”的资料交采购部、使用部门及财务部成本组,以避免因库存短缺而影响酒店的运营。
发货除非有特殊原因外，物品应遵循“先进先出”方式发货，并检查手续是否齐全。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
收货员
直接上级：
仓库领班
服从直接上级的安排，严格执行酒店收货政策与程序。
做好验收前的各项准备工作，每日检查计量衡器，确保验收准确无误。
按食品卫生防疫检疫要求做好购进食品留样以及整理由供货商提供的相关资料，每日收到的食品检验检疫单分户逐日保存，以备接受相关机构的检查。
收到采购部交来已签批完整的“采购申请单”或“厨房每日进货分类保存以便准备验收日后送到的货品。
月末，协助并参与仓库盘点账目核对工作。
采购部经理/主管
直接上级：
财务总监
直接下级：
采购员
制定采购方针、策略及程序、规定等，经酒店高层管理批准，确保贯彻执行。
审批所有采购申请单、订货单。
根据酒店需求与市扬供应，审定价格合理、货品质量可靠、信誉好、服务优的供应厂商，确立供求关系。
负责与厂商进行重要业务谈判，审查所有购货合同及其他合约等文件。
负责组织市场调查研究，及时向酒店高层管理提供市场信息、购买策略，指导下属努力降低采购成本。
完成向所有供货商赊购的申请。
负责国外定货工作。
积极开发国内货源，不断推荐新产品，扩大货品国产化。
经常检查本部门执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况,及时处理发现的问题。
主持采购部的工作例会，及时解决存在的问题，协调内外关系。
有计划地培训本部门工作人员，组织学习业务知识，进行思想教育，提高思想、业务、管理水平。
对采购部工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
采购员
直接上级：
采购经理
熟悉掌握酒店采购政策与程序，并严格执行。
加强与酒店库房联系，了解酒店物品库存量。
按照采购单的内容和数量，货比三家以最合理的价格购进质量达标的物品，认真完成酒店经营所需各项物品、食品原料等的采购工作。
熟悉酒店各经营部门日常采购内容并保证供给，为经营部门提供优质服务。
多渠道了解市场信息，并加以对比分析，不断提高丰富酒店采购资讯。
每周/旬提供各种食品原材料的市场调查表。
职位描述的目的不是提供一份工作职责的详细清单。
它仅希望能为那些用于完善工作的应尽职责提供一个基本观点。
随时符合管理的要求，希望能够在上级领导的指导下，以不断提高业务技能履行职责。
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
酒店信用会议
编号
.
DFMDY-FD-4-1
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
酒店信用委员会
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
工作程序
信用会议
该信用会议是为了与业务目标保持一致并同时促进资金回收。
确保实现酒店的经营目标。
酒店信用委员会包括：
总经理、副总经理、总会计师、财务总监、
信贷月例会
总经理、副总经理、总会计师、财务总监、应收、日审主管、营销总监、销售经理、餐饮总监、客务总监。
由财务部提供以下信息：
应收账款分析报告、担保未收回、超过60天客户清单、前台临时挂账（挂账待结）情况、在店客人欠款报告等。
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
关于“经济担保”的规定
编号
.
DFMDY-FD-4-2
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
应收、日审主管、前厅、营销部、餐饮部
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
关于“经济担保”的规定
为维护酒店的合法权益，避免酒店的经济利益遭受不必要损失，特对营销经理及部门总监以上人员的“经济担保”作如下规定：
原则上本酒店员工不能为客人做“账款担保”。
如遇特殊情况，仅允许营销经理及部门总监以上的管理者行使“经济担保”权，担保额度在5000元以内，超额度担保必须经总经理签字批准并在系统中授权方可继续挂账，同时相关担保人亦承担相应催收及赔偿责任。
营销部各级销售人员承接的各种活动所发生的未结账款（除协议单位规定外），均须营销总监同意方可担保，挂账同时填制担保单，同时亦承担相应催收及赔偿责任。
前厅部、财务部负有管理及监督责任。
财务部有权对“经济担保”事项的过程和结果进行审核及监督，同时负有定期上报和定期催收的责任。
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理
编号
.
DFMDY-FD-4-1-3
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
应收、日审主管、前厅、营销部
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
关于旅行社团费、宴会、会议的信用管理
旅行社（散客）、宴会、会议要求人到款到。
须在客人入住前提前汇款或预交押金，一般原则是活动前收80%，活动结束当日支付另外20%。
未按要求提前支付预付押金，须经营销总监签字同意，并做账务担保方可办理。
对于旅行社仅允许与酒店签订挂账合作协议的大旅行总社团费采用赊销方式，如：
国旅、中旅、青旅旅行总社，但团队离店前的挂账须有旅行社出具的有效确认账单并经团队导游、销售人员签字确认赊销账款后转财务部应收岗位。
国旅总社、中旅总社、青旅总社赊销的旅行社团费，由财务部负责依据合同相关条款按时催促相关人员办理收账手续。
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
酒店运营物品的管理
编号
.
DFMDY-FD-4-1-4
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
酒店各部门
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
酒店运营物品的管理
物品盘点表由财务部成本会计于盘点前3个工作日发放给各个部门。
各部门每月25日进行一次自盘；每季度最后一个月的下旬由财务部参与实地盘点，时间根据营运情况另行通知。
各部门在盘点前需将相关单据（如领货单、调拨单、报损单等）递交财务部成本会计。
财务部程序与标准
FDSTANDARDOPERATIONPROCEDURES
程序与标准
PROCEDURE
免费房及房价折扣权限的规定
编号
.
DFMDY-FD-4-1-5
执行职位
POSITION
RESPONSIBLE
全体员工
涉及部门
DEPT.
CONCERNED
财务部
政策制定人
PREPAREDBY
审批人
APPROVEDBY
执行日期
EFFECTIVE
免费房（或自用房）及房价折扣权限的规定
为了使酒店在激烈的市场竞争中确保房费收入，规范价格体系，经酒店管理层研究决定，对免费房（自用房）及房价折扣权限做如下规定：
注：
以上权限均按净房价（人民币）计算折扣，超过上述权限的价格须报、总经理批准。
前台明示的退房时间为中午12：
00，12：
00后退房一律加收半天房费。
UP-GRADE升级处理，仅限以下三种情况：
注：
以上两种情况UP-GRADE升级处理，时间为一天，第二天由大堂经理安排前台员工调整为原房间类型，由前台当班人员注明原因，并由大堂经理签字确认，如有特殊原因大堂经理需上报客务总监批准。
豪华标准间
豪华大床间
行政豪华标准间
行政豪华大床间
商务套房
海景套房
爱心房间
行政豪华套房
价格
350/400
360/420
450/500
470/520
1080
1380
360/420
3680
注：
以上价格均按净价（人民币）执行。
部门总监→副总经理→总经理
并发至副总经理→客务总监、前厅
升级会员 