采供规章流程.docx

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采供规章流程

采供部岗位职责、工作流程、管理制度

采供部工作职责和工作标准

一、目的作用：

1.1可作为采供部开展工作的规范依据。

1.2可作为基地领导考核采供部工作业绩的衡量依据。

1.3可作为采供部人员工作中相互监督与协作配合的依据。

二、管理归口

基地主任是采供部的上级直接领导。

采供部的工作直接对财务科负责。

三、工作职责

1、采购计划的编制

负责根据膳食科、客房部、行政科、球类馆、综合馆等各科室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。

2、物资供应：

2.1负责餐厅食材、食品原料、酒水饮料、办公用品、基建维修配件、客房用品及燃料等的采购供应工作。

2.2认真做好市场调查和预测。

掌握物资供应情况。

2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。

2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。

2.5严格执行制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据领导安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。

3、采购物资的入库与结算：

3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。

3.2对不合格产品及时退货。

4、供货单位的质量审核：

4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。

4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。

4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。

4.4建立可靠的物资供应资源，优化选择。

使之按时、按质、按量进行物资供应。

5、与基地内各科室部门加强沟通配合，处理好各部门需购物资和突发问题。

6、完成基地领导交办的其他工作任务。

四、职责权限

4.1对于未经批准的物资申购单有权拒绝采买。

4.2有权要求仓库保管员提供物资库存量。

4.3采购权：

4.3.1餐饮用具及餐饮食品原料的采购权。

4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品的采购权。

4.3.3卫生用品、用具的采购权。

4.3.4接待用品用具及维修用料的采购权。

4.3.5客房用品及用具的采购权。

4.3.6单位用燃气、燃料的采购权

五、工作标准

5.1坚决执行基地主任下达的各项工作指令，并且圆满地完成。

5.2根据接待需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、按量地供应基地接待经营所需要的各种物资，为基地接待经营活动提供完善的物资保障。

5.3严格执行基地物资供应制度，遵守基地制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合基地规定要求。

5.4与其他部门需做到良好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或接待任务的临时调整变动，主动与有关科室部门协调处理。

5.5根据各科室部门年度预算，实行定期采购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。

5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理要达到规范要求。

5.7对采购员的日常管理严格，外出工作人员不能出现损害基地利益及违章违纪现象.

5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。

5.9与其他部门在工作上能良好地沟通和协作配合。

采供部工作流程

采购员拿着申请人填写并经批准的《物资申购单》进行采购，采购时也遵循货比三家的原则，在保证质量的前提下节省成本。

采购时务必索要发票及其它产品资质证明。

由采供部查询供应商并就价格、付款方式、合同签署等进行谈判，货比三家，由采供部进行确定价格后上报领导决定是否购买。

《申购单》经部门领导签字批准后交由分管主任签字核准后由采供部进行询价。

所有物料、设备购回后必须入库，由仓管员填写《入库登记表》，采购员不得私自将物品直接交与申请人或其他人。

如确有大的物料或无法入库的物料，采购员必须通知仓管员进行登记并经采供部负责人批准方可直接交与当事人。

申请人填写《物资申购单》并交部门领导签字批准。

所有申购物品必须填写《物资申购单》。

流程说明

（1）所有申购者必须向采供部递交审核手续齐全的《物资申购单》，物资申购单应清楚列明采购物品对应的厂家规格/型号、采购数量（或提供样品）否则采供部不予采购。

（2）为了节约成本，在可预见的条件下，主动协调各部门提前上报需申请物资，以便集中采购。

（3）所有物品、设备购回后必须部门负责人或仓库管理员签字验收。

采购员不得在对方负责人或仓库管理员尚未验收就将所购物资交由申请部门。

（4）采购物品涉及政府采购的交由办公室根据相关采购程序办理，如需自行采购的，经办公室核准后交由采供部办理。

（5）采供部每月初和供货商制定单月菜品报价表。

报价表发给各相关餐厅负责人，各餐厅相关负责人根据定价表审核每日厨师长所开菜品申购单，严格掌控接待的成本预算。

（6）采供部根据各餐厅提前一天上报菜品申购单定制第2天的食品原材料（当天下午4点40分送达所需菜品申购单至采供部）。

要求配送公司对蔬菜水果等原材料进行配送，汇集各使用部门负责人进行品质、称重、验收、签单等工作。

（7）如供货商出现物资价格突涨，采供部第一时间与供货商了解涨价原因并与之协商，并做出相关涨价通知送发使用部门，在涨价通知送发后再执行价格上涨

（8）采供部每月对各部门物资申请清单进行汇总分类，并对各部门物资领用情况进行监督，如发现重复领用、违规使用、领用超度，申请部门如无法提供正当理由，采供部有权拒绝其再次申请购买。

（9）按照不同购买物资分成10日结算，按月结算，即时结算的不同结账方式，及时将相关单据上报领导，经领导核准认可签字后，交付财务科审核后付款。

（10）因时间、询价、路程、供货方等因素的影响，有些物品、设备实际购回日期可能会比预期要晚，请各部门提前申报。

采供部管理制度

直接上级：

基地主任

部门性质：

负责采购、供应各类材料及用具等物资；

管理权限：

行使对采购、供应的管理权限，并承担执行基地规章制度、管理规程及工作指令的义务；

管理职能：

合理地组织采购，并及时供应接待所需的物资；

采供部职责：

1．认真做好各项接待物资的供应与采购；

2．制订本部的工作计划和目标；

3．了解市场上基地所需采购的各项物资的变化情况；

4．调查研究本基地各部门所需物资的市场规律；

5．采购方式设定；

6．对主要供应商进行品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；

7．采购前要询价、比价、议价；

8．合理编制采购计划、实施采购；

9．处理与协调和供应商之间的关系；

10．检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；

11．完成临时交办的其他事项；

一、采供部人员行为规范：

1.1采供部人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻

辑判断做依据。

1.2采供部人员应执行由采供部负责人在任何时间所指派之任何公务。

1.3与供货商的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。

1.4采供部人员需严格遵守的准则有下列五项：

（1）操守廉洁

（2）掌握市场

（3）积极认真

（4）适应性强

（5）精打细算

二、采购程序：

2.1采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。

2.2采购的各类商品食品必须按照国家法令法规严格执行。

2.3采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的谈判技能。

2.4根据生产计划，采供部下达经批准的集中采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？

采购多少？

何时到货？

”的基本依据。

2.5采供部根据申购清单的分类，把各项物资采购计划分配给采购员进行及时采购。

2.6采购员在收到物资申购后，应认真核对物资申购单的可执行性，如有不可执行的项目，应尽快和物资申购单制订部门进行沟通，以便申购部门及时调整计划。

2.7采购员将物资申购单逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购计划。

2.8采购计划下达后，采购员负责跟单，及时自主采购或不断提醒供应商按期交货。

2.9货到后，采购员应告知各部门收货人员对所购货品进行签字验收，对不符合要求货品做到第一时间更换。

三、验货控制程序

供应商将物资送到各部门时，采供部人员和各部门库管人员在接收送来的物资时，应对其品种、数量和包装进行核对和登记，和物资申购单相吻合才能签字收货。

对数量不符、包装损坏、品种不符的货物，采购员因及时和相对供货商进行联系协商，对相关货物进行补充、更换等工作。