DOC攀枝花学院档案管理办法精.docx

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DOC攀枝花学院档案管理办法精

攀枝花学院档案管理办法

第一章 总则 

第一条为加强学校档案的收集和管理，有效地保护和利用档案，使档案更好地为学校改革和评估工作服务，为社会服务。

根椐《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》等法规，结合学校的实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在从事教学、管理和科研等各项工作活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像、代码等各种形式和载体的原始记录。

第三条 各单位和个人应当遵守本办法，并承担积累、收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条 档案是学校的宝贵财富，档案工作是学校的重要基础工作之一，是反映和衡量学校整体水平的一项重要标志。

档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。

做到四同步（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章管理体制及其机构职责

第五条 学校设立档案工作委员会，其组成人员是：

主任：

校长

副主任：

党委副书记、副校长、纪委书记、总会计师、校长助理。

委员：

各单位主要负责人。

档案工作委员会办公室设在档案馆，由校办主任兼主任，档案馆馆长兼副主任。

第六条学校档案馆受分管校长领导，办公室代管相应工作。

第七条 档案馆既是学校永久保存和保护档案的二级单位，又是学校档案管理工作的职能部门，其主要职责是：

   一、宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定；执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。

   二、负责规划、协调全校档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。

   三、拟订并组织实施学校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。

   四、负责本校档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

   五、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密工作。

   六、开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。

   七、发挥档案的教育功能，将档案馆办成学校教育基地和学科建设实习基地之一。

八、开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。

九、开展档案理论和档案业务的研究，参加有关交流活动。

   十、负责专、兼职档案人员的业务培训，指导各单位兼职档案人员工作。

   十一、做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保档案安全。

   十二、围绕学校中心工作，完成学校交办的任务。

 第八条 学校各单位具有做好档案工作的责任和义务，必须按学校要求做好本单位各类档案的收集、整理、分类、归档。

具体是：

一、各单位必须明确分管档案工作的领导，必须确定一名兼职档案员具体承担档案工作任务，均须将档案管理工作纳入其岗位职责。

二、各教学单位以及档案较多的机关相应部门，应有档案材料室，档案材料较少的单位亦须配档案专柜，用于妥善保管各类档案。

各单位档案材料的积累和管理受档案馆检查和业务指导。

第三章档案材料的形成与归档

第九条 各类文件材料的形成、收集、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的经常性基础工作，各单位的档案（含教学档案）工作人员必须按照工作程序、立卷要求进行材料的积累。

   各类科研成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱验收等，应有档案馆人员参加，并按档案管理要求及时将相应材料归档。

第十条 教职工在职务活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向学校档案馆移交，任何单位不得单独管理，任何个人不得据为己有。

   教职工在非职务活动中形成的重要材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第十一条 归档范围

      一、党政（行政、党群）管理类：

主要内容包括综合、人事、审计、纪检、工会、团委、保卫、组织、统战等工作产生的有保存价值的不同载体的文件材料。

 二、教学类：

主要内容包括学校招生管理、教学管理、教学研究、教学实践和毕业生工作等活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

   三、科研类：

主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

四、基本建设类：

主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

五、仪器设备类：

主要内容包括属于学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器、设备（价值在5千元以上的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

   六、出版类：

主要内容包括本校自行编辑出版的报纸、学报、刊物、图书、音像出版物等具有保存价值的不同载体的文件材料。

七、外事类：

主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。

八、财会类：

主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。

   九、实物类：

主要内容包括在学校各项活动中形成的、或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物。

十、声像类：

主要内容包括学校各项活动中形成的、或者外部形成与本校有关的，有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

上述十类档案的具体归档内容：

除教学类见（附件一）外，其余均见《攀枝花学院档案材料收集归档范围》（附件二）。

第十二条 归档要求

   一、学校实行部门立卷制度，各单位（含下属机构）形成的材料，均由各单位统一立卷，统一向校档案馆归档。

二、各单位按照文件材料自然形成的现律，保持彼此之间的有机联系，便于利用的要求，进行整理组卷，编号，编制目录、备考表等工作，然后报本单位分管档案工作领导审核签字后，统一移交档案馆。

   三、归档的文件材料必须符合规范的要求，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等不利于长期保存的材料书写，只允许使用炭素有关的字迹书写材料书写，且归档的文件材料原则上要求必须是原件。

   四、由几个单位合作完成的项目，主办单位必须将一套完整的材料立卷归档。

协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本，同时把副本送主办单位保存。

第十三条 归档时间

   一、定期归档：

凡是按自然年度形成的材料在次年六月前归档；凡是按教学年度形成的材料在次教学年度的寒假前归档；各单位形成的有价值电子文件于当年的年底全部归档。

   二、不定期归档：

科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归档；仪器设备在开箱验收后归档。

   第四章 档案管理

第十四条 对接收进馆的档案，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架。

第十五条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》对馆藏档案进行划密保管。

   第十六条 库房应有防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等设施。

   第十七条 对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

   第十八条 对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，形成相关报表，并定期上报主管部门。

   第十九条 建立和健全档案库房管理有关制度。

设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。

   第二十条 做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第五章 档案的开放利用

第二十一条 档案馆应按照规定向全校和社会开放档案，档案馆开放档案，应遵循下列规定：

   一、凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅属开放范围的档案，并可摘录和复制。

   二、凡利用馆藏档案，应按本馆规定办理利用手续，填写《借（查）阅档登记簿》，对校外单位和个人应按照规定收费。

   三、港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍。

   四、馆藏档案原则不可外借出馆，特殊情况要经馆长批准。

对借出档案，档案档要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校严肃处理。

 第二十二条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案须经馆长同意。

涉及未公开的技术问题，须经科技处同意；涉及机密问题的须经有关校领导批准。

 第二十三条 档案馆须为查阅者提供便利和必要的检索工具。

第六章 档案的鉴定和销毁

第二十四条 档案鉴定工作在主管校领导的领导下，由业务部门、保密委员会、档案馆组成鉴定小组。

其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，经校有关领导签字后销毁。

第二十五条 销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。

监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。

未经批准，任何人不得销毁档案。

第七章 档案信息开发与编研

第二十六条 档案馆作为学校的档案信息中心，必须提供有价值的档案信息和编研成果。

第八章 档案工作人员

第二十七条 对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照学校规定进行德、能、勤、绩的考核，根据工作实绩决定聘任。

第二十八条 档案工作人员（专、兼职）职责：

   一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法规，公正廉洁、严守秘密，确保档案安全。

   二、热爱档案事业、忠于职守、埋头苦干，认真完成本职工作。

   三、认真学习和掌握档案专业理论知识和有关的新知识、新技术，不断提高水平。

第九章 考核、奖励和处罚

第二十九条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度，每年定期对档案工作先进单位和个人（专、兼职）给予表扬和奖励。

第三十条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照规定上报执法机关给以行政处罚。

第十章 附则

第三十一条 本办法自发布之日起执行，由档案馆负责解释。

攀枝花学院     

 二00六年六月三日

附：

《攀枝花学院各类档案管理实施细则》

攀枝花学院教学类档案管理实施细则

教学类档案是指在教学管理、招生管理、教学研究、教学实践、毕业生工作、学生管理等活动过程中形成的，具有保存备查的各种文字、图表、照片、录音、录像、代码等各种形式和载体的原始记录。

教学类档案是在学校主管档案工作的校长的领导下，在学校办公室的协调下，由档案馆、教务处、招就处、学生处、继续教育学院、各教学单位分级、分工负责管理。

一、教学档案实行三级管理

（一）一级：

在教学管理、招生管理、学生管理、教学研究、教学实践、毕业生工作等工作中形成的对学校工作有保存价值的档案由学校档案馆集中统一分门别类进行保管和利用。

（二）二级：

教务处，招就处、继续教育学院、学生处在教学管理、招生管理、学生管理、教学研究、教学实践、毕业生工作中形成的，对教务处、工作有保存价值的档案，由教务处、招就处、学生处、继续教育学院集中统一分门别类进行保管和利用。

（三）三级：

各教学单位在教学管理、招生管理、学生管理、教学研究、教学实践、毕业生工作中形成的，对本单位工作有保存价值的档案由各教学单位集中统一分门别类进行保管和利用。

二、教学类档案实行分工负责制

（一）档案馆职责

1．贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，制定学校档案工作的各种规章制度。

2．负责指导教务处、招就处、各教学单位做好教学档案归档进馆和教务处、招就处及各教学单位自行保存档案的收集、积累、整理、组卷和入库管理工作。

3．负责对教务处、招就处和各教学单位的档案工作情况进行监督、检查。

4．负责对接收来的档案进行监督、整理、鉴定、保管和统计。

5．开展档案的开放与利用工作，为学校的本科教育教学工作服务。

6．确保归档教学档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命。

7．利用教学类档案编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源。

8．负责对教务处、招就处和各教学单位专（兼）职档案人员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。

（二）教务处、招就处、学生处、继续教育学院职责

1．教务处、招就处、学生处、继续教育学院应明确单位负责人主管档案工作，其主要职责是：

（1）贯彻有关档案工作的方针、政策和法规，将档案工作纳入到学校有关本科教育教学的规章制度之中，纳入到本部门的工作计划之中，纳入到有关人员的岗位职责之中。

（2）加强与学校档案馆的联系，协同做好档案工作的监督、检查和指导，确保本部门归档材料及保管的档案资料的齐全、完整、规范。

（3）关心本部门专（兼）职档案人员的工作，保证他们的工作条件，解决他们工作中的困难。

（4）及时通知档案馆有关人员参加大型会议或重大活动，及时对本单位档案工作进行指导。

2．教务处、招就处、学生处、继续教育学院应明确一名兼职档案人员，其主要工作如下：

（1）按照本科教育教学档案归档范围和分工管理的规定，将一级档案材料和由教务处保存的二级材料收集并积累起来，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

（2）在档案馆有关人员的指导下将进馆材料进行整理、组卷，保证归档文件材料完整、准确、系统。

（3）主动接受档案馆的业务指导和监督检查，按规定向档案馆移交档案。

（4）将对由本单位保存的材料进行规范化整理，编目，排架，并妥善保管。

（5）积极参加业务学习，不断提高档案管理水平。

3．教务处、招就处、学生处、继续教育学院各科负责人负责本科室教学类档案的积累、收集、系统整理、向本部门兼职档案人员办理归档移交等工作。

（三）各教学单位职责

1．各教学单位应明确负责人主管档案工作，负责本单位教学类档案工作的组织、监督和检查，将教学类档案工作落实到日常教学管理工作中。

2．各教学单位负责本单位形成的教学类档案的收集、整理、立卷、归档，保管好本单位的三级档案，并提供利用。

3．各教研室（实验室）主任负责本室教学类档案的收集、积累和向本部门兼职档案人员办理归档移交工作。

三、教学类档案的形成与管理

（一）各单位的兼职档案员要在工作中随时收集和积累教学类档案材料，并定期整理，按照要求及时将一级档案移交档案馆，并科学、规范、安全地保管好二、三级档案。

（二）各单位要建立档案的借阅制度，设立档案借阅登记簿，及时催还。

借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅并进行必要的说服教育，情节严重者，报请有关部门进行处罚。

离校和离退休人员在办理手续前，必须清还档案。

（三）各单位每年必须编制两份本单位当年进库档案目录清册，一份作为本单位检索工具，以备随时查阅利用；一份送交学校档案馆作为了解，统计，监督，检查各单位档案情况使用。

（四）各单位对失去保存价值的档案作处理时，必须报书面申请，单位主管档案工作领导同意，档案馆鉴定，然后报学校主管档案工作的校领导同意，造册后，方可进行保存档案的销毁工作。

（五）各单位兼职档案员工作变动时，首先要做好档案交接工作，并经主管领导检查验收。

新的兼职档案员上岗，所在单位应及时通知档案馆。

四、教学档案的归档范围、级别

（一）向学校档案馆归档的教学档案材料

教务处形成或归档的档案（含相关电子文档）

1、教学研究

（1）学校历年的教学计划、教学大纲（一级）,以及评审、调整修订等材料（二级）。

-------------教学（JX11）类

（2）专业建设和发展规划及其论证材料，新专业论证、申报、审批材料，学校专业设置情况。

（一级）---------教学（JX12）类

（3）本科教学管理文件和规章制度，岗位责任制。

（一级）-------------教学（JX11）类

（4）历次本科教学工作会议、教育思想讨论会议、各种教学研究活动的纪要、汇编、文集等文字类材料和照片、录像带等声像类材料，以及其它材料（一级）。

-------（JX11）类

（5）校级教研教改项目的管理、立项、评审、检查、验收等材料，校级教学成果奖的申报、审批材料及评审材料。

（一级）-（JX11）类

（6）国家级、省级教研教改项目申报、研究、鉴定、奖励等情况的材料，国家级、省级教学成果奖的申报、审批材料及评审材料。

（一级）-----（JX11）类

（7）有关学科、专业、课程建设的文件，学科、专业、课程建设立项、审批、中期检查、结题验收等材料。

（一级）-------（JX12）类

（8）国家级、省级重点学科、品牌专业、精品课程的申报、审批材料及评审材料。

（一级）---（JX12）类

（9）攀枝花学院教学通讯（一级）。

-----（JX11）类

2、教务管理

（1）每学期开课计划、分班和总课程安排表、教师任课情况一览表、校历表。

（一级）-----（JX15）类

（2）教师调课、停课、代课申请审批表，学生重修、免修申请审批表。

（二级）---（JX15）类

（3）每学期本专科学生成绩总表（一级）、补考名单。

（一级）---（JX14）类

（4）学生学籍变更（升级、留级、休学、复学、转学、退学）材料。

（一级）----（JX14）类

（5）学生学籍卡片。

（一级）----（JX14）类

（6）新生入学登记表、在校学生名册、毕业生名册。

（一级）---（JX14）类

（7）毕业证领取存根。

（一级）---（JX14）类

（8）教师手册（XZ12）（一级）、历年学生手册。

（一级）（DQ14）

3、考务管理

（1）每学期期末考试试卷、评分标准、参考答案。

（三级）--JX19

（2）考试考查成绩登记表及成绩分析单（一级）。

-----JX14

（3）每学期考试日程安排、考场巡查安排，考场纪录、巡考记录，考试情况通报。

（二级）--JX19

（4）缓考、免考申请审批材料（二级）----JX19

（5）英语四、六级考试和计算机等级考试成绩表（一级）（JX14）、报名表（二级）。

（6）专升本工作文件、考试成绩、录取名册（一级）（JX14）；考试试卷、评分标准、参考答案、考场安排、考场记录等。

（二级）-------JX19

（7）考试违规、违纪情况的处理材料。

（二级）-------JX19

4、学位管理

（1）上级有关学位工作的文件。

（一级）---JX16

（2）新增单位或专业学位授予权申报、审批材料。

（一级）---JX16

（3）学校学位评定条例、办法。

（一级）---JX16

（4）学校学位委员会会议记录、纪要。

（一级）---JX16

（5）授位学生名册、学位证证书存根等材料。

（一级）---JX16

（6）本科生优秀学士学位论文。

（一级）---JX16

5、实践教学

（1）有关加强实践教学环节、实验室建设方面的文件。

（一级）----JX12

（2）历年实验、实习经费分配计划。

（一级）---CK11

（3）实验室建设项目的立项、评审、验收或鉴定的有关材料。

（一级）----JX12

（4）实验室、实验项目和管理人员情况一览表（一级）---JX12、实践教学任务表等。

（一级）----

（5）历次实验室评估的材料。

（一级）---JX12

（6）实践教学大纲汇编。

（一级）----JX15

（7）教学实习、生产实习、社会实践计划、总结及相关材料。

----JX15

（8）优秀毕业设计（论文）选编，毕业设计（论文）的规范、检查材料，答辩检查材料。

（一级）-----JX16

（9）学生英语、数学建模等学科、技能竞赛方面的材料（一级）---JX14。

（10）学生职业技能培训与鉴定方面的材料（一级）----JX11。

5、教学质量管理和师资培训

（1）有关教学质量管理--JX11,和教师培训的管理文件---XZ12。

（一级）

（2）教学单位教学和教学管理评估、教研室评估、教师教学工作水平评估以及各种教学检查的档案材料。

（一级）--JX11

（3）教师评学、学生评教材料，各级领导干部听课纪录。

--JX11

（4）毕业设计（论文）评价材料---JX16，其它实践教学评价材料----JX15。

（5）教学督导工作材料（一级）---JX11。

（6）教学事故的调查处理材料。

---JX11

（7）教师培训、进修的有关材料（一级）--XZ12。

（8）优秀教师、各类教学竞赛的组织、评审材料。

（一级）---JX11

（9）教师典型教案和备课记录。

（一级）---JX15

（10）师生普通话测试的有关文件和成绩表。

（一级）--JX14或--XZ12-

6、教材管理

（1）教材建设规划，教材建设立项、评审、检查、验收等材料。

（一级）---JX18

（2）学校自编、主编、参编教材，实验教材、实验指导书、习题集及其它有保存价值的自编参考资料，及其推荐、审核等材料。

（一级）---JX18

（3）各级教材成果奖申报、评审材料及批复；（一级）---JX11

（4）各学年各教学单位选用教材目录。

（一级）---JX18

7、考研工作

（1）考研工作规划、历年考研工作方案（一级）。

---JX11

（2）考研辅导课表、任课教师情况表（二级）。

JX11-

（3）参加考研辅导学生名单、上线学生名单、考取学生名单及录取通知书复印件（一级）—JX11。

（4）各类考研辅导资料（二级）----JX11。

8、其它：

教务处历年工作总结和计划。

（一级）--JX11

（二）教学单位形成或归档的档案

1、教学文件

（1）教学单位发展规划及其论证材料，学年、学期教学工作计划、工作总结（一级）---JX11。

（2）教学单位研究本科教学工作的会议材料（一级）----JX11。

（3）教学单位教学管理文件、规章制度-----JX11。

（4）各年级专业教学计划、课程教学大纲及其研讨、论证材料，调整申请及批复。

（三级）---JX15

2、教务管理

（1）每学期开课计划、分班和总课程安排表、教师任课情况一览表、教师教学任务书、校历表。

（三级）---JX15

（2）教师教学设计、教学日历、典型教案。

（一级）—JX15

（3）教师调课、停课、代课申请审批表，学生重修、免修申请审批表。

（三级）---JX15-

（4）每学期学生成绩总表、补考名单。

（一级）----JX14

（5）学生学籍管理的有关材料。

（一级）----JX14

（6）每学年在校学生名册--JX14、毕业生名册、授予学位学生名册。

（一级）---JX17

（7）历年考试试题、参考答案及试卷分析。

（三级）----JX15

（8）各年级、各专业考试题库，每学期期末考试试卷、评分标准、参考答案。

（三级）---JX15

（9）考试考查成绩登记表及成绩分析单（三级）---JX14。

（10）每学期考试日程安排、考场巡视安排，考场纪录、巡考记录。

（三级）----JX19

（11）缓考、免考申请审批材料。

（三级）----JX19

（12）考试违规、违纪情况的处理材料。

（一级）--JX14;--XZ12

3、实习工作。

教学实习基地协议书（一级）--JX12，教学实习、生产实习、社会实践计划、总结，实习指导教师名单、各实习小组学生名单，实习报告、实习成绩等（一级）----JX15。

4、毕业论文（设计）（一级）---JX16

（1）毕业论文（设计）课题目录、选题表、成绩一览表。

（2）毕业论文（设计）系列材料（原件、开题报告、评阅意见、答辩记录等）。

（3）历届毕业设计（论文），其中优秀设计（论文）移交档案馆。

（4）毕业论文（设计）发表情况一览表及复印件。

（5）院系毕业论文（设计）工作总结。

5、教研室工作

（1）教研室教学工作计划、总结。

（一级）---JX15

（2）教研室教学研讨活动记录，教师观摩教学、交互听课记录等。

（一级）-----JX11

（3）青年教师指导、试讲材料。

（一级）----JX11

6、实验室建设（一级）---JX12

（1）实验室建设的各种文