秘书科制度.docx

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秘书科制度

秘书科工作职责

1、负责市政府重要会议的会务工作,起草会议纪要；

２、负责市政府文电的收发、分办、传批传阅工作;

3、负责市政府及市政府办公室所发文件的公文体例、格式、行文规则和文字内容的审核把关；

４、负责市政府及市政府办公室印信和档案资料的管理工作，负责市政府大事记编辑工作；

5、负责市政府值班室工作；

６、负责机关的日常党务管理工作；

７、负责领导办公室的卫生清扫工作.

微机室管理制度

1、做好日常软件的维护及防尘、防病毒的管理;

2、加强机房设备和资料的保管，防止丢失，不得外借;

3、及时处理电源和可能引发安全事故方面的问题;

4、每天下班前整理好微机室设备,关好计算机、总电源、门窗；

5、严禁在微机室吸烟；

6、认真做好卫生工作,保持微机室环境美观、清洁，消除卫生死角;

7、加强保密教育、增强保密防范意识,严格执行计算机系统安全保密制度，确保计算机系统的安全运行;

8、严禁浏览和传播反动、淫秽、暴力等有关信息。

印信使用管理制度

一、使用范围

1、以市政府、市政府办公室名义印发的各种文电、函件、材料。

2、以市政府、市政府办公室名义颁发的各种奖状、荣誉证。

３、市政府、市政府各部门领导去上级请示、汇报、联系工作信函。

4、市政府、市政府办公室组成的工作组、检查组到各单位检查工作信函；组织到外地参观学习的信函。

5、以市政府、市政府办公室名义上报的各种审批表。

6、按上级规定要求,需以市政府、市政府办公室名义签发的信函。

7、市政府、市政府办公室领导决定需用的信函。

二、使用要求

1、印章、介绍信必须严格管理,专人使用,未经领导同意，不得擅自委托他人代管。

印、信一经用完,即入柜落锁,确保安全。

２、凡市政府、市政府办公室正式文件,呈主管领导签字后方可加盖印章.

3、使用市政府、市政府办公室的印、信，要按其内容经市长、副市长、秘书长批准。

４、印、信使用必须在用印登记簿上逐项登记。

5、用印要清晰、端正。

6、严禁开空头、空白介绍信.

保密工作制度

1、严守党和国家的机密。

做到不该说的机密不说,不该知道的机密不问，不该看的机密不看,不在私人通信中涉及机密事项,不在非保密本上记录机密事项，不在不利于保密场合谈论机密，不把机密文件、材料带回家处理或阅读，不带机密材料去公共场所和探亲访友，不用公用电话、明码电报或邮局普通窗口办理机密事项。

２、加强文件管理。

严格执行收文、发文、传阅、借阅、查阅、清还、销毁文件的各项规章制度，防止丢失、泄密。

3、搞好印信使用管理．印章、印模、介绍信要有专人保管、专柜存放,并严格履行审批手续．

4、搞好保密检查.要经常进行保密宣传教育，坚持定期不定期的保密检查,发现问题及时纠正.对各种丢失、泄密事件及时追查、严肃处理，及时向上级保密组织报告。

５、做好防范工作．各办公室人不在时办公桌不放保密文件、材料,并要锁好柜，带好门。

档案工作制度

一、归档

（一）归档范围

1、凡办理完毕，具有保存价值的各种文件材料，如：

各种会议纪录、各类文件、各种统计报表、名册、内部规章制度、调查研究材料、出版物原稿、照片、纪检案件材料、干部考核任免材料、干部调转、组织关系及工资介绍信存根等．

2、国务院、国务院办公厅、省和吉林市政府、省和吉林市政府办公厅文件及上级有关部门文件、材料。

（二）归档要求

1、形成的各种文件材料按归档要求，及时按类归卷,对号入座,年终收集完整,在次年第一季度前分类整理归档。

2、归档文件必须有定稿、正本和附件。

请示批复、报告、批转、来文、转发件等有联系的各件都要齐全。

3、按文件的性质、种类、进行系统科学地整理。

二、利用

1、查阅公文要严格执行该公文的阅读、传达范围有关规定，查阅人需持单位介绍信（需注明查档者的身份、查档目的、利用范围、是否党员）和身份证。

查阅核心机密公文、常务会议纪要及有关决定事项，须经市政府秘书长批准。

２、档案原则上不得借出,特殊情况需借出的,须由政府秘书长批准，办理借阅手续后方可借出，借出时间一般不得超过半个月.档案员对归还的档案要认真检查,以保证档案的完好无损。

３、查档人员不能全抄或复印，可以摘录，并经档案管理工作人员核阅后方可带走。

4、查阅档案时,不准对原件涂改、圈划、增删抽页、损坏。

三、管理

1、档案柜、箱要排放整齐，统一编号,编制索引,科学管理.

2、经常注意调节档案室温度,保持库房清洁卫生，防止档案的机械磨损。

３、禁止非工作人员进入库房,室内禁止吸烟,杜绝一切不利于档案保存的因素。

４、定期检查案卷排列、存放变化情况,发现问题及时纠正。

复印机使用管理制度

1、复印的文件必须是特急件、急件和经市长、副市长、市长助理、秘书长、副主任安排的各类需要复印的文稿,复印的文件要登记.

２、办公室各科需要复印的文稿必须经主管领导签字同意.

3、原则上不承担外单位和个人文字材料的复印工作，如有急需，经办公室领导批准后方可复印。

4、专人管理使用,非复印机操作、管理人员不得随意动用。

５、为充分发挥复印机的效用和延长使用寿命,出现故障立即检修,保证机器处于良好工作状态。

会议、会务工作制度

一、会议的范围

1、市政府党组会议。

由市政府党组成员组成,由党组书记召集和主持，根据需要召开。

2、市政府全体会议,由市政府组成人员组成。

由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持。

市政府全体会议一般每半年召开一次。

3、市政府常务会议。

由市长、副市长、市长助理、秘书长组成，有关部门领导列席。

由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持。

市政府常务会议一般每月召开一次，遇有特殊、紧急事项随时召开。

4、市长办公会议．由市长或市长委托负责常务工作的副市长召集和主持,参加会议人员由会议主持人确定,根据需要召开.

5、市政府专题会议。

市长、副市长、市长助理、秘书长可以召开市政府专题会议,根据需要召开。

6、市政府各专项工作会议.其内容必须是紧密配合市政府的中心工作,解决全市重大问题或涉及全局性工作,否则由部门召开。

二、会议的控制和管理

1、精简会议。

上级会议已印发文件或主要精神见报的,原则上不再开会传达;只有上级精神,没有提出具体贯彻意见的不开会；可以通过报纸、广播或传真电报等现代化手段解决的问题不开会;能以部门传达布置的工作，不开全市性的大会布置。

2、控制规模。

能小会解决的，不开大会；能开短会的，不开长会。

3、实行计划管理。

（1）市政府常务会议要把好议题关,凡提交常务会议的议题,必须由市长、秘书长提出,由办公室秘书长科进行逐个审查后,报秘书长、常务副市长、市长审定。

（2）凡以市政府名义召开的会议,必须报政府主要领导审批。

三、会议工作人员的职责和要求

1、加强会议的计划管理,尽可能的精简会议,控制会议规模,减少会议时间,节减会议经费。

２、协助领导搞好市政府常务会议的准备工作，把好议题关。

凡是准备不充分、意见不明确的，主管市长职权范围内可以定的,一般不予安排。

汇报时间一般不超过半小时.

3、搞好市政府党组会议、全体会议、常务会议、办公会议和有关专题会议及市政府召开的重要会议的会务工作.会议纪录做到完整、准确、清晰。

会议纪要重点突出,简明扼要,意见明确,准确无误,并及时印发。

4、以市政府名义召开的会议要严格按计划管理和审批。

5、做好会议的组织准备和服务工作.安排确定会场,进行会议通知。

值班室工作制度

一、安排好平时及节假日的值班值宿,届时通知、组织，不得有误、空岗。

值班时要坚守岗位,不得随意离开,保证政府机关上传下达枢纽的畅通无阻。

二、主动热情接待外来办事人员,并积极帮助办理其提出的有关事宜．

三、接电话要和气、耐心、认真记录,紧急重要事项要当即向主管领导汇报,并按领导指示认真处理。

四、认真搞好会议通知，将时间、地点、内容、参加人员通知清楚,并记下接电话人姓名，以备查用。

五、遇有紧急重要事项,要尽快向领导汇报,并按领导指示，认真处量.

六、保管好值班室的设备、杂志、保持室内卫生.

七、随时完成领导交办的各项工作.

值班工作制度

（一）值班人员必须坚守工作岗位,不迟到、不早退,不擅离职守,妥善处理值班中的问题。

交接班时，有关事宜要交待清楚，明确责任,保持工作连续性。

（二）“春节”、“五一”、“国庆”法定假日实行政府领导、秘书长或办公室副主任带班制，值班人员必须２4小时在岗。

（三）对前来办理公务和反映情况的人员要热情接待,认真负责地做好接访工作。

（四）认真做好值班记录和电话记录,及时向分管领导报告重要情况,并根据领导意见认真办理。

（五）重大、紧急突发性事件,应立即向秘书长和其他市政府领导报告,并遵照领导指示，积极做好紧急调度、协调处理和信息上报工作。

（六）及时完成领导交办的其他事项。

（七）值班人员对夜间和节假日收发的文电要进行及时处理．

请示报告办理制度

一、各乡镇街、市直各部门向市政府呈报的请示报告,由秘书科统一办理，按照领导同志分工呈批。

重大问题报市长或负责常务工作的副市长审批。

二、各类不符合办文规范或超级请示报告的文件，一很退回原单位。

三、受理请示报告应当天登记，当天呈送,对领导同志的批示及时送转,办理结果及时反馈,办结后及时归档。

四、对事情紧急或事关重大的请示报告，要急事急办、特事特办.

政府办公室工作人员守则

一、坚持四项基本原则,拥护党的领导，政治立场坚定。

二、加强政治学习，努力钻研业务，为领导、部门、基层认真搞好服务。

三、遵纪守法，廉洁自律，崇尚科学，反对迷信.

四、爱岗敬业,文明办公,积极主动,认真反馈。

五、热情耐心，办事公道,服务群众，奉献社会.

六、遵守社会公德,讲究文明礼貌。

卫生整洁,仪表大方,谈吐礼貌,行为文明.

七、服从领导，团结协作，不推诿扯皮。

八、加强组织纪律,严守党和国家秘密。

办公室工作制度

一要政治坚定。

要带头坚决执行学的各项路线方针政策,践行“三个代表”重要思想，坚定政治立场,加强党性锻炼，不断培养和增强自己的政治敏锐性,时刻与党中央保持高度一致。

切忌在大是大非面前,认识模糊,摇摆不定,更不准以讹传讹,混淆视听。

二要摆正位置。

要正看待和处理自己与组织、领导和同志们的关系,自觉摆正位置,服从组织,服从领导,服务大局.切忌越权越位，把自己凌驾于组织和他人之上，狐假虎威，发号施令。

三要勤勉向上。

要勤奋好学，积极向上,不断增强综合素质.工作中要做到脑勤、手勤、腿勤，多思善记,多谋善谏，并以创新的精神和勇气争创一流工作业绩。

切忌安于现状，自我满足,忽视学习，不思进取.

四要忠诚可靠。

要忠于党的事业，热爱本职工作,对工作积极负责，对群众真诚热情,提倡说老实话,办老实事,光明磊落,忠诚可靠，真正让领导放心,让同志信赖,让群众满意。

切忌脱离实际,只说不干,欺上瞒下,弄虚作假。

五要求实高效。

一切工作要讲求效率,注重实效。

对领导交办的事要交必办,办必果,果必报,且办得快、办得好;对正常业务工作要不拖办、不压办、不误办、不漏办;对紧急任务，要急事急办，特事特办,发扬团结协作、无私奉献精神,废寝忘食保证任务完成。

切忌工作推诿扯皮,恣意拖拉，效率低下。

六要认真细致。

办公室无小事，对任何工作都要精益求精,一丝不苟。

回答、解决问题，必须依据党和国家的有关法律、法令、政策和规定,做到有法可依,有据可查；对领导和上级机关交办的事项,务必保证在要求期限内完成．如有特殊情况不能如期完成的，要向领导说明情况,征得同意．切忌工作中支差应付,草率了事,不负责任。

七要遵守纪律。

要遵守工作、学习和组织纪律，从我做起,严格要求。

不该说的话不说,不该做的事不做，不该问的事不问，不该看的不看，增强自律意识和保密观念。

切忌自由散慢，我行我素，伸手向下边要实惠或打着领导旗号为个人谋私利.

八要仪表端庄．工作人员