程序文件doc.docx
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程序文件doc
程序文件
*****机动车检测有限公司
编制人：
审核人：
批准人：
批准日期：
版号：
第5版
实施日期：
2018年09月08日
控制状态：
修改记录表
序号
对应章
节号
修改前内容
修改后内容
修改人
批准人
批准日期
序号
文件编号
文件名称
页数
1
****/CX-01-2017
《文件控制和维护程序》
7
2
****/CX-02-2017
《保证公正性和诚实性程序》
4
3
****/CX-03-2017
《保护机密信息和所有权程序》
3
4
****/CX-04-2017
《人员培训与管理程序》
3
5
****/CX-05-2017
《质量监督管理程序》
2
6
****/CX-06-2017
《不符合工作处理程序》
3
7
****/CX-07-2017
《服务和供应品采购管理程序》
3
8
****/CX-08-2017
《要求、标书和合同评审程序》
3
9
****/CX-09-2017
《申诉和投诉处理程序》
3
10
****/CX-10-2017
《服务客户程序》
3
11
****/CX-11-2017
《纠正和应对风险和机遇的措施控制程序》
3
12
****/CX-12-2017
《记录管理程序》
4
13
****/CX-13-2017
《档案管理程序》
3
14
****/CX-14-2017
《内部管理体系审核程序》
4
15
****/CX-15-2017
《管理评审程序》
3
16
****/CX-16-2017
《内务及安全管理程序》
7
17
****/CX-17-2017
《设施与环境条件控制和维护程序》
3
18
****/CX-18-2017
《检验检测方法控制程序》
2
19
****/CX-19-2017
《计算机文件及数据控制程序》
1
20
****/CX-20-2017
《样品（车辆）处置和管理程序》
3
21
****/CX-21-2017
《标准物质管理程序》
22
****/CX-22-2017
《设备和设施管理程序》
3
23
****/CX-23-2017
《仪器设备期间核查程序》
2
24
****/CX-24-2017
《量值溯源程序》
6
25
****/CX-25-2017
《测量不确定度评定程序》
2
26
****/CX-26-2017
《质量控制程序》
3
27
****/CX-27-2017
《检测报告管理程序》
2
1.目的
对文件的收集、编写、审核、批准、发放、使用、评审、更改、废止、回收和存档等活动进行有效的控制和管理，以确保本公司使用的文件资料均为现行有效版本，特制定本程序。
2.适用范围
适用于本公司管理体系文件、自行编制的技术文件和开展检测工作必须或有关的外来文件和资料的受控和管理。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》、《程序文件》和其他重要体系文件的批准；
3.2技术负责人负责组织对本公司技术文件的编制、审核工作并负责技术文件的批准；负责检测标准等外来技术文件的有效性跟踪、收集工作；
3.3质量负责人负责组织《质量手册》、《程序文件》等管理体系文件的编制、审核和修订工作，对受控文件管理实施监督；
3.4检测车间配合办公室做好所用文件的管理工作；检测车间主任负责技术文件编制的落实；
3.5办公室文件档案管理员负责全公司受控文件的发放、回收、保管、存档、作废、销毁等日常管理工作。
4.程序内容
4.1文件的分类
4.1.1文件按来源可分为内部文件和外部文件
4.1.1.1内部文件包括质量手册、方针声明、程序文件（或规章制度）、作业指导书和记录表格；会议备忘录；通知、计划、方案等。
4.1.1.2外部文件包括法律、法规、规章；标准、设备操作方法、软件或系统操作手册、教科书、参考数据库（手册）、设计图纸、图表、及客户提供的方法或资料等。
4.1.2文件按其作用可分为质量文件、技术文件、行政文件等。
4.2文件资料编号规定
4.2.1受控状态
1）本公司的文件受控状态分“受控”和“非受控”两类。
受控文件采用受控编号（分发号）管理，非受控文件不予受控编号，受控分发号由办公室文件档案管理员负责统一编制；
2）用于本公司内部的工作文件为受控类,按文件的修订、更换、作废的规定进行有效控制,保证该类文件在公司各有关场所使用的为现行有效版本。
受控文件加盖红色“受控文件”标记；作废时加盖红色“作废”标记；
3）非受控文件主要用于对外提交,本公司在发出时应保证其有效性。
当文件修订或作废时,不通知文件持有者进行相应更换。
4.2.2文件编号格式
例如：
****/CX01—2018
****□□□□□□—□□□□
制订年号/序号（分序号）
文件编号/序号（必要时）
文件类别缩写
****—*****机动车检测有限公司
4.2.3文件类别:
——：
SC《质量手册》；——：
CX《程序文件》；
——：
ZY作业指导书：
-[检测工作实施细则（JC）、仪器设备操作规程（CZ）、设备期间核查指导书（HC）、测量不确定度评定方法（QD）、仪器设备自校规程（ZX）]；——：
JL记录；
4.2.4社会公开发布标准和规范等检测依据及书籍,采用该文件在社会公开发布的代号和编号。
4.2.5法律、法规等
采用法律法规的名称及发布年号进行登记。
4.2.6上墙文件可以不编号。
4.2.7电子文件按《计算机文件及数据控制程序》管理；
4.2.8本公司编制的管理体系文件和技术文件在首页应有包括文件名称、文件唯一性编号、编制人、审核人、批准人、批准日期、实施日期、受控状态、版本号、修订标识、页码、总页数和发布机构的标识。
4.3文件控制状态的标识
4.3.1：
受控文件
*****机动车检测有限公司
持有部门（人）
分发号
受控文件
*****机动车检测有限公司
作废
作废日期：
作废人：
4.3.2作废4.3.3：
作废留参考
*****机动车检测有限公司
作废留参考
作废日期：
作废人：
4.3.4原始记录和报告上的签字标识方法：
1）签字确认；2）盖章确认；3）计算机识别录入。
4.4文件的编制、审核和批准
4.4.1质量手册和程序文件
4.4.1.1总经理负责召集相关人员讨论并确定质量方针、质量目标、组织机构、资源配置；
4.4.1.2质量负责人负责组织本公司熟悉管理体系的工作人员负责编制质量手册和程序文件；编制完毕后交质量负责人；
4.4.1.3质量负责人对编制质量手册和程序文件文稿进行审核,必要时会同技术负责人进行会审，审核通过后报总经理批准签字,即为生效文件；
4.4.1.4管理体系运行所需的各种质量记录表格由质量负责人组织编制,经质量负责人审批后投入使用。
4.4.2技术文件
4.4.2.1由技术负责人根据检测工作、仪器设备操作、仪器设备校准的需要,提出文件编制计划；
4.4.2.2技术负责人按照计划交检测车间主任组织有关技术人员编制,编制人员应依据有关法律、法规、标准规范或有关规定等进行编制；
4.4.2.3编制完毕的作业指导书文本交检测车间主任审核通过后交技术负责人批准；
4.4.3编制、审核、批准人均应在文件报批文稿上签字；
4.4.4经批准的文件由办公室文件档案管理员按规定统一编号，并打印成文发布。
4.5文件发放管理
4.5.1文件发放范围
4.5.1.1质量手册发放至总经理、技术负责人、质量负责人、各部门负责人等；程序文件全套发放对象同上；程序文件单行本按部门和工作岗位的需要发放；
4.5.1.2检测工作细则应发至检测车间有关检测人员；
4.5.1.3仪器设备操作规程应安放在相应的仪器设备前方，可用上墙文件方式发放；
4.5.1.4设备期间核查指导书应发放至设备管理员及相关设备操作人员及技术负责人；
4.5.1.5仪器设备自校规程应发放至对该仪器设备执行自校的检测人员；
4.5.1.6现行检测标准和规范应发放至检测车间有关检测人员；
4.5.1.7记录表格应发至检测车间和办公室相关人员，且自行控制保管。
4.5.2发放管理
4.5.2.1文件发放应有发放清单，文件领用人在“文件发放（回收）登记表”上签名领取具有分发号和加盖“受控文件”印章的文件,每一个文件都有不同的分发号,便于追溯；文件发放的分发号按检测人员的工号分发；
4.5.2.1.1下表中岗位人员的分发号按岗位固定不变：
总经理
技术负责人
质量负责人
办公室主任
安、综检主任
环、综检主任
授权签字人
设备管理员
网络管理员
档案管理员
大厅主管
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
4.5.2.1.2其余检验人员的工号按字母J+三位流水号编制；辅助人员的工号按字母F+三位流水号编制。
三位流水号按进公司先后流水编号；
4.5.2.2本公司的受控文件不得随意复印,不得使用未加盖“受控文件”章的受控文件；
4.5.2.3文件使用人的文件破损严重影响使用时,应到办公室更换,交回破损文件,补发新文件,新文件的分发号,仍沿用原文件号，办公室文件档案管理员将破损文件按4.7条处理；
4.5.2.4当文件使用人将文件丢失后按4.5.2条办理申领手续,但必须在领用申请中作出说明,文件档案管理员在补发文件时应在原分发号的基础上加（补1、2…），并在相关记录中说明；
4.5.2.5外来文件标准和法律法规分别由技术负责人和办公室文件管理档案员负责跟踪收集现行有效版本，在标准发布机关网站或专业杂志上收集、识别并控制其分发范围；
4.5.2.6内外部各种行政文件由办公室文件档案管理员负责收发，并记录于“行政文件清单”；
4.5.2.7空白记录也是文件的一种，应执行《记录管理程序》；
4.5.2.8有关技术文件、管理文件、检测细则、设备操作规程的现行有效文件，应放在作业场所，以便于检测人员使用。
4.6文件的修订和换版
4.6.1在下列情况下应对文件进行修订或补充：
ａ）本公司内部机构设置、职能或人员发生一般性变动时；
ｂ）外部审核提出改进要求时；
ｃ）实际使用发现不合适和完善时；
ｄ）管理评审中提出改进要求时；
ｅ）制定文件所依据的标准或相应文件和仪器设备发生变化时。
4.6.2在下列情况下应对文件进行换版：
ａ）本公司内部机构设置、职能或人员发生重大性变动时,质量手册和程序文件应换版；
ｂ）外部审核和管理评审中提出质量手册和程序文件存在重大和多处缺陷时；
ｃ）国家法律、政府行政管理部门、认可或认证机构对检测机构管理要求有重大变动时。
4.6.3由技术负责人或质量负责人提出修订或换版的计划,当其他责任部门或人员认为有必要时,直接向技术负责人或质量负责人提出修订或换版的建议；
4.6.4技术负责人根据计划落实对技术文件的修订或换版；质量负责人根据计划落实对管理体系文件的修订或换版；
4.6.5修订或换版按第4.4文件的编制、审核和批准的规定进行，并由文件更改（修订或换版）提出人或文件更改（修订或换版）提出部门的负责人填写“文件更改审批表”,说明更改原因,对重大更改（如技术参数）还应附有充分的证据；
4.6.6在对修订或换版文件进行审核和批准时,应尽可能由承担原文件审核和批准岗位的人员进行；当原审批人不在,可由接替其岗位的人员审批；
4.6.7经修订或换版的新文件应说明修订次数和重新颁布日期，并体现在页头上；
4.6.8文件更改（修订或换版）批准后,由相应责任部门实施更改,文件更改时应注明更改人标记和更改生效时间,并按“文件发放（回收）登记表”的名单发放修改后的文件,同时收回作废的旧文件；
4.6.9文件的更改方式分为：
换页、换版等二种形式。
本公司的受控文件均为打印形式,不允许手写修订。
4.7文件的更换与作废
4.7.1当文件进行修订、换版或作废时,由办公室文件档案管理员及时将有效版本按第4.5文件发放范围发至有关人员,同时将作废页或版本收回；
4.7.2破损文件或作废文件由文件档案管理员按“文件发放（回收）登记表”收回并记录,作废文件加盖“作废”印章,填写“文件（档案）销毁记录表”经室主任同意，总经理批准后作档案销毁处理；
4.7.3标准规范合订本中的作废文本应加盖“作废”标记以防误用；
4.7.4当为以后参考目的需保留作废文件时,应有“作废留参考”的标记以防误用,并由办公室文件档案管理员登记和保管。
4.8文件的管理
4.8.1文件经编制审批后,原版文件由办公室文件档案管理员,列入“受控文件清单”后归档；
4.8.2除受控范围以外的各类外来文件均由文件档案管理员进行接收登记。
由企业提供检测用资料、数据由业务受理员登记后随检测业务受理单发至有关检测人员。
检测完毕后,检测员应将其随检测结果交回。
检测报告完成后,将所用资料、数据随检测报告归档保管；
4.8.3技术负责人负责外来技术文件、技术标准、技术资料和信息的收集查新，办公室负责外来法规文件的收集查新；对首次确认的外来文件，由相关跟踪收集人员进行有效性确认，以后及时跟踪查新，收集跟踪查新的方式：
网站、行业公布、上级部门查询、同行信息反馈等；首次确认的外来文件在实施前需填写外来文件审批表，审核、批准后实施。
管理文件由质量负责人负责审核、总经理批准实施。
技术文件由技术负责人负责审核、总经理批准实施。
首次确认的外来文件确认实施后，由档案管理员登记在外来文件登记表中。
4.8.4需临时借阅文件的人员填写“文件（档案）借阅、复制申请表”经办公室主任批准后借阅文件，借阅者应在指定日期内归还文件，到期不还由办公室文件档案管理员收回；原版文件一律不外借，以防丢失损坏；需要复制文件的人员填写“文件（档案）借阅、复制申请表”，经办公室主任批准后实施；把文件借阅、复制情况记录于“文件（档案）借阅、复制登记表”；外单位人员借阅复制文件档案的，一律由总经理批准后实施。
4.9文件评审
4.9.1由质量负责人在每年的管理评审中提出对本公司管理体系文件有效性评审的议题,交管理评审会议进行评审；
4.9.2内部编制的技术文件和外部的检测标准规范、资料、软件数据等由技术负责人定期组织评审；
4.9.3在没有特殊情况下,文件评审与管理评审同时进行,每年至少进行一次；
4.9.4经评审确定为需修订或换版的文件按第4.6项文件修改和换版的规定进行。
4.10电子文件的管理
本公司的管理体系电子文件由办公室负责存储，检测网络有关的电子文件由设备计量管理员（网络管理员）负责存储，并对用于存储电子文件的计算机进行加密，修订、换版、发放、作废、回收等的管理按《计算机文件及数据控制程序》进行。
5.引用文件
《记录管理程序》：
****/CX/12—2018
《计算机文件及数据控制程序》：
****/CX/19—2018
6.相关记录
——受控文件清单：
****/JL-01-01
——文件发放（回收）登记表：
****/JL-01-02
——文件更改审批表：
****/JL-01-03
——文件（档案）借阅、复制申请表：
****/JL-01-04
——文件（档案）销毁记录表：
****/JL-01-05
——文件（档案）借阅、复制登记表：
****/JL-01-06
——行政文件清单：
****/JL-01-07
——文件评审表：
****/JL-01-08
——外来文件登记表：
****/JL-01-09
1.目的
为了使检测工作始终在公正性的有效控制状态下进行检测全过程，确保检测工作公平、公正，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用本公司检测活动所涉及的全过程以及本公司全体检测工作人员。
3.职责
3.1本公司全体人员均应遵守和维护检测工作的公正性、诚实性和独立性。
3.2总经理应亲自起草并发布公正性声明，并组织有关部门研究、制定公正性措施。
带头抵制来自上级和其他方面对检测工作独立性和公正性的干扰。
并负责对违反公正性、诚实性和独立性的事件的处理。
3.3办公室负责编制保证公正性对检测工作有效的控制内容；
3.4本公司各部门负责检查、监督、落实措施的实施；
3.5质量负责人、技术负责人、办公室联合对违反本程序的相关责任部门或人员调查、处理。
4.程序内容
4.1公正性措施的制定
4.1.1总经理组织制定公正性措施，带头贯彻执行并使之不断完善；
4.1.2总经理亲自或责成有关负责人员在全体大会上宣贯公正性声明及措施，对新员工指定专人对其宣贯；
4.1.3应公示最高管理者签字并加盖公章的“公正性声明”，接受社会各方和客户的监督；
4.1.4办公室应以文件规定或者合同约定等方式确保不录用同时在两个及以上检验检测机构从业的检验检测人员。
4.2公正性行为的检查
4.2.1管理层在制定年度计划和下达指标时应统一认识明确在检测能力许可范围内和确保检测质量前提下完成任务，严禁以数量压质量；
4.2.2对来自上级主管部门和关系部门的不正当干预，管理层应按照公正性声明的要求予以抵制，必要时管理层应研究对策以集体名义予以抵制；
4.2.3本公司出具给客户的检测数据和结果应从制度上保证不是个人行为结果，质量负责人和检测车间主任、监督员应确保检测、校核、审批确认制度落实到实处；
4.2.4业务受理员应坚持原则忠于职守，把好检测车辆接收关，防止用户和检测人员在无监督条件下直接发生业务往来；
4.2.5独立和诚实是公正的前提，各检测人员和监督员应坚持原则不接受检测能力许可范围以外的任务，对于设备和环境条件不能完全满足要求的检测活动以及对检测方法有效性没有把握的
检测工作应如实告之客户。
监督员在监督过程中，应独立工作，不受外界因素干扰；
4.2.6本公司所有人员均有权利监督制止违反公正性声明的人和事，必要时应及时向有关负责人报告。
4.2.7内审和管理评审应把公正性声明及措施的落实情况作为审核和评审内容，质量负责人组织相关部门跟踪与此相应的纠正和应对风险和机遇的措施落到实处。
4.2.8总经理每半年组织技术负责人、质量负责人开展一次公正性检查活动，并将检查活动记录于“本公司公正性措施情况检查表”中；
4.2.9本公司在各项检测活动中严格执行《保护机密信息和所有权程序》和《质量监督管理程序》；
4.2.10若在检测过程中发现任何违反公正性的情况出现，相关调查人员应及时将情况记录于“违反公正性调查、处理记录表”，并将处理意见报总经理批准后，按相关规定作出处理，办公室负责归档。
4.3奖惩措施
4.3.1总经理对自觉维护检测机构信誉，坚持原则，忠于职守，维护检测工作公正性，从而避免本公司信誉受到伤害；
4.3.2总经理应对违反公正性的人和事，视情节严重程度给予批评教育、警告直至辞退的处分；
4.3.3当内审和管理评审发现对公正性存在理解、掌握和执行的问题时，总经理应组织专题研究并组织一定范围内员工的培训，以期统一认识，统一行动。
5.引用文件
《保护机密信息和所有权程序》：
****/CX/03—2018
《质量监督管理程序》：
****/CX/05—2018
6.相关记录
——本公司公正性措施情况检查表：
****/JL-02-01
——违反公正性调查、处理记录表：
****/JL-02-02
1.目的
为确保客户及本公司的合法权益不受侵害，同时维护本公司的公正形象，防止泄密，本公司所有人员均有义务保守客户及本公司的技术和商业秘密。
2.范围
适用于本公司在检测过程中所涉及为客户保密和保护所有权的全过程。
3.职责
3.1公司全体人员均应在其职责范围内对客户机密信息和所有权的保护负责；
3.2质量负责人负责本公司保密和保护所有权工作情况的监督检查。
4.程序内容
4.1保密内容
4.1.1委托方提交的文件与资料，如身份证、驾驶证、行驶证、保险单等；
4.1.2检验记录和检验报告所涉及的委托方信息；
4.1.3检验员在现场检验时获得的信息，包括检验的结论等；
4.1.4本公司从客户以外的渠道（如监管机构、投诉人）获得的有关客户的信息。
4.2树立客户权益保护观念
4.2.1本公司应通过培训、学习、宣传等方式,树立全体工作人员为客户权益进行保护的正确观念，了解可采取的保密和保护所有权的具体措施；
4.2.2工作人员在检测实施过程、报告发送、档案管理等几个环节所涉及保密和保护所有权时,应意识到对客户提供的被检车辆、相关资料、检测报告和原始记录负有保密责任,未经客户同意,传播或泄露上述信息是侵犯了客户的所有权。
4.3保密措施
4.3.1与检测无关人员未经检测批准，不得进入检测现场；当客户或其代表要求观察自己的车辆检测时,应按《内务及安全管理程序》办理进入批准手续,并在外来人员进入前,采取将其他客户车辆停止检测等措施,确保其他客户机密；
4.3.2与检测无关的人员不得参与检测活动；
4.3.3公司应加强保密措施，对客户的车辆在检测过程、检测结果等过程进行保密。
不得将报告转交他人，不得擅自公布检测结果；
4.3.4对留存公司保管的所有报告及检测原始记录、技术资料，由文件档案管理员妥善保存，并按《档案管理程序》执行调阅；
4.3.5对接触客户车辆、资料及其它相关信息的人员应履行为客户保护所有权的义务，不得利用客户的有关知识产权为己牟利。
4.4电子资料信息的保密控制
4.4.1检测过程中所涉及到的电子资料信息在流转过程中，根据《计算机文件及数据控制程序》的要求，需由相关人员严格控制，未经允许不得擅自转发、打印及提供给无关人员浏览，在电脑中浏览的资料信息应实时受到相关人员的控制，相关人员在离开电脑前需对其电脑显示的信息进行关闭或者屏蔽处理，以免无关人员擅自浏览导致泄密。
4.4.2以传真、电子邮件或其他电子手段传递的资料信息（包括检测记录、报告等）应明确收取人的信息，在确认收取对象确实为实际需要提供资料信息的收取人时，方可传输。
5.泄密的处置
5.1监督员负责对程序执行情况进行监督，本公司任何人员发现他人有泄密行为，均有义务且有权报告给质量负责人，质量负责人组织调查，并根据实际情况提出处理意见，由本公司总经理或其授权人员处理。
5.2对泄密情况的调查及处理，质量负责人需根据《记录管理程序》做好相关的记录，交由资料员整理归档，必要时应报上级有关部门。
6.相关文件
《记录管理程序》****/CX-12-2018
《档案管理程序》****/CX-13-2018
《内务及安全管理程序》****/CX-16-2018
《计算机文件及数据控制程序》****/CX-19-2018
7.记录
《保护机密信息和所有权工作检查记录表》****/JL-03-01
1.目的
为确保本公司人力资源满足所开展工作类型和工作范围的需要,应提出人员配置和管理要求,并采取培训措施使其能力得到维持和提高，为规范人员管理和培训工作,公司对关键人员、管理人员及支持服务人员（包括
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