采购部.docx
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采购部
银晶国际酒店管理实务
采购部
二零一一年一月一日
目录
第一章机构设置…………………………………………………3
第一节部门概述……………………………………………………3
第二节组织机构设置…………………………………………………4
第二章岗位职责及素质要求…………………………………………5
第一节经理……………………………………………………………5
第二节采购员…………………………………………………………5
第三节采购员兼文员…………………………………………………7
第三章采购部运作程序及标准………………………………………8
第一节食品采购定价程序…………………………………………8
第二节采购程序…………………………………………………9
第三节退、换货程序…………………………………………………10
第四节提货程序……………………………………………………9
第五节供应商证件………………………………………………10
第六节材料采购使用部门意见表（见范本）………………………10
日常采购临时报价）__________________第四章管理制度………………………………………………………11
第一节食品、用品（湿货、干货、日杂文具）的采购供应制度………11
第二节能源、五金、用品制度…………………………………………12
第三节轮岗制度………………………………………………13
第四节常用大量物资采购验收标准………………………………15
第五章部门使用范本…………………………………………………16
第一节采购合同……………………………………………………16
第二节材料采购使用部门意见表…………………………………18
第三节市场调查表……………………………………………………19
第四节请购单………………………………………………………20
第五节银晶国际酒店期货定价………………………………………21
第六节工作进度计划表………………………………………………22
第一章机构设置
第一节部门概述
采购部是酒店负责日常物资的采购供应的重要职能部门，下设酒店用品采购组，能源五金设备零件采购组，食品采购组。
采购部的工作方针是“搞好采购，保证供应，控制质量，降低成本”。
工作原则为“以最合理的价格采购最适用的物资，并以最快捷的方式完成采购”。
为保证采购工作的顺利、有效进行，要求采购员严格执行酒店的采购制度和采购审批程序，严格抓好采购用品的质量、价格、交货日期的控制工作，落实执行谁主管谁负责的工作要求，严格控制采购成本和进货价格。
采购部各班组的工作范围主要是：
1．干、湿货采购：
主要负责肉类、蔬菜类、野味类、海鲜类、冻品类、腊味类、外购贵重物品类、粉面类、三鸟类、饮料类、烟酒类、水果类、中、西餐配料、粮油类、干货类、酱料类、小食咸什类、咖啡类等的采购
2．用品采购：
主要负责百货用品类、文具用品类、劳保用品类、客房用品类、卫生清洁用品类、丝印广告类、印刷品类、布草类、服装类、鲜花类、玻璃陶瓷类、餐具类、厨具类、塑料制品类、装饰品类等的采购。
3能源五金用品采购：
主要负责五金类、木材类、建筑材料类、灯饰类、、玻璃工艺类、水暖器材类、音响设备类、广告材料类、电器设备类、电子零件类、燃油类、化工类、油漆类、电脑配件耗材类、设备零配件类、发外维修类等的采购。
第二节组织机构设置
经理1人
五金采购组1人
用品采购组1人
干湿货采购组1人
采购员兼文员1人
（部门编制：
5人）
第二章岗位职责及素质要求
第一节经理
直接上司：
总经理
直接下属：
采购员
工作职责：
1．直接对总经理负责，全面主持采购部工作，确保各项采购任务的顺利完成。
2．熟悉和掌握业务情况，对所管业务项目情况要了如指掌，做到心中有数，指导下属开展业务，不断提高业务技能，确保物资正常供应。
3．审核采购计划，统筹策划和确定采购内容。
4．熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。
检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购要求和质量负有领导责任。
5．参与大宗商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
6．按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内尽量做到节省开支。
7．教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿、受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务活动。
8．抓好部属人员的思想、业务培训工作，开展经常性的文明礼貌教育、外事纪律教育和法制教育。
第二节采购员
直接上司：
采购部经理
直接下属：
无
工作责职：
1．各部门急用物资优先安排，与供货单位进行电话联系。
2．到供货部门了解、落实物资的规格、型号、数量，避免错购。
3．认真核实各部的购物计划，根据仓库存货情况，定出实际采购计划。
定型、常用物资按规定及时办理。
应防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作。
4．严格遵守财务制度，购进的一切货物应办理进仓手续，手续办妥后，立即到财务报帐，不得拖帐、挂帐。
5．与仓库联系，落实当天物资的实际到货的品种、规格、数量，并把好质量关。
6．外出联系业务要详细讲明去向。
7．到部门了解物资的使用情况，征询各部门的意见。
8．尽量做到单据（或发票）随货同行，交仓管员验收（托收除外），如因市外物资不能单据随货同行，应预先根据合同数量，通知仓管员做好收货准备。
9．物资食品报价每月按酒店确认价输入K3系统。
10．下班前，做好当天工作情况记录和明天工作计划。
第三节采购员兼文员
直接上司：
采购部经理
直接下属：
无
工作职责：
1．按时上班，配合经理做好本人当天的工作准备。
2．收到的公文、通知、计划等文件，及时交给经理阅读，并迅速交有关人员传阅。
3．落实上级的指示，熟悉和了解本部门各个环节的工作情况，做到心中有数，及时向经理提供建设性建议。
4．接听电话，详细做好记录；接待来访客人，做到文明待客；公平处事，处理好部门内员工关系。
5．把各类文件、通知、报价表等进行整理、编号，归档保存。
当天文件，当天整理。
6．注意收集与部门业务有关的资料，空余时间将有关资料剪下并整理，以供参考。
7．协助经理搞好调查研究，处理日常工作，做好考勤和供应商供货情况记录表等工作。
8．做好部门的会议记录，并用电脑打出来。
9．全面使用OA系统办公，发生问题立即汇报并通知电脑部解决。
10．物资食品报价每月按酒店确认价输入K3系统。
第三章采购部运作程序及标准
第一节食品采购定价程序
1．根据酒店正常使用的货物品种、规格、单位、名称、产地，由采购员进行分类填制成相应的报价表格，再发给三家以上的供应商进行报价（报价以人民币计）。
2．由供应商每日交货的鲜、活货类（鲜活海鲜除外），蔬菜每十五天一期定价，海鲜、水果按时价定价，冻品、肉类和副食类一个月一期定价。
3．各供应商于定价前三天将报价交给食品采购组各供应商于定价前三天将报价交给采购员兼文员，采购员兼文员根据报价进行整理后填制银晶国际酒店期货定价表至采购员初步定价后报经理审定，再由相关部门核价，提交给使用部门、财务经理、总经理和采购总监审批，方予以采购。
定价流程图
采购员初步报价采购部经理核价使用部门审核财务经理审核总经理审核
第二节采购程序
1．食品仓库根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最高库存量和最低库存量，同时根据每日领用的食品情况订出每天的补充计划报给食品采购组。
2．食品采购组根据仓库的补充食品申购计划进行逐项逐项地采购。
3．食品部门每天下午2：
30时前报来的鲜货每日订购单（指直调部分），食品采购员必须在每天落班前将所有的计划逐一通知给供应商于次日早供货。
4．计划外的急购申请，须由使用部门填制请购单，由部门负责人签名批准同意后（贵重品必须经总经理批准），交采购部及时办理。
5．非采购部人员对供应商下达的采购指令，一律无效。
6．食品采购员落实采购计划后，须将供货客户、供货时间、品种、数量、单价等情况以收货通知书的形式通知仓库，以便仓库人员验收。
7．验收手续按仓管部的管理细则办，仓库人员应及时将验收情况通知采购部，以便及时处理，保证供应。
第三节退、换货程序
1．仓管部人员须根据仓库验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、质量、数量存在问题，应拒绝收货．
2．如需退换货的，由仓库人员填写“物资退货报告表”，经该部负责人签名同意后交采购部协助办理退换货手续。
鲜活货物如发现问题，应尽量在当天内，提出办理退换货手续，逾期由仓库负责处理。
3．所有物料验收合格并办妥进仓手续后，发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理。
第四节提货程序
1．食品采购原则上须要求货主送货上门。
2．特殊品种或特殊情况，须到市内或车站、货运站、码头提货的，均由食品采购员负责。
3．具体要求：
采购部负责将有关的提货单、发票或副本、发货单位、地址、电话、联系人等资料准备好，派专人携带有关资料到提货点办理提货签收手续。
第五节供应商证件
1．供应商必须提供三证，如：
营业执照、税务登记证、生产许可证、食品流通许可证和组织机构代码证等。
2．进口食品类要提供出入境检验报告，并注明中文标签。
3．国产食品类要提供质量检验报告。
第六节材料采购使用部门意见表
1．经使用部门反映不符合要求的物资，一律退回仓库。
2．使用部门或仓库人员负责填写《材料采购使用部门意见表》，以作数据记录。
第四章管理制度
第一节食品、用品（湿货、干货、日杂文具）的采购供应制度
为完善酒店饮食部和职工饭堂食品原料、洒水等的使用计划，以及理顺采购、保管和领用的各个环节，落实管理细则，做到既满足经营管理需要，又尽量减少资金积压，特制定本制度。
1．工作方针、组织机构和职责范围
食品采购供应工作方针是：
“严格管理，廉洁奉公，保质，保量、保供应”。
“先国营、后个体，先市内、后市外，先国内、后国外，价比三家，货比三家。
”食品采购工作隶属于采购部，成立湿货、干货采购组，向经理负责，采购员二人。
食品采购的职责范围：
严格执行上级的采购指令，根据中、西餐行政总厨及饮食部总监、经理意见保证质量和数量，不得超计划进货或购进伪劣货物，否则，由此引起的责任事故，予以追究。
2．工作范围
根据饮食部和职工饭堂日常使用的食品原料、酒水的品种、规格、档次、数量，有计划地按规定的采购程序进行采购。
食品原料酒水的采购范围如下：
1）糖、油、米、面及其它制品。
2）水产类（包括鲜活海鲜）。
3）蛋、禽、肉类（包括野味、腊味）。
4）进口餐料类。
5）干货海味罐头类。
6）水果蔬菜类。
7）洋酒、国产酒、饮料类（包括雪糕）。
8）调味品类。
9）杂项类（木炭、鲜花等）。
第二节能源、五金、用品制度
为加强酒店能源、五金、用品的使用计划，以及能源、五金、用品的采购、保管和领用的各个环节的管理，做到既满足经营管理的需要，又尽量减少资金积压，特制定本制度。
1．工作方针和职责范围
采购供应的方针是：
“搞好能源、五金、用品的采购供应，保证经营管理需要。
”工作原则为：
“抓好经营管理，做好采购计划，保证能源、五金和用品供应，开源节流，严格管理。
”
职责范围：
根据酒店的使用量，做好保证供应工作，以酒店的使用量为能源、五金和用品的采购供应的准则。
2．主要任务
根据酒店使用的品种、规格、数量（五金、电子、电脑配件耗材、燃油等），进行有计划的采购。
3．采购管理细则
1）能源（重油、柴油）的日常采购计划：
由工程部根据每天酒店实际耗用的情况制定出每日需补充的用量计划报采购部进行采购。
2）石油气的采购由仓管部根据每天各使用部门的实际使用情况制定的请购计划单为依据进行采购；汽油的采购则依据车管部的请购单并报给财务部、总经理审批后进行采购。
3）用品类（包括文具、布草、瓷器、五金等）的采购由仓管部根据各部门每日领用的实际情况制定出需补充的计划并填制请购单交采购部核价后报财务部、总经理审批再进行采购。
4）凡部门开具的紧急请购单，同时有部门负责人的签名确认，可先行购货回酒店，然后再补办有关的审批手续。
具体做法仍按正常请购程序办理。
5）五金、布草、百货、瓷器等用品一般情况下可半年或一季度报一次价，鲜花、煤气一个月报一次价，但特殊情况下则由酒店管理层决定。
6）各类用品的定价程序可依照食品的定价程序进行。
7）食品、五金、用品采购组设人员一名，向经理负责。
第三节轮岗制度
为了更好地规范和完善采购部的工作，培养和锻炼采购人员的综合业务能力，经总经理室研究，决定在采购部实行定期轮岗制度，具体规定如下：
1．实行目的：
1）由于采购部自身工作的特殊性所决定，每一个采购项目都有其自身的特点，轮岗制度可令采购员掌握各类物品的性能特征、技术指标及各项参数，学会与各供应商进行有效沟通，熟悉各项目业务。
2）轮换岗位对采购员提高工作的分析能力和沟通协调能力都会有很大的帮助。
岗位互换，各采购员之间就会有深切的体会与理解，互相理解别人的难处和工作特性所在，有效增强采购员之间的互相理解与配合度，及降低某一采购员突然离岗所带来的影响 。
3）轮岗需要进行经常性的工作交接，这就要求各采购员按照规范对手头资料进行系统化和整体性处理，避免问题与漏洞潜藏。
4）控制风险、制约腐败。
采购员长期固定负责某一采购项目，会因与供应商的过分熟络而滋生惰性和腐败，实行轮岗制度，可以规避因资源被个人垄断而对酒店利益形成的潜在危险。
2．轮岗时间：
半年制
3．轮岗项目分类：
1）A类：
普通干货、咸杂、酒水、水果、粮油类、冻品、海鲜、肉类、三鸟类、时蔬类、野味、贵重干货类等；
2）B类：
日用百货、厨具用品、印刷用品、布草、客用品、燃料、鲜花等；
3）C类：
五金综合类。
以上分类是按现行采购工作分工进行划分的，部门可以根据实际运作情况对岗位分类进行适当调整，但必须报总经理室批准。
4．交接内容：
1）价格资料：
采购项目的各项物品及报价；
2）供应商信息：
采购物资的供方所有信息，包括：
供货厂家、联系方式、供货周期、相关技术资料。
目前在供货的供货商的供货信誉及情况，在接手时间内停止供货的供应商，停止供货的原因及其情况。
3）工作任务交接：
正在办理尚未完成或急需办理尚未安排落实的采购事件（以免影响供应）；
4）帐目交接：
检查供应商的账目是否与酒店财务部的资料一致；
5）合同交接：
所有供方的合同是否签订及有无到期需续签的合同需作跟进。
5．采购部经理应提前30天做好下一周期的轮岗计划及具体工作岗位安排，呈总经理室审批，在获得总经理书面批准后方可执行；每一轮岗周期结束后，采购部经理应在15天内向总经理室提交上一周期的总结报告（含采购员业绩评估）及提出相关意见。
第四节常用大量采购物品的验收标准
1．采购部联合使用部门确认物品样板，双方签名确认、封板转交仓库保管，货到双方对板验收，发现货不对板，双方协商解决退货、换货。
2.仓管部人员、采购员和使用部门根据仓库验收细则须到现场严格验收进仓物料，如发现与合同内容上规定不相符，应拒绝收货．
3．如需退换货的，由仓库人员填写“物资退货报告表”，经该部负责人签名同意后交采购部协助办理退换货手续。
如鲜活货物如发现问题，应尽量在当天内，提出办理退换货手续，逾期由仓库负责处理。
4．所有物料验收合格并办妥进仓手续后，发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理。
第五章部门使用范本
范本一：
物资采购合同
甲方（供方）：
乙方（需方）：
江门银晶国际酒店有限公司
地址：
地址：
邮码：
_________ 电话：
____________ 邮码：
_________ 电话：
__________
法定代表人：
____________ 法定代表人：
____________
联 系 人：
____________ 联 系 人：
____________
甲乙双方经协商一致，签订本合同，共同信守。
第一条订购货物名称、单位、单价、数量、金额。
产品名称
规格型号
单位
数量
单价
总金额
备注
合 计
人民币（大写）：
第二条产品质量 按照国家规定的标准及以下特别条款执行。
特别条款：
。
第三条 包装要求和费用负担
1.包装材料及规格：
。
2.包装牢固，适宜装卸运输。
3.包装品种等级标签清楚。
4.包装费用由甲方负担。
5.其他：
。
第四条 交货时间、地点
1.交货时间：
____________________________。
2.交货地点：
。
第五条 验收方法。
第六条 运输方法及运费承担。
第七条 结算方式与期限。
第八条甲乙双方的违约责任
1.甲方未按合同规定产品、规格型号、质量标准及数量交货，应向乙方偿付少交部分总价值__50__％的违约金。
2.甲方未按合同规定时间交货，每逾期 一 天，应向乙方偿付迟交部分总价值50％的违约金。
3.甲方包装不符合合同规定，应当返工，所造成损失由甲方自负，并且承担由此影响交货时间造成的相应损失。
4.甲方应定期与乙方收货情况进行对帐，并及时提交送货单、发票给乙方财务，以便乙方及时结付货款；乙方不承担由于甲方对帐不及时或单证提供不全造成乙方未能及时结付货款所引起责任。
5.乙方必须按合同规定等级标准收货，乙方在甲方交货后，应按时付款，自逾期十天后，每天应向甲方偿付未付款部分总价值每日加收__0.1__％的滞纳金。
第九条甲乙双方由于自然灾害和其他不可抗力，而确实不能全部或部分履行合同，可免除全部或部分的违约责任。
第十条本合同有效期限自____年__月__日至____年__月__日。
第十一条争议解决：
因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，由双方当事人协商解决；协商不成的，可以提交江门市仲裁委员会仲裁或江门市蓬江区人民法院提出诉讼。
甲方：
乙方：
江门银晶国际酒店有限公司
代表：
代表：
开户银行：
开户银行：
帐号：
帐号：
年月日 年月日
范本二：
材料采购使用部门意见表
使用部门：
年月日
材料名称
单价
意见
使用部门意见
使用部门负责人：
范本三：
市场调查表
年月日
序号
名称
规格
单位
酒店报价
上期使用量
调查分析
1
2
3
备注
采购员
采购负责人
使用部门
财务部
范本四：
江门银晶国际酒店请购单
部门：
日期：
□仓库□直拨□食品用品
项目
品名及规格
单位
现存量
数量
选择
报价
小计
报价
1
2
3
备注
总计
结算方式：
□报价含发票□报价不含发票
□现金□支票□先货后钱□按成交书或合同书
货币：
□人民币□港币□其他
项目
月平均用量
部门主管
采购部经理
财务总监
主管副总经理
总经理
董事长
范本五：
银晶国际酒店期货定价表
有效期年月日至年月日类别：
编码
名称
规格型号
单位
月用量
供应商
本期
市场价
询价
上期价
采购
定价组
备注
供应商
地点
意向价
拟定价
采购部：
使用部门：
财务部：
主管副总：
总经理：
采购总监：
范本六：
工作计划进度表
部门：
年月日至月日
名称
日期
工作项与所做工作
具体计划行动
完成情况
未完成原因
升级会员 