中国食品工业食品企业生产经营档案通用示范文本.docx

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中国食品工业食品企业生产经营档案通用示范文本

中国食品工业食品企业生产经营档案通用示范文本

中国食品工业协会

二○○九年十月

中国食品工业食品企业生产经营档案通用示范文本由编制目的、通用内容与格式和附加工作举例说明三个部分构成。

一、编制食品企业生产经营档案通用示范文本的目的

《食品企业生产经营档案》是企业按照《食品安全法》、《产品质量法》和《标准化法》等要求，结合企业内部生产经营特点，建立健全各项管理制度，并对制度的执行情况作出全面、客观、详实的原始记录。

《食品企业生产经营档案》的建立，是国家对食品安全信用体系建设的一项基本要求，也是对食品企业进行食品安全信用等级评价的主要依据。

在国家标准GB/T4754-2002《国民经济行业分类》（行业名称及代码）中，食品工业列在C门类，包含用两位数表示的13大类（农副食品加工业）、14大类（食品制造业）、15大类（饮料制造业）和16大类（烟草制品业）等四个大类行业；这四个大类行业又包含用三位数表示的22个中类行业和用四位数表示的53个小类行业。

如此众多的食品行业决定了食品产品的多样性和生产工艺的差异性，但就其生产经营的基本规则而言，却有其广泛的共同性；各试点行业编制的《企业生产经营档案示范文本》的内容和格式也存在普遍的共同性，因此，将它们共同沿用的内容和格式提炼出来综合归纳，就形成了《中国食品工业食品企业生产经营档案通用示范文本》（以下简称《生产经营档案通用示范文本》），用它来规范中国食品工业食品企业生产经营活动，既能减轻各行业必须编制企业生产经营档案的繁重工作，又能确保食品的质量安全；推广开来势必在全国广大食品企业的食品安全信用体系建设中发挥积极的推动作用。

国家食品药品监督管理局确定的试点行业为有关食品企业制定的生产经营档案示范文本则仍可继续按其实施。

鉴于众多的食品行业食品产品的多样性和生产工艺的差异性，采用这本《生产经营档案通用示范文本》的各行业还需要做两件附加工作：

一是添加本行业所属企业特有的产品生产的工艺流程的要素和主要内容与要求，以及制定相应的考察表格，从而切实保证产品的质量和安全；二是将本《生产经营档案通用示范文本》推荐的通用表格（为压缩篇幅而缩小）放大到实际使用的幅面尺寸，其内容项目可增不可减，这是体现实施生产经营基本规则和产品质量安全可追溯的需要。

对第一件附加工作的实施，在本《生产经营档案通用示范文本》的“三”中做了相应的举例说明。

二、《生产经营档案通用示范文本》的通用内容与格式

《生产经营档案通用示范文本》由四个部分构成：

（一）封面的内容和格式，

（二）编制说明的内容和格式，（三）基本规则的内容和格式和（四）基本规则使用的表格内容和格式。

分述如下：

（一）封面的内容和格式

1、文本名称：

所属行业（产品名称）企业生产经营档案示范文本

2、编制单位：

具体的单位全称

3、编制年月：

年份和月份

例如：

方便食品（月饼）

企业生产经营档案示范文本

***公司

二○○*年*月

（二）编制说明的内容和格式

1、标题：

编制说明

2、序言：

阐述目的、根据、过程和结果。

3、需要说明的内容：

一、适用范围（指出该示范文本适用于什么具体类别的企业）

二、基本框架和内容1、示范文本的组成；2、示范文本主要内容所涵盖的各个方面，共分为几个环节、几个项目、多少个要素、多少项内容和要求；3、示范文本所依据的法律、行政法规、部门规章和标准，逐一分别列举。

三、几点说明1、示范文本的起草思路；2、示范文本的基本要求；3、示范文本的针对环节；4、示范文本的示范表格和企业的自建表格；5、示范文本的指导单位、起草单位和审定单位。

例如：

编制说明

为进一步规范企业生产经营活动，确保月饼安全，根据《国务院关于进一步加强食品安全工作的决定》精神和国家食品药品监督管理局等八部门《关干加快食品安全信用体系建设的若干指导意见》要求，在充分调研、论证的基础上，形成了《月饼企业生产经营档案示范文本》（以下简称示范文本）。

一、适用范围

示范文本原则上适用于全国所有月饼生产企业，不适用于专门从事月饼购销业务的流通型企业。

二、基本框架和内容

1、示范文本由两部分组成。

第一部分是食品企业生产经营档案示范文本表格，第二部分是食品企业生产经营应遵循的基本规则。

2、示范文本的主要内容涵盖了食品企业管理基础工作和原料采购、生产加工、销售及售后服务等各个方面，共分为4个环节、11个项目、21个要素、92项内容和要求。

3、示范文本的依据是现行法律、行政法规、部门规章和标准，其中：

——国家法律法规5个。

包括《产品质量法》、《食品安全法》、《动物防疫法》和《消费者权益保护法》等；

——部门规章6个。

包括《食品广告管理办法》等：

——国家和行业主要标准20多个。

包括月饼馅料标准、食品添加剂使用卫生标准、质量管理体系、预包装食品标签通则、食品企业通用卫生规范、糕点企业生产技术管理规则、糕点食品接触面卫生标准、糕点生产用水卫生标准、糕点车间空气卫生标准、工业“三废”排放试行标准等。

三、几点说明

1、示范文本所附的生产经营基本规则是按照月饼加工企业的工艺和管理流程，对涉及月饼加工业的各项法律、法规、标准中的相关规定，进行梳理整合，使之条理化、系统化，起到示范作用，便于企业操作。

2、示范文本的制定考虑到月饼加工业的总体水平和不同企业的特点，各项要求均属基本要求，企业均应该而且能够做到。

对于已通过HACCP、ISO9000的管理水平较高的企业，应按相应的要求，建立更加完善的管理制度。

3、示范文本对月饼企业的生产环节（包括采购、加工、流通、消费）进行控制。

每个环节均应建立档案文件，记录应全面、及时、准确、完整，并应建立文件的批准、分发、修改、存档、销毁程序。

与原料质量相关的文件及档案应保存至产品保质期后一年以上。

4、示范文本中的表格均为示范表格，表尾标注有工艺要求的适合于特殊工艺，无特殊标注的表格适用于所有的企业。

鼓励企业建立更多、更为详尽的表格。

企业自建表格时至少应涵盖示范表格相应的内容。

5、示范文本是在国家食品药品监督管理局的指导下，由中国食品工业协会龙头企业食品安全信用体系建设工作办公室起草。

（三）基本规则的内容和格式

企业的生产经营应当遵循的基本规则是对现行的法律、法规、标准、行约等管理规则，按照从农田到餐桌的要求，从环节、项目、要素、主要内容和要求等方面进行了梳理，是企业生产经营中必须严格遵守的规则要点。

生产经营区分为基础性管理工作、采购、生产、销售与服务四个环节，依次逐步展开。

下面以表格形式显示的是本《通用示范文本》的企业生产经营基本规则的全部内容。

环节

项目

要素

主要内容和要求

依据（来源）

基础性管理工作01

企业

资质

0l—01

必备

资质

企业必须具备保证产品质量的必备条件，获得《营业执照》、《卫生许可证》、《全国工业产品生产许可证》、《QS标志使用资格认证》、《税务登记证》，进出口食品生产企业须获得国家质检总局卫生注册登记

1.《食品安全法》第27条、第32条、第33条

2.《公司登记管理条例》第四章

3.《食品卫生许可证管理办法

》第二章

4.《税收征收管理法》第二章

5.《进出口商品检验法实施条例》第30条

6.《产品质量法》第二、三章

7.《质量管理体系要求》GB/T19001—2000第四、五、八章

8.《食品企业通用卫生规范》GBl4881—1994

争取资质

尽力争取获得HACCP食品安全管理体系认证ISO9001质量管理体系认证、ISO14000环境管理体系认证、银行信誉AAA证书等资质证明、本行业的特殊贡献奖证书

组织

机构

0l—02

机构与人员

根据有关法律、法规和生产需要，设立精干的信用、食品安全、技术、财会等管理机构，明确职责、权限及相互关系，制订管理制度和考核办法并付诸实施

质量

管理

0l—03

质量管理制度体系

建立健全质量管理制度体系；至少有一名企业领导全面负责质量工作，设置专职的食品安全师工作岗位，质检部门能独立行使职权，确保产品符合质量要求

卫生

管理

0l—04

卫生管理

制度

制定卫生管理制度，使企业所有环节都符合相关行业卫生规范

文件

管理

0l—05

文件管理制度

建有文件管理制度，专人负责，文本形式不限，填写及时、真实、完整、清晰，不随意涂改，保存完好

采购02

制度

02—01

采购制度

应当建立食品原料、食品添加剂、食品相关产品进货查验记录制度

1.《食品安全法》第36条

2.《食品企业通用卫生规范》GBl4881—1994第三章

3.《产品质量法》第二、三章

4.《质量管理体系要求》GB/T19001—2000第7.4、8.1和8.2条

5.《食品添加剂卫生管理办法》

采购文件

采购文件应具备采购计划、清单、合同和原辅料、包装物技术标准

供方

管理

02—02

供方选择

对供方规定资质要求并进行审核，建立《供方资格审查表》（表1）

复审评定

定期对供方进行复审评价，建立《供方年季度复审表》（表2）

采购物验证

02—03

质量检验

采购食品原料、食品添加剂、食品相关产品应当查验供货者的许可证和产品合格证明文件；无产品合格证明文件的应当依照食品安全标准进行检验，不合格的不采购、不使用。

原辅料与包装器材均建立《入厂验证记录》和获取供方《质量检验报告单》以及具有本企业《原料质量检验报告单》、《抽检质量检验》（表3）（表4）（表5）

采购物贮存

02—04

原料库

建有具备防护设施、专人管理、存放物标识明显和《原辅料及包装器材出入台帐》的专用贮存库（表6）

生产03

厂房与环境03-01

厂房设计

厂房的选址和设计符合国家有关规定和相关行业标准。

具有交通方便，水源充足，远离污染地区，与生产经营全过程需要相适应的场所，车间布局合理等条件

1.《食品安全法》第27条

2.《环境保护法》第25条

3.《食品企业通用卫生规范》第四章

4.《工业“三废”排放试行标准》

环境要求

符合厂区绿化、路面良好、排污达标、防护得当等要求、有符合环保要求的废水、废气、垃圾等污染物的处理设施

人员

管理

03-02

技能要求

规定各类人员上岗前的资质要求，建立经常性的《职工培训台帐》和《员工情况档案》（表7）（表8）

1.《食品安全法》第34条

2.《质量管理体系要求》第6.2条

3.《食品企业通用卫生规范》第九章

4.《劳动法》第三至九章

职工卫生

明确各类人员所必需的健康条件、持有有效健康证明、健康检查周期等要求，建立并执行从业人员健康管理制度和《职工健康档案》（表9）

职工保险

保证职工获得劳动者应有的各种社会保险

生产

管理

03-03

生产车间

面积与生产能力相适应，工段按工艺流程要求合理布局；具有封闭性，并定期消毒；更衣室要与车间相连，出入口有消毒措施；温度、湿度能控制，并保持良好通风；照明设施符合生产、检验要求

1.《食品安全法》第27条

2.《环境保护法》第25条

4.《食品企业通用卫生规范》第四、六章

5.《食品标签通用标准》GB7718—1994

6.《预包装食品标签通则》GB7718—2004

7.《食品添加剂卫生管理办法》

8.《商标法实施条例》

生产设备

根据工艺流程需要，配置合适的生产设备，建立《生产设备档案》；规定使用、维修保养制度，建立《设备使用维修保养记录》，经常保持设备的良好状态（表10）（表11）

产品加工

制定产品生产工艺流程、操作规程，对各工序工艺参数进行监测和记录；逐批抽取样品送检；执行不合格品处理程序并保存记录归档；设备内滞留物清理也要记录

（表14）（表15）

包装与标示

标签标识符合国家标准和相应法律法规；包装车间的跌落品不得包装出厂；在成品包装过程中定期进行检查，作好记录

质量

控制

03-04

计量管理

设立《计量器具管理台帐》和《计量器具档案》；计量器具应按计划送检，在有效期内使用；计量器具上应有计量检定合格标识（表12）（表13）

1.《计量法》第二、三章

2.《产品质量法》第二、三章

3.《中国名牌产品管理办法》

产品检验

具备必要的检测设备和检验能力，根据实验室标准落实实验室管理，制定符合国家相应检验标准的产品检验规范，检验报告数据齐全，合格品出具产品质量检验合格证方准出厂；建立《成品（半成品）检验报告单》和产品出厂的《产品合格证》；鼓励企业生产优质名牌产品（表16）（表17）

销售与服务04

储藏

04-01

成品库

存放环境符合相关规定，专人负责保管和发货；规范成品出入库程序，建立《成品出入库记录》（表18）

1.《食品企业通用卫生规范》第八章

2.《产品质量法》第33条

3.《广告法》

4.《反不正当竞争法》

5.《消费者权益保护法》第17、19条

6.国家质检总局国质检食[2005]367号《关于加强出口食品生产源头管理的指导意见》第四条第（三）款

7.《EAN·UCC全球统一标识系统介绍》（见《等级评价指南》第二章第15项内部信用评价指标）

运输

04-02

产品运输

车辆、工具和运输状况等符合作业规范，保证产品及包装不受损坏和污染

销售

04-03

市场营销

销售程序具有相应规范，建立《顾客档案台帐》，广告宣传、市场推销等行为遵守国家相关的法律和法规

售后

服务04-04

流通服务

建立《顾客档案台账》、《投诉记录》和《顾客投诉处理书》调查汇集消费者的需求，并将信息及时传递进行研发或改进；建立食品生产经营的追溯体系和召回制度，通过EAN·UCC标识体系对流通食品进行跟踪；质量不合格的应当立即报告、停止销售、追回、更换、退货、赔偿；建立《退换货管理规定》，减轻不安全危害和弥补顾客的损失（表19）（表20）（表21）

（四）基本规则使用的基本表格内容和格式

食品企业生产经营档案的基本表格（推荐格式）与基本规则是相匹配的，都是为实现生产经营应遵循的基本规则而编制的，可根据具体的产品予以调整；其格式以需要填入的项目内容、字数多寡和较为匀称为准。

通过及时填写真实、完整、清晰，不随意涂改，保存完好的基本表格,体现着全程预防、全程控制、全程追溯的基本要求。

表1供方资格审查表

应列入的项目内容有：

1、编号、记录人、填表日期：

年月日

2、供方名称、联系人、电话、手机、地址、E-mail、传真

3、供方的证件和编号：

营业执照、生产许可证、卫生许可证、税务登记证、QS标志使用资格认证

4、供方的供货条件：

品名和规格、价格、供货能力、供货方式、生产设备、运输设备

5、抽样检测：

样品名称和规格、排序号、检验报告单编号、检测项目和检测结果

6、检验和采购部门意见：

（表明供货质量和供货能力是否符合要求）、评审人签字、年月日

7、供方资格综合审查结果：

（表明是否符合供货资格）、评审人签字、年月日

表1的推荐格式：

供应商资格审核表

编号：

记录人：

填表日期：

年月日

供应商

联系人

手机

电话

地址

E—mail

传真

所持证件及编号：

（若证件在有效期内则在□内划√号）

□营业执照编号：

□生产许可证编号：

□卫生许可证编号：

□税务登记证编号：

□QS标志使用资格认证□畜禽检疫合格证编号：

□其他

产品名称

规格型号

供货能力

供货方式

生产设备

运输设备

环保状况

其他

样品检验

样品名称和规格

样品排序号

检验报告单编号

序号

检测项目

检测结果

检验部门评审意见：

（表明供货质量是否符合要求）

评审人：

评审日期：

年月日

采购部门评审意见：

（表明供货能力是否符合要求）

评审人：

评审日期：

年月日

企业负责人对该供应商资格综合审查结果：

（表明是否符合供货资格，表明是否符合要求）

评审人：

评审日期：

年月日

表2供方年季度复审表

应列入的内容有：

1、供方名称、电话、传真、供货品名和规格、联系人、供方地址

2、复审标准、评价、质量60分（合格批次÷到货总批次×60%＝）、交货期20分（按时到货批次÷到货总批次×20%＝）、价格10分、服务10分、总分100分

3、采购部意见（同意继续供货与否）、审查人签字、年月日

4、生产部意见（同意继续供货与否）、审查人签字、年月日

5、结论（同意继续供货与否）、审批人签字、年月日

6、经办人、年月日

注：

总分低于60分或质量分低于50分，取消供方供货资格。

表2的推荐格式：

供方年季度复审表

供方名称

电话传真

供货产品

联系人

供方地址

标准

评价

质量60分

（合格批次÷到货总批次×60％）

交货期20分

（按时到货批次÷到货总批次×20％）

价格10分

服务10分

总分100分

采购部意见

审核人签字：

年月日

生产部意见

审核人签字：

年月日

结论：

审批人签字：

年月日

经办人：

年月日

注：

总分低于60分或质量分低于50分，取消供方资格。

表3原料质量检验报告单

应列入的内容有：

1、编号：

、送样日期：

年月日

2、送检原料的名称、数量、等级、供方质量检验报告单、产地或来源、存放地点

3、检验情况：

（按标准的感观、理化和卫生等所有项目的指标要求）详列各个项目、指标要求、检验结果和单项判定

4、依据标准、综合评价、盖检验专用章

5、检验员：

、审核人：

、年月日

表3的推荐格式:

原料质量检验报告单

编号：

送样日期：

年月日

原料名称

数量

等级

供方质量检

验报告单

产地或

来源

存放

地点

感观项目

理化项目

卫生项目

项目名称

指标

要求

检验结果

合格与否

项目名称

指标

要求

检验结果

合格与否

项目名称

指标

要求

检验结果

合格与否

依据标准

综合评价：

（盖检验专用章处）

检验员：

年月日审核人：

年月日

表4入厂辅料验证记录

应列入的内容有：

1、入厂辅料的编号、名称、规格、生产日期、数量、生产单位

2、供货单位、进货日期

3、外包装情况：

完好□破损□其它□

4、保质期情况：

符合要求□不符合要求□

5、产品合格证：

有□无□

6、备注

7、综合判定：

符合要求□不符合要求□

8、验证人员：

、年月日

表4的推荐格式：

入厂辅料验证记录

入厂辅料编号：

辅料名称

生产日期

规格

数量

供货单位

进货日期

外包装情况

完好□破损□其它□

保质期情况

符合要求□不符合要求□

产品合格证

有□无□

备注

综合判定

符合要求□不符合要求□

验证人员：

年月日

表5包装器材抽检验证

应列入的内容有：

1、包装器材抽检验证编号、记录人、年月日

2、包装器材的编号、名称、规格、生产单位

3、供货单位、进货日期、数量

3、按该器材的性能指标列检验项目进行抽检，判断其合格与否

4、抽检人、抽检日期、质量判定：

审核人：

、年月日

表5的推荐格式：

包装器材抽检验证

编号：

记录人：

年月日

包装器材名称

规格

数量

生产单位

供货单位

进货日期

抽检样品编号

样品规格

样品数量

抽检报告单编号

抽检人

抽检日期

抽检项目

检检结果

抽检项目

检检结果

质量判定：

（盖检验专用章处）

审核人：

年月日

表6原辅料及包装器材出入贮存库台帐（应按不同材料分别立帐）

应列入的内容有：

1、入库的材料的名称、规格、数量、时间、经手人、存放地点

2、入库的原料质量检验报告单编号、入厂辅料验证记录编号、包装器材抽检报告单编号

3、出库的材料的名称、规格、数量、时间、领料单位、经手人、相应的质检报告或抽检记录编号

表6的推荐格式：

原辅料及包装器材出入贮存库台帐

入库的

原辅料

及包装器材

名称

规格

时间

数量

来料单位

经手人

编号

存放地点

抽样数量

质量检验报告单编号

抽检报告单编号

出库的原辅料及包装器材

名称

规格

时间

数量

领料单位

经手人

表7职工培训台帐

应列入的内容有：

1、姓名、性别、职务、岗位、学历、政治面目、出生日期、参加工作时间

2、培训时间、培训内容、培训学时、培训单位、有无证书

表7的推荐格式：

职工培训台帐

姓名

性别

职务

岗位

学历

政治面目

出生日期

参加工作时间

培训时间

培训内容

培训学时

培训单位

有无证书

表8员工情况档案

应列入的内容有：

序号、姓名、性别、出生年月日、健康合格证明日期、岗位、学历及专业、上岗时间、培训时间、内容和结果等

表8的推荐格式：

员工情况档案

序号

姓名

性

别

出生

年月日

健康合格

证明及日期

岗位

学历及专业

上岗

时间

培训时间

内容和结果

备注

表9职工健康档案

应列入的内容有：

序号、姓名、岗位、体检时间、体检结果

表9的推荐格式：

职工健康档案

序号

姓名

岗位

体检时间

体检结果

备注

表10生产设备档案

应列入的内容有：

1、设备名称、规格型号、设备编号、台（套）数、金额（万元）

2、生产单位、地址、通讯方式

3、出产日期、购进日期、安装日期、投产日期

4、折旧情况

表10的推荐格式：

生产设备档案

设备编号：

设备名称

规格型号

台（套）数

金额（万元）

生产单位

地址

通讯方式

出产日期

购进日期

安装日期

投产日期

折旧情况

备注

表11设备使用维修保养记录

应列入的内容有：

1、编号、填表日期

2、设备名称、规格型号、设备编号、使用部门、使用地点、使用者

3、设备保养周期、设备保养时间、年月日

4、设备维修保养内容、项目

5、气动部分、电动部分、机械及传动部分、其他

6、清洁内容、部件检查情况、加油及润滑情况、零部件更换情况

7、维修保养员、部门负责人

表11