集团人力资源系统管理办法征求意见稿.docx

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集团人力资源系统管理办法征求意见稿

甘肃路桥建设集团人力资源系统管理办法

（征求意见稿）

第一章总则

第一条为进一步推动甘肃路桥建设集团（以下简称集团）人力资源信息化建设，提高人力资源信息管理水平，明确各级系统操作人员的职责与权限，提升人力资源系统运行的效率和效果，确保人力资源各项数据及时、准确、完整，更好地为集团、员工提供服务，特制定本办法。

第二条人力资源信息工作是人力资源管理的基础，主要任务是建立和完善覆盖集团全口径的人力资源基础信息体系，为集团人力资源集约化管理提供决策支持。

第三条人力资源系统管理原则：

1、权限与责任对等原则：

谁使用，谁负责，按照授予的权限进行系统的操作，并承担相应的责任。

2、严格保密原则：

系统各项人事信息、薪酬数据必须严格保密，XX，不得泄漏。

3、准确完整原则：

系统各项信息必须准确、完整，并及时更新。

第四条本办法适用于甘肃路桥建设集团人力资源系统的管理。

第二章职责与权限

第五条集团人力资源部是人力资源信息工作的职能管理机构。

1、负责集团人力资源信息管理制度的制定和完善。

2、负责集团人力资源信息工作的组织实施，并对各单位人力资源信息工作进行指导和评价。

3、负责组织集团人力资源信息化建设的有关工作。

4、负责集团人力资源信息安全工作。

5、负责组织集团人力资源信息应用人员的培训工作。

第六条所属公司负责人力资源工作的部门是本单位人力资源信息工作的管理责任部门。

1、执行集团人力资源信息管理制度，并结合本单位实际，制定信息管理实施细则。

2、按照集团统一要求，负责本单位人力资源信息化建设。

3、负责组织本单位人力资源信息的维护和审核工作，提供人力资源信息数据。

4、负责本单位人力资源信息安全工作。

5、负责组织本单位人力资源信息系统应用人员的培训工作。

第七条所属公司应指定专职人员承担人力资源信息管理工作（简称系统管理员）。

1、负责本单位人力资源信息的初始录入、审核、维护和更新。

2、负责组织本单位人力资源信息系统推广建设工作。

3、负责本单位人力资源信息系统深化应用和实用化评价工作。

4、负责本单位人力资源信息保密工作。

5、承担本单位人力资源信息系统培训的主要任务。

第八条集团及所属各公司两级领导及其他部门或人员的权责。

1、集团主管领导：

对员工招聘、使用、调配、交流、晋升、薪资发放、合同终止（解除）、档案的转接有最终审批权；对全集团人力资源信息中涵盖的各类信息有查阅权。

2、所属公司主管领导：

对本单位员工使用、项目部之间调配、薪资发放有审批权；对本公司人力资源信息中涵盖的各类信息有查阅权。

3、党群部门（含工会、团委）负责定期提供入党（转正）以及表彰奖励等信息和相关档案资料。

4、安全生产管理部门负责定期提供人员安全培训及证件取得等信息。

5、总工办负责提交各类科技进步奖项。

6、工程部门负责提交项目奖项。

7、其他部门负责提交人力资源部门应录入或归档的本部门相关信息。

8、员工本人可通过自助平台查阅本人相关信息，自我负责家庭成员及其出生年月、工作单位、家庭住址、联系电话的录入或更新工作，对人力资源专管人员发出纠错或信息更新申请。

9、其他相关业务部门所需信息由人力资源部长提交主管领导审批后，系统管理专员导出，主管领导或人力资源部门负责人签字后提供。

10、员工考取的各类证件由集团人力资源部工作人员统一领取，统一管理。

若特殊原因，本人领取者，应及时提交至集团人力资源部。

员工继续教育、委外培训等取得的相关证件、资料应及时提交至路桥集团。

否则，影响到本人薪资、晋升、评先选优等情形出现，由本人负责。

第三章信息管理

第九条人力资源信息库是集团人力资源信息管理基础数据库，涵盖人事、薪资、考勤、培训和考核等各项人力资源数据。

所属公司应及时更新完善人力资源基础信息库，实现人力资源信息的集中统一管理。

第十条信息管理涉及人力资源管理各方面，需要各岗位分工负责、协同配合。

要根据内部职责分工，建立信息维护更新机制，实现人力资源信息的分工维护，动态更新，有效共享。

第十一条所属公司应重视人力资源基础信息数据质量，建立高效的内部审核机制，做好信息的审核及维护工作，确保人力资源基础信息数据及时、准确、全面。

第十二条人力资源信息软件系统工作流程由信息录入、维护、审核、上报、审批、执行、分析、评价等环节组成，各类操作人员必须以系统内预设的审批流程进行操作。

1、薪资发放：

薪资专员制表→所属公司人力资源部负责人审核→所属公司领导审批→集团薪资专员审核→集团人力资源部负责人审批→集团主管领导审批→公司执行

2、人员变动：

人事专员制表→所属公司人力资源部负责人审核→所属公司领导审批→集团人事专员审核→集团人力资源部负责人审批→集团主管领导审批→公司执行

第十三条员工持有唯一的系统登陆帐号。

员工应保证个人帐户密码的安全性，不得将密码透露给他人。

员工取得初始密码后应立即修改，若因帐号、密码被他人使用造成不良影响，一切后果由本人承担。

第十四条员工忘记密码的，应通过所属公司系统管理员向集团系统管理员提出修改密码申请，经集团系统管理员核实后重新设置员工密码。

第十五条任何用户不得索取他人帐户密码，XX，不得用其他人员帐号进行系统操作。

第十六条集团及所属公司必须明确一位系统管理员，负责本单位人力资源系统的日常管理（具体职责见第二章）。

系统管理员必须责任心强，具有良好的职业操守和一定的人力资源管理常识和应用软件操作知识。

第十七条各级各类操作人员须严格按照规范操作系统，认真、及时维护员工各项人力资源数据。

1、新入职员工的基本信息须在集团开具人事关系介绍信3日内录入系统，入职时间以人事关系介绍信为准，人员信息中必填项须按要求填写完整、准确。

未提供人事关系介绍信的，人员基本信息暂不录入系统。

2、员工个人信息发生变动，要及时向所属公司人力资源部提供人事信息及相关证明材料，经所属公司人力资源部核实后在系统中修改员工信息，保证系统中人员信息的及时准确。

3、员工离司须进行辞职或辞退事务处理，待其相关手续办完后，再对其作离职处理，但不得删除离司员工的人员信息；其他人员信息发生变动的，系统维护人员必须在当月20日前更新维护完毕。

4、在人事事务处理中，员工如发生内部调动，员工调动日期须与新入职日期一致，日期以调动文件或调函时间为准。

第十八条机构组织架构或系统操作人员进行调整的，须按照以下程序进行办理：

1、集团部门新设、合并、名称改变或所属公司新设、减少的：

集团系统管理员根据相关文件或便函进行系统操作，机构组织架构调整时间以发文日期为准。

组织架构发生变动的，其人员在系统中的异动处理须在当月20日前操作完毕，人员异动时间与入新职时间一致。

2、所属公司成立新部门的，应及时向集团人力资源部提供新设部门标准的职位设置和职位说明书，由集团相关人员在系统中设置新部门和新职位。

3、所属单位不得擅自修改系统标准职位设置，新设部门要按照集团下发的标准职位进行设置，如因工作需要须增加新职位的，所属公司须向集团人力资源部申请，经同意后由集团相关人员进行设置。

4、因工作需要变更用户操作权限，按照以下流程进行办理：

填写《权限变更申请表》→所属公司人力资源部审核→集团人力资源部审批→集团系统管理员进行权限授予

第十九条集团所有人员的薪酬必须在系统中进行计算发放。

每月人员薪酬信息不得晚于下月15日前录入系统进行计算、发放，且审批流、查看权限等须有薪资专员设置完整，否则不予处理。

第二十条系统使用人员遇到问题或优化建议，可填写《系统问题反馈单》，并提交给集团人力资源部。

集团系统维护人员须认真解答、反馈答复。

第二十一条为提高系统的稳定性、可靠性、安全性和运行速度，集团人力资源部保有随时对软件操作系统进行升级的权利。

如因系统维护或升级的需要而需暂停服务，集团人力资源部将在事先进行通告。

第四章信息安全

第二十二条所属各公司要按照集团信息安全的有关规定，做好人力资源信息的安全防范工作。

特别是要做好信息系统权限分配、数据保密和数据备份等工作，确保人力资源信息安全存储、安全传输和控制访问。

第二十三条所属各公司要要严格按照集团保密工作的有关要求与规定，做好人力资源信息的保密工作。

对外提供人力资源相关信息，必须符合集团有关规定。

第二十四条各级系统管理员应定期检查人力资源系统，发现问题及时解决，无法解决的要立即与集团人力资源部联系，确保系统正常运行。

第二十五条当使用人员发现系统问题，应填写《系统问题反馈单》，并及时通知系统管理员，系统管理员须认真解决并及时反馈。

第二十六条各级系统管理员处理员工反映的问题，须留有记录，并建立完善的工作记录，对发生的问题及解决措施有详细的书面记载。

第二十七条人力资源系统的数据应当有完善的备份制度，重要的人员数据库信息每周至少备份一次。

第五章评价考核

第二十八条人力资源信息系统考核评价由集团人力资源部按岗位分工负责。

第二十九条信息系统考核评价内容分应用情况和管理制度两个方面进行评价，满分100分，考核评分标准如下：

1、系统应用情况（共70分）

（1）应用广度：

单位、部门、岗位、员工履盖率分别达100%，达不到每次/项扣2分；人事、薪资、考勤、培训、考核、招聘和合同等模块应用率100%，达不到每次/项扣2分。

（2）应用深度：

系统操作用户上线率，每工作日不低于2次，低于每次扣2分。

（3）及时性：

数据维护更新5个工作日内完成；待确认信息当月完成确认；人员调动在3个工作日内完成，调入单位2个工作日内完成人员调入；每季度通过系统完成人员信息汇总表并上报，其他按具体要求日期上报。

未及时完成每次/项扣2分。

（4）完整性：

系统内各类信息完整率100%，达不到每次/项扣3分。

（5）准确性：

信息数据符合系统校验规则；信息与实际相符；信息数据没有明显逻辑错误；人员信息与员工档案一致，否则每次/项扣2分。

管理制度（共30分）

（1）制度建设：

执行集团信息管理办法，制定信息管理实施细则，未实现每次/项扣2分。

（2）管理流程：

制定了清晰的信息维护管理流程；数据维护与确认实现纵向分级管理；数据维护实现按岗位分工负责维护，未实现每次/项扣2分。

（3）培训工作：

建立动态培训机制，能够及时培训所有用户；经培训用户能够熟练使用系统，未实现每次/项扣2分。

（4）安全保障：

建立数据安全保障机制，不发生数据泄漏记录。

发生数据泄漏扣4分，取消当年评先评优资格。

（5）权限分配：

权限分配方案合理，实现按岗位职责分配用户使用权限（浏览、修改），未实现每次/项扣1分。

第三十条为推动人力资源信息系统深化应用，集团对所属公司人力资源信息工作进行检查和考评。

考核评价以年度为周期，实施按月评价。

每月考评结果根据情况在集团范围内进行通报。

第三十一条人力资源信息系统考评结果纳入公司人力资源专业管理的考核范畴，作为年度评选先进的依据。

第六章附则

第三十二条本办法由集团人力资源部负责解释。

第三十三条本办法自下发之日起执行。