对物资采购电子商务监察的探讨.docx

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对物资采购电子商务监察的探讨

摘要：

在电子商务平台下实施的物资采购管理，极大地提高了企业物资采购经营活动的及时性。

由于受电子商务系统的支持，实现了采购文件内容书写电子文档化、采购信息传送数据化、采购过程网络化，采购货款支付手段格式化。

同时，采购系统网络化的运行也引起监察部门如何对监察方法和技术、监察信息的存储和分析、监察范围确定等产生了一系列的重大变化。

作为监察部门依据企业内部的相关制度开展对电子商务的采购过程进行监督，只有了解和把握在电子商务平台下物资采购过程对开展监察工作的影响，才能做出恰当的监察结论。

电子商务的物资采购监察实务的影响主要表现在下列几个方面。

关键词电子商务物资采购监督分析

前言

物资供应处作为吐哈油田集物资采购、供应服务、仓储管理、出入库物资装卸、配送服务、生产加工为一体的专业化服务单位。

近几年，平均采购和供额分别达到10多亿元。

有效保障了油田各单位生产任务的完成。

在完成采购和供应任务的同时，处纪委按照处党委和指挥部纪委的部署和要求，把对物资采购的电子商务运行的监督作为纪检监察日常工作的重要内容来抓。

通过对物资采购的电子商务运行机制进行探索性的监督，从实施监督的思想上、组织上、制度上都进行了严密的部署。

防犯了采购过程违纪、违规、违法现象的发生，规避了经营风险。

开展对电子商务平台下的物资采购经营活动的监督和监察，是落实党中央和国务院提出的反商业贿赂的具体措施。

也是贯彻中纪委、中石油集团公司和吐哈油田指挥部有关廉正建设制度的体现，持续监察必将确保油田物资采购经营环境规范有序。

 一、对开展监察工作重要程度的影响 

   由于实现了以计算机和网络运行的技术作为支持平台基础的采购手段、采购过程和采购方法，采购系统的交易对计算机和网络系统产生强烈的依赖性。

同时，系统的各个环节的电子文档化记录内容潜在着巨大的交叉能量，如果监督部门参与监察的力度和范围不到位或对其控制不灵、就可能造成灾难性的后果。

并且存在计算机数据病毒的侵袭、计算机和网络"黑客"犯罪等都容易导致电子商务信息失真的风险。

因此，监察部门和执行监察工作的人员不仅要对电子商务的采购活动产生的数据是否真实、正确、合法进行监察，而且还要对电子商务采购系统的硬件和软件，进而对整个电子商务采购系统的安全性、可靠性、内部控制的健全性与有效性等方面进行监督，从而指出被监督部门电子商务采购系统内部管理和控制上的薄弱环节，提高电子商务采购信息的可靠性和真实性，有效地防止利用计算机和网络工具随意篡改物资采购的商务数据或破坏磁性介质数据等舞弊行为的发生。

因此，实现物资采购的电子商务运行以后，监察工作的重要性远远超过以往。

同时，物资采购商务活动的网络化使企业内部与外部供货商的信息交换更为频繁、快捷，周期大大缩短，交易活动呈现很强的实时性。

由于受企业管理制度的约束和商务管理的要求，企业外部参与经营交易的部门和人员对我们内部管理的交易活动不可能及时全面的了解，这样，开展对物资企业内部监察的重要程度和监督的力度则需要大大的提高。

二、对监察过程风险的影响 

    从开展对采购监察工作的角度看，物资采购电子商务系统在使用过程中的风险越大，在检查风险既定的情况下，监察过程风险也越大。

引起的监察过程风险主要包括下列几个方面：

（1）采购数据高度集中于计算机系统，易导致机密的数据被不法分子拷贝，甚至可能被非法篡改而不留下任何痕迹。

（2）如果在采购系统设计时考虑不周，电子商务系统可能无法判断某些事件是否符合逻辑，对不合理的事项也会照设计指令进行处理。

（3）物资采购的电子商务系统主要以磁盘、光盘等存储介质作为信息载体，记录于这些存储介质上的信息是人的视觉不可见的，必须借助于计算机软件的支持才能播放和查询视频记录的内容，才能以人可以理解的形式表现出来，但同一信息如果不能正确使用软件或指令，可以被“翻译”成不同的形式。

（4）利用磁性介质实现诸如领导审核签字、盖章等这些使信息证据化的操作处于"虚拟"状态。

（5）系统对错误信息的处理具有重复性和连续性。

（6）系统中许多不相容职责相对集中，加大了舞弊和违规操作的风险。

（7）系统设计时如果没有考虑到监察工作的需要，对开展监察造成线索的中断或阻碍。

（8）计算机或网络病毒的入侵和“黑客”对电子商务系统的故意破坏。

上述因素都可能使得监察风险中的固有风险和控制风险增大。

根据监察风险模型的描述，监察风险由固有风险、控制风险、检查风险构成。

监察风险=固有风险×控制风险×检查风险。

该模型清楚地揭示，在固有风险和控制风险较高的情况下，监察人员只有通过扩大监察范围、在抽样监察中增加样本调查量等措施，才能对被调查的项目进行恰当的评价，以降低检查风险，才会使监察风险得以保持在适当水平。

三、对监察线索的影响 

   监察线索对开展监察过程来说是极为重要的。

在开展监察工作中，监察线索由主动暴露和被动探索而形成.监察人员正是通过依据采购制度的要求跟踪监察采购线索，审核有关采购业务环节是否符合制度要求和收集监察证据的。

而监察的过程，实质上就是不断收集、鉴定、统计、分析和综合运用制度进行监察证据取证的过程。

在传统的物资采购活动过程中，每笔交易都比较容易形成一个完整的监察线索，交易的每一环节都有文字记录，都有经手人签字，从纵向看监察线索十分清楚。

监察人员可以从原始单据开始，对采购事项进行追踪，一直到报表为止；也可以从报表开始，追根寻源，一直追溯到原始单据，从而形成了顺查、逆查等监察方法。

但是，实现物资采购的电子商务系统管理以后，传统的手工纸质记录的单据或消失了，代之的是存有数据处理资料的磁盘、光盘，这些存储信息在磁性介质上是机器可读的，它们不再是人的视觉所能直接识别的了。

此外，原始单据的相关数据输入计算机以后，采购的交易处理、数据转换和逻辑判断由计算机自动处理完成。

例如，我们物资供应处目前开发使用的MIS系统就是一个内部控制平台。

如果采用传统的监察方法在MIS系统中查找采购线索已经不适用。

由于MIS系统对监察线索所产生隐蔽的不可见性，一方面增加了监察调查取证的难度，另一方面也给执行采购任务的部门造成了压力。

因此，对监察线索的确定，必须客观认定，以保证开展监察的证据可靠。

四、对监察内容的影响 

    实现物资采购电子商务以后，执行监察的监督职能并没有改变，只是开展监察的内容发生了相应的变化。

首先，物资采购电子商务系统的特点及其固有的风险决定了监察内容必须包括对采购系统处理和控制功能的审查，以证实其对交易事项的处理是否真实、合法及安全可靠，这是传统监察所没有的。

其次，由于电子商务系统已经开发完成并投入使用,后期主管部门已经对它不断进行修改、升级或优化，要在系统设计完成阶段或使用过程，发现影响监察内容的不利因素时再对其进行修改困难得多。

因此，采购系统电子商务的计算机运行系统对随即开展监察的内容产生一定的影响。

所以，在系统设计开发和运行阶段，监察部门要注意并监督审查下列问题：

（1）系统的功能是否恰当、完备，能否满足用户商务活动的需要；

（2）系统的数据流程、处理方法是否符合有关贸易法规，符合企业相关的采购制度的要求；（3）系统是否建立了恰当的程序控制，以防止或发现无意的差错或有意的舞弊；（4）系统是否保留了可充分进行监察线索的取证功能，保证系统的可审性；（5）系统的安全保密措施和管理制度是否健全，能否保证安全可靠地运行；（6）系统的电子文档资料是否全面、完整。

五、对监察技术的影响 

    物资采购的活动在电子商务环境下，监察的对象是采购过程的环节部分，由于被监察的证据都存储在视觉不可见的磁性介质上，展开对这些证据调查，监察人员只能利用计算机软件支持和网络支持当作基本的监察工具使用，在系统的支持下迅速、有效地完成审阅、计算、核对、分析、比较等各项监察工作，从而提高采购监察的效率与质量。

在对采购活动进行监察时，采用单机系统环境下进行的监察方法在有的采购环节中已不适用。

这主要表现在对采购系统进行监察时，所有测试都必须在不改变数据库记录要求的条件下设计具体的测试方法。

由于网络系统的持续运行和实时的特点，如果没有系统的支持，使得展开对这些证据调查，容易改变在系统中的原始记录，造成的监察结果很可能产生后遗症。

由于交易数据处理的高速性和处理程序的复杂性，使得监察人员很难对经过测试后的系统重新进行复原。

让其在某一特定时间停下来接受大规模的测试或调查，如果测试或调查会改变数据记录，就意味着给开展监察造成系统差错。

所以，开展对监察线索的调查，必须要求网络职能管理部门给以设计能够纠正差错的测试程序或给以支持，才能保证被监察的线索允许改变记录。

以获得开展监察所需要的资料。

因此，就监察技术而言，采用整体检测法或受控处理法等进行的对采购系统测试或监察的方法，对监察部门开展审查和评价整个电子商务采购系统显得尤为重要。

因此，在执行物资采购的电子商务监察任务时，监察人员往往要在系统运行的管理部门支持下同时进行。

六、对监察方式的影响 

   在网络化采购管理的过程中，采购形式和经营的组织形式将趋于多样化，例如，我们吐哈油田的物资采购系统目前所采取的“集中采购、直达供应、代储代销、门市化经营”等采购经营方式，就是随着不同的采购产品自由组合成的交易个体。

它的交易过程除了物流形式外，其交易主体“单据”处理都存在于计算机和网络运行的控制之中，它是一种临时组成的，没有固定形态和明确空间范围的结合体。

它可以随业务活动的需要，由若干相互独立的交易项目经过整合、重组而成，也可以随交易业务的完成而随时终止。

使得“虚拟”交易的票据可以在瞬间完成。

虚拟交易在“物—物”交割完成后，其交易形态立即解散。

在系统支持下存续的采购文件在时间和空间有很大程度的不确定性、伸缩性和随机性。

保存电子文档采购文件的时间可以很长，也可以很短。

故虚拟交易过程的快速结合与解散，要求开展监察工作必须随时、随地进行，实时、即刻采集所监察的采购资料。

因此，随着物资采购电子商务的不断发展，传统的事后监察就将不适应目前电子商务平台下的物资采购的即时监督。

目前我们开展的监察方法将采用在线实时监督方式，即通过监察部门的网络接口及时审查监督采购系统的交易环节和业务内容，这样一方面可以及时收集监察证据，另一方面也能为领导提供可靠的监察结论。

确保领导在决策采购目标时能够正确实施采购方案。

目前，我们已经开发成功和逐步完善的计算机MIS系统，对及时监督采购系统运行已经取得初步的应用。

由于实现了在MIS系统控制下的监察接口与采购系统接口的对应，达到了采用在线实时监察的效果，极大地提高了对电子商务采购监督的效率与质量。

七、对监察人员素质的影响 

   实现物资采购电子商务以后，由于监察线索、内部控制、监察内容、监察方法与技术等的改变，决定了开展监察业务对执行监察人员素质要求的提高。

如果不弄懂采购的电子商务运行程序和全过程，执行监察任务的人员会因为监察线索的改变而无法跟踪监督，会因为不懂得电子商务的特点和风险而不能审查和评价其内部控制，会因为不深入了解相对独立设计的计算机网络系统对物资采购系统的支持而无法对采购活动进行监督。

实现物资采购电子商务以后，监察工作的顺利开展，首先必须基于一定的物资采购知识、网络知识、商务规则、完备的监察理论等多方面的综合知识的运用，其次要对相对独立设计的电子商务系统进行深刻的了解和熟练掌握，才能开展对其进行监督。

这对监察人员的业务素质提出了更高的要求。

在这种情况下，监察人员要逐步完善和总结在传统监察经验的基础上丰富电子商务监察知识，而且善于利用要掌握的商务规程、相关的经济法规、指挥部规定的有关制度，对采购过程、产品的市场供需情况进行客观的评价。

只有全面提高监察人员的业务素质和工作能力，才能满足电子商务监察工作的需要。

八、对监察标准和准则的影响 

   实现物资采购的电子商务监察后，在监察对象、监察线索、监察内容、监察方法等各方面都对监察标准和准则提出了新的要求。

我们在以往监察工作中逐步建立起的一系列审查标准和监察准则，在有些制度和实际操作方面已不完全适用于在电子商务条件下变化了的物资采购管理的实际，这就需要在监察理念、制度建设上完善和创新，结合实际不断探索和建立新的监察标准和准则，指导采购监察工作实践。

例如，对从事物资采购电子商务监察人员的一般要求、电子商务的事前、事中、事后监察程序、监察过程的描述、各系统安全可靠评价标准、系统内部控制准则等都要进行不断完善和创新。

达到 监察标准和准则能够正确指导开展的监察业务而不受其他因素的影响。

九、对监察立法的影响 

   实现物资采购电子商务监察后，开展对被监察的对象或执行监察任务时都要依椐相关的法规和制度进行，对交易业务是否合规、合法等的判断，必须以有关法律法规或企业管理制度为依据。

但是，目前我们执行的监察法规都是在企业相关制度的框架内探索和建立的与之相适应的监察工作制度。

它不完全适应电子商务运行的采购监督的制度要求。

针对电子商务运行的状态下的物资采购监督，还没有明确相关的高层次的独立的法规或条例。

对在电子商务运行的状态下开展监察，立法或制度建设、制度创新还需要相关部门进行研究。

在没有明确的法规和制度面前，确实存在诸多的监督困难。

例如，电子证据的无形性和易篡改性造成了监察证据确定的困难；电子签名因不同于手书写签名而导致法律上难以认定；电子合同的瞬间完成使得合同签订和生效时间的确定存在争议等等。

这在一定程度上使得监察工作尤其是为维护企业利益进行合法性监察时处于法律解释不够准确的局面，亟需在立法和完善法律解释方面加以明确。

结束语

综上所述，对电子商务平台下的物资采购监督是开展反商业贿赂的途径之一。

在处党委和指挥部纪委的指导下，我们紧密结合我处物资采购管理的实际，在MIS系统的支持下对采购系统进行了探索性的监督，并取得了一点经验，使我们吐哈油田的物资采购管理工作得到了加强。