公文写作常见错误辨析.docx

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公文写作常见错误辨析

公文写作常见错误辨析

　尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。

究其原因，主要有：

①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉；②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法；③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做；④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。

明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

　　一、文种不明即从公文的标题上看不出属于哪种公文。

例如关于接待德国×××公司总裁访问的事这一标题，就没有表明是函，是请示，还是通知；而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

又如汇报电力标准化工作这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。

应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的××××（发文单位）关于电力标准化工作的报告，或者改为事务类的××××（发文单位）电力标准化工作总结。

　　二、生造文种一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如关于×××的请示报告；另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把计划、安排、总结、制度、细则等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。

第二种情况则应这样处理：

如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用通知文种，用以下方式行文：

（1）规章制度类文书以印发形式行文。

如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。

（又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：

公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。

据此，规章制度类文书也可以不用通知文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。

）　　

（2）事务文书以转发或批转的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用转发，下级单位上报的则用批转）。

如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

　　如果是上行公文，可用报告行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

　　三、错用文种错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

（1）把请示误为报告。

例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用请示，却误用为报告。

（2）滥用通知。

即把本该用决定、规定、办法、通报的误为通知。

　　（3）滥用请示。

有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种函，特地用请示这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。

这种做法破坏了行文规则，必须改正。

　　（4）批复误用为通知或函。

对下级的请示，必须用批复这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知（或函）》，应改为《关于××××的批复》。

　　（5）函误用为批复。

某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文函，却写成《关于×××（单位）×××（事项）的批复》。

　　（6）误用处分事项公文文种。

决定和通报均可用于处分事项。

处分决定是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案；批评性通报主要起教育警醒作用，不装入档案。

批评性通报可以带附件（即关于事件或事故的调查报告），处分决定不能带。

处分决定一般让有关人员知晓即可；批评性通报要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。

因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

　倡议书是公开提倡某种做法，倡导某项活动，鼓动别人响应的一种信函文书。

　种类　从作者角度分，倡议书分为个人倡议书和集体倡议书两种。

从传播角度分，倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书、广播式倡议书和登载式倡议书。

　从文章角度看，无论是个人发出的倡议，还是集体发出的倡议，其写法大体相同。

就是不同传播方式的倡议书，其写法也大体相同。

　写作方法　倡议书由标题、称谓、正文、署名、署时，构成基本内容和基本格式。

　1。

标题。

倡议书的标题通常只写“倡议书”三字。

但有时也可把倡议的内容或倡议的单位写在标题上。

　2。

称谓。

有明确倡议对象的，写上倡议对象的名称，如“全国未婚的青年朋友们”、“××毕业班全体党员”。

有的倡议面很广，可以写“亲爱的朋友们”，或省略称谓。

　3。

正文。

正文是倡议书主体部分。

这部分内容主要包括倡议目的和倡议事项。

倡议目的包括倡议的原因、意义。

这里的理由要说得充分。

只有说清讲透才能引起公众关心，赢得响应;倡议事项关键是写得具体、可行。

倡议事项简单的，可以紧接着倡议目的之后写。

倡议事项多的，可分条例写。

　4。

署名、时间。

有的采取集体署名的方式，如“83级数学班全体共产党员”，有的可让每个党员亲笔署名，以示真实和参与者众，显示其广泛性的群众基础。

若几个单位共同倡议的，谁牵头谁排在前面，然后逐行签写倡议单位名称。

按一般书信格式在署名下行书写上年、月、日。

　一、了解对象，有的放矢　演讲稿是讲给人听的，因此，写演讲稿首先要了解听众对象：

了解他们的思想状况、文化程度、职业状况如何;了解他们所关心和迫切需要解决的问题是什么，等等。

否则，不看对象，演讲稿写得再花功夫，说得再天花乱坠，听众也会感到索然无味，无动于衷，也就达不到宣传、鼓动、教育和欣赏的目的。

　二、观点鲜明，感情真挚　演讲稿观点鲜明，显示着演讲者对一种理性认识的肯定，显示着演讲者对客观事物见解的透辟程度，能给人以可信性和可靠感。

演讲稿观点不鲜明，就缺乏说服力，就失去了演讲的作用。

演讲稿还要有真挚的感情，才能打动人、感染人，有鼓动性。

因此，它要求在表达上注意感情色彩，把说理和抒情结合起来。

既有冷静的分析，又有热情的鼓动;既有所怒，又有所喜;既有所憎，又有所爱。

当然这种深厚动人的感情不应是“挤”出来的，而要发自肺腑，就像泉水喷涌而出。

　三、行文变化，富有波澜　构成演讲稿波澜的要素很多，有内容，有安排，也有听众的心理特征和认识事物的规律。

　如果能掌握听众的心理特征和认识事物的规律，恰当地选择材料，安排材料，也能使演讲在听众心里激起波澜。

换句话说，演讲稿要写得有波澜，主要不是靠声调的高低，而是靠内容的有起有伏，有张有弛，有强调，有反复，有比较，有照应。

　四、语言流畅，深刻风趣　要把演讲者在头脑里构思的一切都写出来或说出来，让人们看得见，听得到，就必须借助语言这个交流思想的工具。

因此，语言运用得好还是差，对写作演讲稿影响极大。

要提高演讲稿的质量，不能不在语言的运用上下一番功夫。

写作演讲稿在语言运用上应注意以下五个问题：

（一）要口语化。

“上口”、“入耳”这是对演讲语言的基本要求，也就是说演讲的语言要口语化。

演讲，说出来的是一连串声音，听众听到的也是一连串声音。

听众能否听懂，要看演讲者能否说得好，更要看演讲稿是否写得好。

如果演讲稿不“上口”，那么演讲的内容再好，也不能使听众“入耳”，完全听懂。

如在一次公安部门的演讲会上，一个公安战士讲到他在执行公务中被歹徒打瞎了一只眼睛，歹徒弹冠相庆说这下子他成了“独眼龙”，可是这位战士伤愈之后又重返第一线工作了。

讲到这里，他拍了一下讲台，大声说：

“我‘独眼龙’又回来了!

”　会场里的听众立即报以热烈的掌声。

演讲稿的“口语”，不是日常的口头语言的复制，而是经过加工提炼的口头语言，要逻辑严密，语句通顺。

由于演讲稿的语言是作者写出来的，受书面语言的束缚较大，因此，就要冲破这种束缚，使演讲稿的语言口语化。

为了做到这一点，写作演讲稿时，应把长句改成短句，把倒装句必成正装句，把单音词换成双音词，把听不明白的文言词语、成语改换或删去。

演讲稿写完后，要念一念，听一听，看看是不是“上口”、“入耳”，如果不那么“上口”、“入耳”，就需要进一步修改。

（二）要通俗易懂。

演讲要让听众听懂。

如果使用的语言讲出来谁也听不懂，那么这篇演讲稿就失去了听众，因而也就失去了演讲的作用、意义和价值。

为此，演讲稿的语言要力求做到通俗易懂。

列宁说过：

“应当善于用简单明了、群众易懂的语言讲话，应当坚决抛弃晦涩难懂的术语和外来的字眼，抛弃记得烂熟的、现成的但是群众还不懂的、还不熟悉的口号、决定和结论”。

（《社会民主党和选举协议》）鲁迅也说过：

“为了大众力求易懂”。

（《且介亭杂文·论旧形式的采用》）　（三）要生动感人。

好的演讲稿，语言一定要生动。

如果只是思想内容好，而语言干巴巴，那就算不上是一篇好的演讲稿。

广为流传的恩格斯、列宁、斯大林的演讲，毛泽东的演讲，鲁迅的演讲，闻一多的演讲，都是既有丰富深刻的思想内容，又有生动感人的语言。

语言大师老舍说得好：

“我们的最好的思想，最深厚的感情，只能被最美妙的语言表达出来。

　若是表达不出，谁能知道那思想与感情怎样好呢?

”（《人物、语言及其他》）由此可见，要写好演讲稿，只有语言的明白、通俗还不够，还要力求语言生动感人。

怎样使语言生动感人呢?

一是用形象化的语言，运用比喻、比拟、夸张等手法增强语言的形象色彩，把抽象化为具体，深奥讲得浅显，枯燥变成有趣。

二是运用幽默、风趣的语言，增强演讲稿的表现力。

这样，既能深化主题，又能使演讲的气氛轻松和谐;既可调整演讲的节奏，又可使听众消除疲劳。

三是发挥语言音乐性的特点，注意声调的和谐和节奏的变化。

　（四）要准确朴素。

准确，是指演讲稿使用的语言能够确切地表现讲述的对象——事物和道理，揭示它们的本质及其相互关系。

作者要做到这一点，首先，要对表达的对象熟悉了解，认识必须对头;其次，要做到概念明确，判断恰当，用词贴切，句子组织结构合理。

朴素，是指用普普通通的语言，明晰、通畅地表达演讲的思想内容，而不刻意在形式上追求词藻的华丽。

如果过分地追求文辞的华美，就会弄巧成拙，失去朴素美的感染力。

　（五）要控制篇幅。

演讲稿不宜过长，要适当控制时间。

德国著名的演讲学家海茵兹·雷德曼在《演讲内容的要素》一文中指出：

“在一次演讲中不要期望得到太多。

宁可只有一个给人印象深刻的思想，也不要五十个证人前听后忘的思想。

宁可牢牢地敲进一根钉子，也不要松松地按上几十个一拨即出的图钉。

”所以，演讲稿不在乎长，而在乎精。

　五，认真修改，精益求精　从事任何文体的写作都要重视修改，认真修改，精心修改，写作演讲稿自然不能例外。

例如，林肯在接到要他作上述演讲之后，在指挥战争、通权国是的情况下，亲自起草演讲稿，并把演讲稿念给白宫的佣人听。

直到演讲的前一天晚上，他还在旅馆的小房间里再次推敲、修改这篇演讲稿。

再如，1883年3月14日，马克思与世长辞。

恩格斯作了《在马克思墓前的讲话》的著名演讲。

演讲草稿是这样开头的：

“就在十五个月以前，我们中间大部分人曾聚集在这座坟墓周围，当时，这里将是一位高贵的崇高的妇女最后安息的地方。

今天，我们又要掘开这座坟墓，把她的丈夫的遗体放在里边。

”作者考虑后进行了修改，写成：

“三月十四日下午两点三刻，当代最伟大的思想家停止了思想。

　让他一个人留在房里总共不过两分钟，等我们再进去的时候，便发现他在安乐椅上安静地睡着了--但已经是永远地睡着了。

”两者比较，后者入题较快，演讲一开始就抒发了对逝者的无限敬爱和万分惋惜的心情，使现场的人们也沉浸在对马克思的缅怀与崇敬之中。

正是这种认真的态度和精心的修改，才为他的每次演讲的成功提供了有力的保证。